Le module Emprunts vous permet d’avoir un suivi clair des emprunts liés à votre dossier et de générer les écritures de remboursement afin de cadrer vos comptes.
Ouvrez le menu Révision puis dans la section Écritures d'inventaire, cliquez sur Emprunts.
Créer un emprunt
Conditions
Cliquez sur Ajouter un emprunt en haut à droite.
Complétez les différents champs disponibles. Seul le champ Désignation est obligatoire afin de créer votre emprunt.
Vous pouvez rattacher vos pièces justificatives sur la partie gauche de votre écran en cliquant sur Ajouter un fichier ou en le liant avec un document présent dans la GED depuis le bouton Lier un fichier de la GED.
Cliquez sur Créer et finir la configuration pour visualiser votre échéancier et accéder au paramétrage des comptes ou Créer et sortir pour sauvegarder et revenir à l’écran principal.
✍️ Vous pouvez reprendre la configuration à tout moment en vous rendant dans les onglets Conditions et Comptes et écritures.
💡 Le montant de l’assurance peut-être renseigné en taux (%) ou en valeur (€). Ce montant est basé sur le capital total.
Depuis l’écran principal, vous pouvez visualiser la liste de vos emprunts sous forme de tableau. Les informations présentes dans les différentes colonnes, vous aident à vérifier les données renseignées dans la liasse fiscale et la plaquette :
Désignation : nom de l'emprunt dans Pennylane ;
Statut : état de l'emprunt en fonction de la période consultée. Il existe 3 types de statuts :
Compte capital : compte utilisé pour comptabiliser le capital reçu ;
Libellé : libellé du compte de capital
Montant (€) : montant de l'emprunt octroyé par la banque
Rest. fin d’exer. (€): montant restant à rembourser à l'issue de la période affichée. Ce montant correspond à la somme des 3 colonnes suivantes :
< 1 an (€) : ce qui sera remboursé au cours des 12 prochains mois ;
1-5 ans (€) : ce qui sera remboursé sur la période 1 à 5 ans ;
> 5 ans (€) : ce qui sera remboursé dans + de 5 ans
Écritures : si les écritures ont été comptabilisées et leurs dates de comptabilisation.
Comptes et écritures
Depuis cet onglet, vous pouvez paramétrer les comptes de votre emprunt qui sont utilisés pour la génération des écritures de remboursement. Les comptes à renseigner sont :
Capital : un compte 164 ou 1687.
Intérêts : obligatoirement un compte commençant par 661.
Assurances : obligatoirement un compte commençant par 616. Même si vous n’avez pas d’assurance sur votre emprunt, un compte doit être renseigné sinon votre emprunt sera toujours au statut À compléter.
Intérêts courus : obligatoirement un compte commençant par 1688.
✍️ Il est possible d’utiliser les mêmes comptes pour plusieurs emprunts.
⚠️ Le compte transitoire 478 est assigné automatiquement et n'est pas modifiable. Il permet d'éviter d'avoir des doublons entre les écritures générées et la récupération des données bancaires. Les écritures générées depuis l'échéancier seront imputées à ce compte et il vous suffira de le renseigner en contrepartie des flux bancaires par la suite.
La génération des écritures de remboursement d’emprunt n’est pas automatique.
Vous pouvez générer les écritures pour tous ou une partie des emprunts.
Cliquez sur Générer des écritures depuis la fiche d’un emprunt pour ne générer que les écritures de celui-ci.
Cliquez directement sur Générer toutes les écritures en haut à droite de votre écran si vous voulez générer les écritures de tous vos emprunts.
Cochez les lignes dont vous souhaitez générer les écritures puis cliquez sur le bouton Générer des écritures.
Une fenêtre apparaît à l’écran afin de renseigner la période pour laquelle vous souhaitez générer des écritures. Vous pouvez générer les écritures :
En fin d'exercice : vous pouvez choisir l’exercice précis sur lequel générer les écritures de remboursement. Ces dernières seront générées selon la périodicité renseignée jusqu’au dernier jour de l’exercice choisi.
À une date de situation existante ou personnalisée : les écritures des échéances seront comptabilisées pour les dates d’échéances jusqu’à la date de situation choisie.
Cliquez sur Générer les écritures.
Vous avez terminé ! Les écritures sont consultables dans l'onglet Comptes et écritures, rubrique Ecritures de chaque emprunt.
✍️ Si vous modifiez les conditions et/ou comptes d’affectation d’un emprunt dont des écritures ont déjà été générées et se trouvent dans un exercice ouvert, un encart apparaît à l’écran vous proposant de Supprimer les écritures ou de Supprimer et regénérer les écritures.
