Quelle est la différence entre archiver et supprimer ?

Vous pouvez archiver ou supprimer une facture ou une transaction bancaire. Cela supprime son impact comptable.

Comment archiver/désarchiver une facture ou une transaction bancaire ?

a. Depuis le module de saisie des factures

Vous pouvez archiver une ou plusieurs factures depuis l'écran d'accueil en les sélectionnant (1) puis en cliquant sur la poubelle rouge (2).

✍️ Vous pouvez également archiver une facture lorsque vous êtes en mode plein écran en cliquant sur les 3 petits points puis sur Archiver une facture.

Cela supprime les écritures comptables des factures. Les factures se retrouvent alors en statut "Supprimé". Vous pouvez les restaurer/désarchiver pour pouvoir les comptabiliser. Sélectionnez les factures supprimées (1) et cliquez sur "Restaurer les factures" (2).

b. Depuis le module Transactions

Vous pouvez archiver une ou plusieurs transactions bancaires depuis l'écran d'accueil en sélectionnant les transactions concernées et en cliquant sur la poubelle rouge.

Cela supprime les écritures comptables des transactions bancaires. Les transactions bancaires se retrouvent alors en statut "Supprimé". Vous pouvez les restaurer/désarchiver pour pouvoir les comptabiliser. Sélectionnez les transactions supprimées à désarchiver (1) puis cliquez sur "Restaurer" (2).

c. Depuis l'onglet "Informations Entreprises"

Vous pouvez archiver/désarchiver en masse des factures ou des transactions bancaires pour une période donnée depuis les paramètres > Informations Entreprises > Actions.

Saisissez la période pour laquelle vous souhaitez archiver/désarchiver des transactions et sélectionnez les catégories à archiver/désarchiver.

Pour les transactions bancaires, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs comptes bancaires.

Pour les factures, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs sources.

Dans quel cas archiver des factures/ transactions ?

Cas 1 : transaction ou facture antérieure à la date de reprise

Lorsqu'un dossier est basculé sur Pennylane, la mission commence à partir d'une certaine date de reprise (qu'il est possible de renseigner dans l'onglet Informations Entreprises) Nous distinguons alors 2 cas :

Avant la date de reprise : intégration du FEC pour l'historique de la compta
À partir de la date de reprise : Saisie comptable via Pennylane

Lorsqu'un nouveau client connecte son / ses compte(s) en banque ou nous transmet ses factures, il peut arriver que nous récupérions des flux bancaires ou des factures antérieures à la date de reprise. Dans ce cas, nous n'avons pas besoin de traiter les transactions ou les factures, car cela risquerait de faire un doublon en comptabilité avec le FEC importé.

⚠️ Attention toutefois, il se peut que certaines factures de fin de période du FEC ne soient pas intégrées dans le FEC car non transmises à l'ancien comptable. Dans ce cas il faudra les saisir sur la période de la reprise.

Cas 2 : doublons

Il se peut que le client s'emmêle dans les factures à nous transmettre et nous en transmette deux fois la même. De même, des erreurs dans les connexions bancaires peuvent générer des doublons de transactions.
Pennylane détecte les doublons et indique "doublons" dans la vue Facture ou bien dans la vue Transactions.

💡 Pour une connexion bancaire plus stable et afin d'éviter les doublons de transactions, nous vous conseillons de mettre en place l'EBICS.

Cas 3 : facture fournisseur transmise par le client pour un fournisseur concerné par les auto-factures (règle d'automatisation)

Il arrive que le client importe sur Pennylane des factures fournisseur correspondant à un fournisseur pour lequel nous avons défini une règle dite "auto-facture" (traitement des transactions récurrentes). Dans ce cas-là, il n'est pas nécessaire de traiter la facture transmise par le client, puisque nous avons déjà généré une auto-facture.

Si vous repérez une facture provenant d'un known supplier ou d'un fournisseur qui vous semble familier, il est de bon ton de vérifier qu'il existe une règle d'automatisation pour celui-ci. Si c'est le cas, on peut alors vérifier qu'une auto-facture a bien été générée, et archiver la facture reçue par le client.

💡 Pour voir les fournisseurs concernés par une règle d'auto-facture, allez dans l'onglet Liste des fournisseurs du module Dossier client. Le tag "Saisie auto-factures" dans la colonne Règles activées nous indique les fournisseurs pour lesquels une règle d'auto-facture a été mise en place.

Supprimer définitivement une facture

Vous pouvez supprimer définitivement une facture archivée.
Pour ce faire, depuis le module de saisie des factures, filtrez les factures supprimées grâce au filtre Statut. Cliquez sur la facture à supprimer puis cliquez sur la poubelle rouge "Supprimer définitivement".

Supprimer en masse

Vous pouvez supprimer de Pennylane des journaux ou bien des factures fournisseurs et clients.

Allez dans Informations entreprises - Actions.

Saisissez la période pour laquelle vous souhaitez supprimer des opérations ainsi que les opérations concernées et cliquez sur Supprimer.

=> Les opérations ne seront plus visibles dans Pennylane.