À partir du moment où vous avez paramétré votre éditeur de facture pour la première fois, la numérotation des factures se fait automatiquement.
Compte tenu de la règlementation, vous ne pouvez pas changer les numéros qui sont attribués à vos factures. On vous explique.
Règlementation française
La numérotation des factures est réglementée en France et doit respecter trois principes :
L'unicité : chaque numéro de facture doit être unique, il ne peut y avoir plusieurs factures avec le même numéro.
La chronologie : tous les numéros de facture doivent suivre l'ordre chronologique.
La continuité : impossible de passer de F0001 à F0004, vous ne pouvez pas avoir de trous dans votre facturation.
⚠️ Assurez-vous en tout temps de suivre la règlementation en vigueur.
✍️ Donc, la numérotation d’une facture est unique et suit une séquence chronologique, continue et sans rupture.
En cas de non-respect de la numérotation des factures, vous êtes passible d'une sanction en cas de contrôle fiscal. Vous risquez une amende de de 15€ par erreur de numérotation. Le montant de l’amende ne pourra pas dépasser le quart du montant total de la facture. En revanche si la numérotation est manquante alors vous vous exposez à une amende de 50% du montant de la facture.
Autres règles à prendre en compte
La création de plusieurs séries de numérotation distinctes est possible si justifiée : une série de numérotation par service ou par client.
La numérotation doit se faire dans une ordre chronologique cohérent : éviter la création d'une facture F-003 AVANT F-002.
Le préfixe temporel (par exemple : 2023, 2024, etc.) est tout à fait acceptable tant que la numérotation est continue.
La numérotation peut recommencer à zéro lors de l'entrée dans une nouvelle année fiscale quand un préfixe est utilisé.
Numérotation Pennylane
⚠️ L’antidatage et le postdatage impactent la numérotation des factures dans Pennylane. C’est donc une pratique que nous vous déconseillons vivement.
Toutes les factures éditées dans Pennylane sont formatées comme suit :
Préfixe obligatoire (F pour facture ou D pour devis) ;
Variables obligatoires en fonction de l'année fiscale (2023 ou 2024) ;
Remise à zéro de la numérotation chaque année.
💡 Pour remettre à zéro la numérotation de vos factures en début d’année, rendez-vous dans les paramètres de l’éditeur de facture pour mettre à jour le Numéro de la prochaine facture. Attention, ce changement doit être fait avant d’établir votre première facture sur la nouvelle année.
Avoirs
✍️ La suppression et la modification des factures est interdite en France.
💡 Si vous avez une erreur dans la date de votre facture, prenez le réflexe de créer un avoir puis rééditez votre facture à la bonne date.
Aïe, vous avez une erreur sur une facture, impossible de la supprimer ou de la modifier. Tout va bien : vous pouvez créer un avoir.
Dans Pennylane, les avoirs sont comptabilisés avec les factures. C’est-à-dire que, si la dernière facture éditée avant cet avoir est nommée F-2023-11-001, votre avoir sera nommé F-2023-11-002.
Devis
Pennylane applique la même règle pour les devis et pour les factures. Vos devis sont donc également édités pour respecter la chronologie, la continuité et l’unicité.
Conseils
Les paramètres de facturation de Pennylane ne dégagent cependant pas les utilisateurs et utilisatrices de leur responsabilité en entreprise, voici quelques conseils :
À des fins de conformité, nous vous recommandons de ne pas antidater ou modifier la date d'une facture afin d'avoir une numérotation de manière séquentielle et chronologique. Vous ne devriez pas avoir de doublons ou de sauts dans vos numérotations.
De manière générale, antidater, postdater est fortement déconseillé.
Configurez bien votre numérotation à l’aide des variables, afin d'éviter les duplications de factures :
Si année fiscale = année civile → utilisez à minima la variable {année}.
Si l’année fiscale =/= l’année civile → utilisez à minima les variables {année} et {mois}.