Vous pouvez accéder au module crédit-bail à partir du menu Révision.
Créer un crédit-bail
Conditions
Cliquez sur Nouveau crédit-bail en haut à droite.
Complétez les différents champs concernant le contrat de location. Seule la désignation est obligatoire afin de créer votre crédit-bail.
Vous pouvez rattacher votre contrat à gauche du formulaire directement en cliquant sur Ajouter un fichier ou en le liant avec un document présent dans la GED depuis le bouton Lier un fichier de la GED.
Cliquez sur Créer et finir la configuration pour visualiser votre échéancier et accéder au paramétrage des comptes d’affectation du crédit-bail/LLD ou Créer et sortir pour sauvegarder et revenir à l’écran principal.
✍️ Vous pouvez reprendre la configuration à tout moment en vous rendant dans les onglets Conditions et Comptes et écritures.
À propos du terme de paiement
Quand vous créez ou modifiez un crédit-bail, le menu déroulant Terme de paiement vous permet d’influer sur le sens des cut-off.
Si vous sélectionnez Échu, car le paiement intervient après la période de service, alors la charge à payer est constatée en fin de période — elle est automatiquement extournée le lendemain (J+1). Ce paramètre est appliqué par défaut quand vous créez un nouveau crédit-bail.
Si vous sélectionnez À échoir, car le paiement intervient avant la période de service, alors la charge constatée d’avance est comptabilisée à la date de paiement — elle est automatiquement extournée le lendemain (J+1).
Le menu Terme de paiement est verrouillé si des écritures de cut-off existent déjà sur des exercices clos ou gelés. Si les seules écritures concernées jusque-là sont des écritures d’amortissement, alors ce paramètre reste modifiable. Le terme de paiement convention et le sens du cut-off sont inclus dans les exports pour faciliter la révision comptable.
Usage des colonnes
Depuis l’écran principal, vous pouvez visualiser la liste de vos crédits-bail sous forme de tableau. Les informations présentes dans les différentes colonnes, vous aident à vérifier les données renseignées dans la liasse fiscale et la plaquette :
Désignation : nom du crédit-bail dans PL ;
Statut : état du crédit-bail en fonction de la période consultée. Il existe 3 types de statuts : actif, finalisé, à compléter ;
Nº Compte : compte de charge principal renseigné (612 ou 613) ;
Libellé : libellé de ce compte ;
Org. loueur : nom du loueur (compte 401 renseigné) ;
Lib. Contrat : nom du contrat renseigné dans la fiche ;
Durée : durée du crédit-bail ;
Rest. fin d’exer. (€): montant restant à payer à l'issue de la période affichée. Ce montant correspond à la somme des 3 colonnes suivantes :
< 1 an (€) : à payer dans les 12 prochains mois ;
1-5 ans (€) : à payer dans la période 1 à 5 ans ;
> 5 ans (€) : à payer dans plus de 5 ans ;
Date des écritures : si les écritures ont été comptabilisées et leurs dates de comptabilisation ;
Périod. : fréquence de paiement (mensuelle, trimestrielle...) ;
Loyer € : montant à rembourser chaque mois ;
Val. d’origine € : valeur d'origine du bien loué ;
Nature : nature du bien.
📖 Vous pouvez également exporter un état des fractions de loyer non-déductible depuis le bouton Exporter.
Plafonner la déductibilité fiscale des loyers
Depuis l'onglet Fiscalité du crédit-bail, vous pouvez définir un plafond annuel de déductibilité fiscale des loyers : Pennylane calcule alors automatiquement la part non déductible qui excède ce plafond.
Vous pouvez l’exporter dans un état récapitulatif et la retrouver préremplie dans le tableau de calcul de votre impôt sur les sociétés depuis le module d’aide au calcul de l’IS, ainsi que dans la liasse fiscale.
Comptes et écritures
Depuis cet onglet, vous pouvez paramétrer les comptes du crédit-bail/LLD qui sont utilisés pour la génération des écritures de remboursement. Les comptes à renseigner sont :
Organisme Loueur : obligatoirement un 401. Vous pouvez le créer directement depuis le module déroulant s’il n’est pas déjà existant.
Loyers : 612 ou 613. Vous pouvez utiliser le même compte pour tous vos crédits-bail.
