Notre éditeur de factures est adapté à la plupart des activités. Il est aussi paré pour le futur, puisqu’il est déjà compatible avec Factur-X, le format appelé à se généraliser avec la facture électronique à partir de 2026.

Cet article répond aux questions les plus couramment posées par nos utilisateurs au sujet de notre éditeur de factures.

Types de documents et secteurs pris en charge

Quels documents peut-on créer avec l’éditeur de factures ?

Pennylane vous permet de créer les documents suivants :

Le type et le nombre de documents que vous pouvez créer dépendent de l’abonnement que vous avez choisi.

Lire l’article Les abonnements Pennylane pour les entreprises

Peut-on facturer des clients sous forme d’abonnement ?

Oui, à condition d’avoir un abonnement Pennylane Essentiel ou supérieur. Si c’est votre cas, vous pouvez créer des abonnements pour facturer vos clients selon le rythme de votre choix. On parle alors de facturation récurrente. C’est vous qui définissez la date de début de l’abonnement, la fréquence de facturation, et l’éventuelle date de fin des encaissements.

Si vous décidez de prélever le compte de vos clients à intervalles réguliers, vous avez le choix entre :

Importer vos ordres de prélèvement au format XML dans votre espace Pennylane. Pour présenter ces prélèvements, renseignez votre identifiant créancier SEPA, ou ICS, et importez les mandats signés par vos clients.
L’ICS est délivré par votre banque, après une demande auprès de la Banque de France. Si vous possédez déjà un ICS obtenu auprès d’une autre banque, vous pouvez l’utiliser dans Pennylane.
✍️Si vous n’avez pas encore d’ICS, contactez le support Pennylane depuis le chat pour être accompagné dans votre demande. Comptez généralement 48 à 72 heures, sans garantie de délai, car la Banque de France doit traiter la demande.
Utiliser l’intégration entre Pennylane et GoCardless pour créer un mandat de prélèvement depuis GoCardless . GoCardless utilise son propre ICS pour exécuter les prélèvements. Si vous souhaitez ensuite utiliser un autre parcours de prélèvement, vous devez demander un ICS propre à votre entreprise. Vos clients verront la mention GOCARDLESS sur leur relevé bancaire lors de chaque prélèvement.
📖 Vous possédez déjà des mandats GoCardless ? Une fois votre profil marchand activé, migrez-les vers le Compte Pro Pennylane.

Vous pouvez aussi proposer à vos clients de payer votre abonnement :

Par virement. Vos clients doivent penser à vous faire un virement à chaque fois qu’ils reçoivent une nouvelle facture.
Par carte, via Stripe. Vos clients doivent sortir leur carte à chaque nouvelle facture, ils ne peuvent pas l’enregistrer.
Par chèque. Suivez le paiement dans Pennylane et déposer le chèque sur un compte bancaire tiers ou, si vous disposez d’un Compte Pro éligible, l’enregistrer dans Pennylane avant de l’envoyer à Swan.
📖 Pour en savoir plus, consultez Déposer un chèque sur le Compte Pro
En espèces. Vous devez ensuite déposer les espèces dans une banque tierce.

Lire l’article Créer un abonnement ou une facture récurrente

Comment facturer un client en 12 mensualités ?

Deux solutions sont disponibles selon le document que vous souhaitez produire :

Pour émettre une seule facture et répartir son règlement sur 12 dates, créez une facture avec plusieurs échéances. Les 12 échéances correspondent à des paiements partiels de la même facture.
Pour émettre une nouvelle facture chaque mois pendant un an, créez un abonnement ou une facture récurrente. Définissez une fréquence mensuelle et arrêtez l’abonnement après 12 occurrences.

⚠️ Un abonnement génère 12 factures distinctes. Il ne transforme pas une facture existante en 12 factures mensuelles.

Peut-on gérer des acomptes et factures partielles ?

Oui pour les deux, à condition d’avoir souscrit un abonnement Basique, Essentiel ou Premium. Ces deux types de documents ne sont pas accessibles avec un abonnement Collaboratif.

Lire l’article Créer et modifier des factures d’acompte, intermédiaires ou de solde

Quels sont les secteurs d’activités pris en charge ?

Dans le cas général, l’éditeur de factures de Pennylane est compatible avec tous les secteurs d’activité, sans exception. Si vous avez des besoins particuliers en matière de facturation, vous pouvez tenter de connecter votre outil de facturation à Pennylane, pour récupérer automatiquement vos factures. Les entreprises du BTP peuvent par exemple connecter Pennylane à Progbat.

Voir les intégrations disponibles

Facturation

Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures ?

Pennylane vous permet de facturer des entreprises comme des particuliers, que vous vendiez des produits ou des services. Les mentions légales que vous devez afficher sur vos factures dépendent de la forme juridique de votre entreprise, de votre secteur d’activité, et du type de client à qui la facture est destinée (particulier ou entreprise).

