Video‑Tutorial auf Französisch (2 Minuten)
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Über
Der Rechnungseditor von Pennylane ermöglicht es Ihnen, Standardeinstellungen für all Ihre Rechnungen, Angebote, Bestellungen und Lieferscheine sowie Proforma‑Rechnungenfestzulegen. Sie können außerdem benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, um entsprechend Ihren Bedürfnissen zu fakturieren.
Wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal erstellen, führt Sie Pennylane durch die Einrichtung: Befolgen Sie die fünf Schritte auf dem Bildschirm, um den Rechnungseditor vorzubereiten und Ihre erste Rechnung zu erstellen.
Ab diesem Zeitpunkt finden Sie die Einstellungen, die als Grundlage für all Ihre Rechnungen dienen, unter Einstellungen > Kundenrechnungen. 👇
Allgemeine Einstellungen
Dokumentnummerierung konfigurieren
Dokumentnummerierung konfigurieren
Gehen Sie zu Kundenrechnungen > Dokumente und Vorlagen > Dokumente. Hier verwalten Sie die Nummerierung aller Dokumente: von Angeboten bis zu Proforma‑Rechnungen.
⚠️ Nach deutschem Rechnungsrecht müssen Rechnungsnummern eindeutig und fortlaufend sein, damit jede Rechnung eindeutig identifiziert werden kann (§ 14 UStG). Sobald Ihre erste Rechnung in Pennylane ausgestellt wurde, können Sie die nächste Rechnungsnummer nicht mehr ändern.
Ihre Nummerierung muss Folgendes enthalten:
Vorangestellter Nummernteil: Buchstaben, Symbole oder Daten vor Ihrer Dokumentnummer. Beispiel: F‑(Jahr)‑(Monat)‑, um ein dynamisches Präfix zu erzeugen, bei dem sich die Variablen (Jahr) und (Monat) automatisch aktualisieren.
Nächste Dokumentnummer: die Nummer, die Pennylane dem nächsten erstellten Dokument zuweist. Standardmäßig beginnt sie bei 1. Um eine Serie fortzuführen, geben Sie die Nummer ein, die auf Ihre letzte Rechnung folgt.
Diese Nummer wird niemals zurückgesetzt.
Um alles über die Nummerierung zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel zu diesem Thema (FR).
✍️ Das Nummerierungssystem gilt nur für Verkaufsrechnungen, die in Pennylane erstellt werden, nicht für importierte Rechnungen.
Allgemeine Informationen eingeben
Allgemeine Informationen eingeben
Erforderlich: Adresse, Kontaktdaten usw. Diese Informationen erscheinen oben rechts auf allen in Pennylane erstellten Dokumenten.
Optional: Umsatzsteuer‑Identifikationsnummern, Telefonnummer oder Standard‑Verkaufstyp.
Ein Logo hinzufügen und eine Primärfarbe wählen
Ein Logo hinzufügen und eine Primärfarbe wählen
Das Logo erscheint oben links auf allen in Pennylane erstellten Dokumenten.
Wählen Sie eine Farbe für die Feldbezeichnungen in Ihren Dokumenten (z. B. Überschriften). Die Farbe gilt auch für den Hintergrund des Kastens mit den Zahlungsinformationen – achten Sie darauf, dass die Lesbarkeit gewährleistet bleibt.
✍️ Nur Personen mit einem ✔️Starter-, ✔️Basic-, ✔️Essential- und ✔️Premium-Abonnement können den Hinweis Generiert mit Pennylane am unteren Rand der Rechnungen entfernen.
Benutzerdefinierte Vorlagen
Über die allgemeinen Einstellungen hinaus können Sie Rechnungsvorlagen erstellen (FR), um spezifische Anforderungen zu erfüllen (mehrsprachige Rechnungen, mehrere Währungen, verschiedene Bankkonten usw.).
Für jede Vorlage können Sie Folgendes anpassen:
Erscheinungsbild (Logo, Farbe)
Ausstellerprofil (Unternehmensname, Adresse, Kontaktdaten)
Kundenprofil (ob der Kontakt angezeigt wird)
Rechnungssprache
Zahlungsbedingungen
💡 Sie können verschiedene Rechnungsvorlagen basierend auf Zahlungsmethoden erstellen. Zum Beispiel eine Vorlage für Lastschriften und eine andere für Banküberweisungen. Dadurch wird verhindert, dass ein Kunde mit Lastschriftmandat versehentlich per Überweisung zahlt.
Die Anzahl der verfügbaren Vorlagen hängt von Ihrem Abonnement ab. Erfahren Sie mehr (FR).
Einstellungen in einer Rechnungsvorlage haben Vorrang vor den allgemeinen Einstellungen. Wenn Sie also eine Fußzeile oder Adresse in einer Vorlage eingeben, ersetzen diese die Angaben in den Unternehmenseinstellungen, sobald die Vorlage verwendet wird.
Eine neue Vorlage erstellen
Eine neue Vorlage erstellen
Lesen Sie unseren Artikel Rechnungsvorlagen erstellen (FR) (der Artikel behandelt auch alle Dokumente, die Sie in Pennylane erstellen können).
Rechnungs‑ und Produktbezeichnungen anpassen
Rechnungs‑ und Produktbezeichnungen anpassen
Im Feld Rechnungsbezeichnung können Sie z. B. Rechnung durch Honorarrechnungersetzen.
