Justifier les transactions

GESTION - Comment bien exploiter votre module de Transactions sur Pennylane.

Mis à jour aujourd’hui

La page transactions centralise tous vos comptes bancaires, vous permettant de suivre vos entrées et sorties, d'ajouter des justificatifs sur vos transactions et suivre les demandes de votre comptable, mais aussi de catégoriser vos transactions pour les analyser.

Chiffres clés

En haut de l'écran, consultez les chiffres clés et actions à faire :

  • Le solde total de tous vos comptes ;

  • Les demandes de votre comptable (voir ci-dessous) ;

  • Les suggestions de rapprochement (avec les factures que vous avez importées sur Pennylane) ;

Statuts des transactions

Il s'agit de la liste de toutes vos lignes bancaires. Vous pouvez les filtrer par libellé, date, montant, catégories, justificatifs, commentaires et/ou comptes bancaires.

Vos transactions sont ici réparties en trois statuts :

  • Demande comptable : les informations complémentaires demandées manuellement par votre comptable, pour justifier une transaction précise en ajoutant un justificatif.

  • Non justifié : les transactions n’ont pas été rapprochées d’une facture et le justificatif n’a pas été indiqué comme facultatif ou perdu.

  • Justifié : les transactions ont été justifiées soit via la réconciliation avec la facture correspondante soit via un traitement en comptabilité.

Justifier une transaction

Vous avez plusieurs manières de justifier une transaction. Cliquez d'abord sur la ligne concernée.

  1. Si vous n'avez pas encore importé votre justificatif, cliquez sur Ajouter pour le télécharger depuis votre ordinateur.

  2. Si vous avez déjà importé votre justificatif via les différentes méthodes d'imports, cliquez sur Chercher dans Pennylane pour le retrouver.

  3. Si votre justificatif est facultatif (c'est le cas pour les virements de compte à compte, les frais bancaires ou encore les transactions liées aux salaires ou à l'URSSAF) ou perdu, précisez-le en cliquant sur les trois petits points ... puis en sélectionnant l'état correspondant à votre situation.

💡 Afin de faciliter le travail de votre comptable ou le suivi de vos transactions bancaires, pensez à ajouter un commentaire sur la nature de la dépense.

Transactions justifiées automatiquement

En tant que dirigeant, vous n'êtes pas le seul à pouvoir justifier une transaction. En effet, de nombreuses transactions ne nécessitent pas de justificatif. Pennylane les classe automatiquement en Justifié pour vous faire gagner du temps. Pas de panique donc, ce n'est pas une erreur !

Une transaction automatiquement classée dans Justifié a une icône Justificatif facultatif. Vous verrez également un encart explicatif dans le panneau latéral.

Dans quelles conditions peut-on marquer un justificatif comme facultatif ?

  • Une action manuelle de la part du dirigeant ou du comptable sur la transaction.

  • Une règle automatique créée par votre comptable sur la transaction : pour gagner en efficacité, votre comptable peut créer des règles pour indiquer que certaines transactions ne nécessitent pas de justificatif. Dans ce cas, nul besoin pour vous de vous en soucier.

    • C'est souvent le cas des salaires, cotisations URSSAF, frais bancaires, etc.

    • N’hésitez pas à vous rapprocher de votre comptable pour comprendre pourquoi certains justificatifs sont considérés comme facultatifs.

  • Une règle pour les intégrations marchandes : les transactions provenant de certaines intégrations (telles que Stripe, Shopify, Gocardless, Paypal, Uber Eats, Square et Shopify) ne nécessitent pas de justificatif. En effet, ces intégrations synchronisent un grand nombre de transactions chaque jour, et un récapitulatif en fin de période suffit à justifier le tout. Vous verrez alors le même message que plus haut.

  • Une règle pour les virements internes : ceux-ci ne nécessitent jamais de justificatif. Pour éviter les erreurs et uniquement dans ce cas particulier, Pennylane ne vous permet pas d'ajouter des justificatifs sur ces transactions. Vous verrez un message spécifique.

Que faire lorsque certaines transactions sont marquées facultatives alors qu'elles ne le sont pas ?

Si vous trouvez que l'action de votre comptable ou la règle des intégrations marchandes a justifié des transactions qui ne devraient pas l'être, filtrez vos transactions comme suit :

  • Statut : Justifié

  • Justificatif : Sans justificatif

Vous pouvez alors ajouter un justificatif à ces transactions. N'hésitez pas à vous rapprocher de votre comptable pour discuter de ce sujet.

Transactions manquantes

Certaines transactions manquent à l'appel ? Consultez notre article Importer des transactions bancaires manquantes !

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