Pour aller plus loin…

Reprendre un dossier sur Pennylane


Sommaire :

Vidéo de démonstration d'import de FEC

Téléchargement du FEC sur Pennylane

Mapping des comptes et import

Contrôles post-import

Import des pièces jointes avec le FEC

Comprendre les erreurs éventuelles


Vidéo de démonstration d'import de FEC

Voir la vidéo "Importer un FEC" dans la Pennylane Academy.

Téléchargement du FEC sur Pennylane

1) Depuis l'onglet Imports, cliquer sur "Importer un fichier".

2) Sélectionner le type de fichier à importer : “FEC”.

Le fichier doit être au format txt ou CSV.

3) Télécharger le fichier et cliquer sur "Commencer l'import".

✍️ Vous retrouvez le FEC en cours de chargement sur la page Imports avec comme statut "En cours". Une fois téléchargé sur Pennylane, le FEC passe en statut "À traiter".

Cliquez sur la clé à molette à droite du fichier pour préparer ou continuer l'import.

Il convient de faire correspondre chacun des comptes du FEC avec les comptes de Pennylane. On peut, au choix, créer des comptes (selon les suggestions proposées) ou choisir les comptes du PCG de Pennylane.

Mapping des comptes et import

1. Configuration des comptes bancaires

Il faut mapper (1) les comptes 512 issus du FEC avec les comptes bancaires synchronisés sur Pennylane. Une fois les comptes bancaires renseignés, cliquez sur "Page suivante" (2).

Si le compte n’est pas synchronisé, il est toujours possible d’ajouter un compte manuellement. Saisissez le nom de votre banque dans le libellé du compte puis créez la banque :

✍️ Lorsque le client connectera sa banque par la suite, il aura la possibilité d'associer ce compte à un compte déjà existant sur Pennylane. Ainsi, il n'y aura pas de doublons.

2. Configuration des journaux

Il vous faut mapper les journaux issus du FEC avec ceux de Pennylane. Pour cela, vous pouvez utiliser un journal déjà existant dans notre base de données en cliquant sur l’icône crayon. Si vous devez créer un nouveau journal, cliquez sur l'icône crayon à droite du compte et saisissez le nom du journal, puis cliquez sur "Créer le journal… ".

3. Configuration du plan comptable

Il vous faut mapper les différents comptes du FEC. Vous pouvez naviguer entre les différents onglets à l’aide du menu (1). Si les intitulés des comptes crées par défaut ne conviennent pas, vous pouvez les modifier en cliquant sur l’icône crayon (2). Une fois le plan comptable renseigné correctement, cliquez sur “Page suivante” (3).

⚠️ Pour les comptes de TVA, on ne peut pas créer de comptes personnalisés. Il est nécessaire de choisir ceux du PCG de Pennylane car ils sont reliés au module de déclaration de TVA.

💡 Lorsque vous quittez le module d'import de FEC, le mapping est automatiquement sauvegardé. Vous pouvez réutiliser un mapping utilisé en cliquant sur le bouton "Réutiliser un mapping existant", accessible depuis les 3 premiers onglets, puis en sélectionnant le mapping de votre choix.

4. Récapitulatif

Cette étape vous permet de vérifier si toutes les écritures sont bien renseignées et si le ficher est prêt à être importé. Si vous avez des modifications à faire, cliquez sur “Page Précédente” (1). Si le fichier est prêt à être importé, cliquer sur “Finaliser l’import” (2).

Vous pouvez suivre l'avancement de l'import du FEC depuis la page Imports.

Une fois le FEC importé, vous pouvez voir les éléments importés (1), visualiser le mapping réalisé (2), supprimer l'import de FEC (3).

Contrôles post-import

  • Cadrage de la balance

Une fois le FEC importé, il convient de vérifier que le solde de la balance générale sur Pennylane cadre bien avec le solde du FEC importé.

Pour ce faire, depuis le module d'imports, vous pouvez cliquer sur le bouton "Balance des écritures de classes de comptes à l'import du FEC".

Ce tableau montre les données du FEC par classes de compte et compare les données avant et après import.

Vous pouvez comparer les données de ce tableau avec la balance générale par classes. Voir article Utiliser la balance générale

Le solde ne cadre pas lorsque des factures ou des transactions bancaires ont été importées dans Pennylane pour la période correspondant aux dates du FEC.

Explications des écarts :

Ecarts avec les classes de comptes

Source des écarts

4 et 5

Transactions bancaires

4 et 7

Factures clients

4 et 6 ou 4 et 2

Factures fournisseurs

Si les factures et/ou les transactions importées sont déjà comptabilisées dans le FEC, il convient donc de les archiver pour éviter qu'il y ait des doublons avec le FEC.

