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Comme toutes les autres entreprises que vous gérez sur Pennylane, votre cabinet comptable doit être renseigné comme l’une d’entre elles pour bénéficier de l’ensemble des outils de gestion mis à disposition.
Créer le dossier de votre cabinet
⚠️ Si votre cabinet comptable dispose déjà d’un Dossier dans Pennylane, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.
Depuis l’Accueil de Pennylane, cliquez sur le bouton Nouveau en haut à droite.
Cliquez sur Dossier.
Sélectionnez le type de comptabilité de votre dossier : comptabilité d'engagement ou comptabilité de trésorerie.
Complétez ensuite les informations de votre cabinet comme tout autre entreprise.
Le paramétrage se fait de la même façon qu’une entreprise cliente.
📖 Consultez notre article Ajouter un dossier et inviter son client sur Pennylane.
Rendre un dossier confidentiel
Pour protéger les données sensibles de votre cabinet et gérer finement les accès de vos collaborateurs, vous pouvez rendre le dossier confidentiel.
Dans le menu Entreprises, recherchez le nom de votre cabinet.
Lorsque votre cabinet apparaît dans la liste, déplacez votre curseur sur sa ligne qui se grise alors un peu.
Au bout de cette même ligne, cliquez sur le bouton Gérez le dossier client.
Dans le volet qui s'ouvre, depuis l’onglet Général, cochez la case Rendre cette entreprise confidentielle.
⚠️ En rendant le dossier confidentiel, vous serez automatiquement ajouté comme utilisateur avec les droits d'accès aux paramètres de l'entreprise et le rôle de comptable interne/responsable finance.
Gérer les accès des collaborateurs
Une fois le dossier rendu confidentiel, vous pouvez ajouter vos collaborateurs avec des rôles spécifiques :
Depuis la page Entreprises, cliquez sur le nom de votre cabinet.
Dans Paramètres, allez dans Gestion d'équipe.
Ajoutez vos collaborateurs en les sélectionnant dans la liste.
Pour chaque collaborateur, choisissez un rôle parmi :
Gestionnaire de facturation : accès uniquement à la facturation du cabinet,
Employé : accès uniquement aux notes de frais,
Dirigeant : accès à toute l’interface gestion,
Comptable interne : accès à la comptabilité du cabinet.
✍️ Ajoutez vos collaborateurs à la fois en tant que Comptable et tant qu’Utilisateur entreprise (employé, gestionnaire de facturation, etc) du dossier de votre cabinet.
Exemple : Votre collaborateur comptable souhaite effectuer une note de frais pour son dernier déplacement. Il convient de l’ajouter en tant qu’employé dans le dossier de votre cabinet. Il cumulera donc deux rôles :
Collaborateur sur ses dossiers comptables,
Employé sur le dossier du cabinet.
Le menu accessible à chaque collaborateur est adapté en fonction de son rôle. Par exemple, un employé n'aura accès qu'au menu Achats > Notes de frais.
Les collaborateurs n'ayant pas le rôle de comptable interne ne pourront pas accéder aux paramètres généraux du cabinet (fiscal, général, tenue comptable, etc.).
Ajouter un dossier ou un client
Depuis la page Entreprises ou Utilisateurs, cliquez sur Nouveau puis sélectionnez :
Dossier pour créer une entreprise sur Pennylane et inviter votre client
Utilisateur entreprise pour inviter un utilisateur supplémentaire sur un dossier déjà créé sur Pennylane
Prospect pour créer un prospect.