Quand vous vous connectez à Pennylane, vous arrivez sur la page que l’on appelle l’espace cabinet.
C’est ici que vous trouvez tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre cabinet comptable et suivre votre portefeuille sur Pennylane.
Que diriez-vous de gérer le dossier de votre cabinet avant de gérer les dossiers de vos clients ?
La gestion interne de votre cabinet est paramétrée ? Vous avez bien renseigné l’entité facturante ? Parfait ! Reprenons.
Sur la partie gauche de votre écran, le menu regroupe les différents modules qui permettent la gestion de votre cabinet et de ses dossiers.
ℹ️ Vous ne voyez que les sections auxquelles votre rôle et vos permissions donnent accès.
Production
Depuis Production, vous (et/ou vos collaborateurs) pouvez voir l'ensemble des dossiers qui vous sont assignés personnellement ainsi que ceux du cabinet (dans le cas d’un collaborateur, si son rôle lui permet).
Tâches : créez, assignez et suivez les tâches de production de votre cabinet, dossier par dossier, en liste ou en vue Kanban.
📖 Consultez notre article Créer et suivre les tâches du cabinet.
Paramétrage dossiers : suivez l’avancement du paramétrage du dossier côté client et côté comptable.
📖 Consultez l'article Reprendre un dossier sur Pennylane.
Saisie : sur le tableau de saisie, visualisez les informations détaillées par dossier, telles que :
le statut des transactions, des factures fournisseurs et des factures clients (à traiter, pré-traitée, traitée, etc.). Pour plus de détails, vous pouvez cliquer dessus pour accéder aux modules Transactions, Factures fournisseurs et Factures clients.
le statut de la connexion bancaire de chaque compte par dossier (connectée, déconnectée, import manuel). Vous pouvez accéder directement au module des Connexions bancaires.
ℹ️ Si une banque est déconnectée, cliquez sur l'enveloppe qui s'affiche (en passant votre souris sur la ligne du dossier) pour envoyer un e-mail de rappel au dirigeant, afin qu'il connecte sa banque.
les écritures en attente pour les comptes 471 et 6288, avec un raccourci vers la Balance générale pour les traiter.
la date de la dernière écriture enregistrée dans le journal de paie, avec un accès direct au module concerné.
les soldes suspects par dossier. Accédez directement à la balance générale pour résoudre les erreurs.
ℹ️ Vous pouvez désormais choisir les colonnes à afficher dans votre liste. Cliquez sur le bouton Personnaliser en haut à droite de votre liste. Dans le menu déroulant, cochez les informations à afficher et classez-les dans l’ordre que vous souhaitez.
Révision : suivez l'avancement de la révision par dossier.
Déclarations : consultez l'avancement des déclarations de TVA et de la déclaration d'IS par dossier et par échéance. Les statuts se mettent à jour automatiquement si vous télédéclarez la TVA et/ou l'IS depuis Pennylane.
📖 N'hésitez pas à lire l'article Suivre les échéances des déclarations.
ℹ️ Vous pouvez filtrer les dossiers par comptables référents, cabinets ou encore par type d'abonnement.
Le tableau de bord TVA affiche jusqu’à 12 mois de données grâce à des filtres dynamiques. Vous pouvez choisir d’afficher les 3, 6 ou 12 derniers mois pour mieux visualiser les déclarations passées et à venir.
Afin de faciliter la lecture et le suivi, un filtre Entreprises soumises à la TVA permet d’afficher uniquement les entités concernées.
Lorsque vous passez votre curseur sur une ligne de dossier, des boutons s’affichent sur la droite pour faciliter certaines actions :
Demandez une démonstration pour votre client ;
Gérez l'abonnement de votre client ;
Gérez le dossier client.
📖 Consultez notre article Paramétrer la gestion interne du cabinet.
ℹ️ Restez informé du statut de connexion bancaire de vos clients directement depuis la page Production. En survolant l'icône rouge qui indique la déconnexion, vous pouvez voir le nom des banques déconnectées et envoyer un mail à votre client pour qu'il les reconnecte depuis son interface Pennylane.