⚠️ Si des écritures ont été générées et qu’elles se trouvent dans un exercice clos ou figé, vous ne pourrez pas modifier les conditions et/ou comptes d’affectation de l’emprunt. Vous ne pourrez également pas le supprimer.
Évènements
Depuis cet onglet, vous pouvez gérer l’évolution de votre emprunt. Pour tout ajustement sur l’échéancier vous pouvez importer un modèle prérempli.
Pour ce faire :
Cliquez sur Modèle échéancier XLSX pour le télécharger. Ce modèle est prérempli selon les paramètres déjà renseignés sur cet emprunt.
Ouvrez le fichier dans votre logiciel Excel.
Apportez les modifications souhaitées puis enregistrez-les.
Revenez sur Pennylane et cliquez sur Importer le modèle.
Sélectionnez le document parmi vos fichiers et complétez l’import.
C’est tout bon ! L’évolution de l’emprunt est désormais comptabilisée.
✍️ Les changements ne s’appliquent qu’aux exercices comptables ouverts.
⚠️ Pennylane contrôle l’import de votre nouveau fichier. En cas de message d’erreur :
Assurez-vous que le format (colonnes, titres, etc.) de votre fichier n’ait pas été modifié.
Assurez-vous que la colonne échéance soit bien égale la somme amortissements + intérêts + assurances.
✍️ Si vous supprimez votre import (icône corbeille rouge), Pennylane rebascule automatiquement sur l’ancien état de l’emprunt.
Cadrer les emprunts
Pour effectuer le cadrage de vos emprunts, vous devez vous rendre sur l’onglet Cadrage du module puis :
Précisez la Période Considérée. Vous pouvez sélectionner l’un des filtres rapides (par exemple : Exercice courant).
Une fois la période choisie, l’ensemble des comptes liés à vos emprunts apparaît. Vous pouvez alors comparer la donnée issue du module Emprunts (Module) et de la comptabilité (solde balance).
Le ou les écarts éventuels avec le solde de la balance sont affichés en bout de ligne. On espère que vous n’en aurez pas mais si c’est le cas, vérifiez que vous avez bien généré les écritures de vos emprunts depuis la colonne Ecritures sur l’écran d’accueil du module. Vous pouvez également aller consulter le détail du compte depuis la Balance générale.
💡 Ajoutez une note permanente en survolant la ligne concernée avec votre curseur : une petite icône bleue dotée d’un crayon apparaît. Cliquez dessus puis rédigez votre note, et le tour est joué.
Générer les écritures de cut-off
Pour générer des écritures de cut-off, il vous faut renseigner pour chaque emprunt la date de dernière et prochaine échéance (préremplie en fonction de la date de prélèvement mais éditable) et le montant de l'intérêt sur cette période.
Depuis l’onglet Cut-offs du module, cochez le ou les cut-offs à générer.
Cliquez ensuite sur Générer les écritures de l'emprunt sélectionné. Vous pourrez choisir de passer l'écriture à la date de fin d'exercice, pour une situation intermédiaire existante ou à une date personnalisée. Dans les 2 derniers cas, l'écriture sera comptabilisée respectivement dans un journal de situation existant ou nouvellement créé. Dans tous les cas, elle sera automatiquement extournée au jour suivant la date d'écriture.
Cliquez sur Voir le détail de l'emprunt pour visualiser les écritures dans l'onglet Comptes et écritures, rubrique Écritures.
💡 Dans la description de l'écriture d'ICNE, vous trouvez les dates et le montant de l'emprunt étant à la base du calcul du cut-off. Cette information est également disponible depuis la balance. Si vous avez généré plusieurs écritures, elles apparaîtront toutes au même endroit.
Importer des emprunts existants
Importez votre donnée comptable de l’année dernière et en cours (FEC, MDB…).
Clôturez les exercices antérieurs. Consultez notre article Clôturer un exercice et valider les écritures.
Créez la liste des emprunts depuis le module, comme indiqué dans la section Conditions (mettre le lien).
Pour aller plus vite, vous pouvez vous référer à la section Évènements (mettre le lien), en important l’échéancier de votre emprunt au format Excel.
✍️ Assurez-vous de bien clôturer les exercices comptables précédents, sans quoi les écritures seront aussi générées pour ces exercices !
Exporter un état de cadrage
Toujours dans le module Emprunts, cliquez sur Exporter en haut à droite.
Pennylane lance la création de votre document.
Retrouvez le document dans le module Exports (menu Saisie). Une fois que le statut de l'état de cadrage affiche Terminé, vous pouvez le télécharger en cliquant sur l'icône ⬇️ en bout de ligne.
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