Les modules de Produits Constatés d'Avance (PCA) et Charges Constatées d'Avance (CCA) permettent de générer automatiquement les écritures de cut-off.
Créer un PCA ou une CCA
Il existe deux méthodes pour créer un PCA ou une CCA.
Menu Saisie
Allez dans le menu Saisie.
Cliquez sur :
Factures fournisseurs pour la CCA.
Factures clients pour la PCA.
Cliquez sur la ligne de facture concernée pour afficher le volet de saisie.
Cochez CCA ou PCA.
Renseignez la période de prestation, puis cliquez sur Valider.
C’est tout bon ! La facture se déverse alors dans les modules CCA ou PCA du menu Révision.
⚠️ S'il y a plusieurs lignes d'écritures pour une facture, pensez à bien cocher la case CCA/PCA pour toutes les lignes et à renseigner les dates de début et de fin.
💡 Consultez les détails du PCA ou CCA en cliquant sur la ligne correspondante depuis le module Révision > Écritures d'inventaire. Vous pouvez ainsi depuis ce volet latéral, modifier les dates de début et/ou de fin. En cliquant sur le bouton Facture en haut à droite, vous accédez au module de saisie des factures où vous pouvez éventuellement modifier le montant, le compte de charge / produit de la facture.
⚠️ Le montant affiché dans la rubrique Prorata est donné à titre indicatif, il est calculé en fonction de la période d’imputation et correspond aux éventuelles écritures à la date de la fin de l’exercice. Ce montant ne prend pas en compte, ni ne correspond, aux écritures précédemment passées.
Modules CCA ou PCA
Allez dans le menu Révision de Pennylane.
Dans la section Écritures de régularisation, cliquez sur Charges Constatées d’Avance (CCA) ou Produits Constatés d’Avance (PCA).
Cliquez sur le bouton Ajouter une CCA ou Ajouter un PCA en haut à droite de votre écran.
Complétez les champs de la CCA ou du PCA :
Description ;
Montant HT (obligatoire) ;
Date d’émission de la facture (obligatoire) ;
Fournisseur ou Client ;
Compte de charges ou de produits (obligatoire) ;
Dates de début et de fin (obligatoire).
Cliquez sur Créer et voir le détail pour enregistrer et accéder aux paramètres de votre CCA ou PCA, ou sur Créer et sortir pour sauvegarder votre CCA ou PCA et revenir à l’écran d’accueil du module.
Supprimer un PCA ou une CCA
Allez dans le module CCA ou PCA.
Sélectionnez-la ou les lignes à supprimer.
Cliquez sur la petite poubelle rouge.
💡 Il est possible de supprimer une CCA ou un PCA même lorsque les écritures de cut-off ont été générées. Une fois supprimée, la case CCA ou PCA dans le module de saisie des factures sera dégrisée.
Générer les écritures de cut-off
Vous pouvez générer les écritures de cut-off depuis les modules de cut-off ou bien depuis le journal de situation.
Modules de cut-off
Rendez-vous dans le module Révision de Pennylane.
Dans la section Écritures de régularisation, sélectionnez CCA ou PCA.
Vous pouvez générer les écritures pour toutes ou une partie de vos CCA ou PCA :
Cochez les lignes dont vous souhaitez générer les écritures de cut-off puis cliquez sur Générer écritures.
Cliquez directement sur Générer des écritures en haut à droite de votre écran si vous voulez générer les écritures de cut-off de tous vos CCA ou PCA.
Cliquez sur Générer des écritures depuis le détail d’une CCA ou d’un PCA dans l’onglet Ecritures pour ne générer que les écritures de celle-ci ou celui-ci.
Une fenêtre apparaît à l’écran afin de renseigner la période pour laquelle vous souhaitez générer les écritures de cut-off. Vous pouvez générer les écritures :
En fin d'exercice ;
À une date de situation existante ;
À une date personnalisée : une nouvelle situation intermédiaire sera créée ;
Plusieurs fois sur l’exercice : plusieurs situations seront créées et leur nombre variera en fonction de la cadence renseignée (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle).
Cliquez sur Générer les écritures et vous avez terminé. Bravo !
✍️ Vous pouvez désormais saisir des CCA et PCA sur des avoirs et non plus seulement sur des factures !
💡Si les écritures sont générées en fin d'exercice, elles se retrouveront dans le journal d'OD. Autrement, elles se retrouveront dans le journal de situation.
Les écritures sont automatiquement extournées au lendemain de la date à laquelle elles ont été générées.
Journal de situation
Ouvrez le menu Saisie de Pennylane, puis cliquez sur Journaux.
Sélectionnez Journal de situation.
Cliquez sur Nouvelle situation.
Dans le volet latéral qui s’ouvre, saisissez une date de situation et sélectionnez les écritures de cut-off que vous souhaitez générer.
C’est terminé ! Accédez aux écritures de chaque CCA / PCA en cliquant sur sa ligne, puis dans l'onglet Écritures du panneau latéral. Les écritures sont également consultables depuis la balance ou les journaux.
⚠️ Si les écritures de cut-off sont comprises sur l'exercice N+1, pensez à bien créer un exercice comptable ultérieur. Autrement, les écritures ne pourront pas être générées.
⏱ L'icône Stopwatch dans la balance générale indique les écritures générées automatiquement par le module PCA / CCA.
✍️ Lorsque vous affectez une catégorie analytique à une facture, la catégorie se reporte également sur les écritures de PCA/CCA.
📖 Voir notre article Analyser vos comptes avec les catégories analytiques.
Comprendre le calcul des écritures
Plusieurs facteurs sont pris en compte pour calculer la PCA ou CCA :
La date de clôture ou la date de situation ;
Le montant ;
La date de début et de fin.
L'écriture est calculée au prorata :
(Date de clôture - Date de début) / (Date de fin - Date de début)
Les cut-offs sont calculés sur une base annuelle de 360 jours.
✍️ La méthode de calcul n’est pas modifiable.
Exporter les états des écritures de cut-off
Téléchargez les PCA / CCA en cliquant sur le bouton Exporter en haut à droite.
Sélectionnez le format qui vous convient (PDF ou XLS) et la date de calcul du cut-off.
Cliquez sur le fichier lorsque ce dernier est prêt pour démarrer son téléchargement.
Vous pouvez notamment le classer dans la GED et le partager avec votre client afin d'effectuer une revue analytique avec lui.
📖 Voir notre article Utiliser la GED de Pennylane.