✍️ L’activation du module et l’export des temps sont réservés aux Administrateurs du cabinet. La saisie et la consultation des temps sont accessibles à tous les Collaborateurs.
⚠️ Avant d’activer le module de saisie des temps, quelques étapes sont nécessaires pour démarrer sur de bonnes bases :
Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Activer le module
Assurez-vous d'avoir le rôle Administrateur dans Pennylane ou d'effectuer cette démarche avec une personne qui dispose de ce rôle.
Allez dans les Paramètres de votre espace cabinet.
Cliquez sur Gestion des temps.
Vous avez le (superbe) module de Gestion des temps qui s'affiche directement : votre dossier de gestion interne est déjà paramétré et lié (bien joué !), vous pouvez donc commencer à travailler.
Gestion des temps ne s'affiche pas du tout dans le menu de votre espace cabinet ? C'est que le paramétrage de votre gestion interne n'est pas commencé ou terminé.
Présentation du module
Le module Gestion des temps permet de suivre et de gérer vos temps de travail. Il se compose de différents onglets :
Calendrier : vue de votre planning, où vous pouvez consulter et enregistrer vos heures de travail.
Temps saisis : liste de l’ensemble des temps que vous avez saisi. Depuis cet onglet, vous pouvez aussi saisir des temps et en exporter.
Temps détectés : liste des temps automatiquement détectés par Pennylane.
Contrôle saisie : regroupe l’ensemble des temps saisis par les collaborateurs du cabinet. Cet onglet est uniquement visible par les Administrateurs du cabinet.
Enregistrer un temps
💡 Le raccourci Maj + T vous permet d’ouvrir plus rapidement la fenêtre de saisie, et ce depuis n'importe quelle page.
Rendez-vous, si ce n’est déjà fait, dans le module Gestion des temps.
Deux méthodes s’offrent à vous pour enregistrer un temps :
Depuis votre vue Calendrier : sélectionnez une date sur le calendrier et cliquez sur + Saisir un temps.
Depuis les autres onglets du module : cliquez sur le bouton + Saisir un temps, situé en haut à droite.
Renseignez le nom de votre client, le millésime et la date.
Sélectionnez la tâche et indiquez la durée.
✍️ Si vous sélectionnez une tâche sur une mission inexistante et que vous saisissez un temps, la mission sera créée dès lors que le temps sera enregistré.
Ajoutez un éventuel commentaire pour rappeler le contexte et toute précision utile au cabinet.
Dans les Paramètres avancés, vous pouvez :
Choisir le mode de facturation : Facturation par défaut (celle prévue dans la lettre de mission), Facturation exceptionnelle au temps passé ou Facturation exceptionnelle en quantité ;
Sélectionnez le nom du collaborateur concerné par cette tâche.
Cliquez sur Enregistrer ou sur Saisir un autre temps pour continuer à saisir des temps.
Enregistrer un temps depuis un dossier client
Lorsque vous travaillez sur un dossier, vous pouvez directement y enregistrer vos temps de travail.
Pour cela, allez dans le menu Dossier du client et cliquez sur le bouton Enregistrer un temps.
Créer un client
Vous souhaitez saisir un temps pour un client, mais celui-ci n’apparaît pas dans la recherche ? Ce dernier n'est peut-être pas encore créé dans votre base client.
Aucun problème : complétez la base client depuis votre entité facturante, menu Ventes > Clients > Nouveau client (ou Importer des clients si vous avez de nombreux clients à créer).
Consulter les temps
Toujours depuis le module Gestion des temps, rendez-vous dans les onglets Calendrier ou Temps saisis pour visualiser les temps de travail.
Modifier un temps
Depuis l’onglet Calendrier du module Gestion des temps, sélectionnez une date, repérez le temps à modifier dans le volet latéral droit et cliquez sur l’icône crayon.
Utiliser la suggestion automatique des temps
Vous ne vous souvenez plus quel dossier vous avez traité pour saisir vos temps ? Pas de panique. Pennylane vous propose une suggestion de temps passé en fonction de votre temps de connexion et de vos clics.
Dans l’onglet Temps détectés, Pennylane vous suggère les temps passés par dossier dès le lendemain. Rendez-vous sur la flèche déroulante pour saisir le temps que vous avez réellement passé sur le dossier.
Exporter les temps
Toujours depuis le module Gestion des temps, cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite pour télécharger vos temps de travail ou les temps saisis par vos collaborateurs au format Excel.
✍️ Les filtres du tableau n’ont pas d’impact sur le contenu du fichier téléchargé.
📖 Jetez un oeil à notre article Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel pour en savoir davantage.
