À propos des modèles de documents
Les modèles de documents vous permettent de pré-enregistrer une configuration personnalisée (logo, couleurs, coordonnées, conditions de paiement, pied de page, annexes, langue, etc.) que vous pourrez ensuite réutiliser facilement lors de l’édition d’une facture, d’un devis, d’un bon de commande ou d'une facture pro forma.
C’est l’outil idéal si vous facturez plusieurs types de clients, différentes activités, ou si vous souhaitez gagner du temps en évitant de reconfigurer vos documents à chaque nouvelle émission.
Par exemple, vous pouvez créer un modèle :
pour chaque activité ou type de prestation,
pour chaque langue ou pays (français, anglais, etc.),
ou encore pour distinguer les coordonnées bancaires selon le compte à créditer.
Le nombre de modèles par type de document varie selon votre abonnement Pennylane :
Collaboratif : un modèle par défaut
Starter : un modèle par défaut
Basique : jusqu'à 2 modèles (dont le modèle par défaut)
Essentiel : jusqu'à 5 modèles (dont le modèle par défaut)
Premium : nombre illimité de modèles.
Il n’est actuellement pas possible de créer un modèle d’avoir (ou de facture d'avoir) distinct d’un modèle de facture.
Accéder aux modèles de documents
Allez dans Paramètres > Facturation client > onglet Personnalisation.
Dans la section Modèles de documents, retrouvez tous les modèles déjà créés.
Créer un modèle de facture
💡 Assurez-vous d’avoir préalablement paramétré votre éditeur de factures Pennylane.
Cliquez sur Créer > Modèle de facture.
Nommez le modèle en lui attribuant un nom explicite.
Si vous souhaitez que ce modèle s’applique automatiquement par défaut, cochez Marquer comme modèle par défaut.
Configurer les paramètres du modèle
Une fois dans l’éditeur, vous pouvez configurer plusieurs sections. Voici les options disponibles :
Apparence
Vous avez la possibilité de :
Ajouter un logo.
Sélectionner une couleur dominante (qui s’applique également à l’encadré des informations de paiement).
Modifier la taille de la police.
Afficher ou masquer la mention "Généré par Pennylane"
✍️ Seuls les utilisateurs disposant d'un abonnement Starter, Basique, Essentiel ou Premium peuvent retirer cette mention.
💡 Le logo s’affiche dans une zone fixe, en haut à gauche du document. Sa taille dépend des dimensions et des proportions du fichier importé : elle ne peut pas être modifiée directement dans le modèle.
Préparez donc l’image avant de l’importer. Si le logo paraît trop petit ou déformé, adaptez ses proportions ou placez-le sur un canevas carré avec un fond blanc, puis réimportez-le.
Profil émetteur (Informations de l’entreprise)
Vous avez la possibilité de renseigner et personnaliser les informations suivantes pour votre entité :
Nom commercial,
Adresse postale de l'entreprise,
Adresse e-mail de contact,
Numéro de téléphone,
Type de vente (produits/services)
Profil client (Informations du client)
Vous pouvez choisir d’afficher ou non le contact du destinataire sur le document.
Contenu
Dans cette section, vous pouvez personnaliser le corps du document :
Définir l’intitulé du document (ex : Facture, Devis),
Ajouter une ou plusieurs lignes d’information dans l’entête, grâce aux Champs d’en-tête (maximum 5 champs),
Insérez si vous le souhaitez un Champ libre. Veillez bien à ce que ce qu’il contient s’applique à l’ensemble des documents pour lesquels le modèle servira.
Choisir d’afficher ou non les colonnes de description du produit Quantité, Total TH et Total TTC.
Les colonnes Produit, Prix unitaire HT et TVA (%) sont obligatoires et ne peuvent pas être masquées dans le document.
Modifier l’ordre d’affichage des colonnes et les renommer,
✍️Vous pouvez par exemple renommer la colonne Quantité par l'intitulé "Km" dans le cas où une distance est facturée ou devisée.Définir le modèle de pied de page qui s'appliquera à votre modèle.
📖 Pour inclure les mentions obligatoires, consultez Ajouter les mentions obligatoires sur les factures.
Conditions de paiement
Vous avez la possibilité de personnaliser les informations suivantes :
Le délai de paiement par défaut.
Les moyens de paiement proposés : virement, carte, prélèvement SEPA, chèque, espèces, lettre de change relevé.
✍️ Les moyens de paiement disponibles dépendent de ce que vous avez activé dans Paramètres de facturation > Paiements et de votre abonnement.
Enfin, n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer le modèle et vous avez terminé !
