Vous travaillez dans un cabinet d'expertise comptable ? Suivez le guide interactif pour reprendre un dossier sur la Pennylane Academy !

📖 Pour découvrir comment se déroule la migration d’un dossier déjà créé sur Pennylane ainsi que toutes les modalités de reprise du FEC consultez notre article dédié Migrer la comptabilité d’un dossier déjà actif sur Pennylane.

Actions préalables

Lorsque l’import du FEC est bien préparé, le risque d’erreur est significativement réduit, nous vous recommandons de suivre ces quelques étapes pour faciliter votre import.

Préparer le dossier

En vue de l’import de votre fichier, créez l’exercice comptable correspondant depuis les Paramètres > Informations entreprises > Tenue comptable.

📖 Consultez l'article Paramétrer les exercices comptables.

⚠️ Quelques points d'attention :

La date de début du premier exercice fiscal sur Pennylane doit être ultérieure à la date d'immatriculation de la société.
Si le FEC comporte des dates antérieures à la date d'immatriculation de la société, remplacez les dates du FEC par la date d'immatriculation de la société.

Vérifiez ensuite qu’il n’y a pas de donnée comptable existante sur cette période dans Pennylane.

Vérifier l’absence d’écritures de banque avec un compte centralisateur

Une écriture de banque avec un compte centralisateur est :

Une écriture d’un journal de banque,
qui comporte plusieurs lignes de contreparties
et/ou qui comporte une date différente.

Exemple

Date	Libellé	Débit	Crédit
05/09/2024	Frais bancaires 08/2024	10,00
15/09/2024	Restaurant Pascal	50,00
27/09/2024	Taxi	100,00
30/09/2024	Banque 09/24		160,00

Pennylane transforme automatiquement les écritures bancaires en Transactions lors de l'import, permettant ainsi d'automatiser un certain nombre d'actions, notamment la récupération de la TVA (collectée ou déductible).

Les écritures de banque avec un compte centralisateur ne peuvent pas être transformées en transaction. Elles seront identifiées comme des OD dans un journal de banque, et vous ne bénéficierez pas des automatisations de Pennylane sur ces écritures.

Transformer les écritures de banque avec un compte centralisateur en écriture compréhensible pour Pennylane sur votre ancien logiciel

Si vous avez des écritures de banque avec un compte centralisateur, désactivez la centralisation des écritures dans votre ancien logiciel avant d'exporter votre FEC.

Ainsi, il ne vous restera que des écritures composées de 2 lignes avec des dates identiques :

Une ligne pour le compte 512 Banque
Une ligne pour sa contrepartie (fournisseur, client, etc.).

Si cette action n'est pas possible, alors, les écritures de banque seront importées via un compte 471999 qui va créer une écriture par jour par banque. Vous ne bénéficierez pas des automatisations Pennylane sur ces écritures.

Anticiper le fonctionnement de Pennylane en matière de TVA

Pennylane utilise automatiquement des comptes de TVA en attente (44564 et 44574) afin de vous permettre de déclarer la TVA sur les prestations de services au moment du paiement.

⚠️Si vous ne souhaitez pas que Pennylane utilise les comptes d’attente 44564 et 44574 pour les factures de prestations de services issues du FEC, décochez Convertir les écritures d’achats et de ventes en factures avant l’import. Si le FEC a déjà été importé avec cette option, supprimez l’import concerné, puis réimportez-le après avoir désactivé la conversion.

📖Consultez l’article Transformer automatiquement vos imports d’écritures de ventes et d’achats en facture Pennylane.

⚠️ Avant de migrer, assurez-vous de bien lettrer la TVA déjà déclarée de l'exercice en cours (avec les écritures d'OD de vos déclarations de TVA).

📖 Pour tout savoir sur le fonctionnement des comptes d'attente de TVA et sur la génération des écritures de récupération de TVA (RT) dans Pennylane, consultez l'article Comprendre les écritures de récupération de TVA.

Paramétrer les taux de TVA avant l’import

Avant d’importer le FEC, vérifiez le paramétrage fiscal du dossier ainsi que les taux de TVA associés aux comptes de charges et de produits dans votre ancien logiciel. Ajoutez le taux de TVA dans le libellé du compte de TVA.

Ce paramétrage permet à Pennylane de proposer un traitement cohérent lors de la création des factures et des transactions issues de l’import.

Clôturer un maximum d'exercices avant de migrer

⚠️ Avant de clôturer les exercices, assurez-vous d'avoir effectué les contrôles ci-dessus. Une fois l'exercice clôturé, vous ne pourrez plus modifier les écritures.

