Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article explique comment rapprocher vos factures clients ou fournisseurs des transactions bancaires correspondantes dans Pennylane, et comment gérer les suggestions de rapprochement automatique.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Vous devez avoir connecté Pennylane à vos comptes bancaires pour que vos transactions apparaissent automatiquement dans Pennylane.
Vous devez avoir importé des factures dans Pennylane, soit en les ajoutant depuis votre ordinateur ou votre mobile, soit en configurant l'importation automatique de vos factures.
À propos des rapprochements de factures
Le rapprochement de factures consiste à mettre une facture en face de chaque transaction qui doit être justifiée en comptabilité. Le rapprochement vous permet de justifier toutes vos transactions tout en suivant de près les paiements de vos clients et fournisseurs. Le fait de lier des factures à vos transactions aide aussi votre comptable à préparer vos déclarations (TVA, liasse fiscale).
Comment rapprocher une facture fournisseur d'un ou plusieurs paiements ?
Vous pouvez associer une facture à un paiement, tout comme vous pouvez rapprocher plusieurs paiements à une seule facture (ou plusieurs factures à un paiement).
Accédez à Achats \> Factures fournisseurs.
Cliquez sur la facture à rapprocher de votre paiement.
Si ce n'est pas déjà fait, cliquez sur le bouton Payée dans le détail de votre facture.
À la ligne Paiement, cliquez sur la loupe (chercher une transaction).
Utilisez la recherche et les filtres pour trouver la ou les transactions liées à votre facture fournisseur.
Cochez la ou les cases correspondant aux transactions à rapprocher.
Cliquez sur le bouton Rapprocher en bas de page.
Le ou les paiements rapprochés apparaissent alors dans le détail de votre facture, et la case Payée est cochée si le restant dû est bien égal à zéro.
ℹ️ Cas particulier des échéanciers de paiement : si vous remboursez un prêt, votre échéancier de crédit fait office de justificatif pour chacun des prélèvements liés à votre crédit. Ajoutez votre échéancier sur Pennylane et liez-le à tous les paiements effectués. La même règle s'applique avec un relevé de prime annuel pour un système de prélèvement.
Comment rapprocher une facture client d'un encaissement ?
Accédez à Ventes \> Factures clients.
Cliquez sur la facture à rapprocher de votre paiement.
À la ligne Paiement, cliquez sur la loupe (chercher une transaction).
Utilisez la recherche et les filtres pour trouver le ou les encaissements liés à votre facture client.
Cochez la ou les cases correspondant aux transactions à rapprocher.
Cliquez sur le bouton Rapprocher en bas de page.
Le ou les encaissements rapprochés apparaissent alors dans le détail de votre facture, et la case Payée est cochée si le restant dû est bien égal à zéro.
Comment partir d'une transaction pour rapprocher plusieurs factures ?
Quand un seul paiement solde plusieurs factures d'un même fournisseur, le parcours inverse est plus efficace : partez de la transaction et cochez toutes les factures concernées en une seule fois. Suivez la procédure détaillée dans l'article dédié Rapprocher un paiement à plusieurs factures d'un même fournisseur.
Comment accepter ou refuser une suggestion de rapprochement ?
Si Pennylane détecte que les caractéristiques de l'un de vos paiements correspondent aux détails de l'une de vos factures, un rapprochement peut vous être suggéré pour relier les deux. Lorsque la correspondance est jugée élevée, la suggestion s'affiche automatiquement.
Dans le module Achats ou Ventes, les factures faisant l'objet d'une suggestion de rapprochement sont identifiées par une pastille bleue en bout de ligne (flèches doubles).
Repérez les factures affichant une pastille bleue en bout de ligne.
Cliquez sur l'une d'entre elles pour voir le rapprochement suggéré.
Confirmez ou rejetez la suggestion en cliquant sur le bouton de votre choix.
ℹ️ Les suggestions de rapprochement prennent en compte le fournisseur, le libellé, le montant et la date des factures. Dans le cas de transactions très proches les unes des autres (ex : abonnements), les suggestions peuvent être moins pertinentes.
Comment automatiser le rapprochement de mes factures ?
Pour vos factures clients : si vous utilisez le Compte Pro Pennylane, l'API Stripe, ou un service comme GoCardless, vous pouvez relier automatiquement vos encaissements à vos factures. Consultez l'article Automatiser le rapprochement de vos factures clients.
Pour vos factures fournisseurs : activez votre Compte Pro Pennylane (inclus à partir de l'abonnement Starter) pour payer directement vos factures fournisseurs depuis Pennylane, ou connectez Pennylane à Qonto pour payer avec les fonds de votre compte pro Qonto sans quitter votre espace Pennylane. Dans les deux cas, les factures réglées depuis Pennylane sont automatiquement rapprochées des transactions correspondantes : aucun rapprochement manuel n'est nécessaire de votre côté. Consultez l'article Payer des factures avec le compte pro Pennylane.
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