Connaître les différents rôles
Administrateur
L'Administrateur (ou les Administrateurs) d'un cabinet peut :
Inviter des collaborateurs ;
Donner des droits à des collaborateurs (manager de, etc.) ;
Assigner ou retirer des dossiers à des collaborateurs ;
Accéder à tous les dossiers du cabinet. Pour chaque dossier, vous pouvez contrôler son accès en le définissant comme confidentiel.
Accéder aux paramètres du cabinet ;
Rouvrir / modifier une écriture ;
💡 Pour obtenir un rôle d'Administrateur, vous devez le demander aux autres Administrateurs du cabinet ou bien aux équipes Pennylane s'il n'y a aucun Administrateur pour le moment.
Collaborateur sur tous les dossiers
Le statut Collaborateur sur tous les dossiers donne accès à tous les dossiers du cabinet excepté les dossiers confidentiels.
📖 Voir la section Gérer l'accès aux dossiers pour voir comment définir un dossier comme confidentiel.
Collaborateur
Le statut Collaborateur donne uniquement accès aux dossiers qui lui sont affectés par l'Administrateur.
⚠️ Le statut Collaborateur ne permet pas la réouverture et la modification des écritures. Le choix et la responsabilité de passer un Collaborateur en Administrateur faire incombe à l'Administrateur du compte qui se doit d'en anticiper les éventuelles conséquences.
Ajouter un collaborateur
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur Nouveau et Comptable (voir image). Renseignez le prénom, le nom et l'email du collaborateur. Sélectionnez le cabinet dans le cas où vous auriez plusieurs cabinets sur Pennylane.
Assignez un rôle au collaborateur (Administrateur, Collaborateur sur tous les dossiers, Collaborateur). Puis validez.
⚠️ Seuls les Administrateurs peuvent ajouter des Collaborateurs sur Pennylane.
Le Collaborateur reçoit un email l'invitant à créer un mot de passe.
Dès lors, l'Administrateur voit cet utilisateur dans sa liste d'utilisateurs (n'oubliez pas de rafraîchir / actualiser la page) et peut gérer ses droits et lui attribuer des dossiers.
Gérer les droits d'un collaborateur
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le nom du collaborateur pour pouvoir gérer ses droits. Vous pouvez modifier son rôle.
📖 Voir Les différents rôles sur Pennylane pour découvrir ces rôles.
Un Administrateur peut également bloquer un utilisateur en cliquant sur Bloquer, ce qui empêchera son accès à Pennylane.
Autoriser un collaborateur sur plusieurs cabinets
Dans la page Utilisateurs, tapez le nom de votre collaborateur dans le champ Rechercher.
Dans le volet qui apparaît à droite, faites défiler l'écran jusqu'à la section Cabinet comptable.
Cliquez sur le champ Choisissez un cabinet comptable.
Sélectionnez le cabinet.
Sélectionnez le rôle à donner à votre collaborateur pour ce cabinet.
Cliquez sur Enregistrer.
✍️ Répétez cette opération pour chaque cabinet auquel votre collaborateur doit avoir accès.
Assigner des dossiers à un collaborateur
Un collaborateur sur tous les dossiers a accès à l'ensemble des dossiers du cabinet, excepté les dossiers définis comme confidentiels. Autrement, un Administrateur peut donner accès aux dossiers à ses collaborateurs depuis les Paramètres du cabinet, menu Accès aux dossiers.
Les noms de vos collaborateurs sont listés, ainsi que les dossiers de votre cabinet. Vous pouvez donner des accès à vos collaborateurs en cliquant sur la case adéquate. Pour retirer l'accès, cliquez sur la poubelle rouge.
Autre option : depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le nom du collaborateur dans la liste, puis sélectionnez le dossier à affecter dans le champ Associer une entreprise.
Gérer l'accès aux dossiers
Rendre un dossier confidentiel
Vous pouvez définir un dossier de votre cabinet comme confidentiel. Dans ce cas, les collaborateurs avec la permission Collaborateur sur tous les dossiers auront accès à tous les dossiers du cabinet, excepté les dossiers confidentiels.
Dans la page Entreprises, tapez le nom de votre cabinet dans le champ Rechercher.
Lorsque votre cabinet apparait dans la liste, déplacez votre curseur sur sa ligne qui se grise alors un peu.
Au bout de cette même ligne, cliquez sur le bouton Gérez le dossier client.
Dans le volet qui s’affiche sur la droite, allez dans l’onglet Infos entreprise.
Cochez l’option Entreprise confidentielle dans l’encadré gris du même nom.
Cliquez enfin sur Appliquer les changements pour confirmer.
Sécuriser les connexions
Pennylane propose à chaque utilisateur - collaborateur ou client - d'activer l'authentification forte à deux facteurs afin de sécuriser encore davantage les accès à la plateforme.
📖 Consultez notre article Activer le code PIN et la double authentification.
Utiliser le Single Sign-On (SSO)
Les utilisateurs salariés de Pennylane se connectent déjà en SSO via Google Suite qui est la solution d'email / active directory utilisée par Pennylane en interne. Il est prévu prochainement de permettre aux cabinets d'activer le SSO via Microsoft Active Directory sur le même modèle. Ainsi, lorsqu'un salarié rejoint le cabinet son compte sera automatiquement créé et que lorsqu'il quitte le cabinet son accès automatiquement désactivé.
Résoudre un problème
Accéder aux dossiers
Le dossier n'est pas rattaché au cabinet
Rendez-vous sur la page Entreprises.
Cliquez sur le bouton Gérez le dossier client situé à droite d’un dossier.
Allez dans l’onglet Tenue comptable.
Renseignez le nom du cabinet dans le champ Cabinet comptable.
✍️ Pour rattacher un dossier à un cabinet, vous devez y avoir accès.
Le dossier a été supprimé
Un dossier est supprimé lorsque le client résilie son abonnement Pennylane ou lorsqu’il y a une erreur au moment de la création du dossier (Par exemple : un dossier a été créé en comptabilité d’engagement alors qu’il s’agissait de comptabilité de trésorerie.)
La suppression d’un dossier est une action uniquement réalisée par l'équipe support, à la demande d'un Administrateur.
S’il s’agit d’une erreur, contactez-nous.
L'utilisateur ne dispose pas des droits nécessaires
Si les droits dont vous disposez sur Pennylane ne vous permettent pas l’accès à un dossier, assurez-vous que le rôle adéquat vous est bien attribué.
Il existe trois rôles pour les utilisateurs d’un cabinet comptable sur Pennylane :
Administrateur a accès à l’ensemble des dossiers du cabinet.
Collaborateur sur tous les dossiers a accès à tous les dossiers du cabinet excepté les dossiers confidentiels.
Collaborateur a uniquement accès aux dossiers qui lui sont affectés.
📖 Consultez l'article Ajouter un collaborateur et gérer ses droits
Le dossier est toujours en prospect
Lorsque vous créez un prospect sur Pennylane, le dossier est bien créé mais n'apparaît que dans Nouvelles Missions.
Cliquez sur l’icône Entreprises depuis l'espace cabinet.
Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Nouvelles Missions.
Cliquez sur Signature lettre de mission.
Localisez le dossier en question.
Cliquez sur le bouton Convertir en client au bout de la ligne du dossier.
Le dossier apparaît désormais dans Entreprises.
📖 Découvrez l'article Créer un prospect
Le dossier a été transféré d'un cabinet à un autre
📖 N'hésitez pas à lire notre article Transférer un dossier d'un cabinet à un autre sur Pennylane pour en savoir plus.