Lire l’article Mentions obligatoires sur une facture (service-public.fr)

L’éditeur de factures est-il compatible avec la facture électronique ?

Oui. Les factures créées avec l’éditeur Pennylane sont générées au format Factur-X, l’un des trois formats acceptés dans le cadre de la facturation électronique, avec UBL et CII.

Factur-X est un format hybride composé :

d’un PDF lisible par une personne ;
d’un fichier XML structuré permettant le traitement automatisé des données.

Pour en savoir plus, consultez l'article Comprendre les formats de la facturation électronique.

L’éditeur de factures convient-il à une activité de prestation de service ?

Oui, l’éditeur de factures de Pennylane est compatible avec la vente de produits et de services. Voici un exemple de facture produit avec l’éditeur de Pennylane.

L’éditeur de factures convient-il à une association de type loi 1901 ?

Oui, les associations de type loi 1901 peuvent utiliser Pennylane pour leur gestion interne. Si leur abonnement le permet, elles peuvent aussi émettre des factures au nom de l’association, en précisant qu’elles ne sont pas soumises à la TVA.

Personnalisation des documents

Que peut-on personnaliser sur une facture Pennylane ?

Pour adapter vos factures à vos besoins, vous pouvez modifier leur contenu et leur forme.

Ce que vous pouvez personnaliser :

Ajouter le logo de votre entreprise.
Définir la couleur des titres et de l’encadré de paiement.
Afficher, masquer ou réarranger certaines colonnes, par exemple pour masquer la colonne TVA.
Ajouter des champs d’en-tête, en haut de votre document, par exemple pour indiquer un numéro de bon de commande.
Ajouter des champs libres à votre facture, pour ajouter une mention légale ou une note par exemple.
Ajouter un pied de page, par exemple pour indiquer les références de votre police d’assurance.
Ajouter une remise sur une ligne de produit, en devise ou en pourcentage.
Ajouter une remise globale sur la facture, sous forme de pourcentage appliqué au solde de la facture ou de montant exact.
Regrouper plusieurs lignes de produits ou de services au sein d’une même catégorie, pour faciliter la lecture de votre document.

Ce que vous ne pouvez pas personnaliser :

Impossible de modifier la mise en page de la facture, c’est-à-dire l’emplacement de ses différents composants.
Impossible de changer la police typographique utilisée sur vos documents, pas plus que la taille du texte.

Pour vous éviter de refaire ce travail de personnalisation à chaque fois que vous créez une nouvelle facture, vous pouvez créer des modèles de facture à réutiliser par la suite. Le nombre de modèles que vous pouvez créer dépend de l’abonnement Pennylane que vous avez choisi.

Peut-on définir des paramètres de facturation propres à chaque client ?

Oui, en plus des modèles qui s’appliquent à vos différents documents, vous pouvez définir des configurations qui s’appliquent à vos différents clients.

Ce que vous pouvez préciser, client par client :

Modes de paiement à proposer au client. C’est là que vous pouvez ajouter les détails qui figurent sur le mandat SEPA (ou GoCardless) signé par votre client, si vous en avez un.
Conditions de paiement à appliquer (échéance).
Langue de la facture.
Contenu du pied de page (choix du modèle applicable).
Catégorie à laquelle les factures du client seront associées.

Quelle que soit votre configuration initiale, vous conservez la possibilité de faire des ajustements de dernière minute au moment où vous éditez votre facture.

Peut-on supprimer la mention « généré par Pennylane » des modèles de factures ?

Oui, mais uniquement à partir de l’abonnement Starter. Les entreprises n'ayant pas souscrit à ce niveau d'abonnement ou au-dessus ne peuvent pas supprimer cette mention apparaissant au bas de leurs factures.

Lire l’article Créer des modèles de facture

Peut-on importer une base de clients/produits existante ?

Oui pour les clients et oui pour les produits. Dans les deux cas, vous aurez besoin d’un fichier Excel ou d’un CSV contenant les informations à importer.

Peut-on supprimer un modèle de document ?

Vous pouvez supprimer un modèle de document seulement s'il n'est pas défini par défaut.

Pour rendre ce modèle supprimable :

Allez dans Paramètres > Facturation clients > Personnalisation.
Définissez un autre modèle de la même typologie de documents comme modèle par défaut.
Cliquez sur la poubelle rouge en bout de ligne du modèle à supprimer.

Suivi des factures et des encaissements

Quels modes de paiement peut-on offrir aux clients ?

Quand vous émettez une facture, vous pouvez proposer à votre client de vous payer par :

Virement, sur le compte pro Pennylane ou sur un compte bancaire tiers.
Prélèvement, sur un compte bancaire tiers (nécessite un ICS) ou via GoCardless (ICS facultatif).
Carte, via Stripe uniquement.
Chèque, à déposer sur un compte bancaire tiers ou sur un Compte Pro Pennylane éligible.
Espèces, à déposer sur un compte bancaire tiers.

