Tutoriel vidéo (2 minutes)

À propos

L'éditeur de factures de Pennylane vous permet de définir les paramètres par défaut pour toutes vos factures, devis, bons de commande et de livraison ; ainsi que les factures proforma. Vous pouvez aussi créer des modèles personnalisés pour facturer selon vos besoins.

Lorsque vous créez un document pour la toute première fois, Pennylane vous accompagne dans la configuration : suivez les cinq étapes à l’écran pour préparer l’éditeur de facture et créer votre première facture.

Par la suite, les réglages qui serviront de base à toutes vos factures se trouvent dans Paramètres > Facturation clients. 👇

Paramètres généraux

Configurer la numérotation des documents

Rendez-vous dans Facturation clients > Documents et modèles > Documents. C’est ici que vous pourrez gérer la numérotation pour l’ensemble des documents : du devis à la facture proforma.

⚠️ La comptabilité française impose que les numéros de vos factures se suivent dans une séquence chronologique, continue et sans rupture (cf. economie.gouv.fr). Vous ne pourrez donc plus changer le numéro de votre prochaine facture une fois votre première facture éditée sur Pennylane.

Votre numérotation doit inclure :

Préfixe : c’est à dire des lettres, symboles, ou dates avant le numéro de votre document. Par exemple, utilisez F-(année)-(mois)- pour générer un préfixe dynamique où les variables (année) et (mois) se mettront automatiquement à jour.
Numéro du prochain document : numéro que Pennylane donnera au prochain document que vous éditez. Par défaut, il commence à 1. Pour continuer une série, entrez le numéro suivant de votre dernière facture.
Ce numéro n’est jamais remis à zéro.

Pour tout savoir et tout comprendre, consultez notre article sur le sujet.

(Le système de numérotation s’applique seulement aux factures de vente créées sur Pennylane et non aux factures importées.)

Renseigner les informations générales

Obligatoires : adresse, coordonnées, etc., ces informations apparaissent en haut à droite de tous vos documents édités sur Pennylane.

Optionnelles : les numéros de TVA, de téléphone, ou encore le type de vente par défaut.

Ajouter un logo et choisir une couleur dominante

Le logo apparaît en haut à gauche de tous les documents édités par vos soins sur Pennylane.

Choisissez une couleur pour le nom des champs de vos documents (les titres par exemple) . La couleur s’applique aussi au fond de l’encadré qui contient les informations de paiement, assurez-vous donc que la couleur choisie n’empêche pas la lisibilité de ces infos.

Seules les personnes disposant d'un plan Essentiel ou Premium peuvent retirer la mention Généré avec Pennylane affichée au bas des factures.

Modèles personnalisés

Au-delà des paramètres généraux, vous pouvez créer des modèles de factures pour répondre à des besoins spécifiques (facturation multilingue, multi-devises, comptes bancaires différents...).

Pour chaque modèle, vous pouvez personnaliser :

L'apparence (logo, couleur)
Le profil émetteur (nom commercial, adresse, coordonnées)
Le profil client (affichage ou non du contact)
La langue de la facture (anglais ou français)
Les conditions de paiement

Les réglages définis dans un modèle de facture priment sur les paramètres généraux. Ainsi, si vous renseignez un pied de page ou une adresse dans un modèle, ceux-ci remplaceront ceux indiqués dans les paramètres de l'entreprise lorsque ce modèle sera utilisé.

Créer un nouveau modèle

Rendez-vous sur notre article Créer des modèles de factures (l’article traite également l’ensemble des documents que vous pouvez créer dans Pennylane).

Personnaliser l'intitulé des factures et des produits

Dans le champ Intitulé de la facture, par exemple, vous pouvez remplacer Facture par Note d’honoraires.

Dans le champ Intitulé de la colonne Produits, remplacez Produit par Désignation ou encore Article ; en somme par le terme plus adéquat pour votre offre commerciale.

Ajouter des pieds de page et des annexes permanents

Lire notre article sur les mentions obligatoires des factures.

Dans les pieds de page, vous pouvez notamment préciser les pénalités de retard que vous souhaitez appliquer en cas de paiements tardifs. Vous pouvez soit choisir parmi les modèles proposés (en français et en anglais) soit créer votre propre modèle de pied de page.

Ces réglages constitueront la configuration de base appliquée à l'ensemble de vos documents clients.

Les pieds de page personnalisés indiqués dans les modèles prennent le pas sur les pieds de page renseignés ici.

Ajouter des annexes

Paramétrez les documents que vous souhaitez joindre à vos envois de devis et / ou vos factures dans l'onglet Annexes.

✍️ Les annexes sont attachées à vos documents et apparaissent en tant que pièces jointes dans vos e-mails de facturation. Cela peut inclure des fichiers tels des conditions générales de ventes, des contrats, etc.

Informations et conditions de paiement par défaut

Consultez l'article Paramétrer le moyen de paiement d'une facture client

Indiquez les détails du compte bancaire sur lequel vous souhaitez être réglé, ainsi que vos conditions de paiement par défaut. Définissez également les méthodes de paiement proposés :

Par virement bancaire (le client peut alors renseigner le libellé présent sur la facture mais s’il ne le fait pas, c’est n’est pas bien grave)
Par e-virement (en cliquant sur le bouton Payer, le libellé sera alors automatiquement renseigné)
Par carte bancaire (en cliquant sur le bouton Payer, via Stripe)
Par prélèvement (indiquez votre numéro ICS afin que votre client prépare le mandat de prélèvement SEPA)

💡 Lorsque vous avez plusieurs modes de règlement et que vous souhaitez n’en faire apparaître qu’un seul sur la facture, vous pouvez créer un modèle de facture pour chaque mode de règlement ou ajuster directement le mode de règlement souhaité sur la facture.

Vous travaillez avec une société d'affacturage ? Nous avons un article avec toutes les informations pour votre paramétrage.

Emails et relances d'impayés

Dans l’onglet Emails, paramétrez les modèles de mails qui accompagneront l'envoi de vos factures depuis Pennylane.

Paramétrez des séquences de relances automatiques pour tous ou certains de vos clients dans l’onglet Relance d'impayés.

Pour plus de détails, voir : Relancez automatiquement vos clients dont les factures sont impayées.

Prochaines étapes

Votre activité nécessite différents types de factures ? Vous voulez rester cohérent en termes d'image tout en gagnant du temps ? Créez dès à présent vos modèles de factures !

Envoyer des factures et des devis

Une fois vos documents finalisés dans l’outil, vous pouvez les transmettre en quelques clics à vos clients.

Créer des modèles de facture

Gagnez du temps en créant des modèles de facture adaptés à vos différents besoins ; par exemple des modèles dans différentes langues, pour différents comptes bancaires, ou avec un visuel personnalisé.

Créer des produit et des clients

Facilitez l'édition de vos documents de vente sur Pennylane, en créant des produits et des clients que vous n’aurez plus qu’à sélectionner au moment de créer votre facture. (C’est quand même plus sympa que de toujours retaper les mêmes informations.)

Créer un abonnement ou une facture récurrente

Automatisez vos factures récurrentes et encaissements grâce aux fonctionnalités d'abonnement de Pennylane. Définissez des prestations à facturer de manière périodique, et laissez Pennylane s'occuper de générer les factures et prélever vos clients !

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