Pour aller plus loin ...
Sommaire:
Le centre de règles est accessible depuis le menu Dossier du client, Paramètres avancés. Il permet de :
- Créer des règles de traitement automatique pour les transactions bancaires à partir de leurs mots-clés ;
- Créer des règles de traitement automatique pour les factures à partir de leurs tiers
- Importer et exporter vos règles.
⚠️ Si des règles entrent en conflit avec une affectation existante, les priorités suivantes s'appliquent :
L'affectation manuelle est prioritaire sur les règles
La règle la plus récente est prioritaire sur la règle la plus ancienne
La règle est prioritaire sur l'affectation par intégration (frais Stripe, Qonto...)
✍️ Les règles ne s'appliquent pas aux exercices clos ou figés. Les règles n'appliquent pas d'affectation comptable aux transactions et factures Traité, seulement les catégories.
Règles de transactions
Les règles de transactions permettent de comptabiliser automatiquement des transactions bancaires à partir de mots-clés compris dans les libellés. Les règles de transactions ne s'appliquent qu'aux transactions.
✍️ Vous pouvez créer une règle d'automatisation à partir d'une transaction bancaire depuis le module Transactions. Vous serez alors ramené vers le centre de règles. Voir article Traitement des transactions bancaires
Depuis le centre de règles, cliquez sur "Nouvelle règle" en haut à droite, puis compléter les paramètres de la règle:
Nom de la règle
Conditions sur les mots clés
Conditions sur le montant (optionnel)
Affectation comptable (contrepartie du 512)
Marquer le justificatif comme requis ou facultatif côté dirigeant
Catégorie analytique
Vérification manuelle
Nous vous proposons deux formulaires au choix: un formulaire classique et un formulaire personnalisé. Cliquez sur le formulaire de votre choix en dessous du nom de la règle.
💡 Sur tous les dossiers, des règles sont crées par défaut pour les catégories génériques (Ex : Transport).
Formulaire classique
Le formulaire classique vous permet simplement de faire des conditions sur les mots-clés.
Le mot-clé peut contenir, être égal à, commencer par, finir par. Sélectionner la condition de votre choix dans la liste déroulante. Vous pouvez combiner ces conditions en cliquant sur Ajouter un mot clé et choisir le lien entre ces deux conditions: et / ou.
Formulaire avancé
Le formulaire avancé permet un traitement avancé à l'aide d'expressions régulières. En cas d'incertitude, préférer le Formulaire classique qui présente moins de risques.
Par défaut, toutes les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation passent en statut Pré-traitées. Si vous souhaitez qu'elles soient automatiquement traitées, cochez la case "Outrepasser la vérification manuelle pour cette règle".
💡 Pour éviter une affection accidentelle massive, vérifiez les transactions bancaires impactées par la règle que vous êtes en train de créer en cliquant sur Vérifier les transactions impactées !
Quel impact côté dirigeant ?
Une transaction bancaire traitée par une règle d'automatisation ne passe pas en statut Justifiée côté Dirigeant. En indiquant le justificatif comme facultatif, la transaction passe automatiquement en statut Justifié côté dirigeant.
Une fois la règle créée, elle apparaît sur la page d'accueil. Vous pouvez alors Visualiser qui a créé et la règle et quand elle a été créée en cliquant sur le i (1), Activer / Désactiver la règle (2), Dupliquer la règle: saisir le nom de la règle, modifier les mots clés puis cliquer sur "Créer la règle" (3), ou enfin Modifier la règle (4).
Si vous désactivez la règle, tous les paramètres par défaut enregistrés seront supprimés.
Règles de factures
Les règles de factures vous permettent d'enregistrer des paramètres par défaut pour les tiers : comptes de charges/produits, taux de TVA, catégorie analytique. Les règles de factures ne s'appliquent qu'aux factures.
Sur cette page, vous pouvez créer de nouvelles règles (1), les activer / désactiver (2), modifier ou supprimer (3).
En cliquant sur un tiers, vous accédez aux paramètres du tiers que vous pouvez modifier/compléter. Voir article Gérer les tiers dans Pennylane
⚠ L'affectation d'une catégorie analytique par défaut est possible uniquement depuis le centre de règles.
Import et export de règles
L'import et l'export des règles sont possibles sous format CSV/XLS pour partager facilement les règles entre les différentes sociétés d'une même entreprise. Vous pouvez :
Importer des règles de transactions avec tous leurs paramètres (mots-clés, contrepartie, analytique...).
Importer des règles fournisseurs/clients avec tous leurs paramètres (contrepartie, analytique, IBAN, coordonnées...)
Créer automatiquement les paramètres associés à ces règles s'ils n'existent pas encore (contrepartie, tags...)
Sauvegarder les modèles de mapping des imports pour gagner du temps sur les imports récurrents