Un guide didactique est à votre disposition pour migrer votre gestion interne sur Pennylane !
Créer votre entité facturante sur Pennylane
Ajoutez votre entité facturante à Pennylane, comme vous le feriez pour tout autre dossier :
📖 Consultez notre article Ajouter un dossier pour (re)voir les différentes étapes.
Votre entité facturante est désormais disponible sur l'espace cabinet de Pennylane, cela dit le dossier est vide. Découvrez ci-dessous comment le paramétrer !
💡 Les informations de votre entité facturante sont sensibles et ne doivent pas être partagées avec tous vos collaborateurs ? Vous pouvez paramétrer sa confidentialité dès à présent.
Toutes les informations sont dans notre section Rendre un dossier confidentiel.
Importer votre FEC
Préparer l'import
L’import de votre FEC va permettre de créer la liste de vos clients.
Accédez à l'interface Comptabilité de votre dossier comme vous le feriez pour un dossier client.
Allez dans le menu Saisie puis cliquez sur Imports.
Cliquez sur le bouton Importer un fichier en haut à droite de votre écran.
Sélectionnez FEC dans le menu déroulant (dans la section Migration).
Importez le fichier de la façon dont vous le souhaitez.
Cliquez sur Commencer l’import.
Mapper le FEC
Le mapping se fait en grande partie automatiquement ; cependant il peut y avoir quelques assignations manuelles à faire. Si les comptes ne se créent pas automatiquement, vous pouvez les créer en cliquant sur l’icône crayon.
💡Après cette étape, les clients auront comme raison sociale le libellé des 411 du FEC.
Vérifier les comptes clients
Si tout vous semble bon, lancez l’import !
Dans la liste de vos imports, cliquez sur le bouton avec les trois points au bout de la ligne du FEC pour voir le mapping et les comptes clients.
📖 Jetez un œil à notre article Importer un FEC pour en savoir plus.
Mettre à jour la base client créée par le FEC
Télécharger la base client
Le téléchargement de la base client permet de récupérer un identifiant (ID) unique par client et une raison sociale (qui correspond au libellé 411 du FEC).
✍️ L’ID unique des clients permet de mettre à jour la base clients sans créer de doublon.
Accédez à l'interface Gestion de votre dossier comme vous le feriez pour un dossier client.
Allez dans le menu Ventes, puis cliquez sur Clients.
Cliquez sur le bouton Télécharger en haut à droite de votre écran puis sélectionnez l’option Entreprises dans le format de votre choix (XLS ou CSV).
Utiliser le modèle pour mettre à jour la base
Une fois votre fichier téléchargé, complétez les données client en respectant bien le modèle Pennylane.
✍️ Veillez bien à ne pas modifier la colonne identifiant, sinon Pennylane ne pourra pas faire la correspondance.
Parmi les éléments importants :
Le SIREN : privilégiez le SIREN au SIRET. Cet élément permettra de faire le lien entre la base client pour la facturation et les dossiers comptables du cabinet sur Pennylane.
Les adresses postales et électroniques, le nom du destinataire, etc.
✍️ Assurez-vous de bien enregistrer le document avant de continuer.
Importer la base client dans Pennylane
Toujours sur la page Import de clients entreprise, l'import du fichier peut se faire de deux façons :
Ajouter le document depuis vos fichiers ;
Copier les cellules directement dans le fichier Excel puis les coller dans Pennylane en cliquant sur Importer le presse-papier.
Cliquez sur Commencer l’import.
Complétez le mapping de votre import : certaines colonnes sont automatiquement identifiées, d’autres non. Veillez à ce que les colonnes obligatoires, comme le code pays, soient bien renseignées.
Faites de même pour les colonnes optionnelles, comme les e-mails, le téléphone, ou l’identifiant client.
Vérifiez les informations qui vont être importées et cliquez sur Finaliser l’import.
Une fois l’import terminé, allez voir votre base client : tout est importé !
💡 Vous pouvez, si vous le souhaitez, sauvegarder votre modèle d’import pour une prochaine fois.
📖 N'hésitez pas à consulter notre article Importer et exporter des clients sur Pennylane.
Lier l'entité facturante au cabinet
1. Dans l'espace cabinet, allez dans le module Paramètres > Informations générales
2. Sélectionnez l’entité facturante à l’endroit dédié tout en haut de la page.
3. Un encart apparaît à l’écran, vous proposant d’ajouter vos clients à votre entité facturante. Nous vous recommandons vivement de cliquer sur le bouton Créer mes clients afin de vous assurer que chaque dossier de votre cabinet est bien renseigné dans votre base client.
✍️ Les SIREN renseignés dans votre base clients permettent d’identifier et de bloquer les potentiels doublons.
Une fois ce lien établi, tout dossier ajouté à Pennylane créera automatiquement le client dans votre entité facturante. C’est un bon moyen de n’oublier personne à facturer !
⚠️ Lorsqu'un client n’a pas de SIREN renseigné (ou a un SIREN différent de celui qui est ajouté, par exemple un SIRET), un doublon sera créé pour chaque dossier ajouté.