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Fonctionnement de la page Transactions

Centre de règles


La page Transactions se trouve dans le module de saisie comptable.

Il existe 5 manières de traiter les transactions bancaires sur Pennylane :

  1. Via la réconciliation des transactions bancaires avec une facture

  2. En créant une règle d'automatisation

  3. En saisissant le compte de contrepartie manuellement

  4. En saisissant une facture (de manière ponctuelle ou automatique)

  5. Traiter en masse des transactions

1. La réconciliation des transactions

Le logiciel nous suggère des matchs disponibles avec cette icône:

Depuis l'onglet Réconciliation, vous pouvez:

  1. Rapprocher la facture. Cela aura plusieurs effets:

    • Lettrage du compte 401 ou 411

    • Lettrage et génération de l'écriture de TVA.

    Cela a le même effet que rapprocher une facture de son paiement depuis le mode plein écran dans le module de saisie des factures

  2. Masquer/Visualiser la facture

  3. Ouvrir le module de saisie des factures. Cela vous permettra notamment de valider la saisie comptable si cela n'a pas été déjà fait.

  4. Chercher parmi davantage de factures si le match suggéré ne convient pas.

  5. Saisir une facture (voir §4)

💡 Cliquer sur l'icône "Réconciliation suggérée" vous amène directement à l'onglet Réconciliation d'une transaction bancaire.

Une fois rapprochée, le statut de la transaction bancaire change et devient

"Traité" si la facture a été saisie. Si la facture n'a pas été saisie, le statut de la transaction bancaire reste "A traiter".

Pour dé-rapprocher une facture de son paiement, dans l'onglet Réconciliation, cliquer sur le bouton "Modifier la sélection" puis sur la croix rouge.

2. Règles d'automatisation

Pour le traitement des transactions bancaires autres qu’achats ou ventes et récurrentes comme les virements internes, paiement d’organismes sociaux ou paiements de salaires sur Pennylane, vous pouvez automatiser la saisie en créant une règle d'automatisation.

À partir de la vue Transactions, vous pouvez créer une règle d'automatisation en passant par l'onglet Écritures, puis en cliquant sur le bandeau noir "Imputez automatiquement les prochaines transactions". Cela vous amène au centre de règles où vous pourrez alors saisir les paramètres de la règle. Voir article Centre de règles

  1. Nom de la règle

  2. Type de formulaire

  3. Mots-clés

  4. Rajouter un mot-clé

  5. Montant

  6. Compte de contrepartie

  7. Catégorie analytique

  8. Enregistrer la règle

    💡 Vous pouvez outrepasser la vérification manuelle d'une règle en cochant la case correspondante. Dans ce cas, la transaction bancaire passera automatiquement en statut "Traitée" et non "Pré-traitée".

    💡 Si l'aperçu sur le libellé est noir, la règle va bien s'appliquer à cette transaction. S'il est rouge, la règle ne s'appliquera pas, il faut revoir les mots clés utilisés. Vous pouvez de plus ajouter la condition du justificatif requis ou optionnel.

Quels mots clés utiliser pour le formulaire avancé ?

  • Vous pouvez utiliser des caractères spéciaux si les mots clés ne sont pas continus.

. signifie n’importe quel caractère * signifie que le caractère précédent est présent en 0 ou plus exemplaires + signifie que le caractère précédent est présent en 1 ou plus exemplaires Donc par exemple ab*c va matcher avec ac, abc, abbc et ainsi de suite a.c va matcher avec abc, aoc, awc, a c … a.*c va matcher avec ac, abc, abdffsdfdsc, a patate c … a.+c va matcher avec abc, abdffsdfdsc, a patate c … 
  • Pensez à bien utiliser le symbole \ devant les caractères suivants: . + * \ ^ $ ? [ ] ( )

  • La barre verticale vous permet de chercher un mots parmi plusieurs mots.

    Par exemple, si vous renseignez en mots clés "orange|free|bouygues", la règle impactera toutes les transactions bancaires comprenant un mot parmi orange, free et bouygues.

Valider les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation

Les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation ont comme statut "Pré-traitées", si la vérification manuelle n'a pas été outrepassée lors de la création de la règle. Sélectionner les transactions bancaires pré-traitées à l'aide du filtre (1), puis cliquer sur "Tout traiter" (2) pour qu'elles passent en statut "Traitées".