Vous avez d’autres modèles à créer ? Vous pouvez répéter l’opération ou dupliquer ce modèle puis le modifier (comme expliqué ci-dessous).
Afficher le RIB ou l’IBAN sur un modèle de facture ou de devis
Pour faire apparaître vos coordonnées bancaires sur vos factures de vente et vos devis, activez-les au niveau du modèle correspondant :
Dans la section Conditions de paiement, cochez Virement bancaire.
Renseignez les informations de votre RIB (établissement bancaire, IBAN, BIC).
Enregistrez le modèle.
⚠️Vos coordonnées bancaires doivent être renseignées au préalable dans l’onglet Paiements de vos paramètres de facturation client. Sans cela, le RIB ne s’affichera pas sur vos documents, même si le virement bancaire est coché.
💡Plusieurs comptes bancaires à gérer ? Créez un modèle de facture par RIB. Vous pourrez sélectionner le bon modèle au moment d’émettre la facture.
Utiliser un modèle lors de la facturation
Allez dans le module Factures clients.
Cliquez sur Nouvelle facture.
Dans le volet latéral, rubrique Paramètres, choisissez le modèle à appliquer dans le champ Modèle utilisé.
💡 Les modèles n’ont aucun impact sur la numérotation de vos documents.
Chaque type de document (facture, devis, bon de commande…) conserve sa propre séquence de numérotation, indépendamment du modèle utilisé.
Vous conservez ainsi une numérotation continue et cohérente, quel que soit le nombre de modèles que vous utilisez.
Gérer les modèles existants
Modifier, dupliquer ou supprimer un modèle
Toujours dans le module Facturation client, cliquez sur l'onglet Personnalisation.
Survolez la ligne du modèle concerné.
Cliquez sur l’option qui vous convient :
le crayon pour éditer,
le double carré pour dupliquer,
la corbeille rouge pour supprimer.
⚠️ Vous ne pouvez pas supprimer un modèle défini par défaut.
Définissez d’abord un autre modèle de la même typologie de documents comme modèle par défaut. L’ancien modèle devient alors supprimable.
Cas d’usage
Voici quelques idées de configuration de modèles à adapter à votre activité :
Plusieurs RIB à gérer
Créez un modèle par RIB. Vous pourrez sélectionner le bon modèle selon le compte sur lequel vous souhaitez être payé.
Facturation multi-langue
Créez un modèle en français, un autre en anglais. Modifiez les intitulés, le pied de page, et les mentions légales.
Différentes entités ou marques
Adaptez le logo, le nom commercial et les mentions selon l’activité facturée.
Factures récurrentes
Pour éviter de saisir manuellement les lignes produits à chaque fois, créez un brouillon type que vous pourrez dupliquer chaque mois.
Anticiper la Réforme de la facturation électronique : créez un modèle intégrant, dans le pied de page ou les champs libres, les mentions obligatoires attendues en septembre 2026 (SIREN client, nature de l’opération, adresse de livraison, TVA sur les débits).
Questions fréquentes
Voici les réponses aux questions les plus fréquentes concernant l’usage des modèles.
Quelle différence y a-t-il entre un modèle par défaut et un modèle personnalisé ?
Le modèle par défaut est appliqué automatiquement à chaque création de facture.
Le modèle personnalisé doit être sélectionné manuellement au moment de la création de la facture.
Puis-je pré-remplir mes prestations dans un modèle de facture ?
Non. Le modèle permet de définir la structure et l’apparence du document, mais pas les lignes de produits.
Si vous souhaitez réutiliser les lignes produits dans une facture, créez plutôt un brouillon type que vous dupliquez.
Comment gérer plusieurs coordonnées bancaires ?
Créez un modèle par IBAN et sélectionnez le bon modèle au moment d’émettre votre facture ou votre devis. Pensez à cocher Virement bancaire dans les Conditions de paiement de chaque modèle pour afficher le RIB correspondant sur le document.
Puis-je personnaliser la mise en page de mon document ?
Dans un modèle, vous pouvez définir par défaut le logo, la couleur, les intitulés du document, les informations d’en-tête, le pied de page, les colonnes du tableau, ainsi que les conditions de paiement.
En revanche, la disposition globale des blocs n’est pas modifiable.
💡 Si vous souhaitez personnaliser ponctuellement une facture (ex. : changer le nom du document ou ajouter une note), cela peut être fait directement dans l’éditeur de factures, sans passer par un modèle.
Pour en savoir plus, consultez l'article Personnaliser les informations d’une facture client, et la FAQ dédiée Questions fréquentes sur l’éditeur de factures.