✍️ Seuls les utilisateurs ayant le rôle de dirigeant ou de comptable interne peuvent inviter, modifier ou supprimer d’autres utilisateurs.
Une fois votre compte Pennylane créé, