Dans Pennylane, archiver et supprimer sont deux actions à distinguer.
| Archiver | Supprimer |
Écriture comptable | Aucune | Aucune |
Action Pennylane | Le document est conservé dans Pennylane, avec le statut Supprimé. Vous pouvez le restaurer. | Le document n'est pas conservé dans Pennylane. Vous devez alors le réimporter |
L’archivage permet donc d’écarter un doublon de transaction ou de facture tout en conservant le document dans Pennylane. La suppression est définitive et n’est possible qu’après l’archivage.
Archiver ou désarchiver
Depuis les modules
Dans le module Saisie (ou Transactions), sélectionnez une ou plusieurs factures (ou transactions) dans la liste.
Cliquez ensuite sur la poubelle rouge au bas de la liste.
Cliquez enfin sur Confirmer et le tour est joué.
Les écritures comptables sont supprimées et le statut de vos factures passe également en Supprimé.
De la même façon, vous pouvez désarchiver des factures pour pouvoir les comptabiliser. Sélectionnez les factures dans votre liste puis cliquez sur Restaurer les factures (icône pendule rouge).
💡 Vous ne trouvez pas Archiver ou désarchiver dans la liste vos factures supprimées ? Assurez-vous que vos filtres soient bien paramétrés !
✍️ Vous pouvez également archiver une facture lorsque vous êtes en mode plein écran : cliquez sur les 3 petits points puis sur Archiver une facture.
Archivage en masse
Dans Paramètres, cliquez sur Informations entreprise.
Allez à l'onglet Actions.
Dans la section Archivage ou restauration multiple, saisissez la période pour laquelle vous souhaitez archiver ou désarchiver des transactions ou des factures.
Sélectionnez ensuite les écritures concernées.
Cliquez sur Archiver ou sur Restaurer, selon votre souhait.
Pour valider l'opération, cliquez sur Confirmer.
✍️ Vous pouvez sélectionnez les sources des factures et les comptes bancaires.
Supprimer définitivement une facture
⚠️ Vous devez archiver une facture avant de pouvoir la supprimer définitivement.
Depuis le module de saisie des factures, filtrez les factures supprimées avec le filtre Statut.
Cliquez sur la facture à supprimer.
Sur la page plein écran qui s'ouvre, cliquez sur la poubelle rouge Supprimer définitivement en haut à droite de votre écran.
Suppression en masse
✍️ Vous pouvez supprimer de Pennylane des journaux ou bien des factures fournisseurs et clients.
Dans Paramètres, cliquez sur Informations entreprise.
Rendez-vous sur l'onglet Actions.
À la section Suppression multiple, saisissez la période pour laquelle vous voulez supprimer des factures ou des OD.
Sélectionnez ensuite les écritures concernées.
Cliquez sur Supprimer.
Pour valider l'opération, cliquez sur Confirmer.
Les opérations ne seront plus visibles dans Pennylane.
Déverrouiller une période figée ou clôturée
Si l’opération appartient à une période figée, défigez la comptabilité avant de recommencer.
Si elle appartient à un exercice clôturé et validé :
Accédez au menu Paramètres > module Informations entreprise > onglet Tenue comptable.
Rouvrez l’exercice concerné.
Annulez la validation des écritures.
Défigez la période si nécessaire.
Relancez l’archivage ou la suppression.
📖 Consultez l’article Clôturer un exercice et valider les écritures pour suivre le parcours complet.
Archivage : cas d'usage
Dans quel cas archiver des factures / transactions ?
Transaction ou facture antérieure à la date de reprise
Lorsqu'un dossier est basculé sur Pennylane, la mission commence à partir d'une certaine date de reprise (qu'il est possible de renseigner dans l'onglet Informations Entreprises) Nous distinguons alors 2 cas :
Avant la date de reprise : intégration du FEC pour l'historique de la compta
À partir de la date de reprise : Saisie comptable via Pennylane
Lorsqu'un nouveau client connecte son / ses compte(s) en banque ou nous transmet ses factures, il peut arriver que nous récupérions des flux bancaires ou des factures antérieures à la date de reprise. Dans ce cas, nous n'avons pas besoin de traiter les transactions ou les factures, car cela risquerait de faire un doublon en comptabilité avec le FEC importé.
⚠️ Attention toutefois, il se peut que certaines factures de fin de période du FEC ne soient pas intégrées dans le FEC car non transmises à l'ancien comptable. Dans ce cas il faudra les saisir sur la période de la reprise.
Doublons
💡Pennylane détecte les doublons et indique "doublons" dans la vue Facture ou bien dans la vue Transactions.
Une même facture peut être transmise plusieurs fois dans Pennylane.
Pour écarter un doublon de facture d'achat ou de facture de vente :
Rendez-vous dans le menu Achats > Factures fournisseurs ou dans le menu Ventes > Factures clients.
Sélectionnez la facture en double.
Puis cliquez sur Archiver.
✍️ La facture reste disponible avec le filtre Statut > Archivée.
Pour les transactions bancaires, les connexions par connecteur classique ou EBICS limitent le risque de doublons. Pennylane bloque l’import de transactions identiques selon plusieurs critères, notamment leur date, leur libellé et leur montant. Malgré ce contrôle, des doublons peuvent exceptionnellement apparaître.
Dans le module Transactions, utilisez le filtre Doublons pour afficher toutes les transactions identifiées comme telles.
⚠️ Vérifiez les lignes affichées avant de les archiver. Le filtre présente l’ensemble des doublons. Archivez uniquement la ligne que vous ne souhaitez pas conserver.
📖 Pour examiner et retirer ces transactions, consultez l’article Archiver les doublons de transactions.
Facture fournisseur transmise par le client pour un fournisseur concerné par les auto-factures (règle d'automatisation)
Il arrive que le client importe sur Pennylane des factures fournisseur correspondant à un fournisseur pour lequel nous avons défini une règle dite "auto-facture" (traitement des transactions récurrentes). Dans ce cas-là, il n'est pas nécessaire de traiter la facture transmise par le client, puisque nous avons déjà généré une auto-facture.
Si vous repérez une facture provenant d'un known supplier ou d'un fournisseur qui vous semble familier, il est de bon ton de vérifier qu'il existe une règle d'automatisation pour celui-ci. Si c'est le cas, on peut alors vérifier qu'une auto-facture a bien été générée, et archiver la facture reçue par le client.
💡 Pour voir les fournisseurs concernés par une règle d'auto-facture, allez dans l'onglet Liste des fournisseurs du module Dossier client. Le tag "Saisie auto-factures" dans la colonne Règles activées nous indique les fournisseurs pour lesquels une règle d'auto-facture a été mise en place.
Archiver ou supprimer une transaction bancaire rapprochée
Le rapprochement bancaire verrouille les transactions concernées. Ce verrouillage empêche leur archivage ou leur suppression tant que le rapprochement existe.
Pour supprimer une transaction rapprochée :
Accédez au menu Saisie > module Rapprochement bancaire.
Repérez le rapprochement qui contient la transaction.
Cochez la ligne correspondante.
Cliquez sur la poubelle pour supprimer le rapprochement.
Revenez dans le module Transactions.
Archivez ou supprimez la transaction concernée.
⚠️ La suppression du rapprochement retire le pointage des transactions qu’il contient. Vérifiez les autres transactions concernées avant de confirmer.