Pour aller plus loin ...

Importer vos factures sur Pennylane

L'OCR Pennylane

Pennylane sait désormais lire les factures au format Factur-X

Saisie des factures en mode plein écran

Comment analyser vos comptes avec les catégories analytiques ?


Sommaire:

Import des factures et lecture par l'OCR ou la machine XML

Comprendre les colonnes du module

Autres icônes: alertes doublons et commentaires

Saisir des factures

Modification et validation en masse des factures

Analyser vos comptes avec les catégories analytiques

Catégoriser une facture ou une transaction

Astuces


Import des factures et lecture par l'OCR ou la liseuse XML

Toutes les factures fournisseurs et clients importés sur Pennylane arrivent dans le module de saisie "Factures fournisseurs" et "Factures clients".
Il est possible de voir quand et par quel biais ont été ajoutées les factures grâce aux colonnes Ajout et Source.

✍️ Pour les factures envoyées par e-mail, il est possible de connaître son expéditeur en passant votre souris sur le tag "e-mail".

✍️ Les factures au format Factur-X sont facilement identifiables grâce à l'icône fx qui apparaît dans la colonne Source, en complément de la source d’import.

À ce stade, l’OCR ou la liseuse XML a détecté les informations de la facture et a pré-rempli les champs principaux (nom du fournisseur/client, montant TTC et HT, date de facture, date d’échéance, taux de TVA, montant TVA, compte de charges/produits…).

✍️ Si le nom du fournisseur a été détecté, le statut de la facture est "Pré-traitée". Autrement le statut est "A traiter". Voir § Statuts des factures.


On retrouvera sur la page différentes informations concernant la facture, à savoir:

  • Le statut de la facture

  • La date d'émission

  • Le tiers

  • Le numéro de la facture

  • Le numéro du compte de charge

  • Le(s) taux de TVA appliqué(s)

  • La date d'ajout

  • La source d'import

  • Le montant TTC

Comprendre les colonnes du module

Le module de saisie des factures est composé de différentes colonnes donnant différentes informations. Pour plus de visibilité, il est possible de paramétrer les colonnes à afficher en cliquant sur la clé à molette:

De plus, vous pouvez effectuer des recherches en fonction du nom de fichier, du tiers ou du numéro de facture ou bien du numéro de compte comptable.

Vous pouvez filtrer les factures par statut, par date d'émission, par tiers, par taux de TVA, par montant, par catégories ou par source d'import.

Statuts des factures

Chaque facture a un statut en fonction de son traitement.
Il existe 4 types de statuts :

Date d'émission d'une facture

On retrouvera ici la date à laquelle la facture a été émise.

💡 Si la date d'échéance est différente de la date d'émission, on retrouvera alors la date d'échéance en passant la souris sur la date d'émission.

Numéro de compte

Suite à l'import d'une facture le compte de charge est automatiquement renseigné.

  • Si l'OCR a bien détecté le nom du fournisseur et que ce fournisseur a un compte de charges enregistré par défaut, ce compte de charges sera renseigné.

  • Si l'OCR n'a pas détecté le nom du fournisseur ou si le fournisseur n'a pas de compte de charges enregistré par défaut, le compte renseigné sera le compte 6288 - Autres charges extérieures diverses.Ce compte est mis en évidence en étant de couleur jaune, pour être facilement identifié.

Total TTC

Cette colonne indique le montant TTC de la facture.

Les factures en devise sont repérables par le petit i situé à gauche du montant. Vous pouvez visualiser le montant en devise en plaçant votre curseur sur le petit i.

✍️ Les factures en devises sont converties en euros en fonction du taux du jour de la date d'émission.

Autres icônes

  • Alerte doublon

    Si l'outil a détecté un potentiel doublon, on aura ce logo qui apparaîtra sur la ligne de la facture:

  • Commentaires laissés

    Si un commentaire a été laissé sur une facture, on retrouvera ce logo sur la ligne de la facture:

    En effet, il est possible d'ajouter un commentaire sur une facture de deux manières:

  • depuis la page d'accueil, cliquez sur une facture puis ajoutez votre commentaire dans la colonne Commentaires

  • depuis le mode plein écran en cliquant sur Commentaires

    Le commentaire sera visible par le client depuis sa vue Achats. Il pourra alors vous répondre dans le fil de discussion.

Saisir des factures

Vous pouvez saisir les factures de deux manières:

  • Depuis la fenêtre latérale droite accessible en cliquant sur une facture depuis l'écran d'accueil.

Depuis l'onglet Saisie, vous pouvez alors compléter les champs puis valider la saisie.

Les onglets Ecritures, Analytique, Commentaires vous permettent de retrouver les écritures générées, les catégories analytiques affectées ainsi que les éventuels commentaires.

  • Depuis le mode plein écran

Voir article Saisie des factures en mode plein écran

Modification et validation en masse des factures

Il est possible de valider en masse les factures ayant comme statut "Pré-traitée". En effet, il y a déjà une écriture comptable associée à ces factures.

Pour ce faire, recherchez les factures concernées à l'aide des filtres , sélectionnez les factures puis cliquez sur Tout traiter.

Il est possible de modifier en masse l'imputation des factures, quel que soit leur statut. Pour ce faire, recherchez les factures à modifier (1), sélectionnez-les (2) puis cliquez sur "Modifier" (3).

Il est également possible de supprimer les factures de la même manière, mais cliquant sur l'icône "poubelle".


Analytique sur les factures

Il est possible d'affecter un tag analytique à une facture. Vous pouvez affecter plusieurs tags analytiques en les pondérant.

Il existe deux manières :

  • Depuis l'écran d'accueil, cliquer sur une facture puis aller dans l'onglet Analytique.

  • En sélectionnant une ligne de facture (1) puis en cliquant sur "catégoriser"

Les tags analytiques n'ont aucun impact comptable mais vous permettent de faire une analyse par catégorie. Il est possible d'exporter un grand livre analytique depuis l'onglet Grand Livre.

Catégoriser une facture ou une transaction

Pour catégoriser une facture, rendez-vous sur l'onglet "analytique" puis sélectionner les catégories désirées. Les catégories sont automatiquement transposées si une facture est réconciliée avec une transaction qui ne l’est pas (et inversement).

✍️ Les catégories sont automatiquement retirées si la facture et la transaction sont détachées

⚠️ Cet automatisme ne fonctionne plus dès qu’il y a 2 ou plus factures/transactions réconciliées.

⚠️ Cet automatisme fonctionne axe par axe (Ex: si une facture est catégorisée sur l’axe Type de dépenses mais pas Équipe, elle prendra uniquement les catégories de l’axe vide Équipe)

Astuces

✍ Il est possible de modifier le nombre de lignes à afficher par page grâce aux étiquettes 25, 50 et 100 en bas de page.

✍ Lorsque l'on sélectionne plusieurs lignes, on retrouve le nombre de factures sélectionnées ainsi que la somme des montants.

✍ Il existe un raccourci clavier pour sélectionner plusieurs factures rapidement en faisant Shift + clic

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