Présentation générale
La balance générale se trouve dans le menu Révision. Choisissez la période de votre affichage à l'aide du sélecteur d'exercice en haut de la page.
À tout moment, consultez ou actualisez le résultat comptable de la période. Vous pouvez voir le résultat N-1 en plaçant votre curseur sur le résultat.
La balance générale fait apparaître les comptes présentant des soldes suspects en surbrillance et les variations en euros (€) et en pourcentage (%) sont également mises en évidence afin de faciliter la révision des comptes.
Visualisation par niveau de détails
Vous pouvez choisir le niveau de détails à afficher dans votre balance grâce au sélecteur en haut à gauche de cette dernière.
Vous pouvez ainsi visualiser votre balance en fonction de vos besoins :
Par classe ;
Par sous-classe ;
Par Compte (affichée par défaut) ;
Par pays d’attribution TVA : affichage détaillé du contenu des comptes en fonction des pays ;
Par taux d’attribution TVA : affichage détaillé du contenu des comptes en fonction des pays et du taux de TVA.
Afin de simplifier le traitement de la TVA sur Pennylane, nous utilisons des tags par pays et par taux de TVA. Ces derniers sont affichés respectivement sur ces deux dernières vues de la balance générale.
✍️ La vue par pays d’attribution TVA n’est disponible que si vous avez coché la case Guichet Unique TVA (OSS) dans l’onglet Tenue comptable de la page Informations entreprises.
Visualisation par période
Vous pouvez choisir une période dans votre balance grâce au bouton sélecteur Période complète, à côté du sélecteur de niveau de détail (par compte, par classe, par taux d’attribution de TVA, etc.).
Vous pouvez ainsi visualiser votre balance :
sur la période complète de l’exercice sélectionné ;
ventilée par mois.
✍️La balance ventilée par mois fonctionne uniquement avec la visualisation Par compte ou Par taux d’attribution TVA.
Comparaison avec les soldes N-1
La balance ventilée par mois vous permet de comparer les soldes mensuels de l'exercice en cours (N) avec ceux de l'exercice précédent (N-1). Ce nouvel affichage vous aide à :
Visualiser les tendances en comparant le solde de chaque mois avec la même période de l'année précédente ;
identifier rapidement les anomalies ou les écarts inhabituels ;
suivre l'évolution de vos comptes d'une année sur l'autre.
✍️ La balance affiche tous les comptes qui ont été mouvementés sur la période N ou qui présentent un solde différent de zéro sur un mois de N-1.
💡 Si certains mois ne couvrent pas une période complète (du 1er au dernier jour du mois), une icône Information apparaît. En la survolant avec votre souris, vous affichez des dates exactes prises en compte.
Paramétrer l'affichage des données
Personnaliser les colonnes
Choisissez les colonnes qui seront affichées, en cliquant sur le bouton Affichage. Vous pouvez ainsi modifier l'ordre des colonnes ou bien choisir de les afficher/masquer (seule la colonne Numéro de compte est obligatoire) :
Trier et filtrer
Afin de faciliter la revue analytique et la recherche d'informations, vous pouvez trier les colonnes sauf la colonne lettrage, en cliquant sur les flèches à côté de chaque nom de colonne.
Utilisez également les filtres par numéro ou nom du compte, débit, crédit, solde ou lettrage.
Exemple : Lors de votre travail de révision, si vous souhaitez afficher les comptes fournisseurs soldés mais non lettrés, rendez-vous dans la balance fournisseurs. Renseignez dans le filtre de solde, puis cochez la case Non lettré dans le filtre de lettrage des comptes.
Il est désormais possible de filtrer les écritures non lettrées à une date donnée ou sur une période donnée, ce qui vous permet de justifier des soldes intermédiaires dans le cadre d’une situation, par exemple.
Pour filtrer les écritures non lettrées sur une période donnée ou à une date donnée :
Dans le filtre Lettrage, sélectionnez l’option Non lettré
Indiquez la période ensuite la période ou la date exacte dans le filtre de date
Cliquez sur Appliquer
✍️ Une écriture qui a été lettrée avec une autre écriture située en dehors de la période sélectionnée sera considérée comme non lettrée dans cette vue, car elle n’était pas lettrée à cette date.
Cette fonctionnalité est disponible dans :
La balance générale
Les balances clients / fournisseurs
Les grands-livres généraux
Les grands livres clients / fournisseurs
Les exports de balances et grands livres
Les dossiers de travail (période définie par le dossier)
Autres options d'affichage des comptes
Le filtre Plus d'options vous propose 2 possibilités supplémentaires d'affichage pour exploiter au mieux votre balance sur Pennylane.
