Tutoriel vidéo (2 minutes)

À propos

L'éditeur de factures de Pennylane vous permet de définir les paramètres par défaut pour toutes vos factures, devis, bons de commande et de livraison ; ainsi que les factures proforma. Vous pouvez aussi créer des modèles personnalisés pour facturer selon vos besoins.

Lorsque vous créez un document pour la toute première fois, Pennylane vous accompagne dans la configuration : suivez les cinq étapes à l’écran pour préparer l’éditeur de facture et créer votre première facture.

Paramètres généraux

Configurer la numérotation des documents

Accédez au menu Paramètres > module Facturation client > section Configuration et numérotation. Sélectionnez ensuite le type de document à paramétrer.

Vous pouvez définir une numérotation différente pour chaque type de document créé dans Pennylane :

Factures et avoirs
Factures proforma
Devis
Bons de commande
Bons de livraison

⚠️ La comptabilité française impose que les numéros de vos factures se suivent dans une séquence chronologique, continue et sans rupture (cf. economie.gouv.fr). Vous ne pourrez donc plus changer le numéro de votre prochaine facture une fois votre première facture éditée sur Pennylane.

Votre numérotation doit inclure :

Préfixe : c’est à dire des lettres, symboles, ou dates avant le numéro de votre document. Par exemple, utilisez F-(année)-(mois)- pour générer un préfixe dynamique où les variables (année) et (mois) se mettront automatiquement à jour.
Numéro du prochain document : numéro que Pennylane donnera au prochain document que vous éditez. Par défaut, il commence à 1. Pour continuer une série, entrez le numéro suivant de votre dernière facture.
Ce numéro n’est jamais remis à zéro.

📖 Pour approfondir ce paramétrage, consultez l’article Numéroter les factures.

⚠️ La numérotation des factures proforma doit être configurée avant de pouvoir en créer une.

⚠️ Le système de numérotation s’applique uniquement aux documents créés dans Pennylane. Il ne modifie pas les factures importées.

Renseigner les informations d'entreprise

Obligatoires : adresse, coordonnées, etc., ces informations apparaissent en haut à droite de tous vos documents édités sur Pennylane.

✍️ Renseignez le champ e-mail avec l'adresse à laquelle vous souhaitez recevoir les réponses de vos clients. Vos factures et devis sont envoyés depuis invoices@invoicing.pennylane.com. C'est une adresse d'envoi uniquement. En renseignant votre adresse e-mail, leurs réponses arrivent directement dans votre boîte mail, sans erreur.

Optionnelles : les numéros de TVA, de téléphone, ou encore le type de vente par défaut.

Ajouter un logo et choisir une couleur dominante

Rendez-vous dans le menu Paramètres > Facturation clients > onglet Configuration > section Design des documents.

Le logo s’affiche dans une zone fixe, en haut à gauche du document. Cette zone ne peut pas être déplacée ni redimensionnée

Sa taille dépend des dimensions et des proportions du fichier importé : elle ne peut pas être ajustée directement dans Pennylane.

Si le logo paraît trop petit ou déformé, préparez l’image avant de l’importer :

1. Vérifiez les proportions du logo.

2. Si nécessaire, placez-le sur un canevas carré, par exemple de 500 × 500 px, avec un fond blanc.

3. Enregistrez l’image au format PNG ou JPEG/JPG.

4. Réimportez l'image nouvellement enregistrée.

Choisissez une couleur pour le nom des champs de vos documents (les titres par exemple) . La couleur s’applique aussi au fond de l’encadré qui contient les informations de paiement, assurez-vous donc que la couleur choisie n’empêche pas la lisibilité de ces infos.

✍️ Seules les personnes disposant d'un abonnement ✔️ Starter, ✔️ Basique, ✔️ Essentiel et ✔️ Premium peuvent retirer la mention Généré avec Pennylane affichée au bas des factures.

Gérer les modèles personnalisés

Au-delà des paramètres généraux, vous pouvez créer des modèles de factures pour répondre à des besoins spécifiques (facturation multilingue, multi-devises, comptes bancaires différents...).

