Principe général
Figer la comptabilité vous permet de verrouiller la saisie de la comptabilité sans pour autant clôturer un exercice.
Lorsque vous figez la comptabilité, vous indiquez une date de référence avant laquelle il n’est plus possible d’apporter des changements à la comptabilité, de saisir des écritures ou d’importer des éléments. Cette action est réversible par n’importe quel utilisateur comptable ayant accès au dossier.
Figer la comptabilité est particulièrement utile au moment de la clôture d'un exercice ou d'une situation, ou bien après avoir télédéclaré la liasse fiscale en attendant la clôture.
Figer la comptabilité ou modifier la période concernée
Si aucune période n’est figée ou clôturée sur le dossier, il y a deux possibilités pour figer la comptabilité :
Dans les paramètres du dossier : Informations entreprise > Tenue comptable > Figer la comptabilité
A l’aide du raccourci présent dans le module de fiscalité : Liasse fiscale > Clôturer ou figer l’exercice comptable
Lorsqu’il y a au moins un exercice clôturé sur le dossier ou une période déjà figée, vous accédez également à ce paramètre depuis :
Les balances,
Les journaux,
La saisie en masse,
Le dossier de travail.
Pour cela, cliquez sur la date qui s’affiche (en gris si c’est une date de validation pour un exercice clôturé, ou en bleu si la comptabilité est déjà figée), et renseignez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez figer la comptabilité dans la fenêtre qui s’ouvre.
✍️ Lorsque vous générez des annexes dans les plaquettes, la comptabilité est automatiquement figée à la date de fin de la période concernée.
De même lorsque vous télédéclarez la TVA, au moment de finaliser la déclaration, il vous est proposé de figer la comptabilité pour la période de votre TVA.
Les conséquences d’une comptabilité figée
Lorsque vous figez la comptabilité, la saisie est bloquée, de même que l’import d’écritures ou de transactions via les intégrations. Veillez donc à ne pas figer trop tôt, par exemple dans le cadre d’une intégration SILAE, pour que les écritures de paie aient le temps de se déverser dans le dossier.
L’import d’éléments comptables antérieurs à la date N à laquelle la comptabilité est figée est également bloqué : en cas d’import d’une facture antérieure à N, alors la date d'émission de la facture sera automatiquement reportée au lendemain de N.
Si par la suite vous défigez la comptabilité, la date d'émission de la facture ne changera pas automatiquement et restera au lendemain de N.
✍️ A tout moment, restez informé sur l’état de la comptabilité dans les modules listés ci-dessus : si celle-ci est figée, la date de fin de période est indiquée en bleu avec un pictogramme cadenas.
Autoriser les changements comptables
Fini les interférences avec les travaux de votre client !
Au moment de figer la comptabilité, il vous est désormais proposé d’autoriser les changements comptables. Cela permet aux utilisateurs comptables du dossier de travailler librement sur la comptabilité, en bloquant toutes les autres actions sur la période figée.
Les imports automatiques et les actions du dirigeant restent bloqués, seuls les utilisateurs disposant d’un accès comptable externe ont la main pour apporter des modifications ou défiger la comptabilité.
Lorsque cette fonctionnalité est activée, elle est matérialisée par un pictogramme représentant une clef près de la date à laquelle la comptabilité est figée.
Défiger la comptabilité
Pour déverrouiller la comptabilité, il suffit d’ouvrir à nouveau la fenêtre en cliquant sur la date qui s’affiche en bleu dans les balances, les journaux, la saisie en masse et le dossier de travail, ou dans les paramètres, puis d’effacer la date renseignée.
Appliquez les changements et la comptabilité est de nouveau libre pour tous les utilisateurs du dossier.