Importer un FEC

COMPTABILITÉ - Cet article vous indique la marche à suivre pour importer un FEC dans Pennylane.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

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⚠️ L’import de FEC (payant) écrase les données déjà existantes du dossier.

Actions préalables

Lorsque l’import du FEC est bien préparé, le risque d’erreur est significativement réduit, nous vous recommandons de suivre ces quelques étapes pour faciliter votre import.

Préparer le dossier

En vue de l’import de votre fichier, créez l’exercice comptable correspondant depuis les Paramètres > Informations entreprises > Tenue comptable.

📖 Consultez l'article Paramétrer les exercices comptables.

⚠️ Quelques points d'attention :

  • La date de début du premier exercice fiscal sur Pennylane doit être ultérieure à la date d'immatriculation de la société.

  • Si le FEC comporte des dates antérieures à la date d'immatriculation de la société, remplacez les dates du FEC par la date d'immatriculation de la société.

Vérifiez ensuite qu’il n’y a pas de donnée comptable existante sur cette période. S’il en existe, assurez-vous qu’ils ne font pas doublon avec les écritures du FEC. Vous pouvez également les archiver.

Pour archiver en masse les éléments de la comptabilité allez dans les Paramètres > Saisie > Actions, puis dans Archivage ou restauration multiple.

  1. Renseignez les dates de la période souhaitée.

  2. Sélectionnez les éléments à archiver (Factures fournisseurs, factures clients, transactions bancaires).

  3. Cliquez sur Archiver.

  4. Répétez l’opération si tout n’a pas été archivé du premier coup.

⚠️ Les écritures suivantes ne peuvent pas être archivées :

  • Les OD de TVA générées dans Pennylane suite à une télédéclaration ne peuvent être ni modifiées ni supprimées : il faudra passer une OD manuelle pour les annuler.

  • Les écritures de ventes liées aux factures éditées dans Pennylane ne pourront pas être archivées de cette manière, il faudra également passer des OD pour annuler les doublons.

⚠️ La section Suppression multiple disponible sous la fonction d'archivage ne fonctionne pas en première intention, elle ne s'applique que sur les données déjà archivées.

N'hésitez pas à vous rendre ensuite dans les journaux pour vous assurer qu'il ne reste plus d'écritures, si c'est le cas, vous pouvez les sélectionner depuis les journaux et les supprimer en masse également.


Si les données présentes dans l’exercice proviennent d’un précédent import (FEC provisoire par exemple). Il faut supprimer ce FEC directement depuis le module d’imports en cliquant sur la poubelle rouge, pour cela l'exercice doit bien être ouvert et les écritures ne doivent pas être validées, vérifiez dans les paramètres du dossier que c'est bien le cas.

Préparer le fichier

Voici les vérifications d’usage à faire sur votre fichier avant de l’importer :

  • Le format du fichier doit être .csv ou .txt, assurez-vous qu’il ne comporte pas de lignes vides, ni de “;”.

  • Le FEC doit être conforme et comporter toutes les colonnes obligatoires imposées par l’administration fiscale (cf. Article A47 A-1 - Livre des procédures fiscales) sans colonne non autorisée.

  • Le FEC doit être équilibré (Débit = Crédit) et son solde ne peut être égal à 0.

  • Les comptes alphanumériques sont acceptés, à condition de comporter un préfixe 401 pour les fournisseurs et 411 pour les clients. Il est recommandé d'éviter les caractères spéciaux.

Si le FEC ne respecte pas ces critères, vous devez faire un retraitement de votre fichier afin qu’il remplisse ces conditions, nécessaires pour la réussite de l’import.

Import

Téléchargement du FEC sur Pennylane

  1. Depuis le module d'Imports dans le menu Saisie comptable, cliquez sur Importer un fichier.

  2. Sélectionnez le type de fichier à importer : FEC.

  3. Téléchargez le fichier ou copiez-collez le presse-papiers et cliquez sur Commencer l'import.

  4. Vous retrouvez le FEC en cours de chargement dans le module d'Imports au statut En cours. Une fois le téléchargement terminé, le FEC passe en statut À traiter.

  5. Cliquez sur la clé à molette à droite du fichier pour préparer ou continuer l'import.

💡 En cas d'erreur au moment de l'import, il est probable que votre FEC ne soit pas conforme. Revenez aux vérifications du paragraphe précédent pour résoudre l'erreur.

Confirmation

Ce premier onglet vous indique les données générales du fichier en cours d’import ainsi que les dates d'écritures. Vérifiez que cela correspond et confirmez en cliquant sur Page suivante ou sur l'onglet Comptes bancaires pour poursuivre la configuration de l'import.

⚠️ Si des données comptables sont présentes sur la période concernée par votre import, malgré les vérifications des étapes préalables, Pennylane vous propose d'effacer définitivement la donnée existante pour cette période. Autrement, vous avez 2 autres options :

  • Effacer la donnée existante manuellement de votre côté.

  • Continuer l'import sur la donnée existante → cela risque cependant de créer des doublons qu'il faudra corriger manuellement.

Comptes bancaires

C’est le moment de créer les comptes bancaires du dossier, pour chaque numéro de compte détecté dans le FEC, indiquez le libellé que vous souhaitez attribuer, et Pennylane s’occupe de créer le compte bancaire et le journal correspondants. Votre client pourra par la suite le connecter avec les différents modes de connexion à sa disposition.

Si les comptes bancaires sont déjà synchronisés sur Pennylane, il faut les faire correspondre avec les comptes 512 issus du FEC : cliquez sur le crayon ou sur Sélectionner ou créer une correspondance, et sélectionnez le compte qui convient.

