Les pages de gestion des tiers Fournisseurs et Clients se trouvent dans le menu Dossier du client. Vous les retrouvez également dans :
Les onglets Fournisseurs et Clients du Centre de règles ;
Les modules Achats et Ventes de l'interface Gestion ;
Les factures en cliquant sur Voir/Modifier le fournisseur/client.
⚠️ Les taux de TVA et les comptes de charges ou de produits par défaut associés à un tiers se paramètrent dans l'interface Comptabilité, depuis le compte client ou fournisseur. Vous ne pouvez pas définir ces paramètres dans la fiche client de l'interface Gestion.
Présentation
Les tiers se présentent sous forme d’une liste avec les informations principales apparaissant en colonnes, que vous pouvez personnaliser à votre guise à l’aide du bouton Affichage en haut à droite.
Les colonnes disponibles sont :
Nom du tiers
Numéro de compte : 401 ou 411 correspondants.
Contrepartie : compte(s) de charge ou de produit assigné(s) au tiers lorsqu’il y en a un ou plusieurs. Vous pouvez le renseigner directement depuis le tableau ou dans la fiche du tiers en cas de multiplicité.
TVA : cette colonne fait apparaître le ou les taux de TVA renseigné(s) pour le tiers, ainsi que la règle d’exigibilité lorsqu’elle est renseignée (TVA sur les débits ou à l’encaissement). Vous pouvez également le renseigner directement depuis ce tableau ou dans la fiche du tiers en cas de multiplicité.
Catégories : pour assigner une catégorie de manière automatique aux écritures du compte.
Autofacture (masquée par défaut) : pour voir en un coup d’œil si une règle d’autofacture est active ou non pour ce tiers
Solde : pour connaître le solde du compte de tiers au moment où vous consultez votre liste, il est directement repris depuis la balance du dossier (veillez à vous placer sur le bon exercice via le sélecteur en haut de page pour afficher le bon solde)
Depuis cette liste sélectionnez les tiers pour les modifier en masse (contrepartie, TVA, catégories), les supprimer ou les exporter.
Modifier un fournisseur depuis la liste des tiers permet de mettre à jour ses paramètres à la source, comme sa contrepartie, son taux de TVA ou ses catégories.
💡Cette action est différente de la modification du fournisseur associé à une transaction. Depuis la page Transactions, la modification du fournisseur en masse est disponible uniquement dans l’interface Comptabilité.
✍️ La fusion des tiers se fait également dans cette liste. Sélectionnez les deux tiers concernés, puis cliquez sur le bouton Fusionner qui apparaît. Choisissez ensuite le tiers dont vous souhaitez conserver les paramètres par défaut, ajustez les champs selon vos besoins et cliquez sur Fusionner. Attention, cette action est irréversible, tout comme la suppression d’un tiers.
Créer, importer et exporter des tiers
Créer les tiers à l’unité
Il y existe 3 manières de créer des tiers :
Depuis la page de gestion des tiers, en cliquant sur Nouveau fournisseur ou Nouveau client : renseignez les paramètres du tiers et le compte auxiliaire utilisé. Si vous le laissez vide, le prochain numéro disponible sera utilisé.
Depuis les onglets Fournisseurs ou Clients du Centre de règles en cliquant sur Nouvelle règle : choisissez la typologie du tiers à créer puis renseignez les paramètres.
Depuis les modules de saisie des factures et l’éditeur de facture : lorsque vous renseignez un compte ou un nom de tiers qui n’existe pas encore, il vous est proposé de le créer. Cela viendra directement alimenter votre liste des tiers.
✍️ Pour indiquer le numéro de SIREN d’un client, rendez-vous dans l'interface Gestion > module Ventes > Clients puis ouvrez la fiche du client concerné. Cliquez sur Modifier puis complétez le numéro SIREN.
Importer ou exporter une liste de tiers
Vous pouvez également créer vos tiers en masse à l’aide d’un import de fichier. Pour cela cliquez sur Importer en haut à droite de votre écran. Glissez-déposez votre fichier ou bien importez le presse-papiers, puis suivez les étapes d’import. La liste est ainsi alimentée avec les données de votre fichier.
Dans l’autre sens, exportez votre liste de client ou de fournisseur complète via le bouton Exporter et choisissez le format Excel qui vous convient dans le menu déroulant, vous retrouverez votre export dans le module dédié (menu Saisie).
💡 Si vous ne souhaitez exporter qu’une partie de vos tiers, sélectionnez les lignes qui vous intéressent, puis cliquez sur Exporter, en bas de votre sélection. L’export ne comportera que les lignes que vous avez choisies.
