Cette fonctionnalité est disponible pour les plans Basique, Essentiel et Premium.
Activer la fonctionnalité
⚠️ Pour activer le prélèvement SEPA XML, il est nécessaire d'avoir un ICS. Il s'agit d'un identifiant unique constitué de 13 caractères qui permet d'identifier chaque créancier dans le but de mettre en place le prélèvement. Rapprochez-vous de votre banque pour l'obtenir.
💡Au même titre que les néo-banques, Pennylane ne fournit pas d'ICS. Si votre banque principale est une néo-banque ou le Compte Pro, vous ne pourrez donc pas utiliser cette fonctionnalité.
Dans Pennylane, allez sur le menu Paramètres entreprise (icône roue crantée).
Cliquez sur Facturation clients.
Dans l'onglet Paiements, faites défiler votre écran jusqu'à l'encart Prélèvement SEPA.
Cliquez sur Activer.
Renseignez votre ICS puis cliquez à nouveau sur Activer.
Déclarer le mandat de vos clients
Le mandat de paiement utilisé par Pennylane est le SDD Core. Il vous assure la possibilité de prélever les fonds sur le compte de votre client pour les paiements ponctuels comme récurrents. Le mandat SDD Core est mis en place automatiquement et s'applique obligatoirement à tous les payeurs pour les banques de la zone SEPA.
💡 SDD = SEPA Direct Debit. Voilà qui devrait faire son petit effet en société.
⚠️ Rapprochez-vous de votre client pour générer un mandat de paiement. Seules l'exécution du mandat et la génération du fichier XML à transmettre à votre banque sont en effet possibles sur Pennylane.
Enregistrer un mandat de prélèvement
Toujours dans Pennylane, allez dans le menu Ventes.
Cliquez sur Clients.
Sélectionnez dans la liste le client à prélever pour afficher sa page Détails du client.
Allez à la section Modes de paiement.
Dans l'encart Prélèvement SEPA, cliquez sur Ajouter un mandat.
Renseignez les informations du mandat de prélèvement SEPA établies par vous et votre client :
Numéro de mandat ;
Date de signature du mandat ;
Paiement :
Premier : Dans le cas d'un paiement récurrent, le premier de la série doit être déclaré à part.
Récurrent : Il s’agit de paiements périodiques effectués à intervalles réguliers, tels que des abonnements ou des factures récurrentes. Le montant et la fréquence des paiements sont spécifiés dans le mandat
Final : Dans le cas d'un paiement récurrent, le dernier de la série doit être déclaré à part.
Unique : Il s’agit d’un paiement unique effectué à partir du compte du débiteur au profit du créancier. Le montant et la date de paiement sont spécifiés dans le mandat
IBAN ;
BIC ;
Banque.
Cliquez sur Enregistrer.
Importer en masse des mandats de prélèvements
⚠️ Pour effectuer l’import, récupérez au préalable l’identifiant unique (ID) de chaque client en exportant votre base client depuis Pennylane.
Rendez-vous dans le menu Ventes > module Clients.
Cliquez sur Importer.
Sélectionnez dans la liste déroulante Prélèvements SEPA.
Afin de limiter les erreurs d’import, nous vous conseillons de télécharger le modèle Pennylane.
Préparez le fichier avec les colonnes : identifiant client, dénomination, numéro de mandat (RUM), date de signature, paiement (Cf étape 6. de déclarer le mandat de vos clients), IBAN, BIC et banque (colonne facultative).
Appuyez sur Envoyer un fichier ou glissez-déposez le fichier que vous avez préparé.
Faites correspondre les colonnes du fichier que vous souhaitez importer aux champs dans Pennylane. Si nécessaire, changez la colonne de votre fichier à l’aide de la liste déroulante.
Validez la correspondance des colonnes.
Contrôlez votre fichier avant import sur la page Vérification des données. Toute erreur pourrait entraîner un rejet de prélèvement par votre banque.
C’est tout bon ! Cliquez sur Retour à la liste de client.
Exporter la liste des prélèvements en XML
⚠️ Assurez-vous que le ou les mandats à exécuter sont bien enregistrés dans les fiches clients avant de commencer.
Allez dans le menu Ventes de Pennylane.
Cliquez sur Factures clients.
Sélectionnez dans la liste les factures à encaisser par prélèvement SEPA.
En bas de la liste, cliquez sur le bouton Actions puis Prélever / exporter un fichier XML pour prélèvement.
Dans la nouvelle fenêtre, vérifiez les informations du ou des prélèvements. Modifiez le libellé de la transaction si vous le jugez nécessaire.
Cliquez sur Suivant.
Dans l'onglet Bénéficiaire, sélectionnez le compte bancaire destinataire ainsi que la date de prélèvement puis cliquez sur Exporter.
Retrouvez le fichier XML dans vos téléchargements. Envoyez-le à votre banque pour finaliser les prélèvements.
Félicitations, vous avez terminé ! Cliquez sur Retour à mes factures.
💡 Les prélèvements SEPA XML sont également disponibles pour les abonnements.
✍️ Vos factures sont désormais marquées comme encaissées. Si, finalement, certains paiements ne sont pas passés ou si vous n’avez pas importé le fichier sur votre plateforme bancaire, vous pouvez toujours repasser le statut de la facture en Non payé : Dans le module Ventes, cliquez sur la facture à modifier, puis sur Actions en haut du volet latéral. Cliquez enfin sur Classer comme non payé.
Réconciliation automatique
Voici la liste (non exhaustive) des banques qui permettent la réconciliation automatique dans Pennylane :
Banque |
Banque Populaire |
BNP Paribas |
BRED |
CIC |
Crédit Agricole Aquitaine |
La banque postale |
LCL |
Memo Bank |
Société Générale |
⚠️ Si certaines factures ont déjà été partiellement payées, le rapprochement entre le prélèvement SEPA et le montant restant dû ne se fera pas automatiquement. Dans ce cas, vous devrez effectuer le rapprochement manuellement.
Lettrage automatique des prélèvements
Une petite note pour votre comptable. 👇
Une fois les prélèvements SEPA exécutés par votre banque, les paiements reçus sont automatiquement rapprochés avec les factures d'abonnement en attente dans Pennylane.
Le lettrage automatique se fait sur la base de la référence de prélèvement unique générée par Pennylane pour chaque facture d'abonnement. Vous retrouvez les factures lettrées dans le module Factures clients, avec le statut Payée.