Pour aller plus loin

Visualiser et exporter un Grand Livre

Importer des écritures comptables avec plusieurs catégories analytiques

Catégoriser vos transactions et vos factures

Sommaire :

Paramétrer des familles analytiques

Catégoriser une facture ou une transaction

Catégoriser une écriture du grand livre selon une ou plusieurs catégories(s)

Exporter un grand livre analytique

Quel impact pour mon client ?

Votre client ou vous-même avez la possibilité de créer des catégories qui permettront de catégoriser toute écriture du grand livre. Vous pouvez créer des familles de catégories qui comprennent elles-mêmes des catégories.

Le paramétrage s'effectue dans les Paramètres dans l'onglet Catégories.

📖 Voir article Catégoriser vos transactions et vos factures pour découvrir comment créer des familles de catégories et des catégories.

Lorsque vous êtes sur le formulaire de saisie d'une facture, rendez-vous dans la section Analytique puis sélectionnez la ou les catégories désirée(s). S'il y a plusieurs catégories, vous pouvez pondérer le poids de chacune d'entre elles.

Les catégories sont automatiquement transposées si une facture est réconciliée avec une transaction qui ne l’est pas (et inversement).

Les catégories sont automatiquement retirées si la facture et la transaction sont détachées.

⚠️ Cet automatisme ne fonctionne plus dès qu’il y a 2 ou plus factures/transactions réconciliées.

Les catégories analytiques sont alors visibles sur l'écran d'accueil. Il est possible de filtrer par catégorie grâce au filtre Catégories.

Vous pouvez modifier ou supprimer une catégorie analytique pour plusieurs factures. Pour ce faire, vous pouvez filtrer sur la catégorie en question à l'aide du filtre Catégories (1), sélectionner les factures à modifier (2), puis cliquer sur Catégoriser (3) :

Vous pouvez alors soit supprimer la catégorie en cliquant sur la croix rouge, soit modifier la catégorie :

⚠️ Modifier une catégorie d'une facture amène à écraser toutes les catégories précédemment utilisées sur cette facture.

⚠️ La possibilité de supprimer une catégorie apparaît uniquement si on a sélectionné des factures ayant la même et unique catégorie analytique.

Vous pouvez catégoriser toute écriture comptable depuis le module Grand livre (menu Révision). Pour passer en mode analytique, cliquer sur le toggle du même nom.

✍️ Le Grand livre reprend également les écritures des comptes de charges et de produits liées aux factures fournisseurs et clients. Vous pouvez donc catégoriser les factures à deux endroits sur Pennylane : soit depuis le module de saisie des factures, soit depuis le Grand livre analytique.

Vous pouvez catégoriser :

Sélectionnez la ou les catégorie(s) à appliquer puis cliquez sur Enregistrer.

Visualisez l'écriture en cliquant sur la petite flèche à droite d'Écritures.

Vous pouvez appliquer plusieurs catégories à une écriture et pondérer leur poids.

⚠️ Une ligne d’écriture ne peut pas avoir plusieurs catégories d’une même famille. Toutefois, vous pouvez appliquer plusieurs catégories de familles différentes à la pièce et modifier leur poids.

✍️ Vous pouvez accéder aux paramètres de catégorisation en cliquant sur l'icône Paramétrer les catégories.

✍️ Vous pouvez catégoriser plusieurs écritures en même temps en les sélectionnant et en cliquant sur Catégoriser.

⚠️ Si vous catégorisez plusieurs écritures d'un coup, cela supprimera les éventuelles catégories affectées précédemment à une écriture.

Sur le module Grand livre, retrouvez facilement les écritures grâce à la Barre de recherche ou aux Filtres. Comme d'habitude, vous pouvez sélectionner le nombre de lignes à afficher par page (25, 50, 100). Enfin, exportez votre grand livre analytique en cliquant sur le bouton Exporter.

Vous pouvez exporter un grand livre analytique au format Excel, CSV ou PDF depuis le module Grand livre.

Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite et sélectionnez le format et le modèle souhaités ainsi que les comptes.

📖 Voir article Visualiser et exporter un grand livre

Vous pouvez exporter un Grand livre vers des outils de reporting comme Power BI, Looker, Tableau, Toucan Toco, Metabase, Finthesis. Vous pouvez également visualiser vos données en temps réel sur Excel (Voir article Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel).

Le paramétrage s'effectue depuis les Paramètres > Connectivité > Partage de données.

De son côté sur l'interface Gestion, votre client peut également catégoriser ses factures et les transactions bancaires. La catégorisation des transactions bancaires alimente le module de Pilotage et trésorerie.

📖 Voir article Catégoriser vos transactions et vos factures

⚠️ Lorsque le comptable catégorise une écriture de charges ou de produits sur l'interface Comptabilité, il n'y a pas de lien avec le module de Pilotage et trésorerie, qui lui concerne uniquement la catégorisation des transactions.