⚠️ Avant d’activer le module de saisie des temps, quelques étapes sont nécessaires pour démarrer sur de bonnes bases :
Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Activer le module
Assurez-vous d'avoir le rôle Administrateur dans Pennylane ou d'effectuer cette démarche avec une personne qui dispose de ce rôle.
Allez dans votre espace cabinet.
Cliquez sur Gestion des temps.
Vous avez le (superbe) module de Gestion des temps qui s'affiche directement : votre dossier de gestion interne est déjà paramétré et lié (bien joué !), vous pouvez donc commencer à travailler.
Gestion des temps ne s'affiche pas du tout dans le menu de votre espace cabinet ? C'est que le paramétrage de votre gestion interne n'est pas commencé ou terminé.
Enregistrer un temps
💡 Le raccourci t vous permet d’ouvrir plus rapidement la fenêtre de saisie, et ce depuis n'importe quelle page.
Rendez-vous, si ce n'est pas déjà fait, dans le module Gestion des temps.
Cliquez sur le bouton Enregistrer un temps en haut à droite de votre écran.
Renseignez un Collaborateur, le Cabinet, et cochez ou non l’option Facturable.
Sélectionnez un client dans le champ Nom du client ou cochez Temps à imputer au cabinet (dans le cas d'une réunion interne).
Vérifiez la Date.
Sélectionnez ensuite l’Activité, la Durée, le Millésime et le Libellé (optionnel).
Cliquez sur Ajouter un temps. Vous avez terminé !
💡 Vous saisissez les temps au kilomètre ? Décochez la case Fermer la fenêtre après la saisie des temps en bas à gauche de la fenêtre pour vous faciliter la tâche !
Créer un client
Vous souhaitez saisir un temps pour un client, mais celui-ci n’apparaît pas dans la recherche ? Ce dernier n'est peut-être pas encore créé dans votre base client.
Aucun problème : complétez la base client depuis votre entité facturante, menu Ventes > Clients > Nouveau client (ou Importer des clients si vous avez de nombreux clients à créer).
Consulter les temps
Toujours depuis le module Gestion du temps, rendez-vous sur la Vue liste ou la Vue Calendrier.
Exporter les temps
⚠️ Cette fonctionnalité est réservée aux administrateurs du cabinet, assurez-vous d'avoir le rôle qui convient pour l'utiliser.
Toujours depuis le module Gestion des temps, cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite pour télécharger les temps saisis par vos collaborateurs au format Excel.
✍️ Les filtres du tableau n’ont pas d’impact sur le contenu du fichier téléchargé.
Vous pouvez également visualiser les temps saisis en temps réel sur Excel : dans les paramètres du cabinet, allez dans Partage de données (attention, cependant, vous devez être Administrateur pour accéder aux paramètres). Téléchargez ensuite le fichier ODC Temps saisie puis procédez au paramétrage.
📖 Jetez un oeil à notre article Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel pour en savoir davantage.
Contrôle de la saisie
Consultez les temps saisis par les collaborateurs du cabinet. Vous pouvez alors comparer le temps saisi avec le temps restant à faire sur la semaine ou sur le mois.
Rentabilité
Sur cette page vous pouvez consulter :
Votre revenu global (la somme de vos factures) ;
Vos coûts (le temps saisie multiplié par le taux horaire) ;
Votre résultat (les revenus - les coûts).
Ces informations sont disponibles au niveau de votre portefeuille mais également au niveau de vos clients.
Ensuite vous pouvez décider d’analyser la rentabilité de chacun de vos clients
Il y a trois onglets :
L’onglet Temps enregistrés vous donne le détail de tous les temps enregistrés pour ce client par produit, mission et activité.
Si il n’y a pas de produit associé à un temps vous pouvez l’associer en sélectionnant une ligne puis en cliquant sur Modifier le produit.
Si le coût est à 0€, vérifiez que vous avez bien renseigné un taux horaire pour votre collaborateur.
L’onglet Revenus vous donne le détail de toutes les lignes de facture associées à ce client. Vous pouvez cliquer sur le lien de la facture pour ouvrir la facture sur votre outil de facturation. Si aucun produit n’est renseigné cela signifie que vous n’avez pas facturé un produit enregistré dans votre base produits.
L’onglet Rentabilité vous permet de visualiser deux types de rentabilité :
La rentabilité par produit vous donne le détail de rentabilité associée à chaque produit. Ainsi, pour chacun de ces produits sont calculées :
La somme des coûts (en heures et en euros) ;
La somme des revenus planifiés (budgets en euros)
La somme des revenus facturés (en euros) ;
La différence entre les deux, qui vous donne la rentabilité du produit.
Pour une vue globale, consultez la rentabilité par type de mission.
✍️ La ligne Non catégorisé regroupe tous les temps et les factures pour lesquelles aucun produit n’est associé.
💡 Vous pouvez assigner un produit à un temps en masse : Vue liste > Cochez les lignes > Modifier le produit > Choisir > Enregistrer.
Taux horaires
Dans cette partie, vous pourrez renseigner les taux horaires de tous les collaborateurs. Cela vous permet de connaître le coût après avoir saisi le temps passé.