Il est préférable d'importer un FEC définitif car la colonne Numéro de pièce risquerait d'être vide ou incomplète. Vous devez donc clôturer vos exercices sur votre ancien logiciel au préalable, y compris l'exercice en cours. Vous terminerez la tenue de votre dossier sur Pennylane.

Préparer le fichier

Voici les vérifications d’usage à faire sur votre fichier avant de l’importer :

Le format du fichier doit être .txt, assurez-vous qu’il ne comporte pas de lignes vides, ni de “;”. Vérifiez également que l'extension du fichier est bien .txt (et pas .TXT).
⚠️ Un FEC ne peut pas être importé en format xml. Seuls les formats TXT, MDB ou TRA sont acceptés.
Le FEC doit être conforme et comporter toutes les colonnes obligatoires imposées par l’administration fiscale (cf. Article A47 A-1 - Livre des procédures fiscales) sans colonne non autorisée.
Le FEC doit être équilibré (Débit = Crédit) et son solde ne peut être égal à 0.
Les comptes alphanumériques sont acceptés, à condition de comporter un préfixe 401 pour les fournisseurs et 411 pour les clients. Il est recommandé d'éviter les caractères spéciaux.
La colonne 16, ValidDate (date de validation des écritures) doit être vide, afin que les transactions bancaires soient générées autant dans l'interface Gestion que dans l'interface Comptabilité.

Si le FEC ne respecte pas ces critères, vous devez faire un retraitement de votre fichier afin qu’il remplisse ces conditions, nécessaires pour la réussite de l’import.

Migrer sur un dossier qui comporte déjà des écritures dans Pennylane (dossier déjà actif)

📖 Si votre dossier comporte déjà des écritures (générées automatiquement par le dirigeant par exemple), consultez notre article Migrer la comptabilité d’un dossier déjà actif sur Pennylane.

Se préparer à utiliser les comptes propres à Pennylane

Lors de l'import de vos données comptables dans Pennylane, certains comptes sont créés automatiquement pour garantir le bon fonctionnement des automatisations. Il est donc normal que votre plan comptable ne soit pas une copie parfaite de celui de votre ancien logiciel.

Les comptes bancaires

Lors de l'import du FEC, Pennylane va attribuer automatiquement une nouvelle numérotation des comptes bancaires et remplacer la numérotation d'origine, selon le modèle 5121001, 5121002, 5121003, etc... Vous ne pouvez ni choisir, ni modifier le compte 512 attribué.

Les comptes de TVA

Dans Pennylane, les comptes de TVA sont standardisés pour profiter pleinement des automatisations. Cela implique d'abandonner vos anciens comptes de TVA et de réaliser une correspondance (mapping) précise lors de l'import.

⚠️ Le choix entre TVA sur les débits et TVA à l'encaissement doit être fait avec soin lors de l'import. Par exemple, si vous cochez « Option du régime de la TVA sur les débits » dans le menu Paramètres > Informations entreprises > Fiscal , le compte 44574 ne sera pas utilisé. Modifier ce paramètre après l'import nécessite un retraitement complet qui peut s'avérer fastidieux.

Import

Téléchargement du FEC sur Pennylane

Depuis le module d'Imports dans le menu Saisie comptable, cliquez sur Importer un fichier.
Sélectionnez le type de fichier à importer : FEC.
Téléchargez le fichier ou copiez-collez le presse-papiers et cliquez sur Commencer l'import.
Vous retrouvez le FEC en cours de chargement dans le module d'Imports au statut En cours.
Si vos comptes auxiliaires (fournisseurs ou clients) comportent des préfixes (exemple : F0003), rendez-vous dans les paramètres d’importation. Cochez Supprimer un préfixe de compte auxiliaire. Pennylane va remplacer le préfixe de votre logiciel par le nouveau préfixe propre à Pennylane. Pour les fournisseurs le préfixe sera 401 (exemple : 4010003).
Cliquez sur Commencer l’import.

💡 En cas d'erreur au moment de l'import, il est probable que votre FEC ne soit pas conforme. Revenez aux vérifications du paragraphe précédent pour résoudre l'erreur.

Données à importer

Ce premier onglet vous indique les données générales du fichier en cours d’import ainsi que les dates d'écritures. Vérifiez que cela correspond aux données que vous souhaitez importer.

Utiliser les noms de compte de mon fichier (Option avancée) : Cette option à cocher vous permet de remplacer les noms des comptes de Pennylane par ceux provenant de votre FEC.

Une fois vos vérifications effectuées, cliquez sur Page suivante ou sur l'onglet Comptes bancaires pour poursuivre la configuration de l'import.

