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Vous recevez régulièrement des justificatifs regroupés sur un seul document ? À l'inverse, une facture arrive parfois en plusieurs morceaux ? Voici, alors, qui devrait vous plaire !
L'édition des fichiers est possible à deux moments :
Ouvrir l'éditeur de fichier
Pendant l'import
Rendez-vous dans le menu Saisie de Pennylane.
Cliquez sur Factures clients (ou Factures fournisseurs, d'ailleurs).
Cliquez sur Importer des factures en haut à droite de l'écran.
Cliquez sur Choisir un fichier puis sélectionnez le ou les fichiers à importer dans vos dossiers.
Une fois l'import confirmé, cliquez sur Modifier.
Après l'import
Rendez-vous dans le menu Saisie de Pennylane.
Cliquez sur Factures clients (ou Factures fournisseurs, d'ailleurs).
Sélectionnez dans la liste le document à modifier.
Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur les 3 points en haut de votre écran à côté du bouton Raccourcis.
Cliquez sur Modifier le fichier.
💡 Utilisez l'option Zoomer 👁️ pour identifier rapidement les fichiers concernés par les modifications.
Scinder un fichier
Dans la colonne de gauche, allez à Options de découpage.
Indiquez le paramètre de découpage du fichier.
Par exemple, Découper toutes les 1 pages permet de transformer chacune des pages en un justificatifs distinct.
Cliquez sur Découper.
Cliquez enfin sur Importer x factures.
Retrouvez vos nouvelles factures dans le module du même nom, avec le statut À traiter.
💡 Vous pouvez aussi scinder le fichier en utilisant les lignes pointillées entre deux pages lorsque l’icône des ciseaux apparait.
Découper un document contenant plusieurs factures
Dans l’éditeur, choisissez la méthode adaptée à votre document :
Utilisez le découpage page par page si chaque page correspond à une facture.
Utilisez le découpage manuel pour ajuster la séparation des factures selon leur contenu.
Définissez les pages ou les zones à regrouper dans chaque facture.
Vérifiez le résultat du découpage.
Finalisez la modification.
Importez les nouvelles factures.
✍️ Les nouvelles factures sont importées séparément dans Factures à saisir. Elles sont alors prêtes à être saisies.
Fusionner des fichiers
Sélectionnez toutes les pages (nommées Factures dans l'éditeur) qui doivent être regroupées en un seul et même document en cochant la case en haut à gauche de chaque page.
Cliquez ensuite sur Fusionner les pages en bas de votre écran.
Pour finir, cliquez sur Importer 1 facture.
La facture est ensuite consultable dans le module du même nom, avec le statut À traiter.
✍️ Vous pouvez également fusionner les fichiers depuis la liste des factures : cochez les lignes concernées, puis cliquez sur Fusionner les factures au bas de la liste.
Découper une page
💡 Vous pouvez Tourner ou Supprimer une page, simplement en cliquant sur l'icône qui s'y affiche lorsque vous passez votre curseur.
Cliquez sur l'icône Découper sur la page à modifier.
Avec votre curseur, sélectionnez la zone à découper sur le document.
Cliquez sur Valider la sélection.
Réitérez l'opération si vous avez plusieurs zones à découper.
Cliquez ensuite sur Finaliser la modification.
Choisissez (ou non) de conserver le fichier original : cliquez sur Confirmer ou Supprimer.
Pour terminer, cliquez sur Importer x factures.