Visualiser, modifier les règles d'automatisation

Vous pouvez visualiser toutes les règles d'automatisation depuis le centre de règles (Module Dossier du client).

Vous pouvez modifier et/ou supprimer les règles, et d'en créer de nouvelles depuis cette page.

💡 Le robot est le symbole des règles d'automatisation.
Ainsi, dans la balance générale, Vous pouvez savoir si les lignes ont été saisies manuellement ou via une règle d'automatisation.

3. Renseigner un compte de contrepartie

Cliquer sur "Saisir une contrepartie manuellement". Depuis l'onglet Ecritures, saisir le compte comptable à la place du compte 471, puis cliquer sur Enregistrer. Le statut de la transaction bancaire devient Traité.

💡 Vous pouvez ajouter une ligne supplémentaire en cliquant sur le +.

4. Saisir une facture

Vous pouvez créer une facture automatique pour une transaction bancaire, soit de créer une facture sans attacher de pièce justificative. Ainsi, un compte de tiers (client ou fournisseur) sera mouvementé mais automatiquement soldé à la création de la facture.

Cliquer sur une transactions depuis la page Transactions. Une fenêtre latérale s'ouvre à droite; cliquer sur "Saisir une facture" depuis l'onglet Réconciliation. Depuis l'onglet Réconciliation, compléter les informations (Fournisseur/Client, compte de charges/produits, taux de TVA).

On peut soit:

  1. Créer une facture de manière ponctuelle => Cliquer sur Créer

  2. Automatiser la création de factures automatiques. Il faut avoir au préalable enregistré les paramètres par défaut pour le fournisseur/tiers. Cliquer sur le bouton "Définir par défaut pour le fournisseur" si besoin.

    En effet, vous pouvez créer des factures de manière automatique uniquement pour les fournisseurs/clients qui ont toujours le même compte de charges/produits et le même taux de TVA.

Pour configurer la création automatique de factures, vous pouvez saisir plusieurs mots clés, puis cocher la case "Appliquer aux transactions 'A traiter' & 'En attente' existantes", et cliquer sur "Enregistrer".

Les transactions bancaires provenant d'une saisie de facture automatique passent en statut "Pré-traitée". Sélectionner les transactions bancaires pré-traitées à l'aide du filtre (1), puis cliquer sur "Tout traiter" (2) pour qu'elles passent en statut "Traitées".

Vous pouvez sauter cette étape en cliquant sur "Outrepasser la vérification manuelle" lors de la configuration de factures automatiques.

💡 Nous retrouvons les factures créées depuis la page Transactions dans le module de saisie des factures fournisseurs ou clients avec comme source "Génération depuis le libellé"

Visualiser, modifier les règles d'automatisation

Vous retrouvez les règles d'autofactures dans le centre de règles (Module Dossier du client) dans l'onglet Règles de tiers.

Depuis cette page là, vous pouvez:

  • Désactiver la règle (1): cela supprimera les paramètres par défaut enregistrés pour un tiers.

  • Modifier ou supprimer la règle en cliquant sur le crayon ou la poubelle. (2)

  • Importer des règles (3)

  • Télécharger une règle (4)

En cliquant sur le petit crayon pour modifier la règle, une fenêtre latérale s'ouvre à droite. Vous pouvez modifier les paramètres par défaut pour un tiers, visualiser le compte du tiers ou les factures traitées. Enfin, vous pouvez modifier/(dés)activer la règle de création d'autofactures en cliquant sur "Paramètres autofactures".

Vous pouvez alors modifier la règle ou stopper la configuration automatique de factures en décochant la case "Création automatique de factures à partir du libellé"

5. Traiter en masse des transactions

Grâce au traitement en masse vous avez la possibilité de mettre la même contrepartie en une fois sur plusieurs opérations. Pour cela, cliquez sur les transactions correspondantes puis sélectionnez la contrepartie :

Les opérations passent toutes en "Traitées".

💡 Afin de simplifier au maximum votre utilisation du module et vous faire gagner du temps, vous avez à votre disposition de nombreux filtres :

Avez-vous trouvé votre réponse?