⚠️ La migration des données du cabinet (FEC, base clients, mandats de prélèvement, paramètres du dossier cabinet) est réservée aux Administrateurs du cabinet.
📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Pour mettre en place la gestion interne en toute autonomie, découvrez le parcours Migrer la gestion interne du cabinet.
Présentation du tableau de migration des données
Après avoir créé votre Espace cabinet sur Pennylane, le dossier du cabinet est automatiquement généré.
Vous pouvez alors commencer à paramétrer la gestion interne de votre cabinet. Pour cela, rendez-vous dans le tableau Configurer mon cabinet, situé en bas à gauche de votre écran.
Cet espace permet une migration des données de votre cabinet, de manière fluide et simplifiée, en suivant plusieurs étapes :
Import de vos clients
Import de vos produits
Import de vos écritures comptables (FEC)
Configuration des tâches, des missions et des produits
Importer les clients
La première étape consiste à importer vos clients et leurs informations. Cela est essentiel pour mettre en place efficacement votre activité de facturation sur Pennylane.
Télécharger le modèle Pennylane
Rendez-vous dans l'espace Configurer mon cabinet.
Sélectionnez le type de fichier à importer : Entreprises (clients professionnels) ou Particuliers (clients individuels).
Cliquez sur Télécharger le modèle pour récupérer le modèle Pennylane (format .xls).
✍️ Lors du téléchargement, les informations de l’ensemble des fiches clients déjà créées dans Pennylane sont récupérées et insérées dans le modèle.
Compléter le modèle
Sur le fichier téléchargé, vous pouvez :
Compléter et mettre à jour les données de vos clients ;
Ajouter de nouveaux clients et renseigner leurs informations.
Découvrez ci-dessous la liste des éléments importants à compléter sur le modèle Pennylane.
Champs à compléter pour l'import
Champs à compléter pour l'import
Identifiant client
Cette colonne est déjà remplie par Pennylane. L’identifiant client se crée automatiquement lorsque vous importez votre FEC/MDB ou TRA. C’est une sorte de code-barre de la fiche client. Cette information permet à Pennylane, lors du réimport de la base clients, de retrouver la fiche client d’origine et de mettre à jour les informations.
⚠️ Si vous modifiez les informations dans cette colonne, lors du réimport, Pennylane créera une nouvelle fiche client. Vous allez donc générer des doublons.
⚠️ Cette colonne ne peut pas être modifiée en masse. Si vous souhaitez modifier les identifiants, il faudra le faire manuellement sur chacune des fiches clients.
Référence client
Cette colonne est vide, mais vous pouvez rajouter une information qui vous semble pertinente pour retrouver vos clients. Cette information n’apparaîtra pas sur la facture mais c’est un champ actif lorsque vous ferez des recherches dans votre base clients sur Pennylane.
Numéro de compte
Vous retrouvez ici votre numéro de compte 411. Lors de l’ajout de vos dossiers en production comptable, Pennylane crée automatiquement des comptes 411 et des fiches clients. Si vous souhaitez récupérer vos anciens numéros de comptes 411, modifiez-les directement sur le fichier afin de les importer et les créer dans Pennylane.
⚠️ Sur votre fichier, pensez à supprimer les préfixes utilisés par votre ancien logiciel (0, 9, F, C, 00, 01 ou 08).
Dénomination
Ici sera renseigné la dénomination de vos fiches clients (de votre 411). Elle a été reprise de votre FEC/MDB ou TRA.
Prénom
Ce champ est à renseigner uniquement pour les clients “Particuliers”. Ce champ ne sera pas importé pour les clients “Entreprises”.
⚠️ C’est un champ obligatoire pour les particuliers. Si vous n’avez pas les Prénoms, vous pouvez mettre “Mr” ou “Mme” à la place.
Nom
Ce champ est à renseigner uniquement pour les clients “Particuliers”. Ce champ ne sera pas importé pour les clients “Entreprises”.
⚠️ C’est un champ obligatoire pour les particuliers.
Adresse
Renseigner l’adresse postale de votre client (ex : 1 rue de la paix)
⚠️ C’est un champ obligatoire.
Code Postal
Renseigner le code postal (ex : 75001)
⚠️ C’est un champ obligatoire.Ville
Renseigner la ville (ex : Paris)
⚠️ C’est un champ obligatoire.
Pays
Retrouvez dans l’article Associer les codes Pays et TVA, la liste des codes pays disponibles sur Pennylane.
⚠️ C’est un champ obligatoire.
Liste d’e-mails
Renseigner ici le ou les adresses e-mails qui serviront pour l’envoi de la facture client.
