Présentation générale
La balance générale se trouve dans le menu Révision, choisissez la période de votre affichage à l'aide du sélecteur d'exercice en haut de la page.
A tout moment, consultez ou actualisez le résultat comptable de la période. Vous pouvez voir le résultat N-1 en plaçant votre curseur sur le résultat.
La balance générale fait apparaître les comptes présentant des soldes suspects en surbrillance et les variations en euros (€) et en pourcentage (%) sont également mises en évidence afin de faciliter la révision des comptes.
💡 Choisissez la vue par comptes ou par classes de comptes grâce au sélecteur en haut à gauche de la balance.
Paramétrer l'affichage des données
Personnaliser les colonnes
Choisissez les colonnes qui seront affichées, en cliquant sur le bouton Affichage. Vous pouvez ainsi modifier l'ordre des colonnes ou bien choisir de les afficher/masquer (seule la colonne Numéro de compte est obligatoire) :
Trier et filtrer
Afin de faciliter la revue analytique et la recherche d'informations, vous pouvez trier l'ensemble des colonnes en cliquant sur les flèches à côté de chaque nom de colonne.
Utilisez également les filtres par numéro ou nom du compte, débit, crédit, solde ou lettrage.
Exemple : Lors de votre travail de révision, si vous souhaitez afficher les comptes fournisseurs soldés mais non lettrés, rendez-vous dans la balance fournisseurs. Renseignez dans le filtre de solde, puis cochez la case Non lettré dans le filtre de lettrage des comptes.
Autres options d'affichage des comptes
Le filtre Plus d'options vous propose 3 possibilités supplémentaires d'affichage pour exploiter au mieux votre balance sur Pennylane.
Comptes mouvementés N-1
Si des comptes ont été alimentés sur l'exercice précédent mais ne le sont pas encore sur l'exercice en cours, ils sont masqués par défaut.Ce filtre vous permet de les faire apparaître.
Exercices ouverts
Ce filtre vous permet de visualiser les écritures des exercices précédents qui n'ont pas encore été clôturés sur Pennylane. C'est notamment utile pour lettrer des écritures comprises dans deux exercices distincts.
Lorsque cette option est activée, les écritures concernées s’affichent avec un logo bleu qui permet de les identifier facilement :
Compactage
Afin de simplifier le traitement de la TVA sur Pennylane, nous utilisons des tags par taux de TVA. Cela permet notamment d'avoir un affichage détaillé sur le contenu des comptes en fonction des pays et des taux de TVA.
Nous vous conseillons fortement de les utiliser afin de faciliter votre télédéclaration. Toutefois, vous pouvez également choisir de compacter les comptes correspondants en utilisant le filtre dédié.
Les balances auxiliaires
Par défaut, les dossiers tenus en comptabilité d’engagement disposent d’une balance clients et d’une balance fournisseurs dont le fonctionnement est similaire à celui de la balance générale.
Vous pouvez également choisir d’auxiliariser les comptes 421 pour obtenir une balance personnels, les comptes 455 pour une balance des comptes courants ainsi que les comptes 467.
Pour cela rendez-vous dans le plan comptable :
Allez dans le menu Dossier du client de Pennylane.
Cliquez sur Plan comptable.
Sélectionnez les comptes que vous souhaitez dans la liste déroulante des comptes auxiliarisés.
Cliquez sur Appliquer, et le tour est joué ! Les balances concernées sont désormais proposées avec les autres balances de votre menu Révision.
⚠️ Seul l'export de la vue actuelle via le presse-papiers est disponible pour les balances auxiliaires autres que Clients et Fournisseurs.
Exporter la balance
Il y a 3 différentes possibilités d’export de votre balance : l’export de la vue actuelle via le presse-papiers, l’extrait au format Excel et l’édition au format PDF, via le bouton d’export.
Export de la vue actuelle
Lorsque votre affichage est paramétré, ou que vous faites une recherche spécifique sur des comptes, exportez ces données dans un tableau Excel à l'aide d'un simple copier-coller.
Pour cela cliquez sur le bouton "Copier le contenu de la vue actuelle dans le presse-papiers" près du bouton d'export, puis collez les valeurs dans votre tableau Excel.
⚠️ Cela copiera uniquement les valeurs affichées sur la page:
si un filtre est appliqué, ça ne copie que les données filtrées
si une pagination existe, ça ne copie que les données de la page affichée.
Export de la balance en Excel ou PDF
Pour exporter une balance directement sous forme de fichier Excel ou PDF, il faudra utiliser le bouton Exporter.
Appliquez d’abord l’ensemble de filtres que vous souhaitez sur la balance, la période qui vous intéresse et les options d’affichage,
Cliquez sur Exporter,
Dans la fenêtre qui s’ouvre contrôlez les options activées pour l’export, choisissez le ou les modèles de votre choix et indiquez si vous souhaitez exporter également vos annotations,
Indiquez enfin le format d’export de votre choix, puis cliquez sur Confirmer et Exporter.
Vous retrouvez votre export dans le module Saisie > Export.
Figer la comptabilité
Enfin, vous pouvez figer la comptabilité à une date donnée. Cela est très utile au moment de la révision pour éviter que les comptes soient mouvementés. Pour ce faire, cliquez sur Figer la comptabilité. Renseignez la date jusqu'à laquelle figer la comptabilité puis cliquez sur Appliquer les changements.
📖 Voir article Figer la comptabilité.
Les balances détaillées
Lorsque vous cliquez sur un compte, vous arrivez dans la "balance détaillée" qui vous permet de voir le contenu du compte, tout en conservant la liste des comptes sur le côté gauche.
📖 Voir article Utiliser les balances détaillées