Import/export des produits
Si vous avez déjà une base de produits, vous pouvez l'importer sur Pennylane sous format XLS. ou CSV. en suivant la démarche décrite dans notre article intitulé Importer et exporter des produits.
ℹ️ Lors d'un premier import, vous pouvez créer de nouveaux produits. Pour mettre à jour des produits déjà présents dans Pennylane, conservez leur identifiant dans le fichier réimporté : Pennylane l'utilise pour reconnaître chaque produit. Sans cet identifiant, de nouveaux produits sont créés et des doublons peuvent apparaître.
Pour exporter vos produits, accédez au menu Ventes > module Produits, cliquez sur la petite flèche du bouton Télécharger, puis choisissez le format CSV ou XLSX. L'export conserve l'identifiant unique de chaque produit : ne le modifiez pas et ne le supprimez pas avant de réimporter le fichier.
Les valeurs de vos champs personnalisés apparaissent également dans le fichier exporté et peuvent être mises à jour lors d'un import.
📖 Pour en savoir plus, consultez l'article Importer et exporter des produits.
Créer un produit
Rendez-vous dans le menu Ventes de Pennylane.
Cliquez ensuite sur Produits puis sur le bouton Nouveau produit.
Dans le panneau latéral qui apparaît, complétez les éléments suivants :
Un nom de produit
Une description (optionnel)
L'unité : si l'unité souhaitée ne figure pas dans la liste (par exemple, « ml »), saisissez-la directement dans le champ. Elle sera enregistrée avec le produit et automatiquement reprise lorsque vous l'ajouterez à un devis ou une facture.
ℹ️ Les unités personnalisées sont propres à chaque produit. Pour utiliser la même unité sur un autre produit, vous devez la saisir de nouveau dans sa fiche.
La devise (la devise choisie ici s'appliquera automatiquement à toutes les factures dans lesquelles vous utiliserez ce produit)
Le prix HT (le prix TTC sera calculé automatiquement)
ℹ️ Vous pouvez renseigner un prix HT de 0 €. Vous pourrez modifier ce prix lorsque vous utiliserez le produit dans un devis ou une facture.
ℹ️ Le prix renseigné sur la fiche produit est un prix par défaut commun à tous les clients. Il n'est actuellement pas possible de définir automatiquement un tarif différent pour un même produit selon le client. Si besoin, ajustez le prix au moment de créer le devis ou la facture.
Le taux de TVA
Le type de produit (services ou marchandises)
Une référence (optionnel)
Un identifiant produit (optionnel)
Les champs personnalisés créés pour vos produits (optionnel)
ℹ️ Vous pouvez utiliser les variables suivantes dans le nom et la description de votre produit :
{{mois}}: Correspond au mois de création de la facture (par exemple, Janvier){{moisPrécédent}}: Correspond au mois précédent (par exemple, Janvier){{moisSuivant}}: Correspond au mois suivant (par exemple, Janvier)
Vous n'avez plus qu'à cliquer sur Ajouter !
ℹ️ Vous pouvez modifier tous vos produits sur cette même page, et notamment personnaliser les unités au besoin.
Pour ajouter ce produit sur une ligne sans TVA, paramétrez le champ Taux de TVA avec le taux correspondant à votre situation. Ce réglage s'appliquera automatiquement lorsque vous sélectionnerez le produit dans une facture.
Vérifiez que l'absence de TVA correspond bien à la situation fiscale de l'opération avant de finaliser la facture. Pour comprendre les règles appliquées dans l'éditeur, consultez Gérer la TVA dans l'éditeur de factures Pennylane.
Renseigner les champs personnalisés d'un produit
Si vous avez créé des champs personnalisés pour vos produits, vous pouvez renseigner leur valeur sur chaque fiche produit :
Accédez à Ventes > Produits.
Cliquez sur le produit concerné.
Dans le panneau latéral, renseignez la valeur de vos champs personnalisés.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez afficher les champs personnalisés comme colonnes dans la liste de vos produits et les utiliser pour trier ou filtrer votre catalogue.
Si un champ est configuré pour s'appliquer aux produits et aux lignes de documents commerciaux, avec l'option Afficher sur facture, sa valeur est automatiquement reprise sur la ligne du devis ou de la facture lorsque vous ajoutez le produit. Sinon, elle reste renseignée uniquement sur la fiche produit.
📖 Pour créer et gérer vos champs personnalisés, consultez Créer et utiliser des champs personnalisés.