Vous pouvez en mettre plusieurs en les séparant par “, “. S’il y a plusieurs adresses, elles seront toutes appelées lors de l’envoi de la facture par mail, mais vous pourrez, à ce moment-là, en supprimer certaines si vous le souhaitez. (ex : pennylane@contact.fr, Pennylanetest@contact.fr).Ce n’est pas une colonne obligatoire, mais conseillé, car sans adresse mail, vous ne pourrez pas envoyer les factures clients.
Téléphone
Renseignez un seul numéro de téléphone. Si possible, sans caractères spéciaux (/ ; - .) Ce n’est pas une colonne obligatoire mais conseillée. (ex : 0611223344)
NB : Si vous souhaitez rajouter plusieurs contacts dans la fiche clients, il faudra le faire manuellement dans la fiche client, depuis l'interface Gestion :
SIREN
C’est l’une des informations les plus importantes. Vous devez venir renseigner ici le SIREN de votre client. Cet élément permettra de faire le lien entre la base client pour la facturation et les dossiers comptables du cabinet sur Pennylane.
Si deux dossiers ont le même SIREN, renseignez leurs numéros SIRET. Si les dossiers sont en production comptable, vous devrez également mettre les SIRET dans ces dossiers.
✍️ Veillez à ce que le SIRET ou le SIREN utilisé dans la fichier client soit identique à celui enregistré dans le dossier comptable (si le dossier est tenu par Pennylane), pour éviter la création de doublon.
Type de clients
De base, tous vos clients sont renseignés en tant qu'Entreprises. Pour les clients qui sont en fait des particuliers, vous pouvez remplacer le terme Entreprise par le terme Particulier. Ces clients Particuliers sont à mettre sur un autre fichier, car ils feront l’objet d’un import à part des clients Entreprises.
Mandat de prélèvement
Ajoutez un mandat de prélèvement SEPA.
✍️ Si vous ne renseignez pas le mandat SEPA sur le fichier, vous pourrez tout de même l’importer plus tard, directement sur la fiche du client.
Conditions de paiement
Renseignez les conditions de paiement :
Payable dès réception
Personnalisé
Paiement sous 7 jours
Paiement sous 15 jours
Paiement sous 30 jours
Paiement 30 jours fin de mois
Paiement sous 45 jours
Paiement 45 jours fin de mois
Paiement sous 60 jours
Importer la base client dans Pennylane
Après avoir enregistré votre fichier (format .xls ou .csv), importez-le dans Pennylane, toujours sur la page Configurer mon cabinet.
✍️ Lors de l’import du fichier, toutes les informations qui ont été ajoutées ou modifiées se mettent à jour automatiquement dans les fiches clients et dans les dossiers comptables.
💡Si vous avez importé un fichier Entreprises, vous pouvez également procéder à l’import d’un fichier Particuliers (si vous facturez des clients individuels), selon la même méthode.
Importer les produits
⚠️ Cette étape est obligatoire pour facturer sur Pennylane.
Une fois votre base clients ajoutée, vous devez importer vos produits. Ceci est indispensable pour relier facturation, saisie des temps et rentabilité.
Téléchargez le modèle Pennylane pour faciliter le remplissage des différents champs.
Complétez les différentes informations sur votre fichier et enregistrez-le au format de votre choix (.xls ou .csv).
Importez votre fichier produits dans Pennylane.
Importer le FEC
Importez le Fichier des Écritures Comptables de votre cabinet (format .csv ou .txt) pour récupérer automatiquement leur historique comptable sur Pennylane.
✍️ Lors de l’étape d’import des clients, si vous avez ajouté les numéros 411 historiques de vos clients, c’est-à-dire les 411 utilisés sur votre ancien outil, ils ont automatiquement été ajoutés dans vos fiches clients. Ces mêmes numéros historiques étant logiquement dans votre FEC, Pennylane fait un rapprochement automatique, en fusionnant les informations du FEC et celles de la base clients importée dans Pennylane. Le dossier en production comptable sera alors directement relié à la fiche client, avec le bon 411.
Configurer les tâches, les missions et les produits
Après avoir importé vos produits, configurez la gestion interne en reliant vos produits à vos missions et à vos tâches. Vous pouvez importer vos missions si vous utilisiez déjà.
📖 Pour plus d’informations, consultez notre article Gérer les tâches du cabinet comptable.
Importer les missions et les abonnements
Importez en masse les missions et les abonnements pour finaliser la configuration de votre gestion interne
📖 Pour plus d’informations, consultez notre article Importer des missions et des abonnements.
Félicitations ! Vous avez importé votre base clients et vos produits, relié vos produits à vos missions et à vos tâches ; et récupéré votre historique comptable.
Passez ensuite à l’étape de paramétrage de votre éditeur de facturation pour commencer à utiliser les outils de gestion interne : créer des missions, saisir des temps, créer des lettres de mission, créer des prospects, etc.