Paramétrage côté client
Une fois le dossier créé sur Pennylane, le client va connecter ses comptes bancaires et paramétrer la transmission des factures. Lors de sa première connexion à Pennylane, le client est guidé sur la plateforme pour effectuer ses premiers pas.
Vous pouvez suivre l'avancement du paramétrage du dossier de votre client depuis l'onglet Déploiement de la page Entreprises.
Une fois réalisées, les actions passent en statut Effectuée de manière automatique.
L'action Activation du compte client indique si le client a activé son compte ou non, et est effectuée lorsque la pastille dans la colonne Invitations est de couleur verte.
La pastille de couleur orange indique que l’invitation a été envoyée, mais qu'aucun utilisateur ne l’a encore acceptée.
La pastille de couleur rouge indique que l'invitation n’a pas encore été envoyée ; vous pouvez envoyer l’invitation à votre client en plaçant votre curseur sur la pastille rouge et en cliquant sur Envoyer.
Paramétrage côté comptable
Une fois l'onboarding réalisé, vous pouvez commencer à travailler sur le dossier.
Voici les grandes étapes à réaliser lors de la reprise d'un dossier sur Pennylane. Nous retrouvons ces étapes dans la checklist accessible dans la colonne Préparation du dossier depuis l'onglet Déploiement. Ces actions sont à cocher par vos soins, exceptée l'action Import du FEC qui se met à jour automatiquement.
Configuration de l'entreprise
Dans la checklist Préparation du dossier, cliquez sur le bouton Configurer : vous êtes redirigé vers l'onglet Informations Entreprises (accessible également depuis les Paramètres de l'entreprise). C'est ici que vous pourrez renseigner les informations générales de l'entreprise, paramétrer les exercices comptables et renseigner le régime fiscal et le régime de TVA de la société.
Pour plus de détails, voir l'article Configurer un dossier (Informations entreprises).
Import du FEC
⚠️ L’import de FEC (payant) écrase les données déjà existantes du dossier.
L'import d'un FEC vous permettra d'avoir l'antériorité de la comptabilité sur Pennylane.
Pour savoir comment importer un FEC, consultez l'article Importer un FEC et configurer les comptes.
Mais nous vous proposons aussi d'importer les FEC de vos dossiers pour vous : complétez ce formulaire typeform.
❓ Certaines écritures font doublon avec le FEC
Si votre client a déjà connecté ses banques et importé des factures sur Pennylane, certaines transactions bancaires ou factures peuvent faire doublon avec les écritures du FEC. Vous pouvez alors les archiver pour supprimer leur impact comptable.
❓ Comment conserver le plan comptable du FEC ?
Lors de l'import du FEC, réalisez un mapping entre les comptes du FEC et les comptes de Pennylane. Pennylane préremplit le mapping.
Comptes bancaires : Pennylane ne conserve pas les numéros des comptes 512 issus du FEC. En effet, lors de la synchronisation d'un compte bancaire avec Pennylane ou lors de la création manuelle d'un compte bancaire, un numéro de compte 512 est créé automatiquement.
Comptes fournisseurs et clients : Pennylane reprend les numéros et libellés des comptes auxiliaires. Les comptes alphanumériques sont acceptés.
Comptes de TVA : il n'est pas possible de créer des comptes de TVA, car ceux-ci sont reliés à la déclaration de TVA de Pennylane.
Autres comptes comptables (hors 401/411/512 et TVA) : soit Pennylane utilise un compte comptable du PCG de Pennylane, soit Pennylane crée un nouveau compte à partir du libellé et numéro de compte du FEC. Vous pouvez tout à fait modifier le numéro de compte et/ou le libellé du compte en cliquant sur le crayon à droite du compte.
Une fois le FEC importé, quelques contrôles sont à réaliser :
Cadrer la balance générale sur Pennylane avec la liasse fiscale.
Si cela ne cadre pas, il est possible qu'il y ait des transactions bancaires ou factures à archiver.
Une fois cadré, vous pouvez clôturer l'exercice et générer les à-nouveaux si aucun FEC ultérieur n'est importé.
Vérifier la liste de fournisseurs/clients dans Pennylane et fusionner les éventuels doublons. Voir article Gérer les tiers dans Pennylane.
Effectuer un rapprochement bancaire et importer les transactions bancaires manquantes si besoin.
Activation de l'EBICS
Il existe différentes manières de récupérer les transactions bancaires sur Pennylane : API, Agrégateurs ou EBICS.
