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Le module Transactions se trouve dans le menu Saisie comptable.
Il existe plusieurs manières de traiter les transactions bancaires sur Pennylane. Vous pouvez soit réconcilier une transaction bancaire avec une facture soit renseigner le compte de contrepartie de la transaction bancaire de manière manuelle ou automatique.
Les actions que vous réalisez ont un impact sur la vue de votre client. Découvrez-les dans cet article !
Sommaire:
Réconcilier des transactions
Le logiciel nous suggère des réconciliations disponibles avec cette icône:
Depuis l'onglet Réconciliation, vous pouvez:
Rapprocher la facture. Cela aura plusieurs effets:
Lettrage du compte 401 ou 411
Lettrage et génération de l'écriture de TVA.
Cela a le même effet que rapprocher une facture de son paiement depuis le module de saisie des factures.
Masquer/Visualiser la facture
Ouvrir le module de saisie des factures. Cela vous permettra notamment de valider la saisie comptable si cela n'a pas été déjà fait.
Chercher parmi davantage de factures si la réconciliation suggérée ne convient pas.
Saisir une facture (voir §4)
💡 Cliquer sur l'icône "Réconciliation suggérée" vous amène directement à l'onglet Réconciliation d'une transaction bancaire.
Une fois rapprochée, le statut de la transaction bancaire change et devient
"Traité" si la facture a été saisie. Si la facture n'a pas été saisie, le statut de la transaction bancaire reste "A traiter".
Pour dé-rapprocher une facture de son paiement, dans l'onglet Réconciliation, cliquer sur le bouton "Modifier la sélection" puis sur la croix rouge.
Règles d'automatisation
Pour le traitement des transactions bancaires autres qu’achats ou ventes et récurrentes comme les virements internes, paiement d’organismes sociaux ou paiements de salaires sur Pennylane, vous pouvez automatiser la saisie en créant une règle d'automatisation.
À partir du module Transactions, vous pouvez créer une règle d'automatisation en passant par l'onglet Écritures, puis en cliquant sur "Créer la règle". Cela vous amène au centre de règles où vous pourrez alors saisir les paramètres de la règle.
📖 Voir article Centre de règles
Renseignez les informations suivantes:
Nom de la règle
Type de formulaire
Mots-clés
Rajouter un mot-clé
Montant
Compte de contrepartie
Catégorie analytique
Enregistrer la règle
💡 Vous pouvez outrepasser la vérification manuelle d'une règle en cochant la case correspondante. Dans ce cas, la transaction bancaire passera automatiquement en statut "Traitée" et non "Pré-traitée".
💡 Si l'aperçu sur le libellé est noir, la règle va bien s'appliquer à cette transaction. S'il est rouge, la règle ne s'appliquera pas, il faut revoir les mots clés utilisés. Vous pouvez de plus ajouter la condition du justificatif requis ou optionnel.
Quels mots clés utiliser pour le formulaire avancé ?
Vous pouvez utiliser des caractères spéciaux si les mots clés ne sont pas continus.
. signifie n’importe quel caractère * signifie que le caractère précédent est présent en 0 ou plus exemplaires + signifie que le caractère précédent est présent en 1 ou plus exemplaires Exemple: ab*c va matcher avec ac, abc, abbc et ainsi de suite a.c va matcher avec abc, aoc, awc, a c … a.*c va matcher avec ac, abc, abdffsdfdsc, a patate c … a.+c va matcher avec abc, abdffsdfdsc, a patate c …
Pensez à bien utiliser le symbole \ devant les caractères suivants: . + * \ ^ $ ? [ ] ( )
La barre verticale vous permet de chercher un mot parmi plusieurs mots.
Par exemple, si vous renseignez en mots clés "orange|free|bouygues", la règle impactera toutes les transactions bancaires comprenant un mot parmi orange, free et bouygues.
Valider les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation
Les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation ont comme statut "Pré-traitées", si la vérification manuelle n'a pas été outrepassée lors de la création de la règle. Sélectionnez les transactions bancaires pré-traitées à l'aide du filtre (1), puis cliquer sur "Tout traiter" (2) pour qu'elles passent en statut "Traitées".
Visualiser, modifier les règles d'automatisation
Vous pouvez visualiser toutes les règles d'automatisation depuis le centre de règles (Menu Dossier du client).
Vous pouvez modifier et/ou supprimer les règles, en créer de nouvelles depuis cette page.
💡 Le robot est le symbole des règles d'automatisation. Ainsi, dans la balance générale, Vous pouvez savoir si les lignes ont été saisies manuellement ou via une règle d'automatisation.