Traitement de la TVA : Définissez si la TVA est récupérable ou non. Une coche vous permet de définir à quel moment la TVA est récupérable.
Si vous ne cochez pas cette case, la TVA sera dans un compte d’attente. Saisissez une écriture en journal OD pour transférer la TVA vers le compte de TVA déductible au moment où elle devient exigible.
Si vous cochez cette case, la TVA sera enregistrée dans un compte de TVA déductible directement à la date d’échéance du loyer.
Assurance : obligatoirement un 616.
Autres frais : nécessaire si vous l’avez renseigné lors de la création. Dans ce cas, le choix du compte est libre.
Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer votre paramétrage.
La génération des écritures du crédit-bail n’est pas automatique.
Vous pouvez générer les écritures pour tous ou une partie des crédits-bail :
Cliquez sur Générer des écritures depuis la fiche d’un crédit-bail pour ne générer que les écritures de celui-ci.
Cliquez directement sur Générer toutes les écritures en haut à droite de votre écran si vous voulez générer les écritures de tous vos crédits-bail.
Cochez les lignes dont vous souhaitez générer les écritures puis cliquez sur le bouton Générer des écritures.
Une fenêtre apparaît à l’écran afin de renseigner la période pour laquelle vous souhaitez générer des écritures. Vous pouvez générer les écritures :
En fin d'exercice : vous pouvez choisir l’exercice précis sur lequel générer les écritures de remboursement. Ces dernières seront générées selon la périodicité renseignée jusqu’au dernier jour de l’exercice choisi.
À une date de situation existante ou personnalisée : les écritures des échéances seront comptabilisées pour les dates d’échéances jusqu’à la date de situation choisie.
Cliquez sur Générer les écritures.
Vous avez terminé ! Les écritures sont consultables dans l'onglet Comptes et écritures, rubrique Ecritures de chaque crédit-bail.
✍️ Si vous modifiez les conditions et/ou comptes d’affectation du crédit-bail dont des écritures ont été générées et se trouvent dans un exercice ouvert, un encart apparaît à l’écran vous proposant de Supprimer les écritures ou de Supprimer et regénérer les écritures.
⚠️ Si des écritures ont été générées et qu’elles se trouvent dans un exercice clos ou figé, vous ne pourrez pas modifier les conditions et/ou comptes d’affectation du crédit-bail. Vous ne pourrez également pas le supprimer.
⚠️ Les écritures ne pourront pas être générées ou régénérées pour un crédit-bail au statut À compléter, ni dans des périodes figées, clôturées ou validées.
Évènements
Depuis cet onglet, vous pouvez gérer l’évolution de votre crédit-bail. Pour tout ajustement de l’échéancier, vous pouvez importer un modèle prérempli.
Pour ce faire :
Cliquez sur Modèle échéancier XLSX pour le télécharger. Le modèle est automatiquement prérempli selon les conditions déjà renseignées sur ce crédit-bail.
Ouvrez le fichier dans votre tableur (Excel ou équivalent).
Apportez les modifications souhaitées puis enregistrez le fichier.
Revenez sur Pennylane et cliquez sur Importer le modèle.
Sélectionnez le fichier modifié parmi vos documents et confirmez l’import.
C’est tout bon ! Les conditions et les écritures du crédit-bail sont automatiquement mises à jour.
✍️ Les changements ne s’appliquent qu’aux exercices comptables ouverts. Si vous supprimez votre import (icône corbeille rouge), Pennylane rétablit automatiquement l’état antérieur du crédit-bail.
Vous pouvez également renseigner une éventuelle levée d’option une fois toutes les échéances du crédit-bail courues.
Sélectionnez Levée d’option puis remplissez les champs suivants : Date et prix de la levée ainsi que le taux de TVA.
✍️ L’écriture relative à la levée d’option est générée lors de la saisie de la facture d’achat associée. Vous pouvez également créer l’immobilisation liée à ce moment-là et ainsi pouvoir venir la renseigner à cet endroit.
Importer des crédits-bail (Excel)
Si vous avez un fichier Excel compilant les détails d’un ou plusieurs crédits-bail, vous pouvez importer ce fichier dans Pennylane pour ajouter en masse vos crédits-bail. Les crédits-bail importés apparaitront dans le module crédits-bail de Pennylane.