Activer la gestion avancée des produits
La gestion avancée du référentiel Produits et Services est disponible à partir du plan Essentiel. Si votre espace utilise un plan inférieur, l'option n'apparaît pas dans Paramètres > Fonctionnalités avancées.
📖 Pour comparer les plans, consultez Les abonnements Pennylane pour les entreprises.
ℹ️ Seuls les utilisateurs disposant des droits nécessaires peuvent activer la gestion avancée du référentiel Produits et Services. Côté entreprise, cette activation est accessible aux rôles Dirigeant et Comptable interne / Responsable finance.
Pour accéder à des informations et fonctionnalités supplémentaires dans votre catalogue de produits :
Accédez à Paramètres > Fonctionnalités avancées.
Activez Gestion avancée du référentiel Produits et Services.
Cliquez sur Accéder au référentiel avancé pour ouvrir le catalogue dans Ventes > Produits.
Une fois la fonctionnalité activée, vous pouvez notamment :
renseigner le prix d'achat de vos produits et suivre leur marge ;
associer des fournisseurs aux produits ;
utiliser des statuts supplémentaires pour gérer vos produits sans les supprimer ;
ajouter des informations complémentaires à vos fiches produits.
Pour suspendre temporairement la vente d'un produit sans l'archiver, ouvrez sa fiche et sélectionnez le statut En pause. Le produit n'est alors plus proposé à la vente, mais reste dans votre catalogue.
Consulter les indicateurs de performance d'un produit
Lorsque vous sélectionnez un produit dans Ventes > Produits, des indicateurs affichés en haut de sa fiche vous permettent de suivre ses performances :
Chiffre d'affaires : chiffre d'affaires total HT généré par le produit ;
Quantité vendue : quantité totale vendue ;
Prix moyen de vente HT : prix moyen de vente HT par unité ;
Meilleur client : client ayant généré le plus de chiffre d'affaires pour ce produit.
Pour les trois premiers indicateurs, Pennylane compare les résultats du mois précédent à ceux du même mois de l'année précédente.
✍️ Les ventes annulées ne sont pas prises en compte dans le calcul de ces indicateurs.
Créer un produit depuis l'éditeur de factures
Vous pouvez également créer vos produits pendant l'étape de facturation :
Dans le module Factures clients, cliquez sur Ajouter une nouvelle facture.
Une fois dans l'éditeur de factures, allez à la ligne Produits.
Cliquez sur Choisir... pour afficher le menu déroulant.
(En cliquant sur Choisir un compte de produits manuellement, vous pouvez renseigner le compte comptable.)Cliquez ensuite sur Créer un nouveau produit.
Dans la fenêtre qui apparaît, complétez les informations nécessaires avant de cliquer sur Créer le produit.
Modifier un produit
Rendez-vous dans le menu Ventes puis cliquez sur Produits.
Cliquez sur le produit à modifier.
Dans le panneau qui s'ouvre sur la droite, apportez les modifications souhaitées. Si la Gestion avancée du référentiel Produits et Services est activée, vous pouvez également renseigner des informations complémentaires, comme le prix d'achat et associer le produit à un fournisseur. Cette option nécessite au minimum le plan Essentiel.
Cliquez sur Enregistrer, vous avez terminé !
Archiver ou supprimer un produit
⚠️ Un produit archivé ne peut plus être utilisé dans vos documents de vente.
Vous ne pouvez pas supprimer un produit qui a déjà été utilisé pour votre facturation. Vous pouvez toutefois l'archiver si vous n'en avez plus l'utilité : il n'apparaitra plus dans la liste de vos produits actifs, mais vous pourrez le retrouver dans l'onglet Produits archivés. Il restera également associé aux factures dans lesquelles il a déjà été utilisé.
Rendez-vous dans le menu Ventes puis cliquez sur Produits.
Cliquez sur le produit à archiver.
Dans le panneau Modifier un produit qui s'ouvre sur la droite, cliquez sur Archiver (ou Supprimer si votre produit n'a jamais servi).
Confirmez votre requête et le tour est joué !
Pour archiver plusieurs produits en une seule fois, sélectionnez-les dans la liste des produits, puis cliquez sur Archiver.
ℹ️ Si vous utilisez régulièrement les mêmes produits ou services dans vos devis et factures, créez-les dans votre catalogue pour éviter de ressaisir leurs informations. Lorsque vous sélectionnez un produit dans un devis ou une facture, Pennylane reprend automatiquement les informations renseignées dans sa fiche, notamment son nom, sa description, son prix, son taux de TVA et son unité.