⚠️ Pour l'import d'un FEC provisoire, il se peut que des factures ou des transactions bancaires aient été importées dans Pennylane et ne sont pas comptabilisées dans le FEC. Il ne faut donc pas les archiver.

  • Archivage des données (si besoin)

Pour archiver des factures ou des transactions bancaires, aller dans Paramètres - Informations Entreprises - Actions

  • Sélectionner la période que vous souhaitez archiver

  • Sélectionner les éléments à archiver (Factures fournisseurs, factures clients, transactions bancaires)

  • Cliquer sur Archiver

💡 Archiver un élément ne le supprime pas de Pennylane mais supprime son impact comptable. Il sera possible de le restaurer à tout moment si vous avez besoin de le comptabiliser.

  • Clôture de l'exercice et génération de reports à nouveau

L’exercice se clôture depuis les paramètres, dans les onglets Informations Entreprises - Fiscal.

Une fois l'exercice clôturé, il est possible de générer une écriture de report à nouveau.

💡 Un administrateur peut rouvrir un exercice clôturé.

⚠️ Si on intègre 2 FEC portant sur deux exercices N-1 et N, ne pas générer les à-nouveaux de l’exercice N-1 car ils seront intégrés dans le FEC N.

  • Explication du compte 47199999

Si jamais votre FEC comporte des numéros d'écritures qui ont deux dates différentes, Pennylane crée automatiquement des OD de compensation afin d'avoir des écritures avec les mêmes dates. Ces OD de compensation transitent dans le compte 47199999, qui doit avoir un solde à 0.

Import des pièces jointes avec le FEC

Il est possible d'importer les pièces jointes une fois le FEC importé dans Pennylane.

Les numéros de pièces seront repris alors dans la colonne "Numéro de pièce"

⚠️ Attention, s’il s'agit de saisie directement sur Pennylane, le numéro sera généré automatiquement.

La procédure se déroule en deux étapes :

  • Sur le fichier FEC

Afin que le fichier soit correctement rattaché à l'écriture comptable correspondante, il est nécessaire que le libellé du fichier soit indiqué dans la colonne PieceRef de la ligne du FEC à laquelle vous souhaitez rattacher la pièce jointe.

Par exemple, ici, une fois importé, le fichier nommé "137" sera bien rattaché à l'écriture numéro 3.

⚠️ Ne pas mettre le nom des extensions (.pdf, .png…) dans la colonne PieceRef.

Puis, importez le fichier FEC comme décrit plus haut.

  • Import des pièces jointes

Une fois le FEC importé, aller dans le module d'import et cliquer sur le bouton "Joindre une archive" à droite du FEC importé.

Puis importez toutes les pièces jointes dans un fichier ZIP.

⚠️ Pour que les pièces jointes soient correctement rattachées aux écritures correspondantes, il est nécessaire que les libellés des fichiers soient identiques aux libellés inscrits dans la colonne PieceRef du FEC.

✍️ Contactez l'équipe support si vous ne pouvez pas joindre une archive.

Comprendre les erreurs éventuelles

  • Le FEC n'est pas au bon format (.csv ou .txt)

  • Le fichier ne comporte pas les colonnes obligatoires imposées par l’administration fiscale ou comporte des colonnes non autorisées. (cf. Article A47 A-1 - Livre des procédures fiscales).

  • Le FEC n'est pas équilibré. Vérifiez bien que Débit = Crédit.

  • Le FEC n'a pas un solde égal à 0.

  • Il n’existe pas d’exercice fiscal créé dans Pennylane pour ce FEC ou certaines dates du FEC ne sont pas comprises dans les exercices fiscaux créés sur Pennylane.

    Dans ce cas, il faut créer l’exercice dans Pennylane. Voir article Créer un exercice, clôturer un exercice et générer les à-nouveaux

    ⚠️ Quelques point d'attention:

    • La date de début du premier exercice fiscal sur Pennylane doit être ultérieure à la date d'immatriculation de la société.

    • Si le FEC comporte des dates antérieures à la date d'immatriculation de la société, il faut modifier les dates du FEC et les remplacer par la date d'immatriculation de la société.

  • Il y a des ; dans le fichier CSV séparateur ";".

    Cela crée des séparations au mauvais endroit. Nous vous conseillons de supprimer les ; dans votre fichier Excel à l'aide d'un Ctrl + H :

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