💡 Si ce n’est pas votre premier import de FEC sur votre dossier, vous pouvez réutiliser le mapping de vos précédents imports pour gagner du temps en cliquant sur Réutiliser un mapping existant. Cette option est disponible même si l’import précédent a été supprimé depuis.

Une fois les comptes bancaires configurés, cliquez sur Page suivante.

Journaux

Faites correspondre les journaux issus du FEC avec ceux de Pennylane. Pour cela, vous pouvez utiliser un journal déjà existant dans notre base de données en cliquant sur l’icône crayon.

Si vous devez créer un nouveau journal, cliquez sur l'icône crayon à droite du compte et saisissez le nom du journal, puis cliquez sur Créer le journal.

Une fois les journaux configurés, cliquez sur Page suivante.

Plan comptable

Configurez le plan comptable en établissant les correspondances entre les comptes du FEC et ceux de Pennylane.

Si les comptes n’existent pas dans notre PCG, ou que l’intitulé ne correspond pas, vous pouvez les créer ou les modifier en cliquant sur l’icône crayon.

⚠️ Cette étape est capitale pour la cohérence et la continuité de la tenue comptable de votre dossier, ne la négligez pas. Prenez votre temps pour passer en revue l’ensemble du plan comptable et vérifier toutes les correspondances. Si vous quittez le module d'import en cours de mapping, il est automatiquement sauvegardé. Comme précédemment, vous pouvez réutiliser le mapping d’un précédent import en cliquant sur le bouton Réutiliser un mapping existant.

Cas particulier des comptes de TVA : il est déconseillé de créer des comptes personnalisés car les comptes de TVA sont reliés au module de déclaration de TVA et au cadrage, de nombreux automatismes (autoliquidation, écritures de RT, ...) no fonctionneraient pas correctement. Idéalement, préférez donc ceux du PCG de Pennylane.
Pour faciliter la prise en main du dossier par la suite, il est également recommandé d'avoir ses comptes de TVA lettrés dans le FEC au moment de l'import.

Une fois les comptes comptables renseignés correctement, cliquez sur Page suivante.

Récapitulatif

Cette étape vous permet de vérifier si toutes les écritures sont bien renseignées et si le ficher est prêt à être importé. Si vous avez des modifications à apporter, cliquez sur l'onglet de votre choix. Lorsque le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Finaliser l’import.

✍️ Si le bouton Finaliser l'import est grisé, c'est que vous n'avez pas confirmé l'option choisie au début de l'import concernant les écritures existantes sur la période. N'oubliez pas de cocher la case correspondant à votre choix.

Que sont les écritures autobalancées sous le compte 47199999 ?

Lorsque votre FEC comporte des numéros d'écritures qui ont deux dates différentes, Pennylane crée automatiquement des OD de compensation afin d'avoir des écritures avec les mêmes dates. Ces OD de compensation transitent dans le compte 47199999, qui doit avoir un solde à 0 à l’issue de l’import.

Après l’import

Une fois le FEC importé, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez :

  1. Voir la Balance des écritures par classes de comptes à l'import du FEC.

  2. Voir les éléments importés.

  3. Voir le mapping.

  4. Joindre une archive (Télécharger les pièces jointes).

  5. Supprimer le FEC (Le FEC ne peut pas être supprimé si l'exercice fiscal est clos ou validé).

Cadrage de la balance

Lorsque l’import est finalisé, utilisez la Balance des écritures par classes de comptes pour vous assurer qu’il n’y a aucun écart sur le fichier avant et après import, puis pour comparer avec la balance générale par classe du dossier.

📖 Consultez notre article Utiliser la balance générale.

Si la comptabilité n’était pas à 0 dans le dossier avant l’import, cette comparaison mettra en évidence l’explication des écarts :

Ecarts avec les classes de comptes

Source des écarts

4 et 5

Transactions bancaires

4 et 7

Factures clients

4 et 6 ou 4 et 2

Factures fournisseurs

Si les factures et/ou les transactions importées sont déjà comptabilisées dans le FEC, archivez-les pour éviter les doublons avec le FEC.

Import des pièces jointes avec le FEC

Si votre FEC contenait des pièces justificatives, vous pouvez les télécharger à l’aide de la fonction Joindre une archive.

L’affectation des pièces aux écritures liées est automatique, à condition que le nom de la pièce soit strictement identique au numéro de pièce dans la colonne PieceRef de l’écriture qui correspond.

⚠️ Ne mettez pas le nom des extensions (.pdf, .png) dans la colonne PieceRef du FEC.

Lorsque vous vous êtes assuré que c’est bien le cas, réunissez toutes les pièces dans un même fichier zip, puis téléversez-le dans Pennylane. La taille maximum acceptée pour un fichier d’archive est de 100 Mo, si vous excédez ce volume, il faut diviser votre fichier et procéder à plusieurs imports.

✍️ Contactez l'équipe support si vous ne pouvez pas joindre une archive.

Clôture de l'exercice et génération de reports à nouveau

Votre FEC définitif est importé et tous vos contrôles sont bons ? Bravo, vous avez terminé ! Clôturez l’exercice fiscal pour éviter tout risque de modification ultérieure, et valider la comptabilité.

L’exercice se clôture depuis les Paramètres > Informations Entreprises > Tenue comptable. Vous avez le choix de générer ou non les reports à nouveau sur l’exercice suivant au moment de la clôture. Si vous n’optez pas pour la génération automatique des AN, vous pourrez toujours les générer par la suite.

✍️ N'hésitez pas à lire l'article Clôturer un exercice et valider les écritures.

⚠️ Si un FEC a été importé sur l’exercice suivant, ou que vous prévoyez de le faire, ne générez pas les AN, car ils seront déjà présents dans le FEC N+1.

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