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Archiver ou supprimer des transactions bancaires et des factures
Archiver ou supprimer des transactions bancaires et des factures

COMPTABILITÉ - Vous avez besoin d’archiver ou de supprimer une transaction ou un justificatif.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Dans Pennylane, archiver et supprimer sont deux actions à distinguer.

Archiver

Supprimer

Écriture comptable

Aucune

Aucune

Action Pennylane

Le document est conservé dans Pennylane, avec le statut Supprimé.

Vous pouvez le restaurer.

Le document n'est pas conservé dans Pennylane. Vous devez alors le réimporter

Archiver ou désarchiver

Depuis les modules

  1. Dans le module Saisie (ou Transactions), sélectionnez une ou plusieurs factures (ou transactions) dans la liste.

  2. Cliquez ensuite sur la poubelle rouge au bas de la liste.

  3. Cliquez enfin sur Confirmer et le tour est joué.

Les écritures comptables sont supprimées et le statut de vos factures passe également en Supprimé.

De la même façon, vous pouvez désarchiver des factures pour pouvoir les comptabiliser. Sélectionnez les factures dans votre liste puis cliquez sur Restaurer les factures (icône pendule rouge).

💡 Vous ne trouvez pas dans la liste vos factures supprimées ? Assurez-vous que vos filtres soit bien paramétrés !

✍️ Vous pouvez également archiver une facture lorsque vous êtes en mode plein écran : cliquez sur les 3 petits points puis sur Archiver une facture.

Archivage en masse

  1. Dans Paramètres, cliquez sur Informations entreprise.

  2. Allez à l'onglet Actions.

  3. Dans la section Archivage ou restauration multiple, saisissez la période pour laquelle vous souhaitez archiver ou désarchiver des transactions ou des factures.

  4. Sélectionnez ensuite les écritures concernées.

  5. Cliquez sur Archiver ou sur Restaurer, selon votre souhait.

  6. Pour valider l'opération, cliquez sur Confirmer.

✍️ Vous pouvez sélectionnez les sources des factures et les comptes bancaires.

Supprimer définitivement une facture

⚠️ Vous devez archiver une facture avant de pouvoir la supprimer définitivement.

  1. Depuis le module de saisie des factures, filtrez les factures supprimées avec le filtre Statut.

  2. Cliquez sur la facture à supprimer.

  3. Sur la page plein écran qui s'ouvre, cliquez sur la poubelle rouge Supprimer définitivement en haut à droite de votre écran.

Suppression en masse

✍️ Vous pouvez supprimer de Pennylane des journaux ou bien des factures fournisseurs et clients.

  1. Dans Paramètres, cliquez sur Informations entreprise.

  2. Rendez-vous sur l'onglet Actions.

  3. À la section Suppression multiple, saisissez la période pour laquelle vous voulez supprimer des factures ou des OD.

  4. Sélectionnez ensuite les écritures concernées.

  5. Cliquez sur Supprimer.

  6. Pour valider l'opération, cliquez sur Confirmer.

Les opérations ne seront plus visibles dans Pennylane.

Cas d'usage

Dans quel cas archiver des factures/ transactions ?

Cas 1 : transaction ou facture antérieure à la date de reprise

Lorsqu'un dossier est basculé sur Pennylane, la mission commence à partir d'une certaine date de reprise (qu'il est possible de renseigner dans l'onglet Informations Entreprises) Nous distinguons alors 2 cas :

  • Avant la date de reprise : intégration du FEC pour l'historique de la compta

  • À partir de la date de reprise : Saisie comptable via Pennylane

Lorsqu'un nouveau client connecte son / ses compte(s) en banque ou nous transmet ses factures, il peut arriver que nous récupérions des flux bancaires ou des factures antérieures à la date de reprise. Dans ce cas, nous n'avons pas besoin de traiter les transactions ou les factures, car cela risquerait de faire un doublon en comptabilité avec le FEC importé.

⚠️ Attention toutefois, il se peut que certaines factures de fin de période du FEC ne soient pas intégrées dans le FEC car non transmises à l'ancien comptable. Dans ce cas il faudra les saisir sur la période de la reprise.

Cas 2 : doublons

  • Il se peut que le client s'emmêle dans les factures à nous transmettre et nous en transmette deux fois la même. De même, des erreurs dans les connexions bancaires peuvent générer des doublons de transactions.

  • Pennylane détecte les doublons et indique "doublons" dans la vue Facture ou bien dans la vue Transactions.

💡 Pour une connexion bancaire plus stable et afin d'éviter les doublons de transactions, nous vous conseillons de mettre en place l'EBICS.

Cas 3 : facture fournisseur transmise par le client pour un fournisseur concerné par les auto-factures (règle d'automatisation)

Il arrive que le client importe sur Pennylane des factures fournisseur correspondant à un fournisseur pour lequel nous avons défini une règle dite "auto-facture" (traitement des transactions récurrentes). Dans ce cas-là, il n'est pas nécessaire de traiter la facture transmise par le client, puisque nous avons déjà généré une auto-facture.

Si vous repérez une facture provenant d'un known supplier ou d'un fournisseur qui vous semble familier, il est de bon ton de vérifier qu'il existe une règle d'automatisation pour celui-ci. Si c'est le cas, on peut alors vérifier qu'une auto-facture a bien été générée, et archiver la facture reçue par le client.

💡 Pour voir les fournisseurs concernés par une règle d'auto-facture, allez dans l'onglet Liste des fournisseurs du module Dossier client. Le tag "Saisie auto-factures" dans la colonne Règles activées nous indique les fournisseurs pour lesquels une règle d'auto-facture a été mise en place.

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