Paramétrer les informations d'un dossier
Pour configurer les informations d'un dossier, ouvrez le volet latéral gauche, menu Paramètres entreprise > Informations entreprises.
Vous pouvez également accéder au menu Informations entreprises d'un dossier depuis la page Entreprises > Déploiement. Cliquez sur la barre de progression "Préparation du dossier", puis sur Configurer.
Compléter les informations entreprises
Informations entreprises est composé de :
Général :
Contient les informations générales de l'entreprise – Pennylane récupère la plupart de ces informations automatiquement en interrogeant directement l'API de SIREN pour vous faire gagner du temps. Vous avez néanmoins la possibilité de renseigner la nature de l'activité et de renseigner un nom commercial si celui-ci diffère de la raison sociale. Ce nom commercial aura deux utilités :
retrouver plus facilement le dossier dans la barre de recherche (nous vous proposerons au choix la raison sociale ou le nom commercial).
le nom commercial sera celui qui apparaîtra sur les factures de ventes éditées par votre client.
💡 Vous pouvez modifier le numéro de SIREN, puis cliquer sur le bouton "Mettre à jour les informations". Les informations telles que l'adresse, la date de création seront mises à jour automatiquement.
Vous pouvez également modifier l’adresse de votre entreprise. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer après votre modification.
Tenue comptable : vous pouvez ici renseigner :
Les exercices comptables du dossier: vous pouvez ici paramétrer les dates des exercices comptables, clôturer un exercice et générer les écritures d'à-nouveaux.
Le statut de la reprise et la date de la reprise du dossier sur Pennylane.
La date à laquelle figer la comptabilité.
Les logiciels utilisés pour la paie et pour les ventes.
Paramétrer les comptes visibles dans la Balance Générale
Si l'option "Egalisation des numéros de comptes" est cochée, les comptes de la Balance Générale auront tous la même longueur. En revanche, cela ne change pas la longueur des comptes dans l'onglet Plan Comptable (Module Dossier du client).
Si l'option "Guichet unique TVA" est cochée, des tags pays associés aux comptes de charges et de produits seront visibles dans la balance générale.
Fiscal : vous pouvez ici renseigner la catégorie fiscale, le régime fiscal de la société, le régime de TVA ainsi que l’option pour la TVA sur les débits si applicable. Ce paramétrage est essentiel avant de télédéclarer la TVA et la liasse fiscale depuis Pennylane.
Cela permettra de générer les bons CERFAS dans les modules de fiscalité, et vous permettra un meilleur suivi des échéances déclaratives.
Répartition du capital : cliquez sur Ajouter un actionnaire pour renseigner le nom des actionnaires du dossier ainsi que les parts qu'ils détiennent dans la société. Un associé peut être une personne physique ou morale. Si ces informations sont renseignées, elles remonteront automatiquement dans le CERFA "Composition du capital social" de la liasse fiscale.
Utilisateurs : vous pouvez visualiser tous les utilisateurs qui ont accès au dossier côté client et côté comptable.
Actions : vous pouvez ici archiver/désarchiver en masse des transactions bancaires et/ou des factures. Cela est notamment utile si votre client a connecté sa banque par API et que l'on a récupéré un historique bancaire qui crée des doublons avec votre FEC, ou encore si votre client a téléchargé des factures anciennes qui font également doublon avec le FEC importé dans Pennylane.
Vous pouvez également supprimer définitivement des factures archivées et supprimer des écritures de journal sur une période donnée.
Compléter les dernières informations depuis la page Entreprises
Depuis la page Entreprises, onglet Saisie, cliquez sur Gérer le dossier client puis complétez les informations restantes ci-dessous :
Général :
Avec le code client, recherchez plus rapidement vos dossiers dans les pages saisie, portefeuille, déploiement, révision et déclaration. Le code client est unique pour chaque dossier et il ne peut être configuré que par un administrateur. Vos clients ne voient pas ce code. C’est également une clé pour paramétrer votre connexion API au dossier.
Le code NAF permet d'identifier la branche d'activité principale de l’entreprise. Cette information est récupérée automatiquement via le SIREN de l’entreprise et n’est donc pas modifiable.
Renseignez le nombre de salariés pour faciliter le remplissage de liasse fiscale.
Fiscal :
⚠️ Indiquez l’adhésion à un Organisme de Gestion Agréé (OGA). Cette information sera très utile pour transmettre la liasse fiscale.
Identifiez les responsables (le client ou votre cabinet) de la déclaration et du paiement de la TVA, de l’IS, de la CFE et de la CVAE.
Précisez le statut du dirigeant : Travailleur Non Salariés (TNS) ou non.
Tenue comptable : Choisissez le périmètre de mission parmi les missions tenue, révision, autres (reprise, liquidation) ou non-applicable.
Utilisateurs et cabinet :
Désignez ici tous les collaborateurs comptables, sociaux et juridiques et le commissaire aux comptes.
✍️ N’importe quel utilisateur du cabinet pourra être ajouté sur ces champs. Cela ne change en rien leur permission d’accès au dossier qui est géré par l’administrateur.
Créez tous les utilisateurs clients et leurs rôles.
Modifier l'adresse email du client
Seuls les administrateurs des cabinets peuvent modifier l'adresse email d'un client.
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le nom de l'utilisateur et modifiez l'adresse email dans le volet latéral.
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