Sie können Rechnungen einzeln von Ihrem Computer oder Smartphone importieren (FR).
Wenn Sie jedoch eine große Anzahl von Rechnungen für Verkäufe oder Einkäufe bearbeiten, ist die Einrichtung automatischer Importe eine effektive Möglichkeit, Zeit mit Pennylane zu sparen.
Wichtige Grundlagen:
Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig importieren, wobei jede Datei einen Beleg enthält.
Nur PDF-, JPEG- und PNG-Dateien, die größer als 400×400 Pixel sind, werden akzeptiert.
Identische Dateien werden ignoriert, um Duplikate zu vermeiden. Sie werden benachrichtigt, wenn dies geschieht.
Wenn Ihre Steuerkanzlei mit Ihnen in Pennylane zusammenarbeitet, importieren Sie nur Rechnungen, die noch nicht in der Buchhaltung erfasst wurden, um doppelte Erfassung zu vermeiden.
Gehen Sie zu Einstellungen > Belegübertragung, um Ihre Importquellen auszuwählen und einzurichten.
Import per E-Mail-Weiterleitung
Verwenden Sie diese Methode für Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten. Leiten Sie diese an Ihre Pennylane-Weiterleitungsadressen weiter.
Sie können sowohl Kunden- als auch Lieferantenrechnungen importieren, indem Sie diese an zwei spezielle E-Mail-Adressen weiterleiten, eine für Einkäufe und eine für Verkäufe.
Diese Adressen sind eindeutig Ihrem Pennylane-Konto zugeordnet. Ideal, wenn die meisten Rechnungen per E-Mail ankommen.
Import per Foto (mobile App erforderlich)
Verwenden Sie dies für Papierrechnungen wie Spesenbelege- oder Kassenbons.
Die Pennylane-App für iOS oder Android ermöglicht es Ihnen, Papierrechnungen mit Ihrem Smartphone zu digitalisieren. Die erfassten Rechnungen werden automatisch im Bereich Einkäufe Ihrer Benutzeroberfläche hinzugefügt. Perfekt für Spesenabrechnungen und Kassenbons.
Sehen Sie sich den detaillierten Leitfaden an: Mobile App - Rechnungen importieren (FR).
⚠️ Auch nach der Übermittlung des Belegs müssen Sie das Original weiterhin aufbewahren.
Import aus Cloud-Speicher
Verwenden Sie dies, wenn Ihre Rechnungen in einem Cloud-Dienst gespeichert sind.
Wenn Sie Rechnungen zentral in Google Drive, Dropbox oder OneDrive/SharePoint ablegen, verbinden Sie Pennylane mit Ihrer Cloud, um Dateien automatisch aus ausgewählten Ordnern zu importieren.
✍ Nur der Benutzer, der das Konto verbunden hat, kann die ausgewählten Ordner ändern.
Import über ein Geschäftskonto
Rufen Sie automatisch Transaktionen und Belege von Ihren Geschäftskonten mit Qonto, Shine und Stripe ab.
In den Abonnements enthalten: ✔️ Collaborative, ✔️ Starter, ✔️ Basic, ✔️ Essential und ✔️ Premium. Erfahren Sie mehr.
Um Qonto zu verbinden:
Klicken Sie auf der Seite Belegübertragung auf Qonto unter den verfügbaren Importquellen.
Folgen Sie den Schritten unter Qonto-Konto verbinden (FR).
Um Shine und Stripe zu verbinden:
✍ Die Synchronisierung erfolgt alle 8 Stunden, also dreimal täglich. Importierte Rechnungen werden automatisch als bezahlt markiert.
⚠️ Wenn Sie einen Beleg als verloren oder optional markieren oder einen Kommentar in Ihrem Tool hinzufügen, wird dieser nicht mit Pennylane synchronisiert. Sie müssen dies auf Ihrer Pennylane-Oberfläche erneut angeben.
Import aus dem Kundenportal eines Lieferanten
Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Lieferantenrechnungen auf den Websites Ihrer Lieferanten verfügbar sind.
In den Abonnements enthalten: ✔️ Collaborative, ✔️ Starter, ✔️ Basic, ✔️ Essential und ✔️ Premium. Erfahren Sie mehr (FR).
Wenn Sie wiederkehrende Rechnungen (z.B. Energie, Telekommunikation) erhalten, verbinden Sie Ihr Pennylane-Konto mit Ihrem Lieferantenportal, um Rechnungen monatlich automatisch abzurufen.
Auf der Seite Einkäufe können Sie nach Quelle filtern, um über Connectors importierte Rechnungen anzuzeigen und deren ursprünglichen Lieferanten zu identifizieren.
Daten synchronisieren und importieren
Sobald Sie eine oder mehrere Importmethoden aktiviert haben, werden in den Einstellungen > Bankverbindungen zwei Felder angezeigt:
Letzte Sync: Zeitpunkt, zu dem Pennylanes System zuletzt automatisch nach neuen Rechnungen gesucht hat.
Letzter Import: Zeitpunkt, an dem die letzte Rechnung automatisch von Ihrer Quelle nach Pennylane importiert wurde.
Wenn bei der letzten Synchronisierung keine neue Rechnung gefunden wurde, können diese Daten voneinander abweichen.