Pour saisir les factures transmises par votre client, rendez-vous dans le menu Saisie, puis sélectionnez le module où se trouve la facture (Facture clients ou Facture fournisseurs). Ensuite, cliquez sur une ligne de facture pour en afficher le formulaire de saisie.
Afficher une facture et son formulaire de saisie
Vous avez deux façons d'afficher une facture et son formulaire de saisie :
Visualiser le formulaire de saisie et l’aperçu de la facture sur la même page.
C'est l'affichage par défaut proposé par Pennylane. Lorsque vous cliquez sur une ligne de facture dans la liste du module Saisie, la page de formulaire s'ouvre avec, sur la gauche de l'écran le PDF de la facture.
Le PDF ne s'affiche pas lorsque vous cliquez sur la facture ? Assurez-vous que le zoom de votre écran est bien à 100%.
💡 Si la colonne sur la gauche de l’aperçu gêne l'affichage de votre facture, cliquez sur l'icône du Menu (trois traits empilés) pour le fermer.
Ouvrir le PDF de la facture sur un autre onglet
C'est ce qu'on appelle la vue double page.
Allez dans Facture fournisseurs ou Factures clients sur le menu Saisie de Pennylane.
Cliquez sur la facture pour en afficher le formulaire de saisie.
Cliquez ensuite sur le bouton Vue double page en haut à droite de l'écran pour ouvrir le PDF dans un nouvel onglet.
Vous pouvez également accéder au mode plein écran double page, toujours depuis la page Facture clients ou Facture fournisseurs, en cliquant sur le bouton Mode plein écran double page au bout de la ligne de la facture à saisir.
✍️ Lorsque vous validez une facture et que vous passez à la facture suivante, le PDF de la facture se met à jour automatiquement sur la double page.
Saisir les informations de la facture
💡 Bonne nouvelle ! Pour les comptes tiers (par exemple, les fournisseurs) Pennylane a mis en place des suggestions automatiques pour faciliter la saisie et vous faire gagner du temps.
Depuis le formulaire de saisie, complétez les informations qui n'ont pas été pré-remplies (tels le numéro de facture, le fournisseur ou le client, le compte de contrepartie, la date d’émission ou encore le montant).
Sélectionnez le taux de TVA de votre choix.
Cliquez sur Autre pour accéder à davantage de taux.
Cliquez sur Multitaux pour pouvoir saisir le montant de votre choix (factures fournisseurs uniquement).
Enregistrez, si vous le souhaitez, plusieurs comptes de charges / produits ou taux de TVA.
Cliquez sur le bouton Ventiler la facture pour les factures fournisseurs.
Cliquez sur Ajouter une ligne pour les factures clients. Vous pouvez alors ajouter plusieurs comptes de produits et taux de TVA. Il n'est donc pas possible de saisir un taux personnalisé ou non-standard sur des factures clients.
Le Libellé de l'écriture, composé par défaut du nom du fournisseur, du numéro de facture et du montant de la facture s'il s'agit d'une facture en devise, est généré automatiquement. Vous pouvez toutefois le personnaliser en modifiant l’un des paramètres (nom du tiers, numéro de facture, etc.) Le libellé de la facture se met alors à jour automatiquement.
Indiquez si vous constatez une facture d'avoir pour transformer les montants en négatif.
Vous pouvez également renseigner la présence d'une CCA, PCA, FAE ou FNP et renseigner la période d'imputation. La facture se déverse alors dans les modules de cut-off adéquats où vous pourrez générer les écritures à une date de situation ou à une date de clôture.
📖 Consultez nos articles Fonctionnement des modules PCA et CCA et Fonctionnement des modules FAE et FNP.
Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les informations, ou sur Valider pour sauvegarder puis passer à la facture suivante.
Vous avez terminé !
💡 Appuyez sur la flèche de la section Libellé de l’écriture, si vous souhaitez restaurer le libellé par défaut.
Laisser un commentaire
Vous pouvez échanger ou demander des précisions sur la facture à votre client, en lui adressant un commentaire.