Renseigner un compte de contrepartie
Renseignez le compte comptable en saisissant le numéro de compte ou le libellé de compte dans le champ Contrepartie.
Autrement, cliquez sur une transaction. Depuis l'onglet Ecritures, saisissez le compte comptable à la place du compte 471, puis cliquer sur Enregistrer. Le statut de la transaction bancaire devient Traité.
Vous pouvez ajouter une ligne supplémentaire en cliquant sur le +.
Saisir une facture
Vous pouvez créer une facture automatique pour une transaction bancaire. Cela va créer une pièce comptable facture mais sans pièce jointe associée. Ainsi, un compte de tiers (client ou fournisseur) sera mouvementé mais automatiquement soldé à la création de la facture.
Cliquez sur une transaction depuis la page Transactions. Une fenêtre latérale s'ouvre à droite; cliquer sur "Saisir une facture" depuis l'onglet Réconciliation. Puis complétez les informations (Fournisseur/Client, compte de charges/produits, taux de TVA).
On peut soit:
Créer une facture de manière ponctuelle => Cliquer sur Créer
Automatiser la création de factures automatiques. Il faut avoir au préalable enregistré les paramètres par défaut pour le fournisseur/tiers. Cliquer sur le bouton "Définir par défaut pour le fournisseur" si besoin.
✍️ En effet, vous pouvez créer des factures de manière automatique uniquement pour les fournisseurs/clients qui ont toujours le même compte de charges/produits et le même taux de TVA.
Pour configurer la création automatique de factures, vous pouvez saisir plusieurs mots clés, puis cocher la case "Appliquer aux transactions 'A traiter' & 'En attente' existantes", et cliquer sur "Enregistrer".
Les transactions bancaires provenant d'une saisie de facture automatique passent en statut Pré-traitée. Sélectionner les transactions bancaires pré-traitées à l'aide du filtre (1), puis cliquer sur Tout traiter (2) pour qu'elles passent en statut Traitées.
Vous pouvez sauter cette étape en cliquant sur "Outrepasser la vérification manuelle" lors de la configuration de factures automatiques.
💡 Nous retrouvons les factures créées depuis la page Transactions dans le module de saisie des factures fournisseurs ou clients avec comme source "Génération depuis le libellé"
Visualiser, modifier les règles d'automatisation
Vous retrouvez les règles d'autofactures dans le centre de règles (Menu Dossier du client) dans l'onglet Règles de tiers.
Depuis cette page là, vous pouvez:
Désactiver la règle (1): cela supprimera les paramètres par défaut enregistrés pour un tiers.
Modifier ou supprimer la règle en cliquant sur le crayon ou la poubelle. (2)
Importer des règles (3)
Télécharger une règle (4)
En cliquant sur le petit crayon pour modifier la règle, une fenêtre latérale s'ouvre à droite. Vous pouvez modifier les paramètres par défaut pour un tiers, visualiser le compte du tiers ou les factures traitées. Enfin, vous pouvez modifier/(dés)activer la règle de création d'autofactures en cliquant sur "Paramètres autofactures".
Vous pouvez alors modifier la règle ou stopper la configuration automatique de factures en décochant la case "Création automatique de factures à partir du libellé"
Traiter en masse des transactions
Grâce au traitement en masse vous avez la possibilité d'indiquer la même contrepartie en une fois sur plusieurs opérations. Pour cela, cliquez sur les transactions correspondantes puis sélectionnez la contrepartie :
Les opérations passent toutes en Traitées.
Justification des transaction, quel impact côté dirigeant ?
Lorsqu'une transaction bancaire est réconciliée avec une facture côté comptable, celle-ci passe en statut Justifiée côté Dirigeant.
Lorsqu'une transaction bancaire est traitée côté comptable sans facture associée, le statut reste A justifier côté Dirigeant.
Il est possible de rendre le justificatif optionnel pour plusieurs transactions en les sélectionnant et en cliquant sur "Marquer les justificatifs comme facultatifs". Les transactions passent alors en Justifiée côté Dirigeant.
✍️ Vous pouvez également créer une règle d'automatisation pour indiquer qu'un justificatif est optionnel. Vous n'êtes pas obligé de renseigner un compte comptable en contrepartie au moment de la règle d'automatisation.
Exemple: Si je souhaite que toutes les transactions bancaires comprenant les mots clés "Encaissements CB" soient automatiquement justifiées côté dirigeant, je renseigne "Encaissements CB" dans les mots clés, et je clique sur Facultatif.
📖 Voir article Centre de règles