Paramétrer des familles analytiques
Votre client ou vous-même avez la possibilité de créer des catégories qui permettront de catégoriser toute écriture du grand livre. Vous pouvez créer des familles de catégories qui comprennent elles-mêmes des catégories.
Le paramétrage s'effectue dans les Paramètres dans l'onglet Familles analytiques.
📖 Voir article Catégoriser vos transactions et vos factures pour découvrir comment créer des familles de catégories et des catégories.
Catégoriser une facture ou une transaction
Lorsque vous êtes sur le formulaire de saisie d'une facture, rendez-vous dans la section Analytique puis sélectionnez la ou les catégories désirées. S'il y a plusieurs catégories, vous pouvez pondérer l'affectation sur chacune d'entre elles.
Les catégories sont automatiquement transposées si une facture est réconciliée avec une transaction qui ne l’est pas (et inversement).
Si vous changez la catégorie après la réconciliation, l’autre élément réconcilié (transaction ou facture) prendra aussi cette catégorie.
✍️ Lorsque vous indiquez une catégorie analytique sur une facture d'immobilisation, l'affectation s'appliquera automatiquement sur l'ensemble des écritures d'amortissement, dépréciation, cession ou mise au rebut de cette immobilisation.
Les catégories sont automatiquement retirées si la facture et la transaction sont détachées.
⚠️ Cet automatisme ne fonctionne plus dès qu’il y a 2 ou plus factures/transactions réconciliées.
Les catégories analytiques sont alors visibles sur l'écran d'accueil. Il est possible de filtrer par catégorie grâce au filtre Catégories.
Vous pouvez modifier ou supprimer une catégorie analytique pour plusieurs factures. Pour ce faire, filtrez sur la catégorie en question à l'aide du filtre Catégories, sélectionner les factures à modifier, puis cliquer sur Catégoriser. Dans le volet qui s'ouvre, modifiez l'affectation analytique, ajustez la répartition ou supprimez la catégorisation.
⚠️ La possibilité de supprimer une catégorie apparaît uniquement si on a sélectionné des factures ayant la même et unique catégorie analytique, et dont le statut est "traitée" ou "pré-traitée".
📖 Pour en savoir plus sur la saisie et la catégorisation des factures, consultez l’article Saisir des factures.
Catégoriser une écriture du grand livre selon une ou plusieurs catégorie(s)
Vous pouvez catégoriser toute écriture comptable depuis le module Grand livre (menu Révision).
✍️ Le Grand livre reprend également les écritures des comptes de charges et de produits liées aux factures fournisseurs et clients. Vous pouvez donc catégoriser les factures à deux endroits sur Pennylane : soit depuis le module de saisie des factures, soit depuis le Grand livre analytique en utilisant le filtre Analytique.
Vous pouvez catégoriser :
la ligne d'écriture : la catégorie s'applique uniquement à la ligne,
l'écriture entière : la catégorie s'applique à toutes les lignes de l'écriture.
Sélectionnez la ou les catégories à appliquer puis cliquez sur Enregistrer.
Visualisez l'écriture déroulant la section Écritures à l'aide de la flèche.
Vous pouvez appliquer plusieurs catégories à une écriture et pondérer votre affectation.
Accédez aux paramètres de catégorisation en cliquant sur l'icône Paramétrer les catégories.
✍️ Vous pouvez catégoriser plusieurs écritures en même temps en les sélectionnant et en cliquant sur Catégoriser. Si vous catégorisez plusieurs écritures d'un coup, cela supprimera les éventuelles catégories affectées précédemment à une écriture.
Sur le module Grand livre, retrouvez facilement les écritures grâce à la Barre de recherche ou aux Filtres. Comme d'habitude, vous pouvez sélectionner le nombre de lignes à afficher par page (25, 50, 100). Enfin, exportez votre grand livre analytique en cliquant sur le bouton Exporter.
Exporter un grand livre analytique
Exporter un grand livre de Pennylane
Vous pouvez exporter un grand livre analytique au format Excel, CSV ou PDF depuis le module Grand livre.
Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite et sélectionnez le format et le modèle souhaités ainsi que les comptes.
📖 Voir article Visualiser et exporter un grand livre
Exporter le Grand livre vers un outil de reporting
Vous pouvez exporter un Grand livre vers des outils de reporting comme Power BI, Looker, Tableau, Toucan Toco, Metabase, Finthesis. Vous pouvez également visualiser vos données en temps réel sur Excel (Voir article Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel).
Le paramétrage s'effectue depuis les Paramètres > Connectivité > Partage de données.
Impact client
De son côté sur l'interface Gestion, votre client peut également catégoriser ses factures et les transactions bancaires. La catégorisation des transactions bancaires alimente le module Analytique.
📖 Voir article Catégoriser vos transactions et vos factures
⚠️ Lorsque le comptable catégorise une écriture de charges ou de produits sur l'interface Comptabilité, il n'y a pas de lien avec le module Analytique, qui lui concerne uniquement la catégorisation des transactions.