Pour retrouver et gérer vos modèles, allez dans Paramètres > Facturation clients > Personnalisation, où vous pouvez consulter la section Modèles de documents.

Pour chaque modèle, vous pouvez personnaliser :

L'apparence (logo, couleur)
Le profil émetteur (nom commercial, adresse, coordonnées)
Le profil client (affichage ou non du contact)
La langue de la facture (anglais ou français)
Les conditions de paiement
Le pied de page et les annexes
Les champs d’en-tête et les champs libres
L’intitulé du document

💡Vous pouvez créer différents modèles de facture en fonction des modes de paiement. Par exemple, un modèle pour les prélèvements et un autre pour les virements. Cela permet notamment d'éviter qu'un client en prélèvement vous fasse un virement par erreur.

Le nombre de modèles disponibles dépend de votre abonnement. En savoir plus.

Les réglages définis dans un modèle de facture priment sur les paramètres généraux. Ainsi, si vous renseignez un pied de page ou une adresse dans un modèle, ceux-ci remplaceront ceux indiqués dans les paramètres de l'entreprise lorsque ce modèle sera utilisé.

Créer un nouveau modèle

Rendez-vous sur notre article Créer des modèles de factures (l’article traite également l’ensemble des documents que vous pouvez créer dans Pennylane).

Supprimer un modèle

Allez dans Paramètres > Facturation clients > Personnalisation.
Dans la section Modèles de documents, repérez le modèle à supprimer.
Cliquez sur la poubelle rouge en bout de ligne.

⚠️ Un modèle défini par défaut ne peut pas être supprimé. Définissez un autre modèle de la même typologie de documents comme modèle par défaut pour rendre l’ancien modèle supprimable.

Personnaliser l'intitulé des factures et des produits

Dans le champ Intitulé de la facture, par exemple, vous pouvez remplacer Facture par Note d’honoraires.

Dans le champ Intitulé de la colonne Produits, remplacez Produit par Désignation ou encore Article ; en somme par le terme plus adéquat pour votre offre commerciale.

Configurer les colonnes des factures et des devis

Les modèles de documents permettent aussi de définir l’affichage des colonnes de vos devis. Vous pouvez notamment afficher ou masquer la colonne Quantité, modifier l’ordre des colonnes et renommer leurs intitulés.

Accédez au menu Paramètres > module Facturation clients > onglet Personnalisation.
Dans la section Modèles de documents, ouvrez le modèle de devis concerné.
Dans la section Contenu, configurez l’affichage et l’ordre des colonnes.
Enregistrez le modèle.

Ajouter des pieds de page et des annexes permanents

Lire notre article sur les mentions obligatoires des factures.

Dans les pieds de page, vous pouvez notamment préciser les pénalités de retard que vous souhaitez appliquer en cas de paiements tardifs. Vous pouvez soit choisir parmi les modèles proposés (en français et en anglais) soit créer votre propre modèle de pied de page.

Ces réglages constitueront la configuration de base appliquée à l'ensemble de vos documents clients.

Les pieds de page personnalisés indiqués dans les modèles prennent le pas sur les pieds de page renseignés ici.

Ajouter des annexes

Accédez au menu Paramètres entreprise > module Facturation client > onglet Emails et Annexes > section Annexes, puis cliquez sur Ajouter.

✍️ Une annexe est un document envoyé en pièce jointe dans les e-mails de facturation. Vous pouvez, par exemple, joindre un catalogue de ventes, des conditions générales de vente ou un contrat à vos devis et factures.

Exemple : Ajouter des CGV en annexe

Avant de commencer, préparez le fichier contenant vos conditions générales de vente.

Accédez au menu Paramètres entreprise > module Facturation clients > onglet Annexes.
Ajoutez le fichier contenant vos CGV.
Paramétrez cette annexe pour l’associer à vos envois de devis.

Informations et conditions de paiement par défaut

📖 Consultez l'article Paramétrer le moyen de paiement d'une facture client

Renseignez les détails du compte bancaire (RIB/IBAN) sur lequel vous souhaitez être réglé dans l’onglet Paiements de vos paramètres de facturation. Ces informations sont ensuite reprises sur vos factures et devis, à condition que le virement bancaire soit coché dans les Conditions de paiement du modèle utilisé.

