Vous travaillez dans un cabinet d'expertise comptable ? Suivez le guide interactif pour reprendre un dossier sur Pennylane Academy !

Vous avez internalisé votre comptabilité ? Suivez plutôt ce guide complet pour basculer votre comptabilité sur Pennylane.

Lorsque l’import du FEC est bien préparé, le risque d’erreur est significativement réduit, nous vous recommandons de suivre ces quelques étapes pour faciliter votre import.

En vue de l’import de votre fichier, créez l’exercice comptable correspondant depuis les Paramètres > Informations entreprises > Tenue comptable.

Vérifiez ensuite qu’il n’y a pas de donnée comptable existante sur cette période dans Pennylane. S’il en existe, assurez-vous qu’elles ne font pas doublon avec les écritures du FEC.

Si c’est le cas, deux solutions s’offrent à vous. Le choix de la solution à privilégier dépend de la situation du dossier.

Il est préférable d'opter pour cette première option si votre client n'a pas encore utilisé ou n'utilise pas l'interface de gestion de Pennylane sur le dossier notamment pour sa facturation, si aucun exercice fiscal n'a été tenu sur Pennylane ou si le dossier contient peu de données.

Cette deuxième option est à privilégier dans le cas où votre client a déjà déposé un certain nombre de factures sur l’interface gestion et/ou émis des factures de ventes via Pennylane les années précédentes.

Pour archiver en masse les éléments de la comptabilité allez dans les Paramètres > Saisie > Actions, puis dans Archivage ou restauration multiple.

N'hésitez pas à vous rendre ensuite dans les journaux pour vous assurer qu'il ne reste plus d'écritures, si c'est le cas, vous pouvez les sélectionner depuis les journaux et les supprimer en masse également.

Si les données présentes dans l’exercice proviennent d’un précédent import (FEC provisoire par exemple), il faut supprimer ce FEC directement depuis le module d’imports en cliquant sur la poubelle rouge. Pour cela l'exercice doit bien être ouvert et les écritures ne doivent pas être validées. Vérifiez dans les paramètres du dossier que c'est bien le cas.

Vous pouvez procéder de deux façons pour extourner les balances du dossier :

Voici les vérifications d’usage à faire sur votre fichier avant de l’importer :

Si le FEC ne respecte pas ces critères, vous devez faire un retraitement de votre fichier afin qu’il remplisse ces conditions, nécessaires pour la réussite de l’import.

Ce premier onglet vous indique les données générales du fichier en cours d’import ainsi que les dates d'écritures. Vérifiez que cela correspond et confirmez en cliquant sur Page suivante ou sur l'onglet Comptes bancaires pour poursuivre la configuration de l'import.

C’est le moment de créer les comptes bancaires du dossier, pour chaque numéro de compte détecté dans le FEC, indiquez le libellé que vous souhaitez attribuer, et Pennylane s’occupe de créer le compte bancaire et le journal correspondants. Votre client pourra par la suite le connecter avec les différents modes de connexion à sa disposition.

Si les comptes bancaires sont déjà synchronisés sur Pennylane, il faut les faire correspondre avec les comptes 512 issus du FEC : cliquez sur le crayon ou sur Sélectionner ou créer une correspondance, et sélectionnez le compte qui convient.

Une fois les comptes bancaires configurés, cliquez sur Page suivante.

Faites correspondre les journaux issus du FEC avec ceux de Pennylane. Pour cela, vous pouvez utiliser un journal déjà existant dans notre base de données en cliquant sur l’icône crayon.

Si vous devez créer un nouveau journal, cliquez sur l'icône crayon à droite du compte et saisissez le nom du journal, puis cliquez sur Créer le journal.

Une fois les journaux configurés, cliquez sur Page suivante.

Configurez le plan comptable en établissant les correspondances entre les comptes du FEC et ceux de Pennylane.

Si les comptes n’existent pas dans notre PCG, ou que l’intitulé ne correspond pas, vous pouvez les créer ou les modifier en cliquant sur l’icône crayon.

Cas particulier des comptes de TVA : il est déconseillé de créer des comptes personnalisés car les comptes de TVA sont reliés au module de déclaration de TVA et au cadrage : de nombreux automatismes (autoliquidation, écritures de RT, etc.) ne fonctionneraient alors pas correctement. Idéalement, préférez ceux du PCG de Pennylane.
Pour faciliter la prise en main du dossier par la suite, il est également recommandé d'avoir ses comptes de TVA lettrés dans le FEC au moment de l'import.

Une fois les comptes comptables renseignés correctement, cliquez sur Page suivante.

Cette étape vous permet de vérifier si toutes les écritures sont bien renseignées et si le ficher est prêt à être importé. Si vous avez des modifications à apporter, cliquez sur l'onglet de votre choix. Lorsque le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Finaliser l’import.

Lorsque votre FEC comporte des numéros d'écritures qui ont deux dates différentes, Pennylane crée automatiquement des OD de compensation afin d'avoir des écritures avec les mêmes dates. Ces OD de compensation transitent dans le compte 47199999, qui doit avoir un solde à 0 à l’issue de l’import.

Cas particulier : création de transactions

Lors d’un import de FEC, sur un exercice en cours, c’est-à-dire qui contient la date du jour, Pennylane crée des transactions basées sur les écritures présentes dans votre fichier. Elles seront donc visibles depuis le module Transactions sur l’interface Comptabilité comme sur l’interface Gestion.

Ces transactions ont les mêmes propriétés que les transactions Pennylane.

Pennylane crée une transaction à partir d’une écriture issue du FEC si elle remplit les conditions cumulatives suivantes :

Vous pourrez visualiser les transactions créées depuis la page d’import.

Vous recevrez également une notification dans le centre de notifications.

Enfin vous pourrez retrouver les transactions créées lors de l’import de votre FEC en utilisant le filtre Fichiers d’import depuis le module Transactions ou depuis le Grand livre.

Une fois le FEC importé, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez :

Lorsque l’import est finalisé, utilisez la Balance des écritures par classes de comptes pour vous assurer qu’il n’y a aucun écart sur le fichier avant et après import, puis pour comparer avec la balance générale par classe du dossier.

Si la comptabilité n’était pas à 0 dans le dossier avant l’import, cette comparaison mettra en évidence l’explication des écarts :

Si les factures et/ou les transactions importées sont déjà comptabilisées dans le FEC, archivez-les pour éviter les doublons avec le FEC.

Si votre FEC contenait des pièces justificatives, vous pouvez les télécharger à l’aide de la fonction Joindre une archive.

L’affectation des pièces aux écritures liées est automatique, à condition que le nom de la pièce soit strictement identique au numéro de pièce dans la colonne PieceRef de l’écriture qui correspond.

Lorsque vous vous êtes assuré que c’est bien le cas, réunissez toutes les pièces dans un même fichier zip, puis téléversez-le dans Pennylane. La taille maximum acceptée pour un fichier d’archive est de 20 Go, si vous excédez ce volume, il faut diviser votre fichier et procéder à plusieurs imports.

Votre FEC définitif est importé et tous vos contrôles sont bons ? Bravo, vous avez terminé ! Clôturez l’exercice fiscal pour éviter tout risque de modification ultérieure, et valider la comptabilité.

L’exercice se clôture depuis les Paramètres > Informations Entreprises > Tenue comptable. Vous avez le choix de générer ou non les reports à nouveau sur l’exercice suivant au moment de la clôture. Si vous n’optez pas pour la génération automatique des AN, vous pourrez toujours les générer par la suite.

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