Un peu perdu(e) au sujet de la gestion interne du cabinet sur Pennylane ? L'équipe a deux choses à vous répondre :
C'est une sage décision de gérer son cabinet sur Pennylane, félicitations !
Vous n'allez pas rester perdu(e) bien longtemps.
Consultez ci-dessous toutes les étapes, de la création du dossier de gestion interne, à l'utilisation des modules mis à votre disposition.
Vous pouvez suivre chaque section ou sauter quelques étapes si vous les avez déjà effectuées (typiquement, si le dossier de votre cabinet est déjà créé).
✍️ En paramétrant la gestion interne de votre cabinet, vous serez amené à utiliser l’interface gestion identique à celle de vos clients (pour la facturation, la gestion des notes de frais, etc.). Le vocabulaire utilisé est légèrement différent. On parle d’abonnement pour désigner la facturation récurrente.
1. Paramétrer et migrer la gestion interne
Étapes | Explications |
Commencez par créer le dossier de votre cabinet sur Pennylane. Importez votre FEC puis mettez à jour la base de données client grâce aux données de votre ancien logiciel. | |
Enfin, liez l’entité facturante à votre cabinet pour automatiser le rattachement des nouveaux dossiers à votre cabinet. Rendez confidentiel votre dossier cabinet et ajoutez les utilisateurs que vous souhaitez. |
📖 Un guide didactique est à votre disposition pour migrer votre gestion interne sur Pennylane !
2. Préparer la facturation
Étapes | Explications |
Dans cet article, concevez un ou des modèles de facture à l’image de votre cabinet. | |
Configurez le moyen de paiement par défaut de vos factures : prélèvement SEPA, chèque, virement, ou carte de crédit. | |
Les produits correspondent aux prestations que vous réalisez au sein de votre cabinet (tenue comptable, juridique, etc.). Importez-les depuis votre ancien logiciel afin de générer automatiquement le prix, la description, le taux de TVA, les comptes de produit lors de votre facturation. | |
Paramétrez les activités en fonction de vos produits et de vos missions. Vous pourrez analyser plus finement les temps saisis. |
3. Facturer et relancer les clients
Étapes | Explications |
Automatisez vos factures récurrentes avec les abonnements. 💡Vous pouvez ajouter manuellement des éléments variables sur les factures d’abonnement en Brouillon (nombre de bulletins de paie, mission ponctuelle, etc.). | |
Lorsque vous avez un grand nombre de factures à préparer, créer ou modifiez vos brouillons de facture via un import Excel. Cela vous permet également d'éditer en masse les brouillons de facture issus d'abonnements. 💡Utilisez notamment cette fonctionnalité pour les missions avec des parties variables comme les missions juridiques (nombre de formalités) ou l’établissement de la paie (nombre de bulletins). | |
Découvrez comment envoyer en masse vos factures à vos clients. | |
Vous pouvez créer une séquence d’e-mails de relance pour traiter automatiquement vos impayés. |
4. Utiliser les outils de gestion interne
Étapes | Explications |
Pour suivre la rentabilité, créez des missions et leurs budgets. | |
Préparez la saisie des temps et affectez un taux horaire à chaque collaborateur. | |
Après avoir fixé les budgets, analysez le boni/mali sur chaque dossier. | |
Surveillez votre volume d’affaires récurent à l’aide de votre tableau de bord. | |
Dans un tableau de suivi, visualisez l’avancement des déclarations de TVA, acomptes d’IS et des clôtures de vos dossiers. | |
Suivez vos prospects et proposez-leur de signer la lettre de mission. |
5. Gérer vos achats
Grâce au Compte Pro de Pennylane centralisez le paiement de vos factures et la gestion de la comptabilité du cabinet.
📖 Pour plus de renseignements, consultez notre article : Ouvrir un Compte Pro Pennylane (cabinets comptables)
N’hésitez pas à suggérer vos idées d’amélioration sur notre forum communautaire.