Vous avez un grand nombre d'abonnements clients à gérer ? Plutôt que de les créer un par un, Pennylane vous permet de les importer en masse à partir d'un fichier Excel ou CSV. Suivez le guide !
Prérequis
Avant d'importer vos abonnements, il vous faudra importer vos clients sur Pennylane. Vous pouvez importer vos clients existants au format XLS ou CSV. Une fois l'import terminé, exportez la liste des clients depuis Pennylane. Cet export vous permettra de récupérer l'identifiant unique attribué à chaque client, un élément indispensable pour éviter les doublons lors de l'import des abonnements.
✍️ L'identifiant unique est différent de la référence client qui n'est pas unique.
Toujours avant d’importer vos abonnements, il vous faudra importer vos produits sur Pennylane. Vous pouvez soit importer votre catalogue produit existant au format XLS/CSV, soit créer manuellement chaque produit. Dans les deux cas, exportez ensuite la liste des produits depuis Pennylane pour récupérer leur identifiant unique, un élément indispensable pour importer vos abonnements.
Étapes pour importer en masse des abonnements
Depuis la page Abonnements, cliquez sur Importer des abonnements.
Téléchargez le CSV ou Excel de référence. Vous devrez ensuite remplir l'ensemble des champs obligatoires et importer le document.
Faites correspondre chaque colonne de votre tableur avec les équivalents Pennylane. Vos colonnes ne doivent pas nécessairement porter le même nom, mais vous devez avoir un équivalent pour l'ensemble des champs requis.
⚠️ Pour vous assurer de bien reprendre les produits de votre base de données, insérez une colonne avec l’identifiant du produit et ajoutez les éléments du produit dans les colonnes obligatoires (libellé du produit, quantité, prix TTC du produit et taux TVA).
✍️ Lorsque vous importez un nouveau produit, Pennylane ne le rajoute pas encore dans votre base de produits.
Vérifiez votre fichier d’import car il ne sera pas possible par la suite de modifier en masse le détail des produits pour chaque abonnement.
Effectuez l’import. S’il ne fonctionne pas, ajoutez la colonne Date de fin (end date) dans votre fichier d’import puis recommencez l'opération.
Après import, si vous souhaitez mettre en place d’autres fréquences de facturation que celles existantes (facturation trimestrielle ou semestrielle par exemple), il convient de modifier manuellement la périodicité dans chaque abonnement.
✍️ Si vous êtes amenés à modifier vos produits après l’import, vous pourrez choisir de modifier les abonnements importés en conséquence ou de les laisser tels quels.
Détail des paramètres d’abonnement
Vous trouverez ci-dessous l'explication des différents champs ainsi que l'ensemble des paramètres d'abonnement acceptés. Si vous avez besoin d'autres options disponibles sur l'interface, faites-le nous savoir et nous les rajouterons.
Type d'abonnement (fréquence)
Weekly
Monthly
Yearly
Mode de finalisation
awaiting_validation : l'abonnement crée à chaque échéance un brouillon de facture qui devra être finalisée manuellement
finalized : l'abonnement crée à chaque échéance une facture finalisée
email : l'abonnement crée une facture finalisée et l'envoie par mail au client à chaque échéance
Date de création (premier jour de l'abonnement)
YYYY/MM/DD
Jour du mois de facturation
15 (signifiera par exemple que l'abonnement sera créé chaque 15 du mois)
Identifiant client
Vous pouvez consulter cet identifiant unique sur chaque page client, ou télécharger un Excel avec la liste des clients et leur identifiant depuis la page Ventes > Clients
Conditions de paiement
upon_receipt (date d'échéance est celle de la facture)
15_days (date d'échéance est celle de la facture + 15 jours)
30_days (date d'échéance est celle de la facture + 30 jours)
60_days (date d'échéance est celle de la facture + 60 jours)
Moyen de paiement
gocardless_direct_debit (si l'abonnement est lié à un mandat de prélèvement GoCardless)
offline (si l'abonnement n'est pas lié à GoCardless) : il s’agit de tous les autres modes de règlement comme un prélèvement SEPA, un virement classique, un e-virement, un chèque ou une carte bancaire (Stripe).
Ligne 1 - Label (nom de la première ligne de produit. Ex : honoraires comptables)
Ligne 1 - Quantité (quantité de la première ligne de produit)
Ligne 1 - Montant TTC unitaire (montant TTC de chaque unité de produit)
💡 Vous pouvez créer deux colonnes supplémentaires avec le montant HT et la TVA. Même si ces colonnes ne sont pas importées, elles vous aident à calculer le montant TTC si vous ne l’avez pas directement.
Ligne 1 - Taux TVA (Code TVA de la première ligne de produit)
FR_200 (taux français, TVA à 20%)
Liste des taux de TVA acceptés
Liste des taux de TVA acceptés
FR_1_05 FR_1_75 FR_09 FR_21 FR_40 FR_55 FR_60 FR_65 FR_85 FR_92 FR_100 FR_130 FR_15_385 FR_196 FR_200 AD_10 AD_45 AD_95 AT_100 AT_130 AT_200 BE_60 BE_120 BE_210 BG_90 BG_200 CH_25 CH_26 CH_37 CH_38 CH_77 CH_81 CY_50 CY_90 CY_190 CZ_100 CZ_120 CZ_150 CZ_210 DE_70 DE_190 DK_250 EE_90 EE_200 EE_220 ES_40 ES_100 ES_210 FI_100 FI_140 FI_240 FI_255 GB_50 GB_200 GR_60 GR_130 GR_240 HR_50 HR_130 HR_250 HU_50 HU_180 HU_270 IE_48 IE_90 IE_135 IE_210 IE_230 IT_40 IT_50 IT_100 IT_220 LT_50 LT_90 LT_210 LU_30 LU_70 LU_80 LU_130 LU_140 LU_160 LU_170 LV_50 LV_120 LV_210 MC_09 MC_21 MC_55 MC_85 MC_100 MC_200 MT_50 MT_70 MT_180 MU_150 NL_90 NL_210 PL_50 PL_80 PL_230 PT_60 PT_130 PT_230 RO_50 RO_90 RO_190 SE_60 SE_120 SE_250 SI_50 SI_95 SI_220 SK_100 SK_200 exempt extracom intracom_21 intracom_55 intracom_85 intracom_100 crossborder FR_100_construction FR_200_construction mixed
Ligne 1 - Description
Vous pourrez ensuite rajouter un maximum de 10 lignes de produit en ajoutant les colonnes "Ligne 2 - Label", "Ligne 2 - Quantité", etc.
💡 L'import ne fonctionne pas ? Ajoutez la colonne Date de fin (end date) à votre fichier avant de recommencer l'opération.