Le module Transactions se trouve dans le menu Saisie.
Il existe plusieurs manières de traiter les transactions bancaires sur Pennylane. Vous pouvez les réconcilier avec une facture, saisir la facture correspondante, renseigner le compte de contrepartie, utiliser les règles de transactions, etc...
Les actions que vous réalisez dans ce module ont un impact sur la vue de votre client.
Réconcilier des transactions
La première manière de traiter une transaction est de la réconcilier avec une facture. Pour cela cliquez sur la transaction et rendez-vous dans l'onglet Réconciliation.
Vous pouvez alors valider la suggestion de réconciliation s'il y en a une, ou bien rechercher une autre facture à l'aide du bouton Voir plus de factures.
✍️ Pennylane vous propose une suggestion de réconciliation lorsqu'il détecte une correspondance élevée entre une transaction et une facture. Dans ce cas, l'icône suivante s'affiche dans la colonne Suggestion au niveau de votre transaction :
Cliquer sur l'icône Réconciliation suggérée vous amène directement à l'onglet Réconciliation d'une transaction bancaire.
Lorsqu'une facture est déjà réconciliée avec votre transaction, vous pouvez la visualiser ou la masquer dans cet onglet, et si besoin, annuler la réconciliation.
Réconcilier une transaction avec la facture correspondante a plusieurs effets :
cela génère le lettrage des écritures et la génération de l'écriture de TVA ;
le statut de la transaction devient Traité si la facture a été saisie, sinon il reste A traiter ;
dans l'interface de votre client, côté gestion, la transaction apparaît comme Justifiée.
💡 Lorsqu'il n'est pas nécessaire de réconcilier votre transaction avec une facture, indiquez le justificatif comme facultatif ou perdu. Cela permettra à la transaction de passer en statut Justifié malgré tout.
Si la facture qui correspond à votre transaction n'existe pas encore, saisissez-la manuellement via le bouton Saisir une facture. Cela va créer une pièce comptable facture mais sans document associé. Ainsi, un compte de tiers (client ou fournisseur) sera mouvementé et automatiquement soldé à la création de la facture.
Renseigner une contrepartie ou traiter en masse
La seconde manière de traiter les transactions est de renseigner le compte comptable en saisissant le numéro de compte ou le libellé de compte dans le champ Contrepartie.
Vous pouvez également indiquer ce compte directement dans l'écriture de transaction, pour cela cliquez sur une transaction et rendez-vous dans l'onglet Ecritures, saisissez le compte comptable à la place du compte 471, puis cliquer sur Enregistrer.
Vous pouvez ajouter une ligne supplémentaire en cliquant sur le +.
💡 Le champ Contrepartie des transactions vous permet également de les traiter en masse. Ainsi, lorsque plusieurs transactions doivent être imputées au même compte, sélectionnez-les puis renseignez la contrepartie : les opérations passent toutes en statut Traitée.
Règles d'automatisation
Pour gagner encore plus de temps sur la saisie et le traitement des transactions, n'hésitez pas à utiliser les règles automatiques.
Rendez-vous dans le menu Paramètres puis cliquez sur Centre de règles ou utilisez le raccourci proposé dans l'onglet Écritures d'une transaction (bouton Créer la règle).
📖 Consultez notre article Gérer le centre de règles.
Créer une règle de transaction
Les règles de transaction vous permettent d'affecter automatiquement une contrepartie à toutes les transactions correspondant aux critères définis dans la règle. Pour créer une règle, cliquez sur Nouvelle règle.
Renseignez le nom de votre règle.
À la ligne Si, inscrivez votre mot-clé et choisissez le paramètre à lui associer :
Contient ;
Est ;
Commence par ;
Finit par.
Ajoutez une ou plusieurs autres conditions de la même façon.
À la ligne Alors, sélectionnez le compte de contrepartie et précisez le taux de TVA.
Ajoutez, si vous le souhaitez, une catégorie analytique.
