La fonctionnalité est en cours de déploiement : ce qui est décrit dans cet article n’est potentiellement pas ce que vous voyez à l’écran.
Quand vous vous connectez à Pennylane, vous arrivez sur la page que l’on appelle (affectueusement) l’espace cabinet.
C’est ici que vous trouvez tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre cabinet comptable et suivre votre portefeuille sur Pennylane.
Que diriez-vous de gérer le dossier de votre cabinet avant de gérer les dossiers de vos clients ?
La gestion interne de votre cabinet est paramétrée ? Vous avez bien renseigné l’entité facturante ? Parfait ! Reprenons.
Sur la partie gauche de votre écran, vous trouvez les différents modules qui permettent la gestion de votre cabinet et de ses dossiers :
Utiliser le module Entreprises
Depuis Entreprises, vous (et/ou vos collaborateurs) pouvez voir l'ensemble des dossiers qui vous sont assignés personnellement ainsi que ceux du cabinet (dans le cas d’un collaborateur, si son rôle lui permet).
Déploiement : suivez l'avancement du paramétrage du dossier côté client et côté comptable.
📖 Consultez l'article Reprendre un dossier sur Pennylane.
Saisie : visualisez le nombre de transactions bancaires en attente de traitement (transactions bancaires pour lesquelles le compte 471 n'est pas soldé), le nombre de factures fournisseurs et clients en attente de traitement ainsi que le nombre de notifications non encore lues. Il est possible de trier ces informations par ordre croissant ou décroissant.
💡 Vous pouvez désormais choisir les colonnes à afficher dans votre liste. Cliquez sur le bouton Affichage en haut à droite de votre liste. Dans le menu déroulant, cochez les informations à afficher et classez-les dans l’ordre que vous souhaitez.
Révision : suivez l'avancement de la révision par dossier.
Déclarations : consultez l'avancement des déclarations de TVA et de la déclaration d'IS par dossier et par échéance. Les statuts se mettent à jour automatiquement si vous télédéclarez la TVA et/ou l'IS depuis Pennylane.
📖 N'hésitez pas à lire l'article Suivre les échéances des déclarations.
💡 Vous pouvez filtrer les dossiers par comptables référents, cabinets ou encore par type d'abonnement.
Lorsque vous passez votre curseur sur une ligne de dossier, des boutons s’affichent sur la droite pour faciliter certaines actions :
Demandez une démonstration pour votre client ;
Gérez l'abonnement de votre client ;
Gérez le dossier client.
📖 Consultez notre article Paramétrer la gestion interne du cabinet.
💡 Restez informé du statut de connexion bancaire de vos clients directement depuis la page Entreprise. En survolant l'icône rouge qui indique la déconnexion, vous pouvez voir le nom des banques déconnectées et envoyer un mail à votre client pour qu'il les reconnecte depuis son interface Pennylane.
Demander une démonstration pour son client
Vous souhaitez que notre équipe Pennylane présente Pennylane à votre client ? Rien de plus simple.
Depuis le module Entreprises, sélectionnez Demander une démonstration de Pennylane puis remplissez le formulaire.
Notre équipe de conseillers prend ensuite contact avec votre client pour planifier une démonstration durant laquelle notre équipe :
écoute les besoins et note les enjeux du client ;
montre les fonctionnalités clefs pour prendre en main Pennylane ;
présente les plans d’abonnement, les fonctionnalités incluses, et propose de changer de plan si nécessaire ;
répond à toutes les questions de votre client sur l’outil de gestion.
Portefeuille
Depuis cette page, la vue Tableau de bord vous donne une vision globale des dossiers de votre cabinet et de votre Volume d’Affaires Récurrent (VAR).
Entreprises sur Pennylane : consultez le nombre d’entreprises invitées et restant à inviter.
Remise : visualisez votre remise actuelle, votre Volume d’Affaires Récurrent et le volume restant à atteindre pour une remise supérieure.
✍️ L’encadré Remise est visible uniquement pour les administrateurs.
Répartition des entreprises de votre portefeuille : analysez votre portefeuille selon le taux de collaboration, les secteurs d’activité (identifiés grâce au code APE/NAF) et les plans d’abonnement retenus par vos clients.
✍️ Le secteur d’activité Autres rassemble les clients avec les codes NAF les plus rares ainsi que ceux dont le SIREN n’est pas renseigné.
Entreprises prêtes à être invitées : consultez la liste des entreprises qui n’ont pas encore rejoint Pennylane mais qui sont prêtes à recevoir une invitation. Pour inviter un client, cliquez directement sur la pastille Envoyer une invitation.
⚠️ Une entreprise est prête à être invitée si le contact principal est renseigné et si aucune invitation n’a été encore envoyée.
Amélioration de la collaboration : visualisez la liste des entreprises dont le taux de collaboration peut être amélioré.
