Créer des familles analytiques
Votre client ou vous-même avez la possibilité de créer des catégories qui permettront de catégoriser toute écriture du grand livre. Vous pouvez créer des familles de catégories qui comprennent elles-mêmes des catégories.
L’accès aux catégories analytiques dépend du profil utilisé et de l’offre de l’entreprise.
Depuis l’interface Comptabilité, votre cabinet peut utiliser l’analytique pour accompagner ses clients.
Depuis l’interface Gestion, les catégories analytiques sont disponibles à partir du plan d’abonnement Essentiel.
Si l’offre de l’entreprise n’inclut pas cette fonctionnalité, les actions ou colonnes de catégorisation ne sont pas disponibles côté client, notamment sur les factures d’achats et de ventes.
Le paramétrage s'effectue dans les Paramètres dans l'onglet Familles analytiques.
📖 Voir article Catégoriser vos transactions et vos factures pour découvrir comment créer des familles de catégories et des catégories.
Catégoriser les factures et transactions
Lorsque vous êtes sur le formulaire de saisie d'une facture, rendez-vous dans la section Analytique puis sélectionnez la ou les catégories désirées. S'il y a plusieurs catégories, vous pouvez pondérer l'affectation sur chacune d'entre elles.
Lorsque plusieurs catégories analytiques sont appliquées, la logique dépend du niveau de catégorisation utilisé.
Pour des catégories d’une même famille, affectez des pourcentages dont le total est égal à 100 %.
Pour des catégories de familles différentes, chaque famille est répartie indépendamment des autres : le total doit donc atteindre 100 % dans chaque famille. Si vous souhaitez associer précisément plusieurs axes entre eux — par exemple répartir une facture entre plusieurs combinaisons de catégories — il s’agit d’un besoin de catégorisation croisée.
Exemple :
Ligne 1 : 60 € → Paris 100 % + Projet A 100 %
Ligne 2 : 40 € → Marseille 100 % + Projet B 100 %
Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser le Plan analytique structuré si disponible (à partir du plan d’abonnement Premium), soit créer plusieurs lignes sur la facture avec des montants distincts, puis appliquer les catégories souhaitées à 100 % sur chaque ligne.Il n’est pas possible de combiner simultanément une catégorisation au niveau du document et une catégorisation au niveau de la ligne.
Lorsqu’une transaction bancaire est réconciliée avec une seule facture, leurs catégories analytiques se synchronisent dans les deux sens :
si un seul des deux éléments est catégorisé au moment de la réconciliation, sa catégorie est appliquée à l’autre ;
si vous modifiez ensuite la catégorie de la facture ou de la transaction, la modification est également appliquée à l’autre élément.
✍️ Lorsque vous indiquez une catégorie analytique sur une facture d'immobilisation, l'affectation s'appliquera automatiquement sur l'ensemble des écritures d'amortissement, dépréciation, cession ou mise au rebut de cette immobilisation.
✍️ Une transaction et une facture fournisseur associée peuvent conserver des catégories différentes si elles ont été catégorisées ou ajustées avant la réconciliation. Cette différence n’indique pas nécessairement une erreur.
Les catégories sont automatiquement retirées si la facture et la transaction sont détachées.
⚠️ Cette synchronisation s’applique uniquement entre une transaction et une facture. Si une transaction est réconciliée avec plusieurs factures, les catégories ne se propagent pas automatiquement.
Les catégories analytiques sont alors visibles sur l'écran d'accueil. Il est possible de filtrer par catégorie grâce au filtre Catégories.
Vous pouvez modifier ou supprimer une catégorie analytique pour plusieurs factures. Pour ce faire, filtrez sur la catégorie en question à l'aide du filtre Catégories, sélectionner les factures à modifier, puis cliquer sur Catégoriser. Dans le volet qui s'ouvre, modifiez l'affectation analytique, ajustez la répartition ou supprimez la catégorisation.
⚠️ La possibilité de supprimer une catégorie apparaît uniquement si on a sélectionné des factures ayant la même et unique catégorie analytique, et dont le statut est "traitée" ou "pré-traitée".
📖 Pour en savoir plus sur la saisie et la catégorisation des factures, consultez l’article Saisir des factures.
Catégoriser une écriture du grand livre selon une ou plusieurs catégorie(s)
Vous pouvez catégoriser toute écriture comptable depuis le module Grand livre (menu Révision).
Voici les possibilités de catégorisation :
Catégoriser une ligne d’écriture : la ou les catégories s’appliquent uniquement à la ligne sélectionnée.
Catégoriser l’écriture entière : la ou les catégories sont appliquées à toutes les lignes de l’écriture.
Vous pouvez également pondérer les affectations si vous appliquez plusieurs catégories à une même écriture.
Pour appliquer une ou plusieurs catégories analytiques :
Rendez-vous sur l’écriture concernée pour l’ouvrir.
Appuyez sur le bouton Catégoriser.
Sélectionnez les catégories souhaitées, puis validez.
Vous pouvez également catégoriser plusieurs écritures en une seule action :
Sélectionnez plusieurs lignes via les cases à cocher.
Cliquez sur Catégoriser dans le bandeau d’actions.
Choisissez les catégories à appliquer à toutes les lignes sélectionnées.
⚠️Cette action écrase les catégories précédemment affectées à ces lignes.
💡Utilisez les filtres analytiques ou la barre de recherche pour isoler rapidement les écritures à catégoriser.
⚠️ Pennylane bloque la saisie d’un montant négatif directement sur une ligne de catégorie analytique. Pour réduire une affectation analytique, passez une opération diverse, ou OD, sur le même compte de charge ou de produit.
Afficher les catégories analytiques dans le Grand livre
Il n’existe pas de mode analytique spécifique dans le Grand livre. Pour visualiser les catégories associées aux écritures :
Accédez au menu Révision > module Grand livre.
Cliquez sur Personnaliser en haut à droite.
Affichez la colonne Catégories.
✍️ Prévoyez suffisamment de place à l’écran pour afficher cette colonne. Si nécessaire, masquez les colonnes dont vous n’avez pas besoin ou réorganisez-les pour placer les informations utiles en priorité.
Exporter un grand livre analytique
Vous pouvez exporter un grand livre analytique au format Excel, CSV ou PDF depuis le module Grand livre.
Sur l’export du Grand Livre standard filtré sur les comptes 6 et 7, la colonne Tiers peut être vide : c’est un comportement normal, car ces comptes ne sont pas des comptes auxiliaires.
Sur l’export du Grand Livre analytique, la colonne Tiers ne se remplit que pour les comptes 401 et 411, car le tiers est rattaché au document et non à la ligne d’écriture.
Pour contourner cette limite, exportez les deux grands livres puis rapprochez-les dans Excel à partir du numéro d’écriture, de la référence de pièce, ou de la date et du montant.
Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite et sélectionnez le format et le modèle souhaités ainsi que les comptes.
📖 Voir article Visualiser et exporter un grand livre
Exporter le Grand livre vers un outil de reporting
Vous pouvez exporter un Grand livre vers des outils de reporting comme Power BI, Looker, Tableau, Toucan Toco, Metabase, Finthesis. Vous pouvez également visualiser vos données en temps réel sur Excel (Voir article Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel).
Le paramétrage s'effectue depuis les Paramètres > Connectivité > Partage de données.
Catégoriser factures et transactions côté client
De son côté sur l'interface Gestion, votre client peut également catégoriser ses factures et les transactions bancaires. La catégorisation des transactions bancaires alimente le module Analytique.
Depuis l’interface Gestion, le client peut affecter une catégorie analytique au niveau de la pièce, c’est-à-dire sur le document dans son ensemble.
L’affectation analytique à la ligne n’est pas disponible côté profil Gestion. Elle peut être réalisée depuis l’interface Comptabilité, notamment depuis la balance ou le grand-livre.
Action | Interface Gestion | Interface Comptabilité |
Affecter une catégorie analytique au niveau du document | ✅ Oui | ✅ Oui |
Affecter une catégorie analytique sur une ligne spécifique | ❌ Non | ✅ Oui |
Répartir une facture entre plusieurs catégories d’une même famille | ✅ Oui, au niveau du document | ✅ Oui, au niveau du document ou de la ligne |
Utiliser plusieurs familles analytiques | ✅ Oui, chaque famille doit totaliser 100 % | ✅ Oui, chaque famille doit totaliser 100 % |
Combiner une catégorisation au document et à la ligne | ❌ Non | ❌ Non |
Modifier l’affectation analytique depuis la balance ou le grand-livre | ❌ Non | ✅ Oui |
📖 Voir article Catégoriser vos transactions et vos factures
⚠️ Lorsque le comptable catégorise une écriture de charges ou de produits sur l'interface Comptabilité, il n'y a pas de lien avec le module Analytique, qui lui concerne uniquement la catégorisation des transactions.