Cette fonctionnalité est disponible avec les plans Basique, Essentiel et Premium.
Sommaire
La relance d'impayés, qu'est-ce que c'est ?
S'assurer que les clients règlent leurs factures en temps et en heure est souvent une tâche particulièrement chronophage et répétitive.
Cependant, il est crucial pour votre trésorerie et pour la survie de votre entreprise de recevoir les paiements à temps. Pennylane a donc créé pour vous un système de relance automatique.
Vous n'avez alors plus à relancer manuellement vos clients chaque semaine et vous concentrer sur des actions à haute valeur ajoutée !
Dans Pennylane, vous pouvez créer des séquences de relance et préciser pour les clients concernés par ces dernières. Vous n'avez rien de plus à faire : nous nous occupons de relancer vos clients par e-mail aux dates convenues.
💡 Les e-mails de relance cessent dès lors que la facture est payée. Pour rappel, une facture est considérée comme payée dès lors qu'un paiement a été rapproché de celle-ci sur Pennylane.
La relance d'impayés s'applique aux factures que vous créez dans Pennylane ainsi qu'à celles que vous importez dans la plateforme. Nous n'envoyons pas de relance si la facture est en Brouillon ou À traiter. De même, les abonnements GoCardless et les devis ne font pas l'objet de relance automatique.
Créer une séquence de relance
Dans Pennylane, allez dans le module Ventes (icône boutique), puis cliquez sur Factures de vente.
Cliquez sur Configurer pour afficher les paramètres de facturation client.
Dans la page Facturation clients, cliquez sur l'onglet Relance d'impayés.
💡 Nous avons déjà créé pour vous une première séquence de relance. Vous pouvez l'utiliser directement ou la modifier à votre guise en rajoutant / supprimant des étapes et en modifiant le contenu des e-mails que nous envoyons.
Toujours dans l'onglet Relance d'impayés, cliquez sur Nouvelle séquence.
Donnez un titre à votre séquence (par exemple : "Relance clients B2B") ainsi qu'une description, si vous le souhaitez.
Créez les blocs qui vont constituer votre relance, en commençant par choisir la date d'envoi du premier message : définissez le nombre de jours et la période.
Chaque bloc correspond à un e-mail de relance que nous enverrons à une date précise (par exemple : 2 jours avant la date d'échéance).Sélectionnez ensuite le template de mail que vous souhaitez utiliser pour cet envoi. Vous pouvez éditer le template en cliquant sur le crayon en haut à droite du modèle ou bien Créer un nouveau template.
Cliquez sur Enregistrer pour passer au message de relance suivant.
Répétez l'opération autant de fois que vous souhaitez d'e-mails dans votre séquence.
Éditer une séquence de relance
Dans Pennylane, allez dans Paramètres (roue crantée).
Cliquez sur Facturation clients puis sur l'onglet Relance d'impayés.
Cliquez maintenant sur la séquence que vous souhaitez modifier.
Dans le volet d'édition qui s'affiche, cliquez sur Modifier en haut à droite.
Ajustez le modèle de relance automatique à votre convenance :
Cliquez sur le crayon vert pour modifier un bloc ;
Cliquez sur la poubelle rouge pour supprimer un bloc.
Quand vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour la séquence.
Vous pouvez supprimer une séquence entière en cliquant sur la poubelle rouge en haut à droite de l'éditeur. Attention, cependant, la suppression est définitive.
Inscrire des clients à une séquence de relance
Inscrire un client dans une relance signifie que toutes les factures à destination de ce client feront automatiquement l'objet d'une relance. Vous pouvez toutefois retirer certaines factures de la relance, pour cela, voir Mettre en pause une relance.
Dans Pennylane, allez dans Paramètres (roue crantée).
Cliquez sur Facturation clients puis sur l'onglet Relance d'impayés.
Cliquez maintenant sur la séquence que vous souhaitez modifier.
Dans le volet d'édition qui s'affiche, cliquez sur Modifier en haut à droite.
Dans le champ Clients concernés, ajoutez ou supprimez des clients.
Cliquez sur Mettre à jour la séquence pour enregistrer vos modifications.
⚠️ Un client ne peut être que dans une séquence de relance à la fois. Si vous ajoutez un client à une relance alors qu'il est déjà inscrit à une autre relance, ce dernier sera automatiquement retiré de la précédente relance.
Mettre en pause une relance
Si, par exemple, vous avez du retard dans la livraison de votre projet, ou que votre client vous a prévenu du retard dans le paiement de la facture, vous pouvez mettre une relance en pause.
Dans Pennylane, allez dans le menu Ventes puis cliquez sur Factures de vente.
Cliquez sur la facture dont vous souhaitez désactiver la relance.
Dans le volet qui s'affiche, faites défiler les informations à droite jusqu'à Relance d’impayés.
Éditez ensuite les paramètres de relance de la facture afin de la mettre en pause.
Enregistrez vos changements.
La relance de cette facture est bien mise en pause !
Vous pouvez également réactiver les relances au même endroit.
💡 Vous souhaitez mettre en pause les relances pour toutes les factures d'un client ? Retirez le client de la liste des clients concernés par la relance dans l'éditeur de séquences.
Quelques astuces pour des relances plus efficaces
Adaptez vos relances à votre typologie de clients : n'hésitez pas à créer plusieurs séquences de relance en fonction du type de clients que vous avez afin d'adapter votre ton et la fréquence de vos relances.
Activez le e-virement sur vos factures : en plus de relancer efficacement vos clients, facilitez le paiement de vos factures. En activant cette option dans vos paramètres de facturation, le client a la possibilité de régler directement depuis la facture, via le bouton Payer maintenant. Toutes les informations nécessaires au virement seront pré-remplies pour votre client.