Les modules de Produits Constatés d'Avance (PCA) et Charges Constatées d'Avance (CCA) permettent de générer automatiquement les écritures de cut-off.
Créer un PCA ou une CCA
Il existe deux méthodes pour créer un PCA ou une CCA.
Module Saisie
Rendez-vous dans le module Saisie.
Cliquez sur Factures fournisseurs (pour une CCA) ou sur Factures clients (pour une PCA).
Sélectionnez la facture concernée pour afficher le volet de saisie.
Activez l’option Définir une imputation et renseignez :
une date de début,
une date de fin.
Cette période d’imputation peut servir à générer automatiquement les cut-offs (FNP, FAE, CCA, PCA) en fonction de la date de facture. Vous pouvez aussi renseigner une période d’imputation sans générer de cut-off en décochant les cases FNP et CCA (ou FAE et PCA) : la période aura alors uniquement une valeur informative.
Vous pouvez aussi cocher directement la case CCA (ou PCA). Renseignez obligatoirement la date de début et la date de fin. Dans ce cas, un cut-off est créé manuellement à partir de la facture, et les dates renseignées sont reprises dans le module PCA/CCA.
Cliquez sur Valider pour enregistrer la saisie.
⚠️ S’il y a plusieurs lignes d’écriture pour une facture, veille à activer Définir une imputation ou cocher CCA/PCA pour chacune, et renseigner la période ou la date de début.
6. La facture apparaît alors automatiquement dans le module CCA ou PCA du menu Révision > Écritures de régularisation.
💡 Consultez les détails du PCA ou CCA en cliquant sur la ligne correspondante depuis le module Révision → Écritures de régularisation.
Vous pouvez ainsi modifier les dates de début et/ou de fin. En cliquant sur Accéder à la facture en haut à droite, vous accédez au module de saisie des factures où il est possible de modifier le montant ou le compte de charge/produit.
⚠️ Le montant affiché dans la rubrique Prorata est donné à titre indicatif.
Il est calculé en fonction de la période d’imputation et correspond aux éventuelles écritures à la date de fin d’exercice. Ce montant ne prend pas en compte, ni ne correspond, aux écritures précédemment passées.
Modules CCA ou PCA
Allez dans le menu Révision de Pennylane.
Dans la section Écritures de régularisation, cliquez sur Charges Constatées d’Avance (CCA) ou Produits Constatés d’Avance (PCA).
Cliquez sur le bouton Ajouter une CCA ou Ajouter un PCA en haut à droite de votre écran.
Complétez les champs de la CCA ou du PCA :
Description ;
Montant HT (obligatoire) ;
Date d’émission de la facture (obligatoire) ;
Fournisseur ou Client ;
Compte de charges ou de produits (obligatoire) ;
Dates de début et de fin (obligatoire).
Cliquez sur Créer et voir le détail pour enregistrer et accéder aux paramètres de votre CCA ou PCA, ou sur Créer et sortir pour sauvegarder votre CCA ou PCA et revenir à l’écran d’accueil du module.
Supprimer un PCA ou une CCA
Allez dans le module CCA ou PCA.
Sélectionnez-la ou les lignes à supprimer.
Cliquez sur la petite poubelle rouge.
💡 Il est possible de supprimer une CCA ou un PCA même lorsque les écritures de cut-off ont été générées. Une fois supprimée, la case CCA ou PCA dans le module de saisie des factures sera dégrisée.
Générer les écritures de cut-off
Vous pouvez générer les écritures de cut-off depuis les modules d'écritures de régularisation ou bien depuis le journal de situation.
Modules de cut-off
Rendez-vous dans le module Révision de Pennylane.
Dans la section Écritures de régularisation, sélectionnez CCA ou PCA.
Vous pouvez générer les écritures pour toutes ou une partie de vos écritures de régularisation :
Cochez les lignes dont vous souhaitez générer les écritures de cut-off puis cliquez sur Générer écritures en bas de votre écran.
Cliquez directement sur Générer des écritures en haut à droite de votre écran si vous voulez générer toutes les écritures de cut-off.
Cliquez sur Générer des écritures depuis le détail d’une CCA ou d'un PCA, dans l’onglet Ecritures pour ne générer que les écritures de celle-ci ou celui-ci.
Une fenêtre apparaît à l’écran afin de renseigner la période pour laquelle vous souhaitez générer les écritures de cut-off. Vous pouvez générer les écritures :
En fin d'exercice ;
À une date de situation existante ;
À une date personnalisée : une nouvelle situation intermédiaire sera créée ;
Plusieurs fois sur l’exercice : plusieurs situations seront créées et leur nombre variera en fonction de la cadence renseignée (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle).
Cliquez sur Générer les écritures et vous avez terminé. Bravo !
Une fois les écritures générées, une extourne automatique est également générée le lendemain de la date d’écriture.
✍️ Vous pouvez désormais saisir des CCA et PCA sur des avoirs et non plus seulement sur des factures !
💡Si les écritures sont générées en fin d'exercice, elles se retrouveront dans le journal d'OD. Autrement, elles se retrouveront dans le journal de situation.
