Les modules de Produits Constatés d'Avance (PCA) et Charges Constatées d'Avance (CCA) permettent de générer automatiquement les écritures de cut-off.
Créer un PCA ou une CCA
Le module se base sur les lignes de factures pour lesquelles la case PCA ou CCA a été cochée depuis les modules de saisie des factures fournisseurs / clients.
Allez dans le menu Saisie.
Cliquez sur :
Factures fournisseurs pour la CCA.
Factures clients pour la PCA.
Cliquez sur la ligne de facture concernée pour afficher le volet de saisie.
Cochez CCA ou PCA.
Renseignez la période de prestation, puis cliquez sur Valider.
C’est tout bon ! La facture se déverse alors dans les modules CCA ou PCA du menu Révision.
⚠️ S'il y a plusieurs lignes d'écritures pour une facture, pensez à bien cocher la case CCA/PCA pour toutes les lignes et à renseigner les dates de début et de fin.
💡 Consultez les détails du PCA ou CCA en cliquant sur la ligne correspondante. Vous pouvez ainsi le modifier ou le supprimer dans le volet latéral. En cliquant sur le bouton Facture en haut à droite, vous accédez au module de saisie des factures où vous pouvez éventuellement modifier le montant, le compte de charge / produit de la facture.
⚠️ En fonction de la période de la prestation, nous calculons le montant du PCA / CCA. Ce montant ne correspond pas aux écritures déjà passées, mais est donné à titre indicatif et correspond aux écritures si vous les génériez à la date de fin d'exercice.
Supprimer un PCA ou une CCA
Allez dans le module CCA ou PCA.
Sélectionnez-la ou les lignes à supprimer.
Cliquez sur la petite corbeille rouge.
💡 Il est possible de supprimer une CCA ou un PCA même lorsque les écritures de cut-off ont été générées. Une fois supprimée, la case CCA ou PCA dans le module de saisie des factures sera dégrisée.
Générer les écritures de cut-off
Vous pouvez générer les écritures de cut-off depuis les modules de cut-off ou bien depuis le journal de situation.
Modules de cut-off
Rendez-vous dans le module Révision de Pennylane.
Dans la section Écritures de régularisation, sélectionnez CCA ou PCA.
Cochez les écritures que vous voulez générer puis cliquez sur Générer écritures ou sur Tout générer (si c’est le but recherché).
Choisissez la date souhaitée pour la génération des écritures :
Fin d’exercice ;
Situation intermédiaire existante (généralement, le milieu de l’exercice) ;
Date personnalisée ;
Plusieurs fois dans l’exercice : mensuellement, trimestriellement ou semestriellement.
Cliquez sur Générer les écritures et vous avez terminé. Bravo !
✍️ Vous pouvez désormais saisir des CCA et PCA sur des avoirs et non plus seulement sur des factures !
💡Si les écritures sont générées en fin d'exercice, elles se retrouveront dans le journal d'OD. Autrement, elles se retrouveront dans le journal de situation. Les écritures sont automatiquement extournées au lendemain de la date à laquelle elles ont été générées.
Journal de situation
Ouvrez le menu Saisie de Pennylane, puis cliquez sur Journaux.
Sélectionnez Journal de situation.
Cliquez sur Nouvelle situation.
Dans le volet latéral qui s’ouvre, saisissez une date de situation et sélectionnez les écritures de cut-off que vous souhaitez générer.
C’est terminé ! Accédez aux écritures de chaque CCA / PCA en cliquant sur sa ligne, puis dans l'onglet Écritures du panneau latéral. Les écritures sont également consultables depuis la balance ou les journaux.
⚠️ Si les écritures de cut-off sont comprises sur l'exercice N+1, pensez à bien créer un exercice comptable ultérieur. Autrement, les écritures ne pourront pas être générées.
⏱ L'icône Stopwatch dans la balance générale indique les écritures générées automatiquement par le module PCA / CCA.
✍️ Lorsque vous affectez une catégorie analytique à une facture, la catégorie se reporte également sur les écritures de PCA/CCA.
📖 Voir notre article Analyser vos comptes avec les catégories analytiques.
Comprendre le calcul les écritures
Plusieurs facteurs sont pris en compte pour calculer la PCA ou CCA :
La date de clôture ou la date de situation ;
Le montant ;
La date de début et de fin.
L'écriture est calculée au prorata :
(Date de clôture - Date de début) / (Date de fin - Date de début)
Les cut-off sont calculés au nombre de jours réels, sur une base de 365 jours habituellement et 366 jours les années bissextiles.
Exporter les états des écritures de cut-off
Téléchargez les PCA / CCA en cliquant sur le bouton Exporter en haut à droite.
Sélectionnez le format qui vous convient (PDF ou CSV) et la date de calcul du cut-off.
Cliquez sur le fichier lorsque ce dernier est prêt pour démarrer son téléchargement.
Vous pouvez notamment le classer dans la GED et le partager avec votre client afin d'effectuer une revue analytique avec lui.
📖 Voir notre article Utiliser la GED de Pennylane.