📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Création d’une lettre de mission
Créez des lettres de mission sur Pennylane et télécharger-les pour les envoyer par e-mail à vos clients.
Rendez-vous dans le menu Gestion interne et cliquez sur Lettres de mission.
Appuyez sur le bouton + Créer.
Configurez les paramètres et complétez les informations de la lettre de mission :
Paramètres de couverture : ajoutez un titre et un sous-titre pour structurer la couverture du document.
💡Il est possible de personnaliser les paramètres de la couverture (logo, couleurs). Pour cela, cliquez sur paramètres des plaquettes.
Introduction : rappelez brièvement le contexte et les besoins couverts par la lettre de mission. Puis, cliquez sur Continuer.
✍️ Cette étape est facultative. Il est possible de laisser le champ libre.
Présentation de l’entreprise : saisissez les coordonnées de l’entreprise, les informations de contact de votre interlocuteur et le volume d’activité.
Présentation du cabinet : renseignez les informations qui concernent votre cabinet.
Mission :
Description de la mission : précisez le périmètre d’action de la mission en sélectionnant le ou les type(s) de mission parmi la liste proposée et le nombre de produits associés.
✍️ Les champs sont libres pour les personnaliser au maximum en fonction du client et des missions proposées.
Honoraires : complétez les informations concernant chaque type de mission sélectionné à l’étape précédente (prestation, type de facturation, quantité, unité, prix unitaire et total HT).
💡La section Honoraires par profil permet d’ajouter des informations sur le tarif horaire d’un comptable ou d’un expert-comptable, par exemple.
Durée : précisez la durée de la mission.
Annexes : ajoutez les mandats, les clauses, les conditions générales ou tout autre document important à joindre à la lettre de mission. Appuyez sur Ajouter pour importer un fichier ou cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier depuis la GED.
⚠️ La lettre de mission doit comprendre des Conditions Générales et une clause RGPD propres à la mission et aux données personnelles du client. Des exemples sont disponibles sur le site internet du Conseil National de l’Ordre des Experts-Comptables.
Signataires : compléter les informations concernant les deux parties prenantes. Cliquez ensuite sur le bouton Générer la lettre de mission.
💡La signature électronique avec Jesigneexpert sera prochainement disponible.
4. Une fenêtre s’affiche en bas à droite de votre écran. Cliquez sur le bouton Télécharger pour récupérer la lettre de mission et l’envoyer à votre client.
Suivi des lettres de missions
Sur la page de suivi des lettres de mission, retrouvez sous forme de tableau l’ensemble des lettres de missions créées.
💡 Si vous avez de nombreuses lettres de missions, retrouvez facilement une lettre de mission grâce aux différents filtres.
Sur cette page, vous pouvez :
Suivez le statut de la lettre de mission :
Brouillon : la lettre de mission est en cours de création.
À valider : il s’agit de l’étape de validation avant l’envoi au client.
À signer : la lettre de mission est envoyée au client et est en attente de signature.
Signée : la lettre a été renvoyée, signée par le client.
Procédez à différentes actions sur une lettre de mission :
la modifier,
la dupliquer pour l’utiliser comme modèle,
la télécharger en PDF.
✍️ Il n’est pas possible de télécharger la lettre de mission lorsque son statut est en mode brouillon.