⚠️ L’import des missions et des abonnements est réservé aux Administrateurs du cabinet.
📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et utiliser la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Dans le module de gestion interne de votre cabinet, il est désormais possible d’importer des missions et des abonnements en masse dans le même import. Les missions et les abonnements sont automatiquement reliés entre eux.
Importer des missions
Rendez-vous dans le menu Gestion interne et cliquez sur Missions.
Cliquez sur le bouton Importer en haut à droite de l’écran.
Pour déposer les documents, vous avez le choix :
Cliquez sur Ajouter pour importer votre propre fichier (.xlsx ou .csv).
Cliquez sur Téléchargez le modèle pour utiliser le fichier pré-formaté par Pennylane.
⚠️ Nous vous recommandons de télécharger le modèle pour gagner du temps et pour faciliter la correspondance des données, car il y a beaucoup d’informations à remplir.
Une fois le fichier importé, cliquez sur Vérification des données.
✍️ La vérification des données se fait automatiquement lorsque l’on importe le modèle Pennylane.
Lorsque la vérification est terminée et si elle ne contient aucune erreur, cliquez sur Finaliser l’import.
Remplir la trame d'import
Voici comment compléter en détail chaque colonne de votre fichier d'import pour créer vos missions et abonnements.
Informations client
Raison sociale (facultatif)
Pennylane retrouve votre client via le SIREN renseigné dans la colonne suivante.
💡 Vous pouvez exporter votre base clients et créer une liste déroulante des raisons sociales. Utilisez ensuite une formule Excel "RechercheX" ou "RechercheV" pour remplir automatiquement la colonne SIREN.
SIREN (obligatoire)
Renseignez exactement le même SIREN que celui de la fiche client dans Pennylane.
Millésime (obligatoire)
Indiquez le millésime auquel rattacher la mission.Nous recommandons d'utiliser le millésime correspondant à la date de clôture de l'exercice.
Exemple : votre client a un exercice du 01/09/25 au 31/08/26. La mission pour cet exercice sera rattachée au millésime 2026.
Configuration de la mission
Mission (facultatif)
Si vous avez bien paramétré votre gestion interne en amont, le produit choisi sera automatiquement relié à une mission.
Nom du produit (facultatif)
C'est la colonne "Identifiant produit" qui permet à Pennylane de comprendre quel produit facturer.
💡 Même astuce que pour la raison sociale : exportez votre base produits, créez une liste déroulante des noms et utilisez une formule pour remplir automatiquement l'identifiant produit.
Identifiant produit (obligatoire)
Elle indique à Pennylane quel produit facturer à votre client. Pour retrouver l'identifiant : exportez votre base produits ou consultez directement la fiche produit concernée.
Description du produit (facultatif)
Si vous laissez vide, la description de la fiche produit sera utilisée par défaut. Renseignez cette colonne uniquement pour personnaliser la description pour un client spécifique.
Paramètres financiers
Honoraires (obligatoire) Renseignez le montant total HT des honoraires restant à facturer sur le millésime concerné.
⚠️ Vous devez proratiser selon votre date de migration.
Exemple : vous facturez 1 000 € par mois du 01/01/25 au 31/12/25 pour la mission comptable 2025. Vous migrez sur Pennylane au 01/09/25. Il reste 4 mois à facturer (septembre à décembre) : renseignez 4 000 €.
Pour un exercice décalé : le client clôture le 31/03/26, vous facturez du 01/04/25 au 31/03/26. Migration au 01/09/25 = 7 mois restants (septembre à mars) : renseignez 7 000 €.
Temps estimé (facultatif)
Renseignez un temps estimé pour le comparer avec les temps saisis dans l'interface rentabilité. Même principe de proratisation que pour les honoraires.
Type de facturation
Type de facturation (obligatoire) Choisissez dans la liste déroulante :
Au forfait : pour les honoraires récurrents et fixes. Crée un abonnement qui génère automatiquement des factures selon l'occurrence choisie. Exemple : 100 € d'honoraires comptables forfaitaires tous les mois.
À l'acte : pour tout ce qui est variable (récurrent ou non) et exceptionnel. Ne crée pas d'abonnement. La facturation nécessite une action de votre part (import de variables, saisie des temps).
⚠️ Même les éléments variables récurrents doivent utiliser le mode "à l'acte".
Configuration des abonnements
Les colonnes suivantes sont obligatoires uniquement si vous avez choisi "Au forfait".
Date de début de l'abonnement (obligatoire si Au forfait)
Date à laquelle commencer la facturation. Les brouillons de factures seront générés à partir de cette date.
Exemple : pour une facturation qui commence le 30/09, renseignez 30/09/2025. Le brouillon sera généré le 30/09, pas avant.
⚠️ Si vous travaillez sur vos brouillons du 30/09 au 10/10 et les validez le 10/10, ils conserveront la date du 30/09. Attention à ne pas finaliser de facture à une date postérieure entre temps, car l'antidatage sera bloqué.
Date de fin de l'abonnement (obligatoire si Au forfait)
Date à laquelle stopper la facturation pour ce millésime et ce produit.
Exemple : pour une comptabilité 2025 facturée tous les mois du 01/01/25 au 31/12/25, la fin d'abonnement sera le 31/12/25.
Intervalle de facturation (obligatoire si Au forfait)
L’intervalle et la récurrence permettent de définir la fréquence de l’abonnement. Par exemple, pour une facture tous les trois mois, renseignez le chiffre 3 dans la colonne Intervalle et sélectionnez mois dans la colonne Récurrence.
Fréquence de facturation (obligatoire si Au forfait)
Choisissez dans la liste déroulante : mois ou an.
Fonctionne avec la colonne précédente pour définir l'occurrence de facturation.
Jour de facturation (obligatoire si Au forfait)
Choisissez dans la liste déroulante :
Le même jour que la date de début d'abonnement
Le dernier jour du mois
Exemple : abonnement du 10/10 au 31/12 avec le même jour que le début = brouillons générés les 10/10, 10/11 et 10/12.
Paramètres de facture
Identifiant du modèle (facultatif)
Indiquez l'identifiant du modèle de facture à utiliser pour cette mission.
Pour le retrouver :
Allez dans le menu Paramètres Entreprise.
Rendez-vous dans le module Facturation clients.
Cliquez sur Modifier pour le modèle concerné.
Sans identifiant, c’est le modèle par défaut qui sera sélectionné.
Mode de finalisation (obligatoire)
Choisissez si les factures générées automatiquement doivent être :
Finalisées (mais non envoyées automatiquement par mail)
En brouillon
⚠️ Si vous devez compléter vos factures avec des éléments variables (social, juridique, missions exceptionnelles via saisie des temps), ces éléments ne peuvent être ajoutés en masse que sur des factures en brouillon. Une fois finalisée, une facture n'est plus modifiable ni supprimable.
Consulter les abonnements reliés aux missions
Dans le menu Gestion interne, cliquez sur Missions pour accéder à la liste de vos différentes missions.
Cliquez sur le filtre Fichiers d’imports. Puis, sélectionnez le fichier que vous venez d’importer et cliquez sur Appliquer.
Consultez les abonnements reliés.