Les devis sont essentiels pour formaliser vos propositions commerciales. Créez des devis professionnels, faîtes-les signer électroniquement et suivez leur évolution jusqu'à la facturation.
Accéder au module devis
Depuis le module Devis du menu Ventes, vous accédez à un tableau de suivi complet qui centralise tous vos devis.
En haut de page, des indicateurs clés vous donnent une vue d’ensemble :
le montant total de tous les devis,
le montant des devis acceptés,
et le montant des devis en attente.
✍️ Une barre de filtres vous permet d'affiner l'affichage selon plusieurs critères : statut, date d'émission, date d'échéance, client, montant, etc.
💡 Vous pouvez personnaliser l’affichage des colonnes en cliquant sur le bouton Affichage, situé en haut à droite du tableau.
Éditer un devis
⚠️ Avant de créer votre premier devis, assurez-vous d'avoir paramétré votre éditeur de documents commerciaux dans les paramètres de l'entreprise.
Voici les étapes à suivre pour éditer vos devis sur Pennylane :
Cliquez sur +Créer un devis.
Sélectionnez votre client :
Dans la barre de recherche, tapez le nom du client existant
Pour un nouveau client, renseignez ses coordonnées (SIREN/SIRET) - la base INSEE complétera automatiquement les informations ou vous pouvez les entrer manuellement.
Pour un particulier, renseignez simplement son nom et cliquez sur Créer.
Ajoutez vos produits ou prestations :
Sélectionnez des produits existants ou créez-en de nouveaux
Personnalisez les descriptions
Appliquez des remises si nécessaire (en devises ou en pourcentage)
Réorganisez l'ordre des lignes selon vos besoins
Personnalisez votre devis :
Titre du document (ex : Événement A, Projet B)
Champ libre, idéal pour ajouter des coordonnées ou un numéro de référence.
Sections, pour regrouper vos produits et services par catégorie ou typologie de service. Un sous-total sera automatiquement créé pour chaque section pour plus de clarté.
Mention spéciale, idéale pour rajouter des informations comme un numéro de contrat associé à votre document.
Pied de page, parmi vos modèles configurés dans les paramètres de l'éditeur. Sélectionnez celui qui correspond à votre devis.
Remise globale, pour appliquer un geste commercial (en montant ou pourcentage) à l'ensemble du devis.
Utilisez le bouton Aperçu PDF pour visualiser votre devis et vous assurer qu’il ne comporte aucune erreur.
Validez en cliquant sur Enregistrer.
✍️ Le devis est créé avec le statut "En attente". Vous pouvez ensuite :
L'envoyer pour signature électronique
Le modifier tant qu'il n'est pas signé ou transformé en facture
Changer manuellement son statut (Refusé/Accepté)
✍️ Le devis est créé avec le statut En attente. Vous pouvez ensuite :
L'envoyer pour signature électronique.
Le modifier tant qu'il n'est pas signé ou transformé en facture.
Changer manuellement son statut (Refusé/Accepté) en cliquant sur le statut.
Si vous souhaitez créer des factures intermédiaires, il faudra que le devis soit en statut En attente.
💡 Il n’est pas possible d’éditer un devis à options sur Pennylane, et de mettre ainsi une quantité nulle pour une ligne de produit.
Configurer les paramètres du devis
Dans la section Paramètres, dans le volet de droite, sélectionnez :
Modèle utilisé. Sélectionnez le modèle de devis à utiliser pour ce devis en particulier. Vous pouvez gérer vos modèles dans Paramètres entreprises > Facturation clients.
Langue du document. Sélectionnez la langue de votre devis parmi le français et l’anglais.
L’éditeur restera en français mais tous les champs seront traduits automatiquement en anglais.
Conditions de paiement. La durée de validité de votre devis correspond au délai de paiement que vous indiquez ici. Entrez vos informations bancaires (nom de votre établissement, IBAN, BIC) si vous souhaitez les afficher sur le devis.
Vous pourrez aussi ajouter des conditions de paiement sur votre document commercial, une fois votre devis converti en facture.
Convertir en devis d’abonnement. Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez que Pennylane créé des factures à intervalles réguliers pour votre client une fois votre devis validé par ce dernier. Vous devrez fournir un moyen d’encaissement à l’étape suivante (GoCardless). Plus d’informations dans cet article : Créer un devis d’abonnement.
⚠️ Vous devez déjà avoir indiqué à quel client le devis est destiné pour pouvoir cliquer sur le bouton Convertir en devis d'abonnement.
💡 Vous pouvez enregistrer différents modèles de devis avec des paramètres pré-configurés pour gagner du temps.
Gérer les devis expirés
Un devis passe automatiquement au statut Expiré lorsque :
Sa date de validité est dépassée et que celui-ci a toujours pour statut En attente;
Ou l'échéance de signature électronique est atteinte.
⚠️ Un devis expiré ne peut pas être converti en facture ou envoyé pour signature électronique sans être d'abord réactivé.
Réactiver un devis expiré
Ouvrez le devis concerné
Cliquez sur le bouton ✏️ Modifier
Changez la date d’expiration du devis pour qu’il soit de nouveau valide.
Le devis repasse alors au statut En attente. Vous pouvez ensuite convertir le devis en facture ou document commercial, ou l'envoyer pour signature électronique.