Afficher une facture et son formulaire de saisie
Vous avez deux façons d'afficher une facture et son formulaire de saisie :
Visualiser le formulaire de saisie et le PDF de la facture sur la même page.
C'est l'affichage par défaut proposé par Pennylane. Lorsque vous cliquez sur une facture dans le module Saisie, la page de formulaire s'ouvre avec, sur la gauche de l'écran le PDF de la facture.
Le PDF ne s'affiche pas lorsque vous cliquez sur la facture ? Assurez-vous que le zoom de votre écran est bien à 100%.
💡 Si l'aperçu du document sur la gauche gêne l'affichage de votre facture, cliquez sur l'icône du Menu (trois traits empilés) pour le fermer.
Ouvrir le PDF de la facture sur un autre onglet.
C'est ce qu'on appelle la vue double page.
Allez dans Facture fournisseurs ou Factures clients sur le module Saisie de Pennylane.
Cliquez sur la facture pour en afficher le formulaire de saisie.
Cliquez ensuite sur le bouton Vue double page en haut à droite de l'écran pour ouvrir le PDF dans un nouvel onglet.
Vous pouvez également accéder au mode plein écran double page, toujours depuis la page Facture clients ou Facture fournisseurs, en cliquant sur le bouton Mode plein écran double page au bout de la ligne de la facture à saisir.
✍️ Lorsque vous validez une facture et que vous passez à la facture suivante, le PDF de la facture se met à jour automatiquement sur la double page.
Saisir les informations de la facture
Complétez les informations qui n'ont pas été pré-remplies.
Numéro de facture
Fournisseur / Client
Date d'émission
Montant
TVA: Sélectionnez le taux de TVA de votre choix. Cliquez sur "Autre" pour accéder à davantage de taux. Cliquez sur Multitaux pour pouvoir saisir le montant de votre choix.
Compte de charges /produits
Si vous souhaitez enregistrer plusieurs comptes de charges/produits ou taux de TVA, cliquez sur + Ventiler la facture.
✍️ Les options Multitaux et Ventiler sont uniquement disponibles pour les factures fournisseurs.
Pour les factures clients, il faut cliquer sur Ajouter une ligne pour ajouter plusieurs comptes de produits et taux de TVA. Il n'est donc pas possible de saisir un taux personnalisé ou non-standard sur des factures de vente.
Libellé de l'écriture : composé par défaut du nom du fournisseur, du numéro de facture et du montant de la facture s'il s'agit d'une facture en devise. Vous pouvez toutefois le personnaliser si vous préférez.
💡 En modifiant un des paramètres (nom du tiers, numéro de facture ...) le libellé de la facture va se mettre à jour automatiquement.
Appuyez sur la flèche, si vous souhaitez restaurer le libellé par défaut.
Indiquez rapidement si vous constatez une facture d'avoir (1). Cela transforme les montants en négatif.
Vous pouvez également renseigner la présence d'une CCA, PCA, FAE ou FNP (2) et renseigner la période d'imputation. La facture se déverse alors dans les modules de cut-off adéquats où vous pourrez générer les écritures à une date de situation ou à une date de clôture. Voir articles Fonctionnement des modules PCA et CCA et Fonctionnement des modules FAE et FNP.
Laisser un commentaire
Vous pouvez échanger ou demander des précisions sur la facture à votre client, en lui adressant un commentaire.
Pour cela, cliquez sur l'icône "commentaires". Vous pouvez rédiger votre commentaire et mentionner le dirigeant en tapant "@" suivi de son nom. Il recevra alors une notification par email et sur son centre de notifications.
Enregistrer une immobilisation
Lorsqu'on saisit une facture avec un compte de classe 2, il est possible de compléter la fiche d'immobilisation. Pour ce faire, cocher la case Immobilisation et renseigner les paramètres de l'immobilisation. Autrement, vous pouvez renseigner les paramètres de l'immobilisation depuis le module Immobilisations. Voir article Utiliser les module des immobilisations
✍️ Vous pouvez compléter les informations de l'immobilisation même partiellement et valider la facture. Vous pourrez terminer le paramétrage dans le module Immobilisations.
Renseigner des paramètres par défaut pour les fournisseurs et clients
Afin d'automatiser le remplissage des différents champs lors des prochaines saisies, vous pouvez enregistrer des paramètres par défaut pour un fournisseur ou un client.
Vous pouvez le faire de 3 manières différentes.
Lors de la validation d'une facture, vous pouvez enregistrer les paramètres par défaut pour un fournisseur/client.
2. Autrement, vous pouvez enregistrer / modifier les paramètres par défaut en cliquant sur "Voir / Modifier le fournisseur"
3. Vous pouvez également enregistrer les paramètres par défaut d'un fournisseur/client depuis les onglets Fournisseurs et Clients ou bien depuis le centre de règles, l'onglet Règles de factures. (Menu Dossier du client)
C'est ici que vous pourrez indiquer si un fournisseur ou un client est soumis à l'option de la TVA sur les débits.
Pour davantage de détails, voir article Gérer les tiers et Centre de règles
Réconcilier une facture avec son paiement
Il est possible de rapprocher la facture à son règlement en cliquant sur le bouton "Réconcilier". Le compte 401/411 est alors lettré ainsi que l'écriture de TVA aux encaissements s'il s'agit d'une facture de prestation de services.
Voir article Traitement de la TVA
Quand à la transaction bancaire, elle passe en statut "Traité".
Si une facture n'a pas été payée via le compte bancaire de la société, mais par le dirigeant lui-même ou bien en espèces par exemple, vous pouvez sélectionner le mode de règlement adéquat dans le champ "Choisir un autre mode de règlement".
Catégoriser une facture
Il est possible de catégoriser les factures d'achats ou de ventes depuis le formulaire de saisie.
📖 Voir notre article Analyser vos comptes avec les catégories analytiques.
✍️ Si vous affectez une catégorie analytique à une facture et que vous réconciliez cette facture avec une transaction bancaire, la catégorie analytique s'affectera également à la transaction bancaire.
Autres actions
En cliquant sur les 3 petits points, vous pourrez :
💡 Vous avez la possibilité d'effectuer directement les calculs depuis les cases.
Pour aller plus loin...