Migrer sa gestion interne sur Pennylane

COMPTABILITÉ - Vous déployez votre cabinet sur Pennylane et vous souhaitez migrer votre gestion interne ? Voici comment procéder !

Mis à jour cette semaine

Un guide didactique est à votre disposition pour migrer votre gestion interne sur Pennylane !

Créer votre entité facturante sur Pennylane

Ajoutez votre entité facturante à Pennylane, comme vous le feriez pour tout autre dossier :

📖 Consultez notre article Ajouter un dossier pour (re)voir les différentes étapes.

Votre entité facturante est désormais disponible sur l'espace cabinet de Pennylane, cela dit le dossier est vide. Découvrez ci-dessous comment le paramétrer !

💡 Les informations de votre entité facturante sont sensibles et ne doivent pas être partagées avec tous vos collaborateurs ? Vous pouvez paramétrer sa confidentialité dès à présent.

Toutes les informations sont dans notre section Rendre un dossier confidentiel.

Importer la base client

⚠️ Pour mener votre import et la création de la base client dans Pennylane à bien, assurez-vous d'avoir bien renseigné le numéro de SIREN de chacun de vos clients.

✍️ Les comptes 411 seront choisis arbitrairement à l'étape de l'import. Cela sera corrigé lors de l'import du FEC.

Télécharger le modèle d’import de la base client

La première chose à faire est d’importer votre base client dans le dossier de votre entité facturante.

  1. Accédez à l'interface Gestion de votre dossier comme vous le feriez pour un dossier client.

  2. Allez dans le menu Ventes, puis cliquez sur Clients.

  3. Cliquez sur le bouton Importer des clients en haut à droite de votre écran.

  4. Sélectionnez Importer des entreprises.

  5. Cliquez sur le bouton Télécharger pour au bout de l'encadré bleu.

  6. Ouvrez le document dans Excel.

Utiliser le modèle pour préparer l'import

Insérez vos données client en respectant bien le modèle Pennylane.

Parmi les éléments importants :

  • Le SIREN : privilégiez le SIREN au SIRET.

  • L’identifiant client : c’est votre code client.

  • Les adresses e-mails de vos clients : vous permettent d'envoyer vos factures par e-mail, sans sortir de Pennylane.

📖 N'hésitez pas à consulter notre article Importer et exporter des clients sur Pennylane.

✍️ Assurez-vous de bien enregistrer le document avant de continuer. ;)

Vous avez déjà une liste clients dans Pennylane et souhaitez la mettre à jour ?

Voici comment faire pour éviter les doublons :

  1. Téléchargez votre liste de clients Entreprises, au format xls ;

  2. Faites vos changements dans le fichier, sans modifier la colonne Identifiant (sinon Pennylane ne pourra pas raccrocher les wagons) ;

  3. Importez la liste à nouveau.

⚠️ L’import s’appuie sur l’identifiant client pour vérifier la présence de doublon. Il ne repose pas sur le SIREN (car certains de vos clients sont susceptibles de ne pas en avoir). C'est pourquoi il est important de ne pas modifier la colonne Identifiant (certes, on se répète).

Vous voulez changer les codes clients ? Suivez le guide !

  • Changement manuel : s'effectue un à un depuis chaque fiche client, accessible en cliquant sur le client.

  • Changement en masse : supprimez l’ensemble de la base client et recommencez la procédure d’import.

⚠️ Cette dernière option ne fonctionne que si vous ne les avez pas encore facturé !

Importer la base client dans Pennylane

  1. Toujours sur la page Import de clients entreprises, l'import du fichier peut se faire de deux façons :

    • Ajouter le document depuis vos fichiers.

    • Copier les cellules directement dans l'Excel puis les coller dans Pennylane en cliquant sur Importer le presse-papier.

  2. Cliquez sur Commencer l’import.

  3. Complétez le mapping de votre import : certaines colonnes sont automatiquement identifiées, d’autres non. Veillez à ce que les colonnes obligatoires, comme le code pays, soient bien renseignées.

  4. Faites de même pour les colonnes optionnelles, comme les e-mails, le téléphone, ou l’identifiant client.

  5. Vérifiez les informations qui vont être importées et cliquez sur Finaliser l’import.

  6. Une fois l’import terminé, allez voir votre base client : tout est importé !

💡 Vous pouvez, si vous le souhaitez, sauvegarder votre modèle d’import pour une prochaine fois.

Importer le FEC

Préparer l'import

En plus d’importer votre historique de comptabilité, l’importation du FEC vous permettra de faire correspondre les bons comptes comptables à votre base client.

  1. Accédez à l'interface Comptabilité de votre dossier comme vous le feriez pour un dossier client.

  2. Allez dans le menu Saisie puis cliquez sur Imports.

  3. Cliquez sur le bouton Importer un fichier en haut à droite de votre écran.

  4. Sélectionnez FEC dans le menu déroulant (dans la section Migration).

  5. Importez le fichier de la façon dont vous le souhaitez.

  6. Cliquez sur Commencer l’import.

Mapper le FEC

Pendant le mapping du plan comptable, assurez-vous que les clients identifiés dans le FEC sont bien mappés avec ceux de votre base client.

Le mapping se fait automatiquement ; cependant il peut y avoir quelques assignations manuelles à faire.

💡 Après cette étape, les numéros des comptes clients de votre FEC seront repris. Chacun de vos clients aura donc le bon 411 !

Vérifier les comptes clients

Si tout vous semble bon, lancez l’import !

Dans la liste de vos import, cliquez sur l’icône 👁️‍🗨️ au bout de la ligne du FEC pour voir le mapping et les comptes clients.

📖 Jetez un (autre) œil à notre article Importer un FEC pour en savoir plus.

Lier l'entité facturante au cabinet

Lier l’entité facturante à votre cabinet vous permettra de bénéficier des briques de gestion interne sur Pennylane, comme la saisie des temps, ou les boni/mali.

  1. Dans l'espace cabinet, tapez le nom de votre cabinet dans le champs Rechercher un entreprise.

  2. Lorsque votre cabinet apparait dans la liste, déplacez votre curseur sur sa ligne qui se grise alors un peu.

  3. Au bout de cette même ligne, cliquez sur le bouton Gérez le dossier client.

  4. Dans le volet qui s’affiche sur la droite, allez sur l’onglet Tenue comptable.

  5. Renseignez ensuite le cabinet comptable de… votre cabinet comptable. (Vous-même, donc !)

  6. Cliquez sur Appliquer les changements.

  7. Choisissez (ou non) de créer automatiquement vos clients dans Pennylane pour terminer : si vous n'avez pas de clients renseignés dans Pennylane optez pour la création automatique. Si vos clients sont déjà enregistrés dans Pennylane, refusez la proposition.

Une fois ce lien établi, tout dossier ajouté à Pennylane créera automatiquement le client dans votre entité facturante. C’est un bon moyen de n’oublier personne à facturer !

⚠️ Lorsqu'un client n’a pas de SIREN renseigné (ou a un SIREN différent de celui qui est ajouté, par exemple un SIRET), un doublon sera créé pour chaque dossier ajouté.

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