In der Spalte Produkte im Feld Bezeichnung können Sie Produkt durch Beschreibung oder Artikel ersetzen – kurz: den passendsten Begriff für Ihr Angebot.
Dauerhafte Fußzeilen und Anhänge hinzufügen
Dauerhafte Fußzeilen und Anhänge hinzufügen
Lesen Sie unseren Artikel über Pflichtangaben auf Rechnungen (FR).
In Fußzeilen können Sie Verzugszinsen angeben, die Sie bei verspäteter Zahlung anwenden möchten. Sie können entweder aus den bereitgestellten Vorlagen wählen oder Ihre eigene Fußzeilenvorlage erstellen.
Diese Einstellungen bilden die Grundkonfiguration für alle Ihre Kundendokumente.
Fußzeilen in benutzerdefinierten Vorlagen haben Vorrang vor hier eingegebenen Fußzeilen.
Anhänge hinzufügen
Anhänge hinzufügen
Konfigurieren Sie im Reiter Anhänge, welche Dokumente Sie Ihren Angebots‑ und/oder Rechnungs‑E‑Mails beifügen möchten.
✍️ Anhänge werden mit Ihren Dokumenten verknüpft und erscheinen als Anhänge in Ihren Rechnungs-E-Mails. Dazu können Dateien wie allgemeine Geschäftsbedingungen, Verträge usw. gehören.
Standardzahlungsinformationen und ‑bedingungen
Siehe den Artikel Die Zahlungsmethode für eine Kundenrechnung einrichten (FR).
Geben Sie die Bankverbindung an, auf die Sie bezahlt werden möchten, sowie Ihre Standard‑Zahlungsbedingungen. Diese gelten für alle anschließend erstellten Kundenstammsätze.
Legen Sie außerdem die angebotenen Zahlungsmethoden fest:
Überweisung (der Kunde kann dann den auf der Rechnung angegebenen Verwendungszweck eingeben; falls nicht, ist das kein großes Problem)
E‑Transfer (FR) (durch Klick auf Bezahlen wird der Verwendungszweck automatisch eingetragen)
Kartenzahlung (FRà (durch Klick auf Bezahlen, über Stripe)
Lastschrift (FR) (geben Sie Ihre Gläubiger‑Identifikationsnummer an, damit Ihr Kunde das SEPA‑Lastschriftmandat vorbereiten kann)
Die Zahlungsmethoden, die Sie anbieten können, hängen von Ihrem Abonnement ab.
💡 Wenn Sie mehrere Zahlungsmethoden haben und nur eine auf der Rechnung erscheinen soll, können Sie für jede Zahlungsmethode eine Rechnungsvorlage erstellen oder die gewünschte Zahlungsmethode direkt auf der Rechnung anpassen.
Arbeiten Sie mit einem Factoring‑Unternehmen? Wir haben einen Artikel mit allen Informationen zur Einrichtung (FR).
E‑Mails und Zahlungserinnerungen
Im Reiter E‑Mails konfigurieren Sie die E‑Mail‑Vorlagen, die Ihre Rechnungen begleiten, wenn Sie sie über Pennylane versenden.
Sie können mehrere E‑Mail‑Vorlagen erstellen (z. B. nach Zahlungsart) oder eine Vorlage bearbeiten, die Ihrem Kunden erklärt, dass er sich an die auf der Rechnung angegebene Zahlungsmethode halten soll.
Richten Sie automatische Mahnsequenzen für alle oder bestimmte Kunden im Reiter Zahlungserinnerungen ein.
Weitere Details finden Sie unter: Kunden mit unbezahlten Rechnungen automatisch erinnern(enthalten in ✔️Essential und ✔️Premium. Erfahren Sie mehr (FR).
Nächste Schritte
Nächste Schritte
Benötigt Ihr Unternehmen verschiedene Arten von Rechnungen? Möchten Sie ein konsistentes Erscheinungsbild beibehalten und gleichzeitig Zeit sparen? Erstellen Sie jetzt Ihre Rechnungsvorlagen (FR)!
Rechnungen und Angebote versenden
Sobald Ihre Dokumente im Tool finalisiert sind, können Sie sie mit wenigen Klicks an Ihre Kunden senden (FR).
Rechnungsvorlagen erstellen
Sparen Sie Zeit, indem Sie Rechnungsvorlagen für Ihre unterschiedlichen Bedürfnisse (FR) erstellen – z. B. Vorlagen in verschiedenen Sprachen, für verschiedene Bankkonten oder mit individuellen visuellen Elementen.
Produkte und Kunden anlegen
Erleichtern Sie die Erstellung Ihrer Verkaufsdokumente in Pennylane, indem Sie Produkte (FR) und Kunden (FR) anlegen, die Sie später nur noch auswählen müssen. (Das ist viel angenehmer, als dieselben Informationen immer wieder neu einzugeben.)
Ein Abonnement oder eine wiederkehrende Rechnung erstellen
Automatisieren Sie Ihre wiederkehrenden Rechnungen und Einzüge mit den Abonnement‑Funktionen von Pennylane. Richten Sie Leistungen ein, die regelmäßig fakturiert werden sollen (FR), und lassen Sie Pennylane die Rechnungen erstellen und Ihre Kunden belasten!