Vous avez un grand nombre d'abonnements clients à gérer ? Plutôt que de les créer un par un, Pennylane vous permet de les importer en masse à partir d'un fichier Excel ou CSV. Suivez le guide !
Prérequis
Avant d'importer vos abonnements, il vous faudra importer vos clients sur Pennylane. Vous pouvez importer vos clients existants au format XLS ou CSV. Une fois l'import terminé, exportez la liste des clients depuis Pennylane. Cet export vous permettra de récupérer l'identifiant unique attribué à chaque client, un élément indispensable pour éviter les doublons lors de l'import des abonnements.
✍️ L'identifiant unique est différent de la référence client qui n'est pas unique.
Toujours avant d’importer vos abonnements, il vous faudra importer vos produits sur Pennylane. Vous pouvez soit importer votre catalogue produit existant au format XLS/CSV, soit créer manuellement chaque produit. Dans les deux cas, exportez ensuite la liste des produits depuis Pennylane pour récupérer leur identifiant unique, un élément indispensable pour importer vos abonnements.
Étapes pour importer en masse des abonnements
Depuis la page Abonnements, cliquez sur Importer des abonnements.
Téléchargez le CSV ou Excel de référence. Vous devrez ensuite remplir l'ensemble des champs obligatoires et importer le document.
Faites correspondre chaque colonne de votre tableur avec les équivalents Pennylane. Vos colonnes ne doivent pas nécessairement porter le même nom, mais vous devez avoir un équivalent pour l'ensemble des champs requis. Pour vous assurer de bien reprendre les produits de votre base de données, insérez une colonne avec l’identifiant du produit et ajoutez les éléments du produit dans les colonnes obligatoires (libellé du produit, quantité, prix TTC du produit et taux TVA). Lorsqu’un produit dans le fichier d’import n’existe pas encore dans votre base de produit, il sera automatiquement ajouté avec un nouvel identifiant.
Vérifiez votre fichier d’import car il ne sera pas possible par la suite de modifier en masse le détail des produits pour chaque abonnement.
Effectuez l’import. S’il ne fonctionne pas, ajoutez la colonne Date de fin (end date) dans votre fichier d’import puis recommencez l'opération.
Après import, si vous souhaitez mettre en place d’autres fréquences de facturation que celles existantes (facturation trimestrielle ou semestrielle par exemple), il convient de modifier manuellement la périodicité dans chaque abonnement.
✍️ Si vous êtes amenés à modifier vos produits après l’import, vous pourrez choisir de modifier les abonnements importés en conséquence ou de les laisser tels quels.
Détail des paramètres d’abonnement
Vous trouverez ci-dessous l'explication des différents champs ainsi que l'ensemble des paramètres d'abonnement acceptés. Si vous avez besoin d'autres options disponibles sur l'interface, faites-le nous savoir et nous les rajouterons.
Type d'abonnement (fréquence)
Weekly
Monthly
Yearly
Mode de finalisation
awaiting_validation : l'abonnement crée à chaque échéance un brouillon de facture qui devra être finalisée manuellement
finalized : l'abonnement crée à chaque échéance une facture finalisée
email : l'abonnement crée une facture finalisée et l'envoie par mail au client à chaque échéance
Date de création (premier jour de l'abonnement)
YYYY/MM/DD
Jour du mois de facturation
15 (signifiera par exemple que l'abonnement sera créé chaque 15 du mois)
Identifiant client
Vous pouvez consulter cet identifiant unique sur chaque page client, ou télécharger un Excel avec la liste des clients et leur identifiant depuis la page Ventes > Clients
Conditions de paiement
upon_receipt (date d'échéance est celle de la facture)
15_days (date d'échéance est celle de la facture + 15 jours)
30_days (date d'échéance est celle de la facture + 30 jours)
60_days (date d'échéance est celle de la facture + 60 jours)
Moyen de paiement
gocardless_direct_debit (si l'abonnement est lié à un mandat de prélèvement GoCardless)
offline (si l'abonnement n'est pas lié à GoCardless) : il s’agit de tous les autres modes de règlement comme un prélèvement SEPA, un virement classique, un e-virement, un chèque ou une carte bancaire (Stripe).
Ligne 1 - Label (nom de la première ligne de produit. Ex : honoraires comptables)
Ligne 1 - Quantité (quantité de la première ligne de produit)
Ligne 1 - Montant TTC unitaire (montant TTC de chaque unité de produit)
💡 Vous pouvez créer deux colonnes supplémentaires avec le montant HT et la TVA. Même si ces colonnes ne sont pas importées, elles vous aident à calculer le montant TTC si vous ne l’avez pas directement.
Ligne 1 - Taux TVA (Code TVA de la première ligne de produit)
FR_200 (taux français, TVA à 20%)
Vous pouvez retrouver l'ensemble des codes TVA acceptés ici.
Ligne 1 - Description
Vous pourrez ensuite rajouter un maximum de 10 lignes de produit en ajoutant les colonnes "Ligne 2 - Label", "Ligne 2 - Quantité", etc.
💡 L'import ne fonctionne pas ? Ajoutez la colonne Date de fin (end date) à votre fichier avant de recommencer l'opération.