Mettre à jour les tiers sans créer de doublon
Vous pouvez mettre à jour votre base clients ou fournisseurs en masse via un import sans créer de doublon, car chaque tiers a un identifiant unique sur Pennylane. Voici les étapes à suivre :
Téléchargez sur votre ordinateur la liste des tiers concernés (l’identifiant qui nous intéresse se trouve dans la première colonne de cet export) ;
Reportez les identifiants dans le fichier que vous souhaitez importer avec les nouvelles données, ou bien apportez vos corrections directement dans l’export ;
Réimportez le fichier ainsi obtenu, les identifiants sont reconnus et Pennylane met à jour vos tiers sans créer de doublons.
📖 Voir article Importer et exporter vos clients sur Pennylane.
✍️ Cette manipulation est notamment utile suite à l'import d'un FEC. En effet suite à la migration, les tiers sont créés avec leur numéro de compte auxiliaire, mais aucune information complémentaire n’est reprise. Cela vous permet donc d’importer une base clients ou fournisseurs plus complète, comprenant nom, adresse, etc.
Résoudre l’absence d’un IBAN après un import
Si un IBAN importé n’apparaît pas sur la fiche du fournisseur attendu, vérifiez d’abord si Pennylane a créé un fournisseur en double.
✍️ Ce doublon peut apparaître lorsque le fournisseur existait déjà dans Pennylane, mais que son identifiant unique n’était pas renseigné dans le fichier importé. Pennylane ne peut alors pas reconnaître le fournisseur existant et crée une nouvelle fiche avec l’IBAN importé.
Pour fusionner les deux fiches :
Accédez à l’interface Gestion > menu Achats > module Fournisseurs.
Recherchez le fournisseur par son nom pour afficher les deux fiches sur la même page.
Sélectionnez les deux fournisseurs concernés.
Cliquez sur Fusionner.
Choisissez la fiche dont vous souhaitez conserver les informations par défaut.
Vérifiez les données, notamment l’IBAN, puis confirmez la fusion.
⚠️Les fournisseurs en double doivent être fusionnés deux par deux. Répétez ces étapes pour chaque doublon.
Consulter et modifier les paramètres d'un tiers
Lorsque vous cliquez sur un tiers depuis la liste, un volet latéral s’ouvre à droite pour le consulter. Vous pouvez ainsi poursuivre votre navigation dans la liste sur la gauche de votre écran tout en consultant un tiers.
Visualisez dans ce panneau les informations détaillées du client ou du fournisseur. Modifiez-les ou mettez-les à jour à tout moment et veillez à cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.
✍️ Vous pouvez renseigner plusieurs comptes de contrepartie (charge ou produit), et le taux de TVA correspondant en cliquant sur Ajouter une ligne.
Pour définir un taux de TVA et un compte de charge ou de produit par défaut pour un client ou un fournisseur précis :
Accédez à l’interface Comptabilité > menu Dossier du client > module Clients ou Fournisseurs.
Ouvrez le tiers concerné.
Renseignez le compte de contrepartie et le taux de TVA correspondant. Cliquez sur Ajouter une ligne si plusieurs comptes ou taux s’appliquent.
Cliquez sur Sauvegarder.
⚠️ Ce paramétrage s’effectue sur le compte client ou fournisseur dans l’interface Comptabilité, et non dans la fiche client de l’interface Gestion.
L'enregistrement de taux de TVA et de comptes de charges/produits par défaut permet d’automatiser le traitement des factures du tiers concerné. Lorsque vous renseignez le tiers dans la saisie de facture, ou que l’OCR l’identifie, ces paramètres sont automatiquement repris et la facture passe au statut “Pré-traitée”. Il ne vous reste qu’à la valider.
Également, vous pouvez renseigner la règle d’exigibilité de la TVA concernant votre tiers pour bénéficier du traitement automatisé de la TVA. Par exemple, si vous optez pour la TVA au débit pour un fournisseur, la TVA n'est dans ce cas-là pas enregistrée dans un compte 44564 - TVA déductible sur encaissements.
📖 Voir l'article Traitement de la TVA.
Activez ou désactivez une règle d’autofacture
Pour les transactions récurrentes qui ne nécessitent pas la réconciliation avec un document à chaque échéance (abonnements, frais, etc...), vous pouvez paramétrer la création automatique d'autofacture. Cela génère l'écriture de facture correspondant à vos transactions, sans action manuelle de votre part, en reprenant les informations du tiers concerné.
📖 Voir l'article Traitement des transactions bancaires
Si une telle règle est créée pour le tiers que vous consultez, vous pouvez l’activer ou la désactiver en cliquant sur le bouton correspondant. Lorsqu’elle est activée, vous pouvez également ajuster les paramètres de la règle.
Raccourcis utiles
Trois accès rapides vous sont proposés depuis le bouton Ouvrir en haut à droite. Utilisez-le pour ouvrir dans un nouvel onglet :
L’historique des modifications effectuées sur ce tiers ;
Le compte client ou fournisseur dans la balance ;
Les factures de ce tiers qui sont traitées.