Les modes de paiement que vous pouvez proposer à votre client dépendent de l’abonnement Pennylane que vous avez choisi.

Le Compte Pro Pennylane permet de déposer des chèques si vous disposez d’un abonnement et d’un niveau d’accès éligibles. Enregistrez le chèque dans Pennylane, endossez-le, puis envoyez-le à Swan par courrier. Les espèces restent à déposer dans une banque tierce.

Lire l’article Paramétrer le moyen de paiement d’une facture client

Comment suivre les paiements et relancer certains clients ?

Une fois votre facture finalisée, vous pouvez la transmettre par e-mail à votre client en un clic. Vous avez aussi la possibilité de la télécharger pour l’envoyer à votre client par vos propres moyens.

Pour suivre l’état des factures que vous avez émises et transmises à vos clients, rendez-vous sur l’onglet : Ventes > Factures clients de votre espace Pennylane. À partir de là, vous avez la possibilité de filtrer vos factures selon leur état.

Pour relancer les éventuels clients qui tardent à vous payer, créez une séquence d’e-mails de relances et inscrivez-y les clients dont les paiements sont en retard.

Pour rapprocher vos factures de vos encaissements, nous fournissons à vos clients une référence qu’ils peuvent saisir dans le libellé de leur virement. Cette référence nous permet de savoir que tel encaissement est lié à telle facture et donc à tel client.

Si vos clients vous payent par carte depuis votre facture, nous procédons à un rapprochement du même type.

Et si vos clients ne font rien de tout ça, nous vous suggérons quand même des rapprochements à chaque fois que le montant d’un encaissement s’approche du montant d’une facture en attente de paiement.

Le suivi d’un paiement par chèque dans l’éditeur de factures est distinct du dépôt physique du chèque. Marquer une facture comme payée ou déclarer une remise ne suffit pas à créditer le Compte Pro.

Un client peut-il signer électroniquement un devis émis depuis Pennylane ?

Oui, à condition d’avoir un abonnement Pennylane Essentiel (ou supérieur). La signature électronique des devis est disponible chez Pennylane. Votre client n’a aucun compte à créer de son côté, il reçoit votre devis par e-mail et peut le signer dans son navigateur web. La signature ainsi collectée a une véritable valeur juridique, notre partenaire (Yousign) étant certifié eIDAS (règlement européen).
Lire l'article Demander une signature électronique sur un devis

Peut-on utiliser une société d’affacturage ?

Oui, c’est possible. Renseignez le nom de la société d’affacturage que vous utilisez et sélectionnez les factures que vous transmettez à cette société pour les distinguer des autres factures sur votre espace Pennylane.

Lire l’article Utiliser une société d’affacturage

TVA

Comment est gérée la TVA ?

L’éditeur de factures de Pennylane est optimisé pour que vous n’ayez pas besoin de ressaisir votre taux de TVA si vous vendez toujours le même type de produit ou de service.

Lire l’article Gérer la TVA dans l’éditeur de factures Pennylane

Que faire si l’on n’est pas soumis à la TVA ?

La mention « TVA non applicable — article 293 B du Code général des impôts » doit figurer sur chacune de vos factures. Vous pouvez ensuite afficher une TVA nulle sur les factures que vous émettez, ou masquer la colonne TVA sur vos factures.

Lire l’article Franchise en base de TVA (service-public.fr)

Peut-on facturer des clients basés à l’étranger ?

Oui, c’est possible, y compris dans une autre devise que l’Euro. Vous pouvez aussi choisir la langue de vos factures : français ou anglais.

Lire l’article Facturer des clients à l’étranger

Tarifs

L’éditeur de factures est-il gratuit ?

L’éditeur de factures est inclus dans tous les abonnements Pennylane et vous pouvez créer un nombre illimité de factures et de devis.

Certaines fonctionnalités de gestion dépendent toutefois de votre abonnement. Les intégrations avec des outils tiers, notamment Make, ne sont pas incluses dans le plan Collaboratif. Elles sont disponibles à partir du plan Essentiel.

Pour comparer les fonctionnalités incluses dans chaque plan, consultez l’article Les abonnements Pennylane pour les entreprises.

Quelles options du module de facturation sont payantes ?

La suppression de la mention « Généré avec Pennylane » des factures nécessite un abonnement Starter ou supérieur. La création de factures partielles et d'acompte est disponible à partir du plan Basique, tout comme la possibilité de créer des documents commerciaux (factures proforma, bons de commande, bons de livraison). La création d’abonnements (facturation récurrente) et les relances automatiques est incluse à partir de l'abonnement Essentiel ou supérieur, tout comme la possible de signer électroniquement les devis.