Après avoir connecté Pennylane à vos comptes bancaires, vous pouvez ajouter des justificatifs aux opérations apparaissant sur votre espace Pennylane.

Le rapprochement de factures consiste à mettre une facture en face de chaque transaction qui doit être justifiée en comptabilité. Si vous croisez vos reçus avec vos relevés de comptes, ou si vous avez un Excel de suivi pour vos factures, vous faites déjà des rapprochements de factures.
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Le rapprochement de factures sur Pennylane vous permet d’ajouter des justificatifs à vos transactions tout en suivant de près les paiements de vos clients et de vos fournisseurs. Le fait de lier des factures à vos transactions aide aussi votre comptable à préparer vos déclarations — TVA, liasse fiscale… C’est une bonne habitude à prendre.
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Par défaut, toutes les transactions qui apparaissent sur votre espace Pennylane sont dépourvues de justificatifs. Elles ont le statut Non justifié dans un premier temps.

Ensuite, quand vous liez une facture à la transaction qui s’y rapporte, trois choses se passent :

De son côté, votre comptable suit vos transactions de près pour s’assurer qu’elles sont bien justifiées, c’est-à-dire liées à des justificatifs. Si votre comptable estime que certains justificatifs manquent à l’appel, il peut vous signaler ces transactions et vous demander d’ajouter les factures correspondantes. Ces transactions auront alors pour statut Demande comptable.

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Vous avez plusieurs manières de justifier une transaction selon que vous ayez déjà ou non importé votre facture.

Pour lier une ou plusieurs nouvelles factures à une opération visible sur votre espace Pennylane :

Si vous avez activé l’importation automatique de vos factures, ou si vous avez scanné une facture depuis votre mobile, il est probable que votre facture soit déjà stockée dans votre interface Pennylane.
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Pour associer une facture déjà importée sur Pennylane à une de vos opérations :

Vous avez plusieurs manières de justifier une transaction. Cliquez d'abord sur la ligne concernée.

Certaines transactions n’ont pas besoin d’être justifiées en comptabilité. C’est par exemple le cas des virements internes de compte à compte, des frais bancaires ou encore les transactions liées aux salaires ou à l'URSSAF, opérations pour lesquelles les justificatifs sont facultatifs. C’est aussi le cas des opérations pour lesquelles vous n’êtes pas en mesure de fournir un justificatif — cas des justificatifs perdus, par exemple.
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Afin d’éviter que Pennylane ne considère ces opérations comme des transactions en attente de justificatif, vous devez préciser que vous n’avez pas besoin (facultatif), ou pas la capacité (perdu), de fournir des factures pour les opérations en question. Votre transaction sera alors considérée comme Justifiée dans Pennylane.

Pour indiquer qu’un justificatif est facultatif ou perdu :

Et pour effectuer cette manœuvre en masse, sur plusieurs transactions d’un coup :

Le statut choisi sera alors appliqué à toutes les opérations sélectionnées.

Le rapprochement de factures étant une opération réversible, si vous changez d’avis, vous pouvez casser le lien qui relie une transaction à une ou plusieurs factures.
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Pour voir et détacher les factures liées à une transaction :

Répétez l’opération pour toutes les factures à détacher, ou cliquez sur les points de suspension présents dans le volet latéral (…) et sur Détacher toutes les factures.
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De son côté, votre comptable peut créer des règles automatiques afin de traiter plus rapidement et plus systématiquement vos transactions. Il peut par exemple créer une règle pour indiquer que les justificatifs sont facultatifs sur les paiements correspondant à des frais bancaires ou les cotisations URSSAF — car c’est le cas. Dans ce cas, vous verrez de votre côté que les transactions liées à vos frais bancaires prennent automatiquement le statut Justifié.
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Et comme de nombreuses transactions ne nécessitent pas de justificatif, Pennylane les classe automatiquement en Justifié pour vous faire gagner du temps. Pas de panique donc, ce n'est pas une erreur !
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Une transaction automatiquement classée dans Justifié a une icône Justificatif facultatif. Vous verrez également un encart explicatif dans le panneau latéral. Cette transaction peut correspondre à :

Si vous trouvez que l'action de votre comptable ou la règle des intégrations marchandes a justifié des transactions qui ne devraient pas l'être, filtrez vos transactions comme suit :

Vous pouvez alors ajouter un justificatif à ces transactions. N'hésitez pas à vous rapprocher de votre comptable pour discuter de ce sujet.
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Quand vous importez un justificatif dont les détails (montant, date) semblent correspondre aux détails d’une de vos transactions, il est possible que nous vous suggérions de rapprocher votre facture de votre transaction. Les opérations faisant l’objet d’une suggestion de rapprochement sont marquées par une double flèche sur fond bleu dans la colonne Justif.
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Pour isoler les opérations faisant l’objet d’une suggestion de rapprochement de notre part :

Libre à vous d’accepter ou de rejeter notre suggestion. Vous gardez la main.

Certaines transactions manquent à l'appel ? Consultez notre article Importer des transactions bancaires manquantes !

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