L'EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) est un protocole sécurisé qui permet le transfert de données avec les établissements bancaires. L’EBICS est un mandat tripartite signé par la banque, le client et l’expert-comptable. Nous vous conseillons de mettre en place l'EBICS pour assurer une connexion bancaire plus stable, et ainsi avoir une donnée financière plus fiable.
Nous travaillons avec deux partenaires pour l'EBICS : jedeclare .com et SoBank.
SoBank :
jedeclare.com :
📹 Vous retrouverez sur Pennylane Academy une vidéo pour vous aider à mettre en place l'EBICS.
Paramétrage des intégrations
Connectez vos solutions de paie Silae ou Payfit pour importer automatiquement vos OD de paie tous les mois.
Connectez vos e-shops et vos caisses des restaurants pour récupérer automatiquement les écritures de ventes.
Points comptables suite à la reprise
TVA
Pour déclarer votre première TVA, vous devez dans un premier temps avoir réalisé l’intégralité de la saisie comptable (saisie des factures clients, fournisseurs, et le traitement des transactions bancaires) et vous assurer que les OD de TVA des mois précédents ont bien été saisies.
Ensuite, il est important de vérifier quelques points pour profiter de l’automatisation de la TVA :
Avoir paramétré la TVA dans les Paramètres, onglet Informations Entreprises puis Fiscal (date d’échéance, fréquence, code ROF).
Avoir effectué le paramétrage au niveau de comptes fournisseurs dont la TVA serait sur les débits à partir de l’onglet Fournisseurs du module Dossier du client.
Suite à l’import d’un FEC, avoir éventuellement réimputé les comptes de TVA du FEC vers les comptes de TVA spécifiques à Pennylane. Si besoin, vous pouvez toujours exclure les écritures du FEC de la déclaration de TVA le temps d’effectuer les régularisations nécessaires.
Effectuer le cadrage de TVA pour vous assurer de la cohérence de la TVA avec les soldes des comptes clients.
Télédéclarer la TVA et s’assurer qu’elle a bien été acceptée.
Immobilisations
Il convient de saisir les immobilisations contenues dans le FEC dans le module des Immobilisations. En effet, contrairement aux factures d'immobilisations, les écritures de classe 2 ne se déversent pas dans le module des immobilisations.
Il existe deux options pour importer l'historique des immobilisations sur Pennylane :
Importer une immobilisation en cliquant sur "Nouvelle immobilisation"
Voir l'article Utiliser le module des immobilisations
Une fois ce travail effectué, il convient de tenir la comptabilité du dossier sur Pennylane. Voir §Routine comptable
Emprunts
Il convient de créer vos emprunts dans le module dédié, afin de générer un échéancier d'emprunt. Vous pourrez alors générer les écritures de remboursement d'emprunt, les ICNE et cadrer vos emprunts.
Voir l'article Utiliser le module des emprunts
Crédits-bail
Il convient de saisir vos crédits-bail dans le module dédié.
Voir l'article Utiliser le module Crédit-bail
Routine comptable
Saisie des factures ou import du chiffre d'affaires. Pour les factures d’immobilisations, vous pouvez enregistrer directement l’immobilisation dans Pennylane lorsque vous saisissez une facture en mode plein écran avec un compte de classe 2. Enregistrez des paramètres par défaut (comptes de charges/produits, taux de TVA) pour vos tiers, de manière à gagner du temps sur la saisie.
Rapprochement bancaire : l'existence de doublons bancaires ou de manques, même très peu fréquents, n'est pas impossible, même avec Pennylane. Mieux vaut réaliser un rapprochement bancaire tous les mois via notre module de rapprochement bancaire.
Réconciliation des transactions avec les factures préalablement saisies : la transaction, même rapprochée de sa facture, n'apparaîtra pas "traitée" tant que la facture n'aura pas été préalablement saisie ou validée via le module de factures fournisseurs (étape 1). Vous pouvez également rapprocher une facture de son paiement depuis le mode plein écran du module de saisie des factures.
Création de règles d’automatisation ou saisie manuelle des contreparties pour les transactions non liées à des factures.
Consultez, depuis la balance fournisseurs, les factures encore non lettrées : certaines d'entre elles peuvent être la réponse à des transactions encore non traitées, et pour lesquelles l'Intelligence Artificielle n'a pas su faire de proposition de rapprochement.
Les dernières transactions non traitées restant sur la page transactions font l'objet d'une relance ou d'une demande d'informations supplémentaires : utiliser les outils de relance client décrits ici.
Une fois les factures manquantes importées par le client, recommencez la procédure depuis le point 1.
Intégration des écritures de paie via le module d'import si Payfit et Silae ne sont pas connectés à Pennylane.