Avant de commencer, vérifier que votre fichier contient bien les informations suivantes car elles sont requises pour que l’importation soit possible :
Désignation
Valeur d’origine
Périodicité
Jour de prélèvement
Première échéance
Nombre total d’échéances
Loyer HT
Premier Loyer HT
Pour importer votre fichier Excel :
rendez-vous jusqu’au menu Révision > module Crédits-bail.
Cliquez sur la flèche liée au bouton +Ajouter un crédit-bail puis cliquez sur Importer un XLS ou CSV.
À l’étape Choisir le fichier à importer, cliquez sur Ajouter puis sélectionnez le fichier à importer. Si vous avez déjà copié les lignes de votre fichier, cliquez sur Importer le presse-papier — un fichier contenant votre presse-papier sera alors créé et ajouté.
Pour un mapping optimal des données, vous pouvez repartir du modèle proposé par Pennylane en cliquant sur Télécharger.
Si vous avez déjà défini votre propre modèle de fichier, vous pouvez le choisir après avoir ajouté votre fichier Excel. Cliquez ensuite sur Commencer l’import pour passer à l’étape suivante.
À l’étape Comparer au modèle Pennylane, assurez-vous que les titres des colonnes correspondent à leur contenu. À chaque colonne de votre fichier doit correspondre un type de données dans Pennylane (mapping). Accessoirement, indiquez le nombre de lignes à sauter au début ou à la fin du fichier lors de l’importation des données. Validez en cliquant sur Étape suivante.
À l’étape Vérifier les données à importer, passez en revue les données importées. Si vous repérez des erreurs, revenez en arrière en cliquant sur Modifier les associations. Si tout va bien, validez en cliquant sur Finaliser l’import.
💡 Pour gagner du temps lors de vos prochaines importations, vous pouvez nommer et enregistrer l’ordre et le type de colonnes que vous venez d’utiliser. Pour cela, nommez votre modèle et cliquez sur Confirmer. Sinon, cliquez sur Continuer sans sauvegarder.
Votre import apparaît désormais dans la liste des importations terminées. Les crédits-bail correspondants sont désormais visibles dans le module.
Cadrer vos crédits-bail
Pour effectuer le cadrage du crédit-bail, vous devez vous rendre sur l'onglet Cadrage du module puis :
Précisez la Période Considérée. Vous pouvez sélectionner l’un des filtres rapides (par exemple : Exercice courant).
Une fois la période choisie, l’ensemble des comptes liés aux crédits-bail. apparaissent. Vous pouvez alors comparer la donnée issue du module des crédits-bail (solde théorique) et de la comptabilité (solde balance).
Utilisez le Compactage par taux de TVA pour détailler ou synthétiser la donnée en fonction de votre besoin.
Le ou les écarts éventuels avec le solde théorique sont affichés en bout de ligne. On espère que vous n’en aurez pas mais si c’est le cas, vérifiez que vous avez bien généré les écritures du crédit-bail depuis la colonne Ecritures sur l’écran d’accueil du module.
💡 Ajoutez une note permanente en survolant la ligne concernée avec votre curseur : une petite icône bleue dotée d’un crayon apparaît. Cliquez dessus puis rédigez votre note, et le tour est joué.
Générer les écritures de clôture
Pour générer des écritures de cut-off, il vous faut au préalable compléter les informations de chaque crédit-bail. Les données nécessaires sont automatiquement préremplies pour permettre la génération des écritures correspondantes.
Depuis l’onglet Cut-offs du module Crédit-bail, cochez le ou les cut-offs que vous souhaitez générer.
Cliquez sur Générer les écritures du crédit-bail sélectionné.
Choisissez la date de l’écriture :
Fin d’exercice ;
Situation intermédiaire existante ;
Ou date personnalisée.
✍️ Dans les deux derniers cas, l’écriture sera comptabilisée dans un journal de situation existant ou nouvellement créé. Quelle que soit l’option choisie, l’écriture de cut-off sera automatiquement extournée le lendemain de sa date de comptabilisation.
3. Cliquez sur Voir le détail du crédit-bail pour accéder aux écritures dans l’onglet Comptes et écritures, rubrique Écritures.