Demander une démonstration pour son client
Vous souhaitez que notre équipe Pennylane présente Pennylane à votre client ? Rien de plus simple.
Depuis le menu Production, rendez-vous dans le module Saisie.
Survolez la ligne de votre dossier avec votre souris afin de faire apparaître un bouton avec l’icône d’une caméra.
Appuyez sur ce bouton nommé Demander une démonstration pour votre client.
ℹ️ Il est également possible de faire cette manipulation depuis le menu CRM > Portefeuille clients (vue Liste).
Selon la situation du client, choisissez l’option suivante qui lui correspond.
Vous souhaitez que votre client passe à un plan d’abonnement supérieur ?
Sollicitez un rendez-vous commercial directement avec le client : l'équipe commerciale Pennylane entrera en contact avec votre client pour la présentation et la vente d'un plan de gestion payant Pennylane.
Demandez à être recontacté pour discuter d'un rendez-vous commercial avec votre client : l'équipe commerciale vous contactera pour cadrer les besoins de votre client sur un plan payant Pennylane.
Demandez un devis sur-mesure (grille tarifaire PME) pour votre client : si vous souhaitez obtenir un devis commercial pour un plan sur-mesure pour votre client sans que Pennylane organise un rendez-vous commercial avec ce dernier.
📖 En tant que cabinet comptable, vous pouvez modifier le plan d'abonnement de votre client. Pour en savoir plus, consultez notre article Changer d'abonnement Pennylane.
Vous souhaitez que votre client soit formé sur plan collaboratif ?
Inscrivez votre client à un webinar de formation sur le plan collaboratif. Si vous souhaitez qu’il apprenne également manipuler l’interface comptable, inscrivez-le à un webinar de formation plan collaboratif + comptabilité.
CRM
Depuis le module Portefeuille clients, vous retrouvez l’ensemble des clients de votre cabinet, qu’ils disposent ou non d’un dossier comptable sur Pennylane. Vous y suivez les collaborateurs assignés, les missions, les contacts et les retards de paiement de chaque client.
📖 Consultez notre article Suivre l’ensemble de vos clients depuis le Portefeuille clients.
Entreprises sur Pennylane : consultez le nombre d’entreprises invitées et restant à inviter.
Répartition des entreprises de votre portefeuille : analysez votre portefeuille selon le taux de collaboration, les secteurs d’activité (identifiés grâce au code APE/NAF) et les plans d’abonnement retenus par vos clients.
ℹ️ Le secteur d’activité Autres rassemble les clients avec les codes NAF les plus rares ainsi que ceux dont le SIREN n’est pas renseigné.
Centre de signaux : deux types de signaux peuvent être détectés :
1. Les créances clients trop élevées (risque). Ce signal est détecté quand les créances clients atteignent un montant préoccupant au regard du chiffre d’affaires récent. C’est le signe que votre client pourrait bientôt se retrouver à court de trésorerie. Vous pouvez alors intervenir pour l’aider à collecter les paiements qui lui sont dûs.
2. Les excédents de trésorerie (opportunité). Ce signal est identifié quand les excédents de trésorerie atteignent un montant équivalent à plusieurs semaines de chiffre d’affaires. C’est le signe que des sommes considérables dorment sur des comptes à vue non-rémunérés. Vous pouvez alors intervenir pour suggérer à votre client de placer une partie de ses liquidités.
📖 Retrouvez également la liste des signaux détectés dans le module Centre de signaux du menu CRM. Pour en savoir plus, consultez notre article Utiliser le Centre de Signaux.
Entreprises prêtes à être invitées : consultez la liste des entreprises qui n’ont pas encore rejoint Pennylane mais qui sont prêtes à recevoir une invitation. Pour inviter un client, cliquez directement sur la pastille Envoyer une invitation.
⚠️ Une entreprise est prête à être invitée si le contact principal est renseigné et si aucune invitation n’a été encore envoyée.
Amélioration de la collaboration : visualisez la liste des entreprises dont le taux de collaboration peut être amélioré.
