Cette fonctionnalité est disponible sur les plans Essentiel et Premium.
Les abonnements et factures récurrentes vous permettent de facturer automatiquement des montants à intervalles réguliers pour vos clients, contrairement aux factures ponctuelles qui concernent des ventes uniques.
Créer un abonnement
Dans Pennylane, accédez dans Ventes > Abonnements et cliquez sur + Nouvel abonnement.
Configurez la fréquence de l’abonnement :
Date de début : premier jour à partir duquel l’abonnement ou la première occurrence commence
⚠️ Cette date n’est pas la date de facturation, mais la date de début de la prestation à facturer.
Fin de l’abonnement : choisissez si votre abonnement ou facturation récurrente doit se terminer, et si oui, après quelle date ou quel nombre fixe d’occurrences.
Définissez la période de l’abonnement :
Indiquez la régularité avec laquelle vous voulez facturer et la date de facturation (cela pourrait être tous les 2 mois, le dernier jour du mois, ou encore toutes les 3 semaines, par exemple)
✍️ Si vous facturez votre client chaque mois le 10, et que l’abonnement commence le 5 octobre, la première facture partira le 10 octobre. En revanche, si l’abonnement commence le 11 octobre, la première facture sera envoyée le 10 novembre.
Choisissez les conditions de paiement :
Délai de paiement : choisissez entre 30 jours, à réception, etc.
Moyens de paiements proposés : comme pour une facture ponctuelle, indiquez sur la facture récurrente les options disponibles (Go Cardless, pour lier l’abonnement à un mandat de prélèvement, virement, prélèvement SEPA, carte de crédit, chèque, espèces…). Consultez notre article dédié pour en savoir plus.
Optez pour un mode de finalisation :
Sélectionnez l’option d’envoi des factures qui vous convient le mieux.
L'abonnement crée un brouillon de facture : A chaque occurrence, la facture est créé en brouillon. Vérifiez-la depuis la fiche de l'abonnement, dans Factures à venir, puis finalisez et envoyez-la à votre client.
L'abonnement crée une facture finalisée : à chaque date d’échéance, la facture est finalisée automatiquement. Il ne vous reste plus qu'à l'envoyer d'un clic (ou à la télécharger).
L'abonnement crée une facture finalisée et son envoi par e-mail : à chaque occurrence, la facture est finalisée automatiquement et envoyée directement à vos clients entre 11h et 13h le jour prévu de facturation. Vous pouvez personnaliser le template de mail qui sera utilisé dans Paramètres entreprise > Facturation Clients > Emails.
💡 Il est aussi possible de créer des abonnements par API ! Plus d'informations ici.
Paramétrer la facture d'abonnement
Tout comme pour une facture ponctuelle, renseignez les détails de la facture récurrente, tels que le client concerné, la désignation, quantité et prix des produits / services facturés, la TVA, les remises éventuelles et toutes les autres informations que vous souhaitez voir apparaître sur la facture de l’abonnement.
Ces éléments seront repris à chaque occurrence.
Renseignez également la langue dans laquelle la facture doit être. Utilisez des modèles pour faciliter la création de factures, et créez par exemple un modèle de facture spécial abonnement.
Consultez l’article dédié pour plus d’informations.
💡 Bon à savoir : Utilisez les variables pour personnaliser certains champs à chaque occurrence (le nom et la description de votre produit, par exemple):
la variable #{{mois}} affiche automatiquement le nom du mois en cours sur la facture.
#{{moisPrécédent}} affiche le nom du mois précédent et
#{{moisSuivant}}, celui du mois suivant.
Veillez à respecter les accents et les majuscules.
Une fois tous les réglages définis, cliquez sur Activer pour lancer l’abonnement.
✍ Vous pouvez visualiser votre échéancier (au niveau de la configuration de l’abonnement > période de l’abonnement) pour valider vos règles de récurrence avant activation.
Gérer un abonnement
Depuis la page Ventes > Abonnements, cliquez sur l’abonnement à gérer.
Suspendre un abonnement
Pour suspendre temporairement un abonnement, dans la page détail de l’abonnement, cliquez sur ⏸️ Suspendre et indiquez la durée (en nombre d'occurrences ou jusqu’à une date précise ).
Les factures seront mises en pause pendant cette période.
Arrêter un abonnement
Pour stopper définitivement un abonnement, cliquez sur ❌ Arrêter. Plus aucune facture ne sera émise. Vous pourrez réactiver l'abonnement si besoin.
✍️ Il n’est pas possible de supprimer un abonnement.
Prochaines étapes
Comprendre les différents statuts d'un abonnement
Une fois votre abonnement activé, suivez facilement son cycle de vie, et le statut des paiements effectués par vos clients en lisant cet article dédié.
Importer des abonnements en masse
Vous avez de nombreux abonnements client à mettre en place ? Consultez comment importer des abonnements en masse à l’aide d’un ficher xls ou csv.
Prélever automatiquement avec GoCardless
Apprenez à automatiser vos paiements pour gagner du temps. Découvez l’article dédié pour comprendre comment mettre en place les prélèvements avec Gocardless.
Questions fréquentes sur GoCardless
Retrouvez les réponses aux questions fréquentes sur l’intégration GoCardless pour optimiser votre gestion.