Contrôle de la saisie
Consultez les temps saisis par les collaborateurs du cabinet. Vous pouvez alors comparer le temps saisi avec le temps restant à faire sur la semaine ou sur le mois.
Verrouiller la saisie des temps
✍️ Cette fonctionnalité est uniquement réservée aux Administrateurs du cabinet.
Vous pouvez verrouiller la saisie des temps à partir d’une certaine date.
Pour cela, dans le module Gestion des temps, cliquez sur le bouton Verrouiller les temps et sélectionnez la date de verrouillage de la saisie. Après confirmation, vous ou vos collaborateurs ne pourrez plus enregistrer ou modifier des temps avant la date définie. Vous pouvez déverrouiller cette option à tout moment.
Facturer depuis les temps saisis
Procédure
Sélectionnez directement les lignes de temps avec le statut À facturer, que vous souhaitez inclure dans votre facturation.
💡Utilisez le filtre pour n’afficher que les temps avec le statut À facturer.
Rendez-vous sur Facturer ces tâches pour créer un brouillon de facture ou pour ajouter ces temps à un brouillon de facture existant. Les temps sélectionnés seront marqués comme étant En facturation.
Finalisez le brouillon de facture depuis le module Facturation.
✍️ Le prix appliqué est celui renseigné au niveau du produit. Les éléments comme le prix, la quantité, l’unité et la description du produit restent modifiable lors du processus transfert vers la facturation et tant que la facture reste à l’état de brouillon
Gérer les statuts de facturation
Un temps peut avoir trois statuts différents :
Non applicable : temps pour lequel l’option À facturer n’a pas été cochée,
À facturer : temps prêt à être facturé,
En facturation : temps déjà inclus dans un brouillon de facture ou facturé.
Vous pouvez modifier manuellement le statut À facturer et Non applicable, mais le statut En facturation est appliqué uniquement via le processus de facturation.
Si vous archivez puis supprimez un brouillon de facture contenant un temps En facturation, celui-ci repasse automatiquement en À facturer.
⚠️ Lorsque vous importez deux fois la même tâche pour un client sur un brouillon de facture, cela crée une ligne en double sur la facture que vous pouvez supprimer.
Rétroactivité
Tous les anciens temps créés avant le 18 Novembre 2024 qui avaient le statut À facturer ont automatiquement reçu le statut En facturation. Si vous souhaitez facturer un de ces temps, supprimez-le puis ressaisissez-le en cochant l’option Facturer cette tâche.
Rentabilité
Sur cette page vous pouvez consulter :
Votre revenu global (la somme de vos factures) ;
Vos coûts (le temps saisie multiplié par le taux horaire) ;
Votre résultat (les revenus - les coûts).
Ces informations sont disponibles au niveau de votre portefeuille mais également au niveau de vos clients.
Ensuite vous pouvez décider d’analyser la rentabilité de chacun de vos clients
Il y a trois onglets :
L’onglet Temps enregistrés vous donne le détail de tous les temps enregistrés pour ce client par produit, mission et tâche.
Si il n’y a pas de produit associé à un temps vous pouvez l’associer en sélectionnant une ligne puis en cliquant sur Modifier le produit.
Si le coût est à 0€, vérifiez que vous avez bien renseigné un taux horaire pour votre collaborateur.
L’onglet Revenus vous donne le détail de toutes les lignes de facture associées à ce client. Vous pouvez cliquer sur le lien de la facture pour ouvrir la facture sur votre outil de facturation. Si aucun produit n’est renseigné cela signifie que vous n’avez pas facturé un produit enregistré dans votre base produits.
L’onglet Rentabilité vous permet de visualiser deux types de rentabilité :
La rentabilité par produit vous donne le détail de rentabilité associée à chaque produit. Ainsi, pour chacun de ces produits sont calculées :
La somme des coûts (en heures et en euros) ;
La somme des revenus planifiés (budgets en euros)
La somme des revenus facturés (en euros) ;
La différence entre les deux, qui vous donne la rentabilité du produit.
Pour une vue globale, consultez la rentabilité par type de mission.
✍️ La ligne Non catégorisé regroupe tous les temps et les factures pour lesquelles aucun produit n’est associé.
💡 Vous pouvez assigner un produit à un temps en masse : Vue liste > Cochez les lignes > Modifier le produit > Choisir > Enregistrer.
Taux horaires
Dans cette partie, vous pourrez renseigner les taux horaires de tous les collaborateurs. Cela vous permet de connaître le coût après avoir saisi le temps passé.
📖 Pour en savoir plus, consultez notre article Gérer les boni/mali du cabinet.