Pour accéder au centre de règles, allez dans le menu Paramètres, puis cliquez sur Centre de règles. Ainsi vous pouvez :
Créer des règles de traitement automatique pour les transactions bancaires à partir de leurs mots-clés ;
Créer des règles de traitement automatique pour les factures à partir de leurs tiers ;
Importer et exporter vos règles.
⚠️ Si des règles entrent en conflit avec une affectation existante, les priorités suivantes s'appliquent :
L'affectation manuelle est prioritaire sur les règles ;
La règle la plus récente est prioritaire sur la règle la plus ancienne ;
La règle est prioritaire sur l'affectation par intégration (frais Stripe, Qonto...).
✍️ Les règles ne s'appliquent pas aux exercices clos ou figés. Les règles n'appliquent pas d'affectation comptable aux transactions et factures Traité, seulement les catégories.
Règles de transactions
Les règles de transactions permettent de comptabiliser automatiquement des transactions bancaires à partir de mots-clés compris dans les libellés. Les règles de transactions ne s'appliquent évidemment qu'aux transactions.
✍️ Vous pouvez créer une règle d'automatisation à partir d'une transaction bancaire depuis le module Transactions. Vous serez alors ramené vers le centre de règles. Voir article Traitement des transactions bancaires
Depuis le centre de règles, cliquez sur + Nouvelle règle en haut à droite. Paramétrez ensuite votre règle :
Donnez un nom à la règle ;
Renseignez les conditions sur les mots clés, montants et/ou comptes bancaires ;
Précisez l’affectation comptable (contrepartie du 512) et la TVA ;
Ajoutez éventuellement une ou plusieurs catégories analytiques ;
Marquez le justificatif comme requis ou facultatif côté dirigeant ;
Choisissez ou non de traiter automatiquement les transactions impactées par votre règle : par défaut, toutes les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation passent en statut Pré-traitées. Cochez la case Outrepasser la vérification manuelle pour cette règle si vous souhaitez qu'elles soient automatiquement traitées.
Évitez une affection accidentelle massive : procédez à la vérification manuelle des transactions existantes. Pennylane recherche toutes les transactions impactées par la règle, vous pouvez si vous le souhaitez les vérifier avant de valider la création de votre règle.
Si vous désactivez la règle, tous les paramètres enregistrés par défaut seront supprimés.
💡 Sur tous les dossiers, des règles sont créées par défaut pour les catégories génériques (par exemple : Transport).
📖 Quel impact côté Gestion ?
Une transaction bancaire traitée par une règle d'automatisation ne passe pas en statut Justifiée côté Gestion (anciennement Dirigeant). En indiquant le justificatif comme facultatif, la transaction passe automatiquement en statut Justifié.
Règles de factures
Les règles de factures vous permettent d'enregistrer des paramètres par défaut pour les tiers : comptes de charges/produits, taux de TVA, catégorie analytique.
Les règles de factures ne s'appliquent évidemment qu'aux factures.
Dans le menu Paramètres de Pennylane, cliquez sur Centre de règles.
Allez sur l’onglet Règles de factures, puis cliquez sur + Nouvelle règle en haut à droite.
Paramétrez ensuite votre règle.
Vous pouvez également activer, désactiver, modifier ou supprimer vos règles depuis l’onglet Règles de factures.
En cliquant sur un tiers, vous accédez aux paramètres du tiers que vous pouvez modifier/compléter.
📖 Voir article Gérer les tiers dans Pennylane.
⚠️ L'affectation d'une catégorie analytique par défaut est possible uniquement depuis le centre de règles.
Suggestion de règles
Lorsque vous faites des catégorisations et des affectations en masse, Pennylane vous propose désormais de créer une règle reprenant les critères de l’action que vous venez d’effectuer.
Cliquez sur Créer une règle puis suivez les instructions ci-dessus si vous souhaitez modifier ou préciser certains paramètres.
Une fois votre nouvelle règle enregistrée (félicitations !) voir pouvez cliquer sur Voir la règle et la vérifier si vous le jugez nécessaire.
Import et export de règles
L'import et l'export des règles sont possibles sous format CSV/XLS pour partager facilement les règles entre les différentes sociétés d'une même entreprise. Vous pouvez :
Importer des règles de transactions avec tous leurs paramètres (mots-clés, contrepartie, analytique...).
Importer des règles fournisseurs/clients avec tous leurs paramètres (contrepartie, analytique, IBAN, coordonnées...)
Créer automatiquement les paramètres associés à ces règles s'ils n'existent pas encore (contrepartie, tags...)
Sauvegarder les modèles de mapping des imports pour gagner du temps sur les imports récurrents.