Pour aller plus loin ...
Sommaire
Présentation générale
Notre Balance comprend plusieurs vues : une vue par comptes et une vue par classes. Il est facile de passer d'une vue à l'autre grâce au sélecteur en haut à gauche de la balance.
La balance générale fait apparaître les comptes présentant des soldes suspects en surbrillance.
Les variations en euros (€) et en pourcentage (%) sont également mises en évidence afin de faciliter la révision des comptes.
Le résultat comptable de l'année N est visible depuis la balance générale, même en rentrant dans le détail des comptes.
En plaçant votre curseur sur le résultat, vous pouvez également voir le résultat comptable de l'année N-1.
Personnaliser les colonnes
Il est possible de personnaliser les colonnes qui seront affichées, en cliquant sur l'icône réglage en haut à droite.
Ainsi, vous pouvez choisir de faire apparaître ou non sur la balance, les éléments suivants:
Numéro de compte
Nom du compte
Statut de la révision
Débit
Crédit
Solde N
Solde N-1
Variation N / N-1 en €
Variation N / N-1 en %
Variation N-1 / N-2 en €
Variation N-1 / N-2 en %
Mais vous pouvez aussi réordonner leur disposition en déplaçant les Libellés
Enfin, vous pouvez choisir d'égaliser les numéros de compte à 9 chiffres et de mettre les noms des comptes en majuscule depuis ce paramétrage.
Visualiser la balance sur une période précise
Depuis la balance générale, cliquer sur Exercice.
Vous pouvez soit sélectionner un exercice ou bien une période personnalisée en cliquant sur Dates personnalisées.
Si vous avez cliqué sur Dates personnalisées, renseigner les dates de votre choix puis cliquer sur Appliquer.
Trier, filtrer et afficher les bonnes informations
Trier
Afin de faciliter la revue analytique et la recherche d'informations, vous pouvez trier l'ensemble des colonnes en cliquant sur les flèches à côté de chaque nom de colonne.
Filtrer
Il est possible de filtrer la balance en fonction des montants au "Débit", au "Crédit" ou par les montants des "Solde N" et "Solde N-1"
Compactage des comptes
Afin de simplifier le traitement de la TVA sur Pennylane, nous utilisons des tags par taux de TVA et pays.
Nous vous conseillons fortement de les utiliser afin de faciliter votre télédéclaration.
Toutefois, vous pouvez également choisir de "compacter" les comptes correspondants en utilisant le filtre dédié. Votre choix de filtre reste en place pour la prochaine session.
Visualiser les comptes mouvementés N-1
Si des comptes ont été alimentés sur l'exercice précédent mais ne le sont pas encore sur l'exercice en cours, par défaut, l'outil masquera ces comptes.
Il est possible de les afficher en cliquant sur le filtre "Comptes mouvementés N-1"
Visualiser les soldes des exercices non clôturés
En cliquant sur le filtre "Exercices non clôturés", vous pouvez visualiser les écritures des exercices précédents qui n'ont pas encore été clôturés sur Pennylane. Cela vous permet notamment de lettrer des écritures comprises dans deux exercices distincts.
⚠️ Lorsque vous téléchargez une balance générale sur un exercice N, les écritures des exercices précédents non clôturés ne seront pas pris en compte dans le solde des comptes de l'exercice N sur l'export, même si le filtre Exercices non clôturés est sélectionné. Cela peut expliquer un éventuel écart entre la balance sur Pennylane et l'export.
Afficher les comptes suspects
Les comptes suspects apparaissent en jaune clair. Ce sont tous les comptes qui ont solde anormal.
Saisie, visualisation d'une écriture
Vous pouvez, à tout moment, ajouter de nouvelles écritures depuis la balance en cliquant sur le bouton correspondant en haut à droite.
Vous pourrez sélectionner le journal correspondant (1) , modifier le libellé (2), les lignes d’écritures (3).
💡 De nombreux raccourcis sont accessibles en cliquant sur le bouton "Raccourcis"(F1).
En cliquant sur une ligne d'écriture, vous verrez apparaître sur le panneau latéral droit l'ensemble de l'écriture correspondante ainsi que les éventuels justificatifs. Depuis ce panneau, vous pouvez modifier, supprimer, extourner, visualiser les écritures.
Vous avez également un lien vers le module de saisie des factures, le module Transactions, ainsi que vers les journaux.
De plus, si l'écriture n'est pas liée à une facture présente dans le module de saisie comptable, il est possible d'ajouter un justificatif à cette écriture en cliquant sur "Ajouter un fichier" ou sur "Lier un fichier de la GED" si le fichier est déjà présent dans la GED.
💡 En cliquant sur "Ajouter un fichier", le justificatif sera automatiquement transféré vers la GED dans l'onglet "Documents à classer". Il sera alors possible de le classer dans le bon dossier.
Réimputer, lettrer des écritures
Une fois dans un compte, vous pouvez également:
Ajouter une note permanente sur un compte
Réimputer des écritures après avoir sélectionné les écritures adéquates.
Lettrer des écritures (partiellement, totalement ou avec un écart - l'écart est alors enregistré dans un compte 658/758) après avoir sélectionné les écritures adéquates, délettrer, ajouter ou retirer du lettrage. (voir article sur le lettrage)
Effectuer une recherche par libellé, montant, journal, filtrer sur les écritures lettrées/non lettrées/lettrées partiellement
Choisir le nombre d'écritures à faire apparaître dans la balance.
Télécharger les écritures du compte sélectionné
Au niveau du filtre "Lettrage" vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'"aide au Lettrage", qui vous permet de trier les écritures non lettrées par débit et crédit confondu afin de lettrer plus simplement.
Vous pouvez utiliser le raccourci de la touche "L" pour effectuer le lettrage ou le délettrage des opérations.
Copier les valeurs de la balance dans un tableur Excel
Vous pouvez copier-coller les valeurs de la balance générale dans un tableur Excel.
Cliquer sur le bouton "Copier le contenu de la vue actuelle dans le presse-papier" puis coller les valeurs dans un tableau Excel
⚠️ Cela copiera uniquement les valeurs affichées sur la page:
si un filtre est appliqué, ça ne copie que les données filtrées
si une pagination existe, ça ne copie que les données de la page affichée
Figer la comptabilité
Enfin, vous pouvez figer la comptabilité à une date donnée. Cela est très utile au moment de la révision pour éviter que les comptes soient mouvementés. Pour ce faire, cliquez sur Figer la comptabilité. Renseignez la date jusqu'à laquelle figer la comptabilité puis cliquez sur Appliquer les changements.
📖 Voir article Figer la comptabilité.