Les écritures sont automatiquement extournées au lendemain de la date à laquelle elles ont été générées.
Journal de situation
Ouvrez le menu Saisie de Pennylane, puis cliquez sur Journaux.
Sélectionnez Journal de situation.
Cliquez sur Nouvelle situation.
Dans le volet latéral qui s’ouvre, saisissez une date de situation et sélectionnez les écritures de cut-off que vous souhaitez générer.
C’est terminé ! Accédez aux écritures de chaque CCA / PCA en cliquant sur sa ligne, puis dans l'onglet Écritures du panneau latéral. Les écritures sont également consultables depuis la balance ou les journaux.
⚠️ Si les écritures de cut-off sont comprises sur l'exercice N+1, pensez à bien créer un exercice comptable ultérieur. Autrement, les écritures ne pourront pas être générées.
⏱ L'icône Stopwatch dans la balance générale indique les écritures générées automatiquement par le module PCA / CCA.
📖 Voir notre article Analyser vos comptes avec les catégories analytiques.
Catégoriser analytiquement vos CCA et PCA
Affectez une ou plusieurs catégories analytiques à vos CCA et PCA, comme sur vos factures, et profitez du report automatique sur les écritures générées.
Catégoriser une CCA ou une PCA
Depuis le menu Révision > Écritures de régularisation, ouvrez le détail de la CCA ou de la PCA à catégoriser.
Dans le panneau Catégorisation analytique, sélectionnez une ou plusieurs catégories.
Pour une répartition par pourcentage, ouvrez la modale de répartition puis ajustez les poids.
Enregistrez votre saisie.
✍️ Vos catégories analytiques doivent être créées au préalable dans Paramètres > Comptabilité > Analytique.
Hériter des catégories de la facture source
Lorsqu'une CCA ou une PCA est créée depuis une facture (fournisseur ou client) ou un avoir, les catégories renseignées sur la ligne ou le document source sont reportées sur l'objet de régularisation, puis sur les écritures comptables générées et leurs extournes.
Catégoriser plusieurs régularisations en une fois
Depuis la liste des CCA ou des PCA, sélectionnez les objets à catégoriser à l'aide des cases à cocher.
Cliquez sur Catégoriser N éléments dans la barre d'actions en bas d'écran.
Choisissez les catégories à appliquer, vérifiez l'aperçu des objets concernés, puis confirmez.
Filtrer et personnaliser l'affichage
Utilisez le filtre Catégorie au-dessus de la liste pour isoler les régularisations d'une catégorie donnée.
Activez la colonne Catégorie depuis le menu Personnaliser les colonnes afin de visualiser les tags directement dans la liste.
💡Si vous modifiez une catégorie après la génération des écritures, la mise à jour est propagée automatiquement aux écritures existantes : pas besoin de relancer la génération.
Hériter des catégories de la facture source
Lorsqu'une CCA ou une PCA est créée depuis une facture (fournisseur ou client) ou un avoir, les catégories renseignées sur la ligne ou le document source sont reportées sur l'objet de régularisation, puis sur les écritures comptables générées et leurs extournes.
Catégoriser plusieurs régularisations en une fois
Depuis la liste des CCA ou des PCA, sélectionnez les objets à catégoriser à l'aide des cases à cocher.
Cliquez sur Catégoriser N éléments dans la barre d'actions en bas d'écran.
Choisissez les catégories à appliquer, vérifiez l'aperçu des objets concernés, puis confirmez.
Filtrer et personnaliser l'affichage
Utilisez le filtre Catégorie au-dessus de la liste pour isoler les régularisations d'une catégorie donnée.
Activez la colonne Catégorie depuis le menu Personnaliser les colonnes afin de visualiser les tags directement dans la liste.
💡Si vous modifiez une catégorie après la génération des écritures, la mise à jour est propagée automatiquement aux écritures existantes : pas besoin de relancer la génération.
Comprendre le calcul des écritures
Plusieurs facteurs sont pris en compte pour calculer la PCA ou CCA :
La date de clôture ou la date de situation ;
Le montant ;
La date de début et de fin.
L'écriture est calculée au prorata :
(Date de clôture - Date de début) / (Date de fin - Date de début)
Les cut-offs sont calculés sur une base annuelle de 360 jours.
✍️ La méthode de calcul n’est pas modifiable.
Exporter les états des écritures de cut-off
Téléchargez les PCA/CCA en cliquant sur le bouton Exporter en haut à droite.
Sélectionnez le format qui vous convient (PDF ou XLS) et la date de calcul du cut-off.
[Optionnel] Cochez l’option d’export groupé pour récupérer l’ensemble des justificatifs des PCA/CCA sélectionnées dans un fichier ZIP.
Cliquez sur le fichier lorsque ce dernier est prêt pour démarrer son téléchargement.
Vous pouvez notamment le classer dans la GED et le partager avec votre client afin d'effectuer une revue analytique avec lui.
📖 Voir notre article Utiliser la GED de Pennylane.