Cochez (ou non) les autres options et procédez à la vérification des transactions impactées.
Une fois que tout est bon, cliquez sur le bouton Créer la règle en haut à droite de la fenêtre.
Par défaut, les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation ont comme statut Pré-traitées. Pour les traiter en masse par la suite, sélectionnez les transactions bancaires pré-traitées à l'aide du filtre, puis cliquer sur Tout traiter.
Vous pouvez également choisir d'outrepasser la vérification manuelle d'une règle en cochant la case correspondante. Dans ce cas, la transaction bancaire passera automatiquement en statut Traitée.
💡 Si l'aperçu sur le libellé est noir, la règle va bien s'appliquer à cette transaction. S'il est rouge, la règle ne s'appliquera pas, il faut revoir les mots-clés utilisés. Vous pouvez également indiquer si le justificatif est requis ou optionnel.
Créer une règle d'autofacture
Pour les transactions récurrentes qui ne nécessitent pas la réconciliation avec un document à chaque échéance (abonnements, frais, etc..), vous pouvez paramétrer la création automatique d'autofacture. Cela génère l'écriture de facture correspondant à vos transactions, sans action manuelle de votre part.
Dans l'onglet Réconciliation de votre transaction, cliquez sur Saisie de facture.
Renseignez le fournisseur ou client concerné.
Pour mettre en place une règle d'autofacture, il faut que les paramètres par défaut pour le tiers concerné soient enregistrés → cliquez sur Voir/Modifier le fournisseur (ou le client) pour lui affecter un compte de produit ou de charge et un taux de TVA.
⚠️ Vous ne pouvez créer des factures de manière automatique que pour les tiers qui ont toujours le même compte de charges/produits et le même taux de TVA.
Renseignez un libellé d'écriture si vous le souhaitez et les dates de la facture.
Cliquez sur Configurer la création automatique de factures.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez les mots-clefs qui permettent de reconnaître les transactions concernées, choisissez quelles transactions doivent être affectée et si la vérification manuelle doit être outrepassée ou non. Cliquez sur Enregistrer.
Si vous n'avez pas choisi d'outrepasser la vérification manuelle, les transactions affectées prennent le statut Pré-traitée. Vous pouvez ensuite les traiter en masse : sélectionnez les transactions bancaires pré-traitées à l'aide du filtre, puis cliquez sur Tout traiter.
💡 Nous retrouvons les factures créées par une règle automatique dans le module de saisie des factures fournisseurs ou clients avec comme source Génération depuis le libellé.
Visualiser, modifier les règles d'automatisation
Vous retrouvez toutes les règles dans le centre de règles :
les règles de transactions se trouvent dans l'onglet Transactions,
les règles d'autofactures sont réparties entre les onglets Fournisseurs et Clients selon le tiers concerné.
Pour chaque règle, vous pouvez en un clic la désactiver, ou bien l'ouvrir dans un volet latéral pour consulter le détail, la modifier ou la supprimer.
Justification des transactions
Lorsqu'une transaction bancaire est réconciliée avec une facture côté comptable, celle-ci passe en statut Justifiée dans l'interface Gestion. Si elle est traitée côté comptable sans facture associée, le statut reste A justifier côté Gestion.
Il est possible de rendre le justificatif optionnel pour plusieurs transactions en les sélectionnant et en cliquant sur Marquer les justificatifs comme facultatifs. Les transactions passent alors en Justifiée côté Gestion.
✍️ Vous pouvez également créer une règle d'automatisation pour indiquer qu'un justificatif est optionnel. Vous n'êtes pas obligé de renseigner un compte comptable en contrepartie au moment de la règle d'automatisation.
Exemple : Si je souhaite que toutes les transactions bancaires comprenant les mots clés "Encaissements CB" soient automatiquement justifiées côté dirigeant, je renseigne "Encaissements CB" dans les mots clés, et je clique sur Facultatif.
📖 Voir l'article Gérer le centre de règles