La fonctionnalité est en cours de déploiement : ce qui est décrit dans cet article n’est potentiellement pas ce que vous voyez à l’écran.
Quand vous vous connectez à Pennylane, vous arrivez sur la page que l’on appelle (affectueusement) l’espace cabinet.
C’est ici que vous trouvez tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre cabinet comptable et suivre votre portefeuille sur Pennylane.
Que diriez-vous de gérer le dossier de votre cabinet avant de gérer les dossiers de vos clients ?
Le gestion interne de votre cabinet est paramétrée ? Vous avez bien renseigné l’entité facturante ? Parfait ! Reprenons.
Sur la partie gauche de votre écran, vous trouvez les différents modules qui permettent la gestion de votre cabinet et de ses dossiers :
Entreprises
Depuis Entreprises, vous (et/ou vos collaborateurs) pouvez voir l'ensemble des dossiers qui vous sont assignés personnellement ainsi que ceux du cabinet (dans le cas d’un collaborateur, si son rôle lui permet).
La page Entreprises comprend plusieurs modules, affichés comme des onglets en haut à droite de votre écran.
Déploiement : suivez l'avancement du paramétrage du dossier côté client et côté comptable.
📖 Consultez l'article Reprendre un dossier sur Pennylane.
Saisie : visualisez le nombre de transactions bancaires en attente de traitement (transactions bancaires pour lesquelles le compte 471 n'est pas soldé), le nombre de factures fournisseurs et clients en attente de traitement ainsi que le nombre de notifications non encore lues. Il est possible de trier ces informations par ordre croissant ou décroissant.
💡 Vous pouvez désormais choisir les colonnes à afficher dans votre liste. Cliquez sur le bouton Affichage en haut à droite de votre liste. Dans le menu déroulant, cochez les informations à afficher et classez-les dans l’ordre que vous souhaitez.
Révision : suivez l'avancement de la révision par dossier.
Déclarations : consultez l'avancement des déclarations de TVA et de la déclaration d'IS par dossier et par échéance. Les statuts se mettent à jour automatiquement si vous télédéclarez la TVA et/ou l'IS depuis Pennylane.
📖 N'hésitez pas à lire l'article Suivre les échéances des déclarations.
💡 Vous pouvez filtrer les dossiers par comptables référents, cabinets ou encore par type d'abonnement.
Lorsque vous passez votre curseur sur une ligne de dossier, des boutons s’affichent sur la droite pour faciliter certaines actions :
Demandez une démonstration pour votre client ;
Gérez l'abonnement de votre client ;
Gérez le dossier client.
📖 Consultez notre article Paramétrer la gestion interne du cabinet.
🥳 Nouveau ! Restez informé du statut de connexion bancaire de vos clients directement depuis la page Entreprise. En survolant l'icône rouge qui indique la déconnexion, vous pouvez voir le nom des banques déconnectées et envoyer un mail à votre client pour qu'il les reconnecte depuis son interface Pennylane.
Utilisateurs
La page Utilisateurs donne une vue d’ensemble de toutes les personnes avec qui vous collaborez sur Pennylane, qu’il s’agisse de vos clients ou de vos collaborateurs.
Vous pouvez filtrer la vue en fonction des rôles des utilisateurs et de la ou les entreprises auxquelles les utilisateurs sont rattachés.
Dans la colonne Action vous pouvez cliquer sur l’icône Enveloppe, pour renvoyer l’invitation à un utilisateur qui ne s’est pas encore connecté à Pennylane.
💡 Vous souhaitez modifier les informations, les paramètres ou les accès d’un utilisateur ? Cliquez sur le nom de ce dernier et apportez les modifications nécessaires dans le volet latéral qui s’affiche.
Banques
Aussi appelée la page Etablissements bancaires, elle vous permet de gérer en quelques clics les connexions bancaires de vos clients.
Vous pouvez voir le nombre de comptes provenant d’un établissement dans la colonne du même nom et en consulter la liste en cliquant sur Comptes.
Gestion des temps
⚠️ La gestion interne de votre cabinet comptable doit être paramétrée pour travailler sur les temps.
Ce module permet à vos collaborateurs de saisir leur temps passé sur les différents dossiers.
Le ou les utilisateurs Administrateurs de votre cabinet ont également accès à :
L’onglet Contrôle saisie vous permet d'avoir une vision globale du temps passé par dossier et par collaborateur.
L'onglet Rentabilité vous permet de suivre la rentabilité de vos dossiers.
L'onglet Taux horaires, comme son nom l’indique, vous permet de renseigner facilement vos taux horaires en fonction du dossier. Renseigner le taux horaire est obligatoire.
📖 Consultez notre article Saisir les temps du cabinet.
Facturation
⚠️ L’entité facturante doit être paramétrée et liée dans Pennylane pour gérer la facturation.
Lorsque vous cliquez sur Facturation, vous êtes redirigé sur la page Ventes de votre cabinet. La création de facture est la même que pour vos clients.
Paramètres
La section paramètres vous permet de gérer vos préférences et informations générales. Elle est à distinguer des paramètres du dossier.
Informations générales: Comprend la raison sociale, le SIREN, l'adresse postale ...
Logos: vous pouvez télécharger différentes versions de votre logo afin que vos clients puisse vous identifier facilement dans l’outil. Aussi, ça en jette sur les plaquettes.
GED : vous permet de définir une arborescence de la GED par défaut pour l'ensemble des dossiers de votre cabinet.
Connexion EBICS : c'est ici que vous pouvez renseigner votre identifiant et votre mot de passe pour votre sous-compte Pennylane sur jedeclare .com.
Accès aux dossiers : vous permet de donner accès aux dossiers à vos collaborateurs.
📖 Lisez notre article Paramétrer jedeclare.com.