Comptes mouvementés N-1
Si des comptes ont été alimentés sur l'exercice précédent mais ne le sont pas encore sur l'exercice en cours, ils sont masqués par défaut.
Ce filtre vous permet de les faire apparaître.
Exercices ouverts
Ce filtre vous permet de visualiser les écritures des exercices précédents qui n'ont pas encore été clôturés sur Pennylane. C'est notamment utile pour lettrer des écritures comprises dans deux exercices distincts.
Lorsque cette option est activée, les écritures concernées s’affichent avec un logo bleu qui permet de les identifier facilement :
Les balances auxiliaires
Autres options d'affichage des comptes
Le filtre Plus d'options vous propose 2 possibilités supplémentaires d'affichage pour exploiter au mieux votre balance sur Pennylane.
Comptes mouvementés N-1
Si des comptes ont été alimentés sur l'exercice précédent mais ne le sont pas encore sur l'exercice en cours, ils sont masqués par défaut.Ce filtre vous permet de les faire apparaître.
Exercices ouverts
Ce filtre vous permet de visualiser les écritures des exercices précédents qui n'ont pas encore été clôturés sur Pennylane. C'est notamment utile pour lettrer des écritures comprises dans deux exercices distincts.
Lorsque cette option est activée, les écritures concernées s’affichent avec un logo bleu qui permet de les identifier facilement :
Les balances auxiliaires
Par défaut, les dossiers tenus en comptabilité d’engagement disposent d’une balance clients et d’une balance fournisseurs dont le fonctionnement est similaire à celui de la balance générale.
Vous pouvez également choisir d’auxiliariser les comptes 421 pour obtenir une balance personnels, les comptes 455 pour une balance des comptes courants ainsi que les comptes 467.
Pour cela rendez-vous dans le plan comptable :
Allez dans le menu Dossier du client de Pennylane.
Cliquez sur Plan comptable.
Sélectionnez les comptes que vous souhaitez dans la liste déroulante des comptes auxiliarisés.
Cliquez sur Appliquer, et le tour est joué ! Les balances concernées sont désormais proposées avec les autres balances de votre menu Révision.
⚠️ Seul l'export de la vue actuelle via le presse-papiers est disponible pour les balances auxiliaires autres que Clients et Fournisseurs.
Exporter la balance
Il y a 3 différentes possibilités d’export de votre balance : l’export de la vue actuelle via le presse-papiers, l’extrait au format Excel et l’édition au format PDF, via le bouton d’export.
Export de la vue actuelle
Lorsque votre affichage est paramétré, ou que vous faites une recherche spécifique sur des comptes, exportez ces données dans un tableau Excel à l'aide d'un simple copier-coller.
Pour cela cliquez sur le bouton "Copier le contenu de la vue actuelle dans le presse-papiers" près du bouton d'export, puis collez les valeurs dans votre tableau Excel.
⚠️ Cela copiera uniquement les valeurs affichées sur la page:
si un filtre est appliqué, ça ne copie que les données filtrées
si une pagination existe, ça ne copie que les données de la page affichée.
Export de la balance en Excel ou PDF
Pour exporter une balance directement sous forme de fichier Excel ou PDF, il faudra utiliser le bouton Exporter.
Appliquez d’abord l’ensemble de filtres que vous souhaitez sur la balance, la période qui vous intéresse et les options d’affichage,
Cliquez sur Exporter,
Dans la fenêtre qui s’ouvre contrôlez les options activées pour l’export, choisissez le ou les modèles de votre choix et indiquez si vous souhaitez exporter également vos annotations,
Indiquez enfin le format d’export de votre choix, puis cliquez sur Confirmer et Exporter.
Vous retrouvez votre export dans le module Saisie > Export.
Vous pouvez exporter la balance ventilée par mois au format Excel. Pour cela, dans le sélecteur en haut à gauche de la balance, choisissez le filtre Par mois. Puis, cliquez sur le bouton Exporter.
Figer la comptabilité
Enfin, vous pouvez figer la comptabilité à une date donnée. Cela est très utile au moment de la révision pour éviter que les comptes soient mouvementés. Pour ce faire, cliquez sur Figer la comptabilité. Renseignez la date jusqu'à laquelle figer la comptabilité puis cliquez sur Appliquer les changements.
📖 Voir article Figer la comptabilité.
Les balances détaillées
Lorsque vous cliquez sur un compte, vous arrivez dans la "balance détaillée" qui vous permet de voir le contenu du compte, tout en conservant la liste des comptes sur le côté gauche.
📖 Voir article Utiliser les balances détaillées.