Conflit de données

Si le dossier contient déjà des écritures sur la période du FEC importé, l'onglet Conflit de données propose de choisir comment traiter les écritures existantes, dont l'option Supprimer les écritures.

En choisissant cette option, vous sélectionnez une plage de dates et des journaux : toutes les écritures existantes dans ce périmètre sont supprimées, puis les écritures issues du fichier FEC sont intégrées à leur place.

⚠️ Lorsque votre client dépose des factures, Pennylane les transforme automatiquement en factures avec des écritures comptables associées. Si des factures déjà présentes se trouvent dans la plage de dates et les journaux sélectionnés pour la suppression, les écritures correspondantes seront supprimées avant l'import du FEC mais les pièces seront toujours disponibles pour votre client et sa gestion.

En dehors de ce périmètre choisi (autres dates ou autres journaux), les écritures et factures existantes ne sont pas affectées.

Comptes bancaires

C’est le moment de créer les comptes bancaires du dossier, pour chaque numéro de compte détecté dans le FEC, indiquez le libellé que vous souhaitez attribuer, et Pennylane s’occupe de créer le compte bancaire et le journal correspondants. Votre client pourra par la suite le connecter avec les différents modes de connexion à sa disposition.

Si les comptes bancaires sont déjà synchronisés sur Pennylane, il faut les faire correspondre avec les comptes 512 issus du FEC :

Cliquez sur le crayon ou sur Sélectionner ou créer une correspondance.
Sélectionnez le compte bancaire correspondant.
Cliquez sur Page suivante.

⚠️ Cette étape permet uniquement d’établir une correspondance entre le compte 512 du FEC et celui attribué par Pennylane. Il n'est pas possible de choisir ni de modifier le numéro 512 utilisé dans Pennylane.

⚠️ Les journaux bancaires sont créés par défaut par Pennylane. Vous ne pouvez pas les supprimer depuis le module Journaux.

💡 Si ce n’est pas votre premier import de FEC sur votre dossier, vous pouvez réutiliser le mapping de vos précédents imports pour gagner du temps en cliquant sur Réutiliser un mapping existant. Cette option est disponible même si l’import précédent a été supprimé depuis. En revanche, il n'est pas possible de récupérer le mapping pour des formats différents (exemple : votre premier import est un FEC, et le second est un fichier TXT).

Le type de compte bancaire choisi a un impact sur la connectivité du compte. Par exemple, si vous choisissez un compte de type épargne, il ne sera pas automatiquement proposé à la connexion via jedeclare.com.

Une fois les comptes bancaires configurés, cliquez sur Page suivante.

Journaux

L'étape suivante permet de faire correspondre les journaux issus du FEC avec ceux de Pennylane. Pour cela, vous pouvez utiliser un journal déjà existant dans notre base de données ou en créer un nouveau (journal de caisse par exemple). Il n'existe que trois types de journaux : Achat, Vente et Autre type. Le type de journal a un impact sur les fonctionnalités Pennylane, notamment sur la création automatique des factures à l'import du FEC.

Pendant l’import :

Faites correspondre chaque journal du FEC avec un journal existant dans Pennylane.
Pour utiliser un autre journal, cliquez sur le crayon.
Saisissez le nom du journal puis choisissez son type (par exemple Autre type pour le journal de caisse).
Cliquez sur Créer le journal.
Cliquez sur Page suivante une fois tous les journaux configurés.

⚠️ Affectez le journal AN au journal dans lequel se trouve vos à-nouveaux.

Une fois les journaux configurés, cliquez sur Page suivante.

Après l’import, vous pourrez gérer les journaux depuis le menu Saisie > module Journaux :

Pour ajouter un journal, cliquez sur Nouveau journal.
Pour modifier son nom ou son libellé, sélectionnez-le, puis cliquez sur Éditer.
Pour supprimer un journal, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer.

⚠️ Vous pouvez supprimer uniquement un journal entièrement vide, sans aucune écriture comptable. Les journaux créés par défaut par Pennylane, notamment les journaux bancaires, ne peuvent pas être supprimés.

⚠️ Vous ne pouvez pas créer des journaux de banque car la création est automatique avec la création des comptes bancaires dans Paramètres > Connexions bancaires.

Plan comptable

Configurez le plan comptable en établissant les correspondances entre les comptes du FEC et ceux de Pennylane.

Statut

Le statut Configuré en rouge indique que le compte du FEC n'a pas pu être mappé avec un compte dans Pennylane. Vous devrez saisir le compte souhaité dans la colonne Compte Pennylane.

Le statut Configuré en orange indique le compte du FEC a été assigné via son libellé à un compte existant dans Pennylane qui a un autre numéro.