ℹ️ Retrouvez le détail du calcul du taux de collaboration pour chaque entreprise en cliquant sur la pastille Comprendre ce taux. Pour améliorer la collaboration avec vos clients, envoyez-leur une invitation ou cliquez sur la pastille Demander une démonstration. Notre équipe de conseillers les aidera à prendre en main Pennylane.
Ressources pour présenter Pennylane : retrouvez tous les supports pour faire découvrir Pennylane à vos clients.
Déploiement de PA : suivez la désignation de la Plateforme Agréée de vos clients et identifiez les actions à réaliser pour chaque dossier. Vous y consultez le statut PA et le statut du mandat de chaque dossier, ainsi que les informations nécessaires au suivi de leur inscription.
📖 Consultez l’article Utiliser le tableau de bord PA (Plateforme Agréée).
Gestion commerciale
Le menu Gestion commerciale couvre le cycle de vente de votre cabinet.
Avant vente : retrouvez vos Devis et vos Lettres de missions.
Missions & Abonnements > Missions : mettez en place un budget, en chiffre d’affaires (honoraires) et/ou en temps, pour chacun de vos clients, prestations et millésimes.
ℹ️ Pour gagner du temps dans votre facturation, vous pouvez créer un abonnement via une mission. Pour en savoir plus, consultez notre article Générer un abonnement via une mission.
Facturation : gérez vos Factures clients, Paiements clients, Documents commerciaux, Relances en attente et Remise de chèque sans quitter le menu de votre cabinet. Le module de facturation est le même que celui de vos clients.
⚠️ L’entité facturante doit être paramétrée et liée dans Pennylane pour gérer la facturation.
📖 Lisez notre article Migrer les données de votre cabinet sur Pennylane pour en savoir plus.
Configuration : configurez les Prestations facturées par votre cabinet et retrouvez les Paramètres facturation ainsi que la Liste des clients.
Gestion des achats
La section Gestion des achats regroupe les modules achats de votre cabinet :
Factures fournisseurs
Paiements comptables
Notes de frais : Vos notes de frais et Notes de frais des équipes
Demandes d’achat
Demandes de paiement
Gestion abonnement
Configuration : Transmission de factures, Liste des fournisseurs et Circuits d'approbation
Suivi des temps
⚠️ La gestion interne de votre cabinet comptable doit être paramétrée pour bien utiliser la saisie des temps.
Le module Gestion des temps vous donne une vision globale du temps passé par dossier et par collaborateur. On y trouve les onglets :
Temps saisis : ce module est accessible pour tous les collaborateurs du cabinet mais les statuts collaborateurs et collaborateurs sur tous les dossiers voient leurs propres temps, tandis que le statut administrateur donne accès à tous les temps saisis du cabinet.
Temps détectés : regroupe les suggestions de temps détectés automatiquement à partir de votre activité sur Pennylane. Vous pouvez les valider pour les transformer en temps saisis. Ce module est accessible à tous les collaborateurs du cabinet : les collaborateurs ne voient que leurs propres temps détectés, tandis que le statut administrateur donne accès à tous les temps détectés du cabinet.
Contrôle saisie : vous permet de suivre, par collaborateur, l’avancement de la saisie des temps sur une période (hebdomadaire ou mensuelle) : total saisi, dernière saisie et taux d’achèvement par rapport au temps attendu. Cet onglet est réservé aux administrateurs du cabinet.
📖 Consultez notre article Saisir les temps du cabinet.
Le module Configuration regroupe :
Taux horaires et temps de travail : renseignez vos taux horaires en fonction du dossier, ainsi que le temps de travail attendu.
ℹ️Renseigner le taux horaire est obligatoire pour suivre la rentabilité.
Activités et missions : créez et modifiez les activités utilisées dans les feuilles de temps.
Performance
Les utilisateurs Administrateurs de votre cabinet accèdent à la section Performance, qui contient les modules Rentabilité et Pilotage & analyse.
Rentabilité : vous permet d’analyser la rentabilité de vos dossiers par produit ou par type de mission.
