Paramétrer l'éditeur de factures

GESTION - Paramétrez et personnalisez l'éditeur de factures pour commencer à éditer vos factures de vente.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Tutoriel vidéo

Général

Seules les personnes disposant d'un plan Essentiel ou Premium peuvent retirer la mention Généré avec Pennylane affichée au bas des factures.

  1. Dans Pennylane, rendez-vous dans le menu Paramètres.

  2. Cliquez sur Facturation clients.

  3. Commencez par configurer la numérotation de vos documents. Cliquez sur le document souhaité (Factures, par exemple) et complétez les champs suivants :

    • Préfixe : nom que Pennylane donnera à votre document. Il peut contenir des chiffres et des lettres et sera mis à jour automatiquement en fonction des variables que vous utilisez (année, mois, jour).

    • Numéro du prochain document : numéro que Pennylane donnera au prochain document que vous éditez :

      • Si vous éditez la première facture de vente de la vie de votre entreprise, vous pouvez commencer la séquence par le chiffre ou nombre que vous souhaitez (généralement 1).

      • Si vous avez déjà facturé des clients depuis un autre logiciel, renseignez le numéro qui suit la dernière facture éditée (par exemple "23" si votre dernière facture éditée portait le numéro 22).

    ⚠️ La comptabilité française impose que les numéros de vos factures se suivent dans une séquence chronologique, continue et sans rupture (cf. economie.gouv.fr). Vous ne pourrez donc plus changer le numéro de votre prochaine facture une fois votre première facture éditée sur Pennylane.

  4. Cliquez sur Enregistrer. Répétez l’opération pour tous les autres documents.

  5. Personnalisez l’intitulé de vos factures dans le champ Intitulé de la facture. Par exemple, vous pouvez remplacer Facture par Note d’honoraires.

  6. Remplacez si vous le souhaitez le terme Produit par un terme plus adéquat en fonction de votre offre commerciale en modifiant le champ Intitulé de la colonne Produits. Par exemple, remplacez Produit par Désignation ou encore Article.

  7. Ajoutez à présent votre logo. Ce dernier apparaît en haut à gauche de tous les documents éditez par vos soins sur Pennylane.

  8. Choisissez une couleur pour le nom des champs de vos documents.

  9. Remplissez vos informations générales obligatoires. Elles apparaissent en haut à droite de tous vos documents édités sur Pennylane.

  10. Ajoutez, si nécessaire, les informations générales optionnelles comme le N° de TVA, le N° de téléphone ou encore le type de ventes par défaut.

  11. Renseignez vos informations de paiement pour faciliter le règlement de vos factures par vos clients.

    Vos clients peuvent ainsi régler les factures de vente de trois façons :

    • Par virement bancaire (le client devra renseigner le libellé présent sur la facture)

    • Par e-virement (en cliquant sur le bouton "payer", le libellé sera alors automatiquement renseigné)

    • Par carte bancaire (en cliquant sur le bouton "payer", via Stripe)

    Si vous travaillez avec une société d'affacturage, voir : Utiliser une société d'affacturage.

    💡 Si vous prélevez vos clients via mandat GoCardless, le bouton "payer" ne figurera pas sur vos factures d'abonnement.

  12. Vous pouvez ajouter des pieds de page pour toute information permanente à renseigner sur vos factures.

💡 Dans les pieds de page, vous pouvez notamment préciser les pénalités de retard que vous souhaitez appliquer en cas de paiements tardifs. Vous pouvez soit choisir parmi les modèles proposés (en français et en anglais) soit créer votre propre modèle de pied de page.

Emails

Dans l’onglet Emails, paramétrez les modèles de mails qui accompagneront l'envoi de vos factures depuis Pennylane.

Annexes

Paramétrez les documents que vous souhaitez joindre à vos envois de devis et / ou vos factures dans l'onglet Annexes.

✍️ Les annexes sont attachées à vos documents et apparaissent en tant que pièces jointes dans vos e-mails de facturation. Cela peut inclure des fichiers tels des conditions générales de ventes, des contrats, etc.

Relance d’impayés

Paramétrez des séquences de relances automatiques pour tous ou certains de vos clients dans l’onglet Relance d'impayés.

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