Si les comptes n’existent pas dans notre PCG, ou que l’intitulé ne correspond pas, vous pouvez les créer ou les modifier en cliquant sur l’icône crayon.

⚠️ Cette étape est capitale pour la cohérence et la continuité de la tenue comptable de votre dossier, ne la négligez pas. Prenez votre temps pour passer en revue l’ensemble du plan comptable et vérifier toutes les correspondances. Si vous quittez le module d'import en cours de mapping, il est automatiquement sauvegardé. Comme précédemment, vous pouvez réutiliser le mapping d’un précédent import en cliquant sur le bouton Réutiliser un mapping existant.

Un nouveau compte est créé si le numéro utilisé dans le FEC est déjà utilisé par un autre compte dans votre dossier Pennylane.

Les comptes commençant par 41106 et 411900 sont réservés aux intégrations, il n'est pas possible de créer ces comptes.

Gérer les comptes auxiliarisés (CompteNum+CompteAuxNum)

Pennylane traite automatiquement les comptes auxiliarisés lors du mapping et crée les comptes correspondants en reprenant la structure de votre FEC (CompteNum + CompteAuxNum).

Prérequis : dans votre FEC, la colonne Compte général contient la racine du compte centralisateur (par exemple 401001).
Résultat attendu : à l'issue de l'import, les sous-comptes auxiliaires sont proposés automatiquement dans le mapping. Vérifiez et validez les correspondances.
Après l'import : centralisez les comptes racines depuis le menu Dossier du client > module Plan comptable (vue Comptabilité) > bouton Centraliser un compte, pour que les comptes soient bien auxiliarisés sur Pennylane.

📖 Consultez l'article Rassembler plusieurs comptes à l'aide d'un compte centralisateur.

Cas particulier des comptes de TVA

Il est déconseillé de créer des comptes de TVA personnalisés car ils sont reliés au module de déclaration de TVA et au cadrage : de nombreux automatismes (autoliquidation, écritures de RT, etc.) ne fonctionneraient alors pas correctement. Idéalement, préférez ceux du PCG de Pennylane.
Pour faciliter la prise en main du dossier par la suite, il est également recommandé d'avoir ses comptes de TVA lettrés dans le FEC au moment de l'import.

Une fois les comptes comptables renseignés correctement, cliquez sur Page suivante.

Récapitulatif

Cette étape vous permet de vérifier si toutes les écritures sont bien renseignées et si le fichier est prêt à être importé. Si vous avez des modifications à apporter, cliquez sur l'onglet de votre choix. Lorsque le fichier est prêt à être importé, cliquez sur Finaliser l’import.

✍️ Si le bouton Finaliser l'import est grisé, c'est qu'une information est manquante sur une des pages précédentes. Procédez à la correction puis Finalisez l'import.

Corriger les erreurs fréquentes

Corriger l’erreur Account number doit être rempli(e)

Cette erreur indique que la colonne CompteNum est vide sur une ou plusieurs lignes.

Ouvrez le fichier source.
Complétez la colonne CompteNum sur chaque ligne concernée.
Enregistrez le fichier au format .txt ou .csv.
Relancez l’import avec le fichier corrigé.

Corriger les écritures ventilées dans les comptes 471 ou 471999

Une écriture peut être ventilée dans un compte d’attente lorsque ses lignes ne partagent pas la même référence de pièce ou lorsqu’elle est déséquilibrée.

Attribuez la même référence de pièce à toutes les lignes d’une même écriture.
Vérifiez que le total au débit est égal au total au crédit.
Contrôlez également l’équilibre des écritures d’à-nouveau.
Corrigez le fichier, puis relancez l’import.

Corriger un échec général

Un import peut échouer si le fichier contient des données incohérentes, des références de pièce absentes ou des écritures déséquilibrées.

Vérifiez les colonnes obligatoires.
Complétez les références de pièce manquantes.
Contrôlez l’équilibre de chaque écriture.
Corrigez ou régénérez le fichier depuis le logiciel source.
Relancez l’import.

Après l’import

✍️ Les écritures issues du FEC sont importées à 75% environ en tant que facture dans les journaux Achats et Ventes dans Pennylane. Le reste des écritures est importé dans le journal OD.

Cas particulier : création de transactions

Lors d’un import de FEC, sur un exercice en cours, c’est-à-dire qui contient la date du jour, Pennylane crée des transactions basées sur les écritures présentes dans votre fichier. Elles seront donc visibles depuis le module Transactions sur l’interface Comptabilité comme sur l’interface Gestion.

Ces transactions ont les mêmes propriétés que les transactions Pennylane.