Cette page est un véritable outil de pilotage de votre portefeuille au quotidien :Cash : visualisez le restant à facturer et récupérez les honoraires ou situations oubliés.
Pilotage en cours de mission : suivez le boni/mali et le budget consommé pendant la mission, quand il est encore temps d'agir.
📖 Consultez notre article Gérer les boni/mali du cabinet.
Pilotage de campagne et d'équipe : suivez vos clôtures par mois, l’avancement par période et la performance par collaborateur.
Pilotage & analyse : retrouvez notamment Pilotage, Plan de trésorerie, Analyse et Reporting.
Compte Pro cabinet
Si votre cabinet a activé le Compte Pro, la section Compte Pro cabinet réunit différents modules : Tableau de bord, Moyens de paiement, Moyens d’encaissement, Ligne de crédit et Détails du compte.
📖 Consultez notre article Activer le Compte Pro du cabinet.
Comptabilité cabinet
La comptabilité de votre propre cabinet s’ouvre directement depuis le menu Comptabilité cabinet, sans changer d’espace. Vous y retrouvez différents modules :
Saisie
Révision
Fiscalité
État de synthèse
GED
Configuration
Migration
Le menu Migration réunit les reprises de données : Import de dossiers, Import de données comptables, Import de pièces jointes et Convertisseur de PLUF.
Paramètres
Le menu Paramètres regroupe les modules Paramètres du cabinet, Rôles et permissions, Imports et Exports.
ℹ️ Il est à distinguer des Paramètres du dossier, propres à chaque dossier client.
Paramètres du cabinet vous permet de gérer vos préférences et informations générales :
Informations générales : comprend la raison sociale, le SIREN, l’adresse postale...
Préférences de com. client : activez ou désactivez les e-mails que nous envoyons à vos clients concernant les dernières actualités de l’interface gestion ou les enquêtes pour comprendre leurs besoins sur Pennylane.
Gestion e-Documents : vous permet de définir une arborescence de la GED par défaut pour l’ensemble des dossiers de votre cabinet.
EBICS : c’est ici que vous pouvez renseigner votre identifiant et votre mot de passe pour votre sous-compte Pennylane sur jedeclare.com.
📖 Consultez notre article Paramétrer jedeclare.com.
Personnalisation : importez les différentes versions du logo de votre cabinet utilisées dans Pennylane et choisissez la couleur d’accent de la navigation affichée à vos clients.
📖 Pour en savoir plus, consultez l’article Personnaliser le logo et la couleur de la navigation.
SSO : à cet endroit, paramétrez votre éventuel service d’authentification Single Sign On pour vous connecter à Pennylane en toute sécurité.
Intelligence artificielle : retrouvez ici toutes les fonctionnalités et les paramètres du ComptAssistant.
Silae : c’est ici que vous pouvez effectuer une demande d’activation et gérer la configuration de la connexion avec Silae.
Fonctionnalités internes : paramétrez ici votre espace Pennylane pour le configurer à l’image de votre cabinet (en marque blanche).
Le module Rôles et permissions contient Utilisateurs et Gestion de l’équipe.
La page Utilisateurs donne une vue d’ensemble de toutes les personnes avec qui vous collaborez sur Pennylane, qu’il s’agisse de vos clients ou de vos collaborateurs. Vous pouvez filtrer la vue en fonction des rôles des utilisateurs et de la ou les entreprises auxquelles les utilisateurs sont rattachés.
Dans la colonne Action, vous pouvez cliquer sur l’icône Enveloppe pour renvoyer l’invitation à un utilisateur qui ne s’est pas encore connecté à Pennylane.
ℹ️ Vous souhaitez modifier les informations, les paramètres ou les accès d’un utilisateur ? Cliquez sur le nom de ce dernier et apportez les modifications nécessaires dans le volet latéral qui s’affiche.
Les modules Imports (Import de gestion, Import de cabinet) et Exports (Export de gestion, Export de cabinet) permettent de reprendre ou d’extraire vos données.