Un peu perdu(e) au sujet de la gestion interne du cabinet sur Pennylane ? L'équipe a deux choses à vous répondre :

C'est une sage décision de gérer son cabinet sur Pennylane, félicitations !
Vous n'allez pas rester perdu(e) bien longtemps.

📖 Découvrez toutes les fonctionnalités de la gestion interne dans cette vidéo.

Consultez ci-dessous toutes les étapes, de la création du dossier de gestion interne, à l'utilisation des modules mis à votre disposition.

Vous pouvez suivre chaque section ou sauter quelques étapes si vous les avez déjà effectuées (typiquement, si le dossier de votre cabinet est déjà créé).

✍️ En paramétrant la gestion interne de votre cabinet, vous serez amené à utiliser l’interface gestion identique à celle de vos clients (pour la facturation, la gestion des notes de frais, etc.). Le vocabulaire utilisé est légèrement différent. On parle d’abonnement pour désigner la facturation récurrente.

1. Paramétrer et migrer la gestion interne

Étapes	Explications
Activer la gestion interne	Commencez par créer le dossier de votre cabinet sur Pennylane. Rendez confidentiel votre dossier cabinet et ajoutez les utilisateurs que vous souhaitez.

📖 Téléchargez le guide explicatif pour migrer votre gestion interne sur Pennylane, disponible sur la bibliothèque de ressources.

Aller sur la bibliothèque de ressources

2. Préparer la facturation

Étapes	Explications
A. Paramétrer l'éditeur de factures	Dans cet article, concevez un ou des modèles de facture à l’image de votre cabinet. 💡Paramétrez une date d’échéance de vos factures par défaut. Celle-ci s’appliquera automatiquement à tout vos clients créés ou importés ensuite.
B. Paramétrer le moyen de paiement d'une facture client	Configurez le moyen de paiement par défaut de vos factures : prélèvement SEPA, chèque, virement, ou carte de crédit.
C. Importer vos produits	Les produits correspondent aux prestations que vous réalisez au sein de votre cabinet (tenue comptable, juridique, etc.). Importez-les depuis votre ancien logiciel afin de générer automatiquement le prix, la description, le taux de TVA, les comptes de produit lors de votre facturation.
D. Importer le FEC dans le dossier du cabinet	Importez votre historique comptable dans le dossier du cabinet. Le FEC va permettre de créer votre base client.
E. Migrer les données de votre cabinet sur Pennylane	Mettre à jour la base client, importer les mandats de prélèvement puis activer la gestion interne.
F. Gérer les tâches du cabinet comptable	Paramétrez les tâches en fonction de vos produits et de vos missions. Vous pourrez analyser plus finement les temps saisis.

3. Facturer et relancer les clients

Étapes	Explications
A. Générer un abonnement via une mission	Créez directement un abonnement (facturation récurrente) directement à partir d’une mission. 💡Vous pouvez ajouter manuellement des éléments variables sur les factures d’abonnement en Brouillon (nombre de bulletins de paie, mission ponctuelle, etc.).
B. Importer des missions et des abonnements	Importez des missions et des abonnements en masse. Les missions et les abonnements seront liés entre eux.
C. Créer et modifier des brouillons de facture via un import	Lorsque vous avez un grand nombre de factures à préparer, créez ou modifiez vos brouillons de facture via un import Excel. Cela vous permet également d'éditer en masse les brouillons de facture issus d'abonnements. 💡Utilisez notamment cette fonctionnalité pour les missions avec des parties variables comme les missions juridiques (nombre de formalités) ou l’établissement de la paie (nombre de bulletins).
D. Envoyer des factures et des devis	Découvrez comment envoyer en masse vos factures à vos clients.
E. Relancer des clients automatiquement	Vous pouvez créer une séquence d’e-mails de relance pour traiter automatiquement vos impayés.

4. Utiliser les outils de gestion interne

Étapes	Explications
A. Gérer les budgets sur la page Missions	Pour suivre la rentabilité, créez des missions et leurs budgets.
B. Saisir les temps du cabinet	Préparez la saisie des temps et affectez un taux horaire à chaque collaborateur.
C. Gérer les boni/mali du cabinet	Après avoir fixé les budgets, analysez le boni/mali sur chaque dossier.
D. Gérer le portefeuille du cabinet	Surveillez votre volume d’affaires récurent à l’aide de votre tableau de bord.
E. Suivre les échéances des déclarations et de clôture	Dans un tableau de suivi, visualisez l’avancement des déclarations de TVA, acomptes d’IS et des clôtures de vos dossiers.
F. Créer un prospect et une lettre de mission	Suivez vos prospects et proposez-leur de signer la lettre de mission.

5. Gérer vos achats

Grâce au Compte Pro de Pennylane centralisez le paiement de vos factures et la gestion de la comptabilité du cabinet.

📖 Pour plus de renseignements, consultez notre article : Ouvrir un Compte Pro Pennylane (cabinets comptables)