Pennylane crée une transaction à partir d’une écriture issue du FEC si elle remplit les conditions cumulatives suivantes :

Contenir au maximum 1 ligne 512 ;
Contenir au maximum 1 ligne 401 ou 411 ;
Être équilibrée.

✍️ Assurez-vous que le mapping du compte bancaire est correct pour que la transaction se crée.

⚠️ Pennylane ne crée pas de transactions pour les écritures qui contiennent plusieurs lignes 512, plusieurs lignes 401 ou 411 ainsi que pour les écritures d’A-Nouveaux.

Vous pourrez visualiser les transactions créées depuis la page d’import.

Enfin vous pourrez retrouver les transactions créées lors de l’import de votre FEC en utilisant le filtre Fichiers d’import depuis le module Transactions ou depuis le Grand livre.

Une fois le FEC importé, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez :

Voir la Balance des écritures par classes de comptes à l'import du FEC.
Joindre une archive (Télécharger les pièces jointes).
Visualiser :
- Les écritures importées dans le Grand Livre ;
- Les transactions créées ;
- Le mapping du fichier.
Supprimer le FEC en cliquant sur la poubelle rouge.
✍️ Vous ne pouvez pas supprimer un FEC si les écritures sont validées. Sur un exercice clos, rouvrez d’abord l’exercice, puis faites dévalider toutes les écritures par un administrateur.

Cadrage de la balance

Lorsque l’import est finalisé, utilisez la Balance des écritures de classes de comptes pour vous assurer qu’il n’y a aucun écart sur le fichier avant et après import, puis pour comparer avec la balance générale par classe du dossier.

📖 Consultez notre article Utiliser la balance générale.

Si la comptabilité n’était pas à 0 dans le dossier avant l’import, cette comparaison mettra en évidence l’explication des écarts :

Écarts avec les classes de comptes	Source des écarts
4 et 5	Transactions bancaires
4 et 7	Factures clients
4 et 6 ou 4 et 2	Factures fournisseurs

Si les factures et/ou les transactions importées sont déjà comptabilisées dans le FEC, archivez-les dans Pennylane pour éviter les doublons avec le FEC.

Import des pièces jointes avec le FEC

Si votre FEC contenait des pièces justificatives, vous pouvez les télécharger à l’aide de la fonction Joindre une archive en cliquant sur le trombone.

L’affectation des pièces aux écritures liées est automatique, à condition que le nom de la pièce soit strictement identique au numéro de pièce dans la colonne PieceRef de l’écriture qui correspond.

⚠️ Ne mettez pas le nom des extensions (.pdf, .png) dans la colonne PieceRef du FEC.

Lorsque vous vous êtes assuré que c’est bien le cas, réunissez toutes les pièces dans un même fichier zip, puis téléversez-le dans Pennylane. La taille maximum acceptée pour un fichier d’archive est de 20 Go, si vous excédez ce volume, il faut diviser votre fichier et procéder à plusieurs imports.

Pour savoir comment générer un FEC avec pièces jointes depuis Pennylane, consultez l’article : Exporter un FEC.

✍️ Contactez l'équipe support si vous ne pouvez pas joindre une archive.

Clôture de l'exercice et génération de reports à nouveau

Votre FEC définitif est importé et tous vos contrôles sont bons ? Bravo, vous avez terminé ! Clôturez l’exercice fiscal pour éviter tout risque de modification ultérieure, et valider la comptabilité.

L’exercice se clôture depuis les Paramètres > Informations Entreprises > Tenue comptable. Vous avez le choix de générer ou non les reports à nouveau sur l’exercice suivant au moment de la clôture. Si vous n’optez pas pour la génération automatique des AN, vous pourrez toujours les générer par la suite.

✍️ N'hésitez pas à lire l'article Clôturer un exercice et valider les écritures.

⚠️ Prévenir les doublons d'à-nouveaux après un import de FEC

Si votre FEC contient déjà les AN (journal AN présent dans le fichier) : au moment de clôturer l'exercice importé, décochez la case Générer les à-nouveaux. Sinon, Pennylane créera un second AN sur l'exercice suivant.
Si votre FEC ne contient pas les AN : cochez la case Générer les à-nouveaux à la clôture pour que Pennylane crée automatiquement l'écriture d'à-nouveau sur l'exercice suivant.
En cas de doute, vérifiez la présence d'un journal AN dans le module Saisie comptable avant de clôturer.

📖 Voir Générer les à-nouveaux pour tout comprendre du parcours de clôture et du format des AN.

Vous pouvez générer les AN immédiatement à la clôture, ou plus tard depuis l'onglet Tenue comptable. Consultez l'article Générer les à-nouveaux pour choisir la bonne option selon votre situation.