💡La signature électronique des devis est disponible sur notre application web à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel. Nous travaillons pour ajouter cette fonctionnalité à notre application mobile.
Les devis créés sur Pennylane peuvent être envoyés à vos clients pour signature électronique. Les signatures ainsi recueillies ont le même statut juridique qu’une signature manuscrite. De son côté, votre client n’a pas besoin d’avoir un compte Pennylane (ou Yousign) pour signer électroniquement vos devis.
Envoyer un devis pour signature électronique
✍️ Seule la signature de vos clients est requise sur vos devis.
Pour envoyer une demande de signature à un client :
Connectez-vous à votre espace Pennylane.
Accédez à Ventes > Devis.
Cliquez sur le devis à faire signer électroniquement ou créez un nouveau devis en cliquant sur +Créer un devis.
Cliquez sur Gérer l’envoi > Envoyer pour signature électronique.
Dans Coordonnées du signataire, sélectionnez le nom du contact à qui la demande de signature est adressée. Le ou les contacts proposés dans le menu déroulant sont tous liés au client à qui le devis est destiné. Si votre client (entreprise ou particulier) n’est lié à aucun contact (adresse e-mail), vous pouvez créer un contact à cette étape — le contact ainsi créé sera associé à votre client.
Dans E-mail de demande de signature, vous pouvez adapter l’objet de l’e-mail que votre client recevra. Vous pouvez aussi ajouter un éventuel message à l’e-mail.
Dans Prévisualisation de l’e-mail à envoyer, vous avez un aperçu de l’e-mail que votre contact recevra. La date limite de signature correspond à la date d’expiration du devis.
Validez en cliquant sur Envoyer.
De son côté, votre client reçoit votre demande de signature par e-mail. Dans Pennylane, le statut de votre devis passe à Envoyé le JJ/MM/AAAA pour signature électronique.
⚠️ Les devis d’abonnement ne peuvent pas faire l’objet d’une signature électronique. Seuls les devis ordinaires le peuvent.
Suivre une demande de signature
Une fois votre demande de signature envoyée, vous pouvez la suivre ou l’annuler.
Retrouver l’adresse e-mail de votre contact
Pour retrouver l’adresse e-mail sur laquelle votre contact a reçu votre demande de signature, cliquez sur votre devis puis sur Historique. Votre demande de signature crée un évènement dans l’historique de votre devis.
Modifier le contenu du devis envoyé pour signature
Pour modifier le contenu d’un devis envoyé pour signature, vous devez d’abord annuler votre demande de signature. Une fois vos modifications effectuées, vous devrez envoyer une nouvelle demande de signature à votre client.
Ce qui se passe si le devis est validé
Vous recevez un e-mail vous indiquant que votre client vient de signer votre devis. Vous ne pouvez alors plus modifier le devis.
Votre client reçoit par e-mail une version signée du devis, ce qui vous dispense de lui transmettre.
Ce qui se passe si le devis est refusé
Vous recevez un e-mail vous indiquant que votre client a refusé de signer votre devis. L’e-mail contient le motif renseigné par votre client au moment de son annulation.
Votre client reçoit un nouvel e-mail lui indiquant que son annulation a bien été prise en compte.
Annuler une demande de signature
Accédez à Ventes > Devis.
Cliquez sur le devis dont vous souhaitez annuler la demande de signature.
Cliquez sur Gérer l’envoi > Annuler la demande de signature puis sur Confirmer.
L’annulation de la demande :
Désactive le lien de signature que votre client avait reçu par e-mail lors de votre demande initiale.
Déclenche l’envoi d’un e-mail d’annulation à votre contact.
Disponibilité de la signature électronique des devis
Le nombre de signatures que vous pouvez recueillir électroniquement dépend de votre abonnement Pennylane. C’est le nombre de demandes envoyées qui fait foi ici. Une demande annulée après coup compte donc pour une signature, au même titre qu’une demande refusée.
Abonnement Basic : 0 signature électronique par mois.
Abonnement Essentiel : 25 signatures recueillies/mois.
Abonnement Premium : 50 signatures recueillies/mois.
À propos de la valeur juridique des signatures
Les signatures électroniques sont gérées et certifiées par notre partenaire Yousign. Yousign remplit les conditions prévues par le règlement eIDAS (electronic identification, authentication and trust services) de 2014, un règlement européen transposé en droit français en 2016 (articles 1366 et 1367 du code civil).
Quand un client signe électroniquement un devis Pennylane, la signature apposée sur le devis est considérée comme une signature électronique simple (SES), ce qui satisfait les exigences du droit français et de la réglementation européenne.