💡Retrouvez le détail du calcul du taux de collaboration pour chaque entreprise en cliquant sur la pastille Comprendre ce taux. Pour améliorer la collaboration avec vos clients, envoyez-leur une invitation ou cliquez sur la pastille Demander une démonstration. Notre équipe de conseillers les aidera à prendre en main Pennylane.
Ressources pour présenter Pennylane : retrouvez tous les supports pour faire découvrir Pennylane à vos clients.
Utilisateurs
La page Utilisateurs donne une vue d’ensemble de toutes les personnes avec qui vous collaborez sur Pennylane, qu’il s’agisse de vos clients ou de vos collaborateurs.
Vous pouvez filtrer la vue en fonction des rôles des utilisateurs et de la ou les entreprises auxquelles les utilisateurs sont rattachés.
Dans la colonne Action vous pouvez cliquer sur l’icône Enveloppe, pour renvoyer l’invitation à un utilisateur qui ne s’est pas encore connecté à Pennylane.
💡 Vous souhaitez modifier les informations, les paramètres ou les accès d’un utilisateur ? Cliquez sur le nom de ce dernier et apportez les modifications nécessaires dans le volet latéral qui s’affiche.
Banques
Aussi appelée la page Etablissements bancaires, elle vous permet de gérer en quelques clics les connexions bancaires de vos clients.
Vous pouvez voir le nombre de comptes provenant d’un établissement dans la colonne du même nom et en consulter la liste en cliquant sur Comptes.
Gestion interne
Cet onglet comporte tous les modules pour contrôler la saisie des temps, votre facturation, et votre rentabilité.
Gestion
Dans cette partie, pilotez votre cabinet grâce aux modules :
Missions : vous permet de mettre en place un budget, en chiffre d'affaires et/ou en temps, pour chacun de vos clients, produits et millésimes. Analysez ensuite la consommation de ces budgets directement depuis la page Rentabilité.
Temps saisis: vous donne une vision globale du temps passé par dossier et par collaborateur. Ce module est accessible pour tous les collaborateurs du cabinet mais les statuts collaborateurs et collaborateurs sur tous les dossiers voient leurs propres temps, tandis que le statut administrateur donne accès à tous les temps saisis du cabinet.
⚠️ La gestion interne de votre cabinet comptable doit être paramétrée pour bien utiliser le module de Saisie des temps.
Facturation : vous êtes redirigé sur la page Ventes de votre cabinet. Le module de facturation est le même que celui de vos clients.
⚠️ L’entité facturante doit être paramétrée et liée dans Pennylane pour gérer la facturation.
📖 Lisez notre article Migrer les données de votre cabinet sur Pennylane pour en savoir plus.
Analyse
Le ou les utilisateurs Administrateurs de votre cabinet ont également accès aux modules :
Contrôle saisie : vous accédez à une vue pour vérifier que chaque collaborateur saisit bien ses temps au fil des semaines.
Rentabilité : vous permet d’analyser la rentabilité de vos dossiers par produit ou par type de mission.
📖 Consultez notre article Saisir les temps du cabinet.
Configuration
Cette partie vous permet de paramétrer votre gestion interne dans les modules :
Taux horaires : comme son nom l’indique, il vous permet de renseigner facilement vos taux horaires en fonction du dossier. Renseigner le taux horaire est obligatoire pour suivre la rentabilité.
Produits : vous redirige vers la page pour configurer les prestations de votre cabinet.
Tâches : vous permet de créer et de modifier les tâches utilisées dans les feuilles de temps.
Paramètres
La section Paramètres vous permet de gérer vos préférences et informations générales. Elle est à distinguer des Paramètres du dossier.
Informations générales : Comprend la raison sociale, le SIREN, l'adresse postale...
Préférences de communication clients : activez ou désactivez les e-mails que nous envoyons à vos clients concernant les dernières actualités de l’interface gestion ou les enquêtes pour comprendre leurs besoins sur Pennylane.
GED : vous permet de définir une arborescence de la GED par défaut pour l'ensemble des dossiers de votre cabinet.
Connexion EBICS : c'est ici que vous pouvez renseigner votre identifiant et votre mot de passe pour votre sous-compte Pennylane sur jedeclare .com. 📖 Consultez notre article Paramétrer jedeclare.com.
Logos: vous pouvez télécharger différentes versions de votre logo afin que vos clients puissent vous identifier facilement dans l’outil. Aussi, ça en jette sur les plaquettes.
SSO : à cet endroit paramétrez votre éventuel service d’authentification Single Sign On pour vous connecter à Pennylane en toute sécurité.
Intelligence artificielle : retrouvez ici tous les fonctionnalités et les paramètres du ComptAssistant.
Intégration Silae : c’est ici que vous pouvez effectuer une demande d’activation et gérer la configuration de la connexion avec Silae.
Fonctionnalités : paramétrer ici votre espace Pennylane pour le configurer à l’image de votre cabinet (en marque blanche).