À propos des modèles de documents
Les modèles de documents vous permettent de pré-enregistrer une configuration personnalisée (logo, couleurs, coordonnées, conditions de paiement, etc.) que vous pourrez ensuite réutiliser facilement lors de l’édition d’une facture, d’un devis, d’un bon de commande ou d'une facture pro forma.
C’est l’outil idéal si vous facturez plusieurs types de clients, différentes activités, ou si vous souhaitez gagner du temps en évitant de reconfigurer vos documents à chaque nouvelle émission.
Par exemple, vous pouvez créer un modèle :
pour chaque activité ou type de prestation,
pour chaque langue ou pays (français, anglais, etc.),
ou encore pour distinguer les coordonnées bancaires selon le compte à créditer.
Le nombre de modèles par type de document varie selon votre abonnement Pennylane :
Collaboratif : un modèle par défaut
Starter : un modèle par défaut
Basique : jusqu'à 2 modèles (dont le modèle par défaut)
Essentiel : jusqu'à 5 modèles (dont le modèle par défaut)
Premium : nombre illimité de modèles.
Accéder aux modèles de documents
Allez dans Paramètres Entreprise > Paramètres de facturation > Documents et modèles.
Faites défiler jusqu’à la section Modèles. Vous y retrouvez tous les modèles déjà créés.
Créer un modèle de documents
💡 Assurez-vous d’avoir préalablement paramétré votre éditeur de factures Pennylane.
Cliquez sur + Créer un modèle.
Nommez le modèle en lui attribuant un nom explicite.
Sélectionnez le type de document concerné : facture, devis, bon de commande, etc.
Si vous souhaitez que ce modèle s’applique automatiquement par défaut, cochez Définir comme modèle par défaut.
Configurer les paramètres du modèle
Une fois dans l’éditeur, vous pouvez configurer plusieurs sections. Voici les options disponibles :
Apparence
Vous avez la possibilité de :
Ajouter un logo.
Sélectionner une couleur dominante (qui s’applique également à l’encadré des informations de paiement).
Afficher ou masquer la mention Généré par Pennylane
✍️ Seules les utilisateurs et utilisatrices disposant d'un abonnement Starter, Basique, Essentiel ou Premium peuvent retirer cette mention.
Profil émetteur (Informations de l’entreprise)
Vous avez la possibilité de renseigner et personnaliser les informations suivantes :
Nom commercial,
Adresse postale,
Adresse e-mail,
Numéro de téléphone,
Type de vente (produits/services)
Profil client (Informations du client)
Vous pouvez choisir d’afficher ou non le contact du destinataire sur le document.
Contenu
Dans cette section, vous pouvez personnaliser le corps du document :
Définir l’intitulé du document (ex : Facture, Devis),
Ajouter une ou plusieurs lignes d’information dans l’entête, grâce aux Champs d’en-tête (maximum 5 champs),
Insérez si vous le souhaitez un Champ libre. Veillez bien à ce que ce qu’il contient s’applique à l’ensemble des documents pour lesquels le modèle servira.
Choisir d’afficher ou non les colonnes de description du produit Quantité, Total TH et Total TTC.
Les colonnes Produit, Prix unitaire HT et TVA (%) sont obligatoires et ne peuvent pas être masquées dans le document.
Modifier l’ordre d’affichage des colonnes et les renommer,
Définir le modèle de pied de page qui s'appliquera à votre modèle.
Conditions de paiement
Vous avez la possibilité de personnaliser les informations suivantes :
Le délai de paiement par défaut.
Les moyens de paiement proposés : virement, carte, prélèvement SEPA, chèque, espèces, lettre de change relevé.
✍️ Les moyens de paiement disponibles dépendent de ce que vous avez activé dans Paramètres de facturation > Paiements et de votre abonnement.
Enfin, n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer le modèle et vous avez terminé !
Vous avez d’autres modèles à créer ? Vous pouvez répéter l’opération ou dupliquer ce modèle puis le modifier (comme expliqué ci-dessous).
Utiliser un modèle lors de la facturation
Allez dans le module Factures clients.
Cliquez sur Nouvelle facture.
Dans le volet latéral, rubrique Paramètres, choisissez le modèle à appliquer dans le champ Modèle utilisé.
💡 Les modèles n’ont aucun impact sur la numérotation de vos documents.
Chaque type de document (facture, devis, bon de commande…) conserve sa propre séquence de numérotation, indépendamment du modèle utilisé.
Vous conservez ainsi une numérotation continue et cohérente, quel que soit le nombre de modèles que vous utilisez.
Gérer les modèles existants
Modifier, dupliquer ou supprimer un modèle
Toujours dans le module Facturation clients, allez dans la section Documents et Modèles.
Cliquez sur les trois points en bout de ligne du modèle concerné.
Cliquez sur l’option qui vous convient : Éditer, Dupliquer ou Supprimer.
Cas d’usage
Voici quelques idées de configuration de modèles à adapter à votre activité :
Plusieurs RIB à gérer
Créez un modèle par RIB. Vous pourrez sélectionner le bon modèle selon le compte sur lequel vous souhaitez être payé.
Facturation multi-langue
Créez un modèle en français, un autre en anglais. Modifiez les intitulés, le pied de page, et les mentions légales.
Différentes entités ou marques
Adaptez le logo, le nom commercial et les mentions selon l’activité facturée.
Factures récurrentes
Pour éviter de saisir manuellement les lignes produits à chaque fois, créez un brouillon type que vous pourrez dupliquer chaque mois.
Questions fréquentes
Voici les réponses aux questions les plus fréquentes concernant l’usage des modèles.
Quelle différence y a-t-il entre un modèle par défaut et un modèle personnalisé ?
Le modèle par défaut est appliqué automatiquement à chaque création de facture.
Le modèle personnalisé doit être sélectionné manuellement au moment de la création de la facture.
Puis-je pré-remplir mes prestations dans un modèle de facture ?
Non. Le modèle permet de définir la structure et l’apparence du document, mais pas les lignes de produits.
Si vous souhaitez réutiliser les lignes produits dans une facture, créez plutôt un brouillon type que vous dupliquez.
Comment gérer plusieurs coordonnées bancaires ?
Créez un modèle par IBAN et sélectionnez le bon modèle au moment d’émettre votre facture.
Puis-je personnaliser la mise en page de mon document ?
Dans un modèle, vous pouvez définir par défaut le logo, la couleur, les intitulés du document, les informations d’en-tête, le pied de page, les colonnes du tableau, ainsi que les conditions de paiement.
En revanche, la disposition globale des blocs n’est pas modifiable.
💡 Si vous souhaitez personnaliser ponctuellement une facture (ex. : changer le nom du document ou ajouter une note), cela peut être fait directement dans l’éditeur de factures, sans passer par un modèle.
Pour en savoir plus, consultez l'article Personnaliser les informations d’une facture client, et la FAQ dédiée Questions fréquentes sur l’éditeur de factures.