La condition de paiement renseignée par défaut régit les conditions de toutes les fiches client créées par la suite. La condition de paiement définie ici détermine automatiquement la date d'échéance appliquée à chaque nouvelle facture (ex. paiement à 30 jours = date d'émission + 30 jours).

💡Vous pouvez configurer des conditions de paiement différentes pour chaque client depuis sa fiche client. La date d'échéance de chaque facture s'ajustera automatiquement en fonction du client sélectionné.

Définissez également les méthodes de paiement proposés :

Par virement bancaire (cela déclenche l’affichage de vos coordonnées bancaires sur la facture ou le devis. Sinon, le RIB ne remonte pas sur le document)
Par e-virement (en cliquant sur le bouton Payer, le libellé sera alors automatiquement renseigné)
Par carte bancaire (en cliquant sur le bouton Payer, via Stripe)
Par prélèvement (indiquez votre numéro ICS afin que votre client prépare le mandat de prélèvement SEPA)

Les méthodes de paiement que vous pouvez proposer à vos clients dépendent de votre abonnement.

💡 Lorsque vous avez plusieurs modes de règlement et que vous souhaitez n’en faire apparaître qu’un seul sur la facture, vous pouvez créer un modèle de facture pour chaque mode de règlement ou ajuster directement le mode de règlement souhaité sur la facture.

⚠️ Pour que le RIB apparaisse sur vos factures et devis, il doit être renseigné au préalable dans l’onglet Paiements de vos paramètres de facturation clients, ET le virement bancaire doit être coché dans les Conditions de paiement du modèle utilisé.

Vous travaillez avec une société d'affacturage ? Nous avons un article avec toutes les informations pour votre paramétrage.

Modifier les conditions de paiement de plusieurs clients

Vous ne pouvez pas modifier directement les conditions de paiement de plusieurs fiches clients depuis l’interface.

Pour effectuer cette modification en masse :

Exportez la liste de vos clients.
Ajoutez ou modifiez leurs conditions de paiement dans le fichier exporté.
Réimportez le fichier mis à jour dans Pennylane.

📖 Consultez l’article Importer et exporter des clients pour suivre les étapes d’export, de modification et de réimport.

Emails et relances d'impayés

Dans l’onglet Emails, paramétrez les modèles de mails qui accompagneront l'envoi de vos factures depuis Pennylane.

Vous pouvez créer plusieurs modèles de mail (par type de paiement par exemple) ou modifier directement un modèle d’e-mail en expliquant à votre client qu’il doit se référer au mode de paiement présent sur sa facture.

Paramétrez des séquences de relances automatiques pour tous ou certains de vos clients dans l’onglet Relance d'impayés.

Pour plus de détails, voir : Relancez automatiquement vos clients dont les factures sont impayées (inclus dans les abonnements ✔️ Essentiel et ✔️ Premium. En savoir plus.)

Prochaines étapes

Votre activité nécessite différents types de factures ? Vous voulez rester cohérent en termes d'image tout en gagnant du temps ? Créez dès à présent vos modèles de factures !

Envoyer des factures et des devis

Une fois vos documents finalisés dans l’outil, vous pouvez les transmettre en quelques clics à vos clients.

Créer des modèles de facture

Gagnez du temps en créant des modèles de facture adaptés à vos différents besoins ; par exemple des modèles dans différentes langues, pour différents comptes bancaires, ou avec un visuel personnalisé.

Créer des produit et des clients

Facilitez l'édition de vos documents de vente sur Pennylane, en créant des produits et des clients que vous n’aurez plus qu’à sélectionner au moment de créer votre facture. (C’est quand même plus sympa que de toujours retaper les mêmes informations.)

Créer un abonnement ou une facture récurrente

Automatisez vos factures récurrentes et encaissements grâce aux fonctionnalités d'abonnement de Pennylane. Définissez des prestations à facturer de manière périodique, et laissez Pennylane s'occuper de générer les factures et prélever vos clients !

Paramétrer l’éditeur de factures clients