Pour cela, cliquez sur l'icône Commentaires. Vous pouvez rédiger votre commentaire et mentionner le dirigeant en tapant "@" suivi de son nom. Il recevra alors une notification par email et sur son centre de notifications.
Enregistrer une immobilisation
Quand vous saisissez une facture avec un compte de classe 2, vous pouvez compléter la fiche d'immobilisation.
Cochez la case Immobilisation et renseignez les paramètres de l'immobilisation. Vous pouvez également renseigner les paramètres de l'immobilisation depuis le module Immobilisations.
📖 Lisez notre article Utiliser les module des immobilisations
✍️ Vous pouvez compléter les informations de l'immobilisation même partiellement et valider la facture. Vous pourrez terminer le paramétrage plus tard dans le module Immobilisations.
Renseigner des paramètres par défaut
Afin d'automatiser le remplissage des différents champs lors des prochaines saisies, vous pouvez enregistrer des paramètres par défaut pour un fournisseur ou un client.
Vous pouvez le faire de 3 manières différentes.
Lors de la validation d'une facture, vous pouvez enregistrer les paramètres par défaut pour un fournisseur ou un client.
Enregistrez les paramètres par défaut en cliquant sur Voir / Modifier le fournisseur.
Vous pouvez également enregistrer les paramètres par défaut d'un fournisseur / d’un client depuis les onglets Fournisseurs et Clients ou bien depuis le Centre de règles, dans l'onglet Règles de factures.
C'est ici que vous pouvez indiquer si un fournisseur ou un client est soumis à l'option de la TVA sur les débits.
📖 Consultez nos articles Gérer les tiers et Centre de règles pour en savoir davantage.
Réconcilier une facture avec son paiement
Toujours dans le formulaire de saisie, rapprochez la facture de son règlement en cliquant sur Chercher parmi les transactions. Sélectionnez ensuite la transaction correspondante et cliquez sur Réconcilier.
Le compte 401/411 est alors lettré ainsi que l'écriture de TVA aux encaissements (s'il s'agit d'une facture de prestation de services).
📖 Consultez notre article Traitement de la TVA.
Quant à la transaction bancaire, elle passe en statut Traitée si la facture l’est également.
💡 Si une facture n'a pas été payée via le compte bancaire de la société, mais par le dirigeant lui-même ou bien en espèces par exemple, vous pouvez sélectionner le mode de règlement adéquat dans le champ Choisir un autre mode de règlement.
Catégoriser une facture pour l'analytique
Vous pouvez catégoriser les factures clients et fournisseurs aussi depuis le formulaire de saisie.
Vous pouvez désormais attribuer des catégories analytiques non seulement au document entier, mais aussi à chaque ligne de facture. Plus besoin de passer par le grand livre ou les balances : cliquez sur les trois petits points à droite d'une ligne dans le module d'écriture, puis sélectionnez "Ajouter une catégorie analytique".
Si vous affectez une catégorie analytique à une facture et que vous réconciliez cette facture avec une transaction bancaire, la catégorie analytique s'affectera également à la transaction bancaire.
⚠ Il n'est pas possible d’avoir simultanément des catégories analytiques au niveau du document et au niveau des lignes. Si vous ajoutez une catégorie à la ligne alors qu’il en existe déjà au document, vous devrez choisir entre conserver la catégorisation du document ou l’écraser pour appliquer celle des lignes.
Ces catégories analytiques sont visibles et modifiables dans la facture, les balances et le grand livre, garantissant ainsi une meilleure traçabilité des écritures.
📖 Consultez l’article Analyser vos comptes avec les catégories analytiques.
Autres actions
En cliquant sur les 3 petits points, vous pourrez :
💡 Vous pouvez effectuer les calculs directement depuis les cases : depuis chaque case du formulaire de saisie, vous pouvez réaliser des opérations comme dans un tableur classique grâce aux opérateurs habituels ; en appuyant sur Entrée (+,-,/…).