✍️ Cet article décrit le fonctionnement des modules Factures fournisseurs et Factures clients, qui sont disponibles pour les dossiers en comptabilité d'engagement. Pour un dossier en comptabilité de trésorerie, ces modules ne s'affichent pas : tous les justificatifs sont centralisés dans le menu Saisie > Tous les justificatifs. Les principes de tri, filtres et actions en masse restent identiques.

📖 Voir : Comptabilité de trésorerie.

Cet article vous détaille l'écran d'accueil du module de saisie des factures: les colonnes, les statuts, les icônes. Pour découvrir comment saisir une facture, référez-vous à l'article Saisir des factures

Import des factures et lecture par l'OCR ou la liseuse XML

Toutes les factures fournisseur et client importées sur Pennylane arrivent dans le module de saisie "Factures fournisseurs" et "Factures clients", ou dans le module Tous les justificatifs pour les dossiers en comptabilité de trésorerie.
Il est possible de voir quand et par quel biais ont été ajoutées les factures grâce aux colonnes Ajout et Source.

✍️ Pour les factures envoyées par e-mail, il est possible de connaître son expéditeur en passant votre souris sur le tag "e-mail".

✍️ Les factures au format Factur-X sont facilement identifiables grâce à l'icône fx qui apparaît dans la colonne Source, en complément de la source d’import.

À ce stade, l’OCR ou la liseuse XML a détecté les informations de la facture et a pré-rempli les champs principaux (nom du fournisseur/client, montant TTC et HT, date de facture, date d’échéance, taux de TVA, montant TVA, compte de charges/produits…).

✍️ Si un des 3 champs (date, tiers, montant) suivants sont reconnus alors le statut de la facture est "Pré-traitée". Autrement le statut est "A traiter". Voir § Statuts des factures.

On retrouvera sur la page différentes informations concernant la facture, à savoir:

Le statut de la facture
La date d'émission
Le tiers
Le numéro de la facture
Le numéro du compte de charge
Le(s) taux de TVA appliqué(s)
La date d'ajout
La source d'import
Le montant TTC

Comprendre l’affichage des lignes après l’analyse de l’OCR

L’OCR peut restituer chaque ligne de produit visible sur une facture. Une facture contenant plusieurs produits peut donc générer de nombreuses lignes dans le formulaire de saisie, même si elle ne comporte que quelques taux de TVA.

Auparavant, certaines lignes pouvaient être regroupées par taux de TVA. Leur affichage détaillé intervient notamment dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.

✍️ Par exemple, une facture comportant 36 lignes de produits et deux taux de TVA peut afficher 36 lignes dans Pennylane, et non deux lignes regroupées par taux.

Si les informations affichées ne correspondent pas à la facture :

Ouvrez la facture depuis le menu Saisie > module Factures fournisseurs.
Comparez chaque ligne avec le document d’origine.
Corrigez le compte de charge, le montant ou le taux de TVA si nécessaire.
Supprimez ou ajoutez des lignes pour reproduire la ventilation attendue.
Cliquez sur Sauvegarder ou sur Valider.

Comprendre les colonnes du module et les icônes

Le module de saisie des factures est composé de différentes colonnes donnant différentes informations. Pour plus de visibilité, il est possible de paramétrer les colonnes à afficher en cliquant sur la clé à molette. Vous pouvez également agencer l'ordre des colonnes.

De plus, vous pouvez effectuer des recherches en fonction du nom de fichier, du tiers ou du numéro de facture ou bien du numéro de compte comptable.

Vous pouvez filtrer les factures par statut, par date d'émission, par tiers, par taux de TVA, par montant, par catégories ou par source d'import.

Statuts des factures

Chaque facture a un statut en fonction de son traitement.
Il existe 4 types de statuts :

Date d'émission d'une facture

On retrouvera ici la date à laquelle la facture a été émise.

💡 Si la date d'échéance est différente de la date d'émission, on retrouvera alors la date d'échéance en passant la souris sur la date d'émission.

Numéro de compte

Suite à l'import d'une facture le compte de charges est automatiquement renseigné.

