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La relance d'impayés, qu'est-ce que c'est ?
S'assurer que les clients règlent leurs factures en temps et en heure est souvent une tâche particulièrement chronophage et répétitive.
Cependant, il est crucial pour votre trésorerie et pour la survie de votre entreprise de recevoir les paiements à temps. Pennylane a donc créé pour vous un système de relance automatique.
Vous n'avez alors plus à relancer manuellement vos clients chaque semaine et vous concentrer sur des actions à haute valeur ajoutée !
Dans Pennylane, vous pouvez créer des séquences de relance et préciser pour les clients concernés par ces dernières. Vous n'avez rien de plus à faire : nous nous occupons de relancer vos clients par e-mail aux dates convenues.
💡 Les e-mails de relance cessent dès lors que la facture est payée. Pour rappel, une facture est considérée comme payée dès lors qu'un paiement a été rapproché de celle-ci sur Pennylane.
La relance d'impayés s'applique aux factures que vous créez dans Pennylane ainsi qu'à celles que vous importez dans la plateforme. Nous n'envoyons pas de relance si la facture est en Brouillon ou À traiter. De même, les abonnements GoCardless et les devis ne font pas l'objet de relance automatique.
✍️ Lorsqu’une relance est activée, vous avez une icône réveil sur la ligne de votre facture.
Créer une séquence de relance
La relance d'impayés concerne toutes les factures clients, y compris les factures intermédiaires.
Dans Pennylane, allez dans Paramètres, puis cliquez sur Facturation clients.
Cliquez sur l'onglet Relance d'impayés.
Cliquez sur Nouvelle séquence.
Donnez un titre à votre séquence (par exemple : Relance clients B2B) ainsi qu'une description, si vous le souhaitez.
Créez les blocs qui vont constituer votre relance, en commençant par choisir la date d'envoi du premier message, le nombre de jours entre chaque relance et la période totale de votre séquence de relance.
Chaque bloc correspond à un e-mail de relance que nous enverrons à une date précise (par exemple : 2 jours avant la date d'échéance).✍️ Au moment de la création d'une séquence à J+N, toutes les factures étant déjà à > J+N+1 ne vont pas rentrer dans la séquence de relance car c'est le passage de la facture à J+N qui déclenche l'entrée dans la séquence de relance.
Sélectionnez ensuite le modèle de mail que vous souhaitez utiliser pour cet envoi. Vous pouvez éditer le template en cliquant sur le crayon en haut à droite du modèle ou bien Créer un nouveau modèle.
Cliquez sur Enregistrer pour passer au message de relance suivant.
Répétez l'opération autant de fois que vous souhaitez d'e-mails dans votre séquence.
💡 Nous avons déjà créé pour vous une première séquence de relance. Vous pouvez l'utiliser directement ou la modifier à votre guise en rajoutant / supprimant des étapes et en modifiant le contenu des e-mails que nous envoyons.
Éditer une séquence de relance
Rendez-vous de nouveau dans l'onglet Relance d'impayés.
Cliquez maintenant sur la séquence que vous souhaitez modifier.
Dans le volet d'édition qui s'affiche, cliquez sur Modifier en haut à droite.
Ajustez le modèle de relance automatique à votre convenance :
Cliquez sur le crayon vert pour modifier un bloc
Cliquez sur la poubelle rouge pour supprimer un bloc
Quand vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour la séquence.
Vous pouvez supprimer une séquence entière en cliquant sur la poubelle rouge en haut à droite de l'éditeur. Attention, cependant, la suppression est définitive.
Valider une relance
Lorsque vous paramétrez vos relances automatiques, vous pouvez recevoir une demande de validation avant l'envoi de chacune des relances.
Rendez-vous dans Paramètres entreprise > Facturation clients > Relance d'impayés.
Cliquez sur la séquence à modififer (ou créez une nouvelle séquence).
Modifiez l'étape qui nécessite une validationen cliquant sur le petit crayon. Vous pouvez aussi ajouter une étape (si vous créez une nouvelle séquence, par exemple).
Cochez Avec validation puis cliquez sur Enregistrer.
Répétez l'opération sur d'autres étapes si besoin et le tour est joué !
Inscrire des clients à une séquence de relance
Inscrire un client dans une relance signifie que toutes les factures à destination de ce client feront automatiquement l'objet d'une relance.
Toujours dans Facturation clients allez dans l’onglet Relance d'impayés.
Cliquez maintenant sur la séquence que vous souhaitez modifier.
Dans le volet d'édition qui s'affiche, cliquez sur Modifier en haut à droite.
Dans le champ Clients concernés, ajoutez ou supprimez des clients.
Cliquez sur Mettre à jour la séquence pour enregistrer vos modifications.
⚠️ Un client ne peut être que dans une séquence de relance à la fois. Si vous ajoutez un client à une relance alors qu'il est déjà inscrit à une autre relance, ce dernier sera automatiquement retiré de la précédente relance.
Mettre en pause une relance
Si, par exemple, vous avez du retard dans la livraison de votre projet, ou que votre client vous a prévenu du retard dans le paiement de la facture, vous pouvez mettre une relance en pause.
Dans Pennylane, allez dans le menu Ventes puis cliquez sur Factures clients.
Cliquez sur la facture dont vous souhaitez désactiver la relance.
Dans le volet qui s'affiche, allez à la section Relance d’impayés.
Éditez ensuite les paramètres de relance de la facture afin de la mettre en pause.
Enregistrez vos changements.
La relance de cette facture est bien mise en pause ! Vous pouvez également réactiver les relances au même endroit.
💡 Vous souhaitez mettre en pause les relances pour toutes les factures d'un client ? Retirez le client de la liste des clients concernés par la relance dans l'éditeur de séquences.
Consulter l'historique des relances
Dans Pennylane, allez dans le menu Ventes puis cliquez sur Factures clients.
Cliquez sur la facture à consulter.
Dans le volet qui s'affiche, cliquez sur l'icône horloge 🕔 en haut à droite de l'écran.
La fenêtre Historique s'ouvre alors au centre de votre écran.
Quelques astuces pour des relances plus efficaces
Adaptez vos relances à votre typologie de clients : n'hésitez pas à créer plusieurs séquences de relance en fonction du type de clients que vous avez afin d'adapter votre ton et la fréquence de vos relances.
Activez le e-virement sur vos factures : en plus de relancer efficacement vos clients, facilitez le paiement de vos factures. En activant cette option dans vos paramètres de facturation, le client a la possibilité de régler directement depuis la facture, via le bouton Payer maintenant. Toutes les informations nécessaires au virement seront pré-remplies pour votre client.
Ajoutez ou retirez des adresses de la liste d'envoi de vos relances : si votre contact client n'est pas la personne à qui la relance doit être adressée, vous pouvez mettre l'information à jour directement dans la facture (sans toucher à la fiche client, plutôt pratique). Ouvrez votre facture puis cliquez sur le petit crayon de la section Relances. Modifiez la où les adresses dans le champs Destinataires et cliquez sur Enregistrer.