Cette fonctionnalité est disponible sur tous les plans d'abonnement Pennylane.
Importer ou modifier des brouillons en masse
Vous avez de nombreuses factures à créer ? La perspective d’éditer un par un vos brouillons de facture vous décourage ? Pennylane est là pour vous aider !
Grâce à un import Excel, créez ou modifiez en masse vos brouillons de facture.
✍️ La création en masse est possible uniquement pour vos clients disposant d’un SIREN. Vous devez également avoir déjà créé au moins une facture client dans Pennylane pour effectuer votre import.
Dans Pennylane, allez dans le menu Ventes.
Cliquez sur Factures clients.
Cliquez ensuite sur la petite flèche à droite du bouton Nouvelle facture puis sur Brouillons de facture via Excel en haut à droite de votre écran.
Vous êtes redirigé vers la page Choix du fichier. Téléchargez et utilisez le fichier modèle de Pennylane afin d'éviter toute erreur d'import.
Vous avez deux façons d'importer votre fichier .xlsx dans Pennylane :
Cliquez sur Importer un fichier xlsx ;
Glissez-déposez le fichier directement dans l'encadré depuis le dossier de votre ordinateur.
Cliquez ensuite sur Commencer l'import.
Vérifiez à présent que les champs à associer correspondent aux colonnes de votre fichier puis cliquez sur Valider le mapping. Nous vous recommandons vivement d’utiliser le template mis à disposition par Pennylane, pour que tous les champs s’associent automatiquement.
Dans l'onglet Revue des données, assurez-vous que la correspondance des champs (ou mapping) est complète et correcte. Si tel est le cas, cliquez sur Continuer l'import. Sinon, cliquez sur Annuler et réimporter puis corrigez les erreurs directement dans votre fichier excel avant de recommencer l'import.
Choisissez ensuite entre deux possibilités :
Pour ajouter les lignes de votre import à des brouillons de facture déjà existant sur Pennylane, cliquez sur le bouton Associer à des brouillons existants.
Vous préférez créer des nouveaux brouillons de facture avec votre import ? Optez plutôt pour Créer des nouveaux brouillons.
Pennylane analyse chaque ligne de votre fichier d'import et essaie de l'associer à un brouillon de facture existant. Cette association est basée sur le SIREN du client et la date d'émission de la facture.
Si l'association proposée ne vous convient pas, vous pouvez ouvrir la liste déroulante dans la colonne Brouillons de facture existants et sélectionner un autre brouillon existant. Vous pouvez également décider de ne pas associer une ligne à un brouillon existant. Cela va générer un nouveau brouillon.
✍️ Pour toutes les lignes où Pennylane ne trouve pas de brouillon existant, des nouveaux brouillons seront créés à la fin de l’import.
11. Pennylane vous indique un récapitulatif du Nombre de brouillons à mettre à jour et du Nombre de brouillons créés. Cliquez sur Importer les brouillons de facture pour confirmer l'opération.
⚠️ Pennylane crée un brouillon par client et par date d’émission. Si vous avez plusieurs lignes avec le même client (même SIREN) et la même date d’émission, alors Pennylane les regroupe toutes dans le même brouillon. En revanche si vous avez plusieurs lignes avec le même client (même SIREN) mais avec des dates d’émission différente, Pennylane créé un brouillon différent par date d’émission.
Pour vos nouveaux brouillons, vous pouvez choisir de leur faire partager un titre, une description à ce titre, un champ libre et une mention spéciale.
💡 Si vous souhaitez que vos nouveaux brouillons aient des titres, des descriptions et des mentions spéciales différents alors il faudra faire plusieurs imports.
Vous rencontrez des difficultés avec l’import ou la finalisation en masse de vos brouillons ? Consultez l'article Résoudre un problème d’import ou de finalisation en masse.
Si vous souhaitez créer des factures distinctes pour chaque ligne de facture, nous vous invitons à les créer manuellement.
Nous déconseillons l’utilisation de l’import en masse pour les factures d’abonnement. Privilégiez la fonctionnalité prévue à cet effet : Créer un abonnement ou une facture récurrente.
Finaliser des brouillons en masse
⚠️ La finalisation en masse n’est possible que pour les brouillons créés via l’import en masse.
Toujours dans le menu Ventes de Pennylane, cliquez sur Factures clients.
Cliquez ensuite sur l’onglet Brouillons.
Sélectionnez tous les brouillons de facture que vous voulez finaliser.
Dans la barre qui s’affiche au bas le la liste des brouillons, cliquez sur Finaliser les brouillons.
Cliquez sur Finaliser les factures.
C’est terminé ! Vos brouillons sont désormais des factures classées À venir.
Cabinets comptables ? Par ici !
L’import de brouillons de facture en masse est la solution idéale pour ajouter vos honoraires variables (paie, juridique, etc.) sur vos brouillons de facture d’abonnement.
Par exemple, téléchargez depuis votre logiciel de paie le nombre de bulletins préparés pour chaque client avec votre tarif unitaire, puis importez-les dans Pennylane pour les ajouter en masse sur vos brouillons de facture d’abonnement.