Si l'OCR a bien détecté le nom du fournisseur et que ce fournisseur a un compte de charges enregistré par défaut, ce compte de charges sera renseigné.
Si l'OCR n'a pas détecté le nom du fournisseur ou si le fournisseur n'a pas de compte de charges enregistré par défaut, le compte renseigné sera le compte 6288 - Autres charges extérieures diverses. Ce compte est mis en évidence en étant de couleur jaune, pour être facilement identifié.

Le compte 6288 est utilisé comme compte d'attente : il permet d'équilibrer l'écriture comptable tant qu'aucun compte de charge précis n'a pu être imputé par l'OCR. La mise en évidence jaune signale une facture à régulariser.

⚠️ Un solde non nul sur le compte 6288 (y compris ses sous-comptes, comme 628800) bloque la clôture de l'exercice. Pensez à reclasser ces écritures avant de clôturer.

📖 Consultez l'article Clôturer un exercice et valider les écritures pour en savoir plus.

Total TTC

Cette colonne indique le montant TTC de la facture.

Les factures en devise sont repérables par le petit i situé à gauche du montant. Vous pouvez visualiser le montant en devise en plaçant votre curseur sur le petit i.

✍️ Les factures en devises sont converties en euros en fonction du taux du jour de la date d'émission.

Alertes doublon

Si l'outil a détecté un potentiel doublon, on aura ce logo qui apparaîtra sur la ligne de la facture:

Vue double page

Vous pouvez afficher le formulaire de saisie d'une facture et le PDF de la facture sur deux onglets différents. C'est ce qu'on appelle la vue double page.

✍️ En mode double page, lorsque vous passez à la facture suivante, le PDF de la facture sur le 2ème onglet se met à jour automatiquement.

Vous pouvez accéder au mode plein écran double page de deux manières différentes:

Depuis l'écran d'accueil en cliquant ici:
Depuis le formulaire de saisie en cliquant sur "Vue double page"

Lorsque vous êtes en vue double page, vous pouvez visualiser soit la liste des factures à côté du formulaire de saisie soit la facture en cliquant sur le bouton Voir le tableau / Voir la facture.

Enfin, vous pouvez afficher le formulaire de saisie en plein écran en cliquant sur la double flèche ici:

Commentaires sur les factures

Dans la colonne Actions, vous pouvez facilement voir si un commentaire a été ajouté sur une facture par votre client ou par vous-même. Placez votre curseur sur l'icône Commentaires pour rapidement voir le message, et cliquez dessus pour ouvrir le commentaire dans la vue double page.

Actions en masse sur les factures

Valider en masse des factures

Il est possible de valider en masse les factures ayant comme statut "Pré-traitée". En effet, il y a déjà une écriture comptable associée à ces factures.

Pour ce faire, recherchez les factures concernées à l'aide des filtres , sélectionnez les factures puis cliquez sur Tout traiter.

Modifier en masse des factures

Vous pouvez modifier en masse le compte de charges de plusieurs factures fournisseurs, quel que soit leur statut.

Rendez-vous dans le menu Saisie > module Factures fournisseurs.
Recherchez puis sélectionnez les factures à modifier.
Cliquez sur le menu ⋯ (trois petits points), puis sur Modifier les factures.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le nouveau compte dans le champ Compte de charges.
Validez pour appliquer la modification à toutes les factures sélectionnées.

La modification en masse s'applique au compte de charges. Pour modifier d'autres champs (TVA, tiers, date…), ouvrez la facture depuis le formulaire de saisie.

Supprimer en masse des factures

Il est également possible de supprimer les factures de la même manière, mais cliquant sur l'icône "poubelle".

Catégoriser des factures

Il est possible d'affecter un ou plusieurs tag(s) analytique(s) à une facture. Vous pouvez catégoriser plusieurs factures en même temps.

Pour ce faire, sélectionner les factures concernées (1) et cliquez sur "catégoriser"

Les tags analytiques n'ont aucun impact comptable mais vous permettent de faire une analyse par catégorie. Il est possible d'exporter un grand livre analytique depuis l'onglet Grand Livre.

✍️ Les catégories sont automatiquement transposées si une facture est réconciliée avec une transaction qui ne l’est pas (et inversement). Les catégories sont automatiquement retirées si la facture et la transaction sont détachées

⚠️ Cet automatisme ne fonctionne plus dès qu’il y a 2 ou plus factures/transactions réconciliées.