Après avoir importé vos factures clients ou fournisseurs, vous pouvez les lier aux transactions qui apparaissent dans votre interface Pennylane. En comptabilité, on appelle ça le rapprochement de factures. Voyez le rapprochement comme un bon moyen de suivre vos paiements entrants et sortants.
💡 Cet article explique comment partir d’une facture pour trouver la ou les transactions qui y sont liées afin de vérifier que tout est bien payé. Vous pouvez également partir d’une transaction pour y ajouter une ou plusieurs factures afin de justifier vos opérations.
Pré-requis
Pour lier des transactions à vos factures, vous devez :
Avoir connecté Pennylane à vos comptes bancaires pour que vos transactions apparaissent automatiquement dans Pennylane.
Avoir importé des factures dans Pennylane, soit en les ajoutant depuis votre ordinateur ou votre mobile, soit en configurant l’importation automatique de vos factures.
À propos des rapprochements de factures
Comment ça marche
Le rapprochement de factures consiste à mettre une facture en face de chaque transaction qui doit être justifiée en comptabilité. Si vous croisez déjà vos reçus de paiements avec vos relevés de comptes, ou si vous avez un Excel de suivi pour vos factures, vous faites déjà des rapprochements de factures.
À quoi ça sert
Le rapprochement de factures vous permet de justifier toutes vos transactions tout en suivant de près les paiements de vos clients et de vos fournisseurs. Le fait de lier des factures à vos transactions aide aussi votre comptable à préparer vos déclarations — TVA, liasse fiscale… C’est une bonne habitude à prendre.
Rapprocher une facture fournisseur d’un ou plusieurs paiements
Vous pouvez associer une facture à un paiement, tout comme vous pouvez rapprocher plusieurs paiements à une seule facture (ou plusieurs factures à un paiement, d'ailleurs). Le fonctionnement est le même dans les deux cas.
Pour lier une facture à un ou plusieurs paiements :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs.
Cliquez sur la facture à rapprocher de votre paiement.
Si ce n’est pas déjà fait, cliquez sur le bouton Payée dans le détail de votre facture.
À la ligne Paiement, cliquez sur la loupe (chercher une transaction).
Utilisez la recherche et les filtres pour trouver la ou les transactions liées à votre facture fournisseur.
Cochez la ou les cases correspondant aux transactions à rapprocher.
Cliquez sur le bouton Rapprocher en bas de page.
Le ou les paiements rapprochés apparaissent maintenant dans le détail de votre facture et la case Payée est cochée — si le restant dû est bien égal à zéro.
Cas particulier des échéanciers de paiement
Si vous remboursez un prêt, votre échéancier de crédit fait office de justificatif pour chacun des prélèvements liés à votre crédit. Ajoutez votre échéancier sur Pennylane et liez-le à tous les paiements effectués dans le cadre de votre remboursement.
✍️ La même règle s'applique avec un relevé de prime annuel pour un système de prélèvement. Si vous n'avez pas de facture pour chaque prélèvement, ce relevé fait office de facture.
Rapprocher une facture client d’un encaissement
Pour lier une facture à un ou plusieurs encaissements :
Accédez à Ventes > Factures clients.
Cliquez sur la facture à rapprocher de votre paiement.
À la ligne Paiement, cliquez sur la loupe (chercher une transaction).
Utilisez la recherche et les filtres pour trouver le ou les encaissements liés à votre facture client.
Cochez la ou les cases correspondant aux transactions à rapprocher.
Cliquez sur le bouton Rapprocher en bas de page.
Le ou les encaissements rapprochés apparaissent maintenant dans le détail de votre facture et la case Payée est cochée — si le restant dû est bien égal à zéro.
Accepter ou refuser une suggestion de rapprochement
Si Pennylane détecte que les caractéristiques de l’un de vos paiements (entrant ou sortant) correspondent aux détails de l’une de vos factures (client ou fournisseur), un rapprochement peut vous être suggéré pour relier les deux — le paiement et la facture.
Dans le module Achats ou Ventes, les factures faisant l’objet d’une suggestion de rapprochement sont identifiées par une pastille bleue en bout de ligne (flèches doubles).
Pour accepter ou refuser une suggestion de rapprochement automatique :
Repérez les factures affichant une pastille bleue en bout de ligne.
Cliquez sur l’une d’entre elles pour voir le rapprochement suggéré.
Confirmez ou rejetez la suggestion en cliquant sur le bouton de votre choix.
💡 Les suggestions de rapprochement prennent en compte le fournisseur, le montant et la date des factures. Dans le cas de transactions très proches les unes des autres (eg : abonnements), les suggestions de rapprochement peuvent être moins pertinentes que dans le cas de transactions faciles à distinguer des autres.
Prochaines étapes
Automatiser le rapprochement de vos factures clients
Si vous utilisez le Compte pro Pennylane, l’API de Stripe, ou un service comme GoCardless, vous pouvez relier automatiquement vos encaissements à vos factures afin de gagner du temps.
Consultez l’article Automatiser le rapprochement de vos factures clients
Automatiser le rapprochement de vos factures fournisseurs
Vous pouvez utiliser Pennylane pour payer les factures fournisseurs que vous importez sur Pennylane. Pour ce faire, vous devez activer votre Compte Pro Pennylane, disponible à partir du plan d'abonnement Basique.
Vous pouvez aussi connecter Pennylane à Qonto pour payer vos factures depuis Pennylane en utilisant les fonds présents sur votre compte pro Qonto. Voyez ça comme un moyen de payer avec Qonto sans quitter votre espace Pennylane.
Dans les deux cas, les factures fournisseurs réglées depuis Pennylane seront automatiquement rapprochées des transactions correspondantes dans Pennylane. Pas de rapprochement manuel à prévoir de votre côté.
Consultez l’article Payer des factures avec le compte pro Pennylane