Cet article vous détaille l'écran d'accueil du module de saisie des factures: les colonnes, les statuts, les icônes. Pour découvrir comment saisir une facture, référez-vous à l'article Saisir des factures
Import des factures et lecture par l'OCR ou la liseuse XML
Toutes les factures fournisseur et client importées sur Pennylane arrivent dans le module de saisie "Factures fournisseurs" et "Factures clients".
Il est possible de voir quand et par quel biais ont été ajoutées les factures grâce aux colonnes Ajout et Source.
✍️ Pour les factures envoyées par e-mail, il est possible de connaître son expéditeur en passant votre souris sur le tag "e-mail".
✍️ Les factures au format Factur-X sont facilement identifiables grâce à l'icône fx qui apparaît dans la colonne Source, en complément de la source d’import.
À ce stade, l’OCR ou la liseuse XML a détecté les informations de la facture et a pré-rempli les champs principaux (nom du fournisseur/client, montant TTC et HT, date de facture, date d’échéance, taux de TVA, montant TVA, compte de charges/produits…).
✍️ Si le nom du fournisseur a été détecté, le statut de la facture est "Pré-traitée". Autrement le statut est "A traiter". Voir § Statuts des factures.
On retrouvera sur la page différentes informations concernant la facture, à savoir:
Le statut de la facture
La date d'émission
Le tiers
Le numéro de la facture
Le numéro du compte de charge
Le(s) taux de TVA appliqué(s)
La date d'ajout
La source d'import
Le montant TTC
Comprendre les colonnes du module et les icônes
Le module de saisie des factures est composé de différentes colonnes donnant différentes informations. Pour plus de visibilité, il est possible de paramétrer les colonnes à afficher en cliquant sur la clé à molette. Vous pouvez également agencer l'ordre des colonnes.
De plus, vous pouvez effectuer des recherches en fonction du nom de fichier, du tiers ou du numéro de facture ou bien du numéro de compte comptable.
Vous pouvez filtrer les factures par statut, par date d'émission, par tiers, par taux de TVA, par montant, par catégories ou par source d'import.
Statuts des factures
Chaque facture a un statut en fonction de son traitement.
Il existe 4 types de statuts :
Date d'émission d'une facture
On retrouvera ici la date à laquelle la facture a été émise.
💡 Si la date d'échéance est différente de la date d'émission, on retrouvera alors la date d'échéance en passant la souris sur la date d'émission.
Numéro de compte
Suite à l'import d'une facture le compte de charges est automatiquement renseigné.
Si l'OCR a bien détecté le nom du fournisseur et que ce fournisseur a un compte de charges enregistré par défaut, ce compte de charges sera renseigné.
Si l'OCR n'a pas détecté le nom du fournisseur ou si le fournisseur n'a pas de compte de charges enregistré par défaut, le compte renseigné sera le compte 6288 - Autres charges extérieures diverses. Ce compte est mis en évidence en étant de couleur jaune, pour être facilement identifié.
Total TTC
Cette colonne indique le montant TTC de la facture.
Les factures en devise sont repérables par le petit i situé à gauche du montant. Vous pouvez visualiser le montant en devise en plaçant votre curseur sur le petit i.
✍️ Les factures en devises sont converties en euros en fonction du taux du jour de la date d'émission.
Alertes doublon
Si l'outil a détecté un potentiel doublon, on aura ce logo qui apparaîtra sur la ligne de la facture:
Vue double page
Vous pouvez afficher le formulaire de saisie d'une facture et le PDF de la facture sur deux onglets différents. C'est ce qu'on appelle la vue double page.
✍️ En mode double page, lorsque vous passez à la facture suivante, le PDF de la facture sur le 2ème onglet se met à jour automatiquement.
Vous pouvez accéder au mode plein écran double page de deux manières différentes:
Depuis l'écran d'accueil en cliquant ici:
Depuis le formulaire de saisie en cliquant sur "Vue double page"
Lorsque vous êtes en vue double page, vous pouvez visualiser soit la liste des factures à côté du formulaire de saisie soit la facture en cliquant sur le bouton Voir le tableau / Voir la facture.
Enfin, vous pouvez afficher le formulaire de saisie en plein écran en cliquant sur la double flèche ici:
Commentaires sur les factures
Dans la colonne Actions, vous pouvez facilement voir si un commentaire a été ajouté sur une facture par votre client ou par vous-même. Placez votre curseur sur l'icône Commentaires pour rapidement voir le message, et cliquez dessus pour ouvrir le commentaire dans la vue double page.
Actions en masse sur les factures
Valider en masse des factures
Il est possible de valider en masse les factures ayant comme statut "Pré-traitée". En effet, il y a déjà une écriture comptable associée à ces factures.
Pour ce faire, recherchez les factures concernées à l'aide des filtres , sélectionnez les factures puis cliquez sur Tout traiter.
Modifier en masse des factures
Il est possible de modifier en masse l'imputation des factures, quel que soit leur statut. Pour ce faire, recherchez les factures à modifier (1), sélectionnez-les (2) puis cliquez sur "Modifier" (3).
Supprimer en masse des factures
Il est également possible de supprimer les factures de la même manière, mais cliquant sur l'icône "poubelle".
Catégoriser des factures
Il est possible d'affecter un ou plusieurs tag(s) analytique(s) à une facture. Vous pouvez catégoriser plusieurs factures en même temps.
Pour ce faire, sélectionner les factures concernées (1) et cliquez sur "catégoriser"
Les tags analytiques n'ont aucun impact comptable mais vous permettent de faire une analyse par catégorie. Il est possible d'exporter un grand livre analytique depuis l'onglet Grand Livre.
✍️ Les catégories sont automatiquement transposées si une facture est réconciliée avec une transaction qui ne l’est pas (et inversement). Les catégories sont automatiquement retirées si la facture et la transaction sont détachées
⚠️ Cet automatisme ne fonctionne plus dès qu’il y a 2 ou plus factures/transactions réconciliées.
Astuces
✍ Il est possible de modifier le nombre de lignes à afficher par page grâce aux étiquettes 25, 50 et 100 en bas de page.
✍ Lorsque l'on sélectionne plusieurs lignes, on retrouve le nombre de factures sélectionnées ainsi que la somme des montants.
✍ Il existe un raccourci clavier pour sélectionner plusieurs factures rapidement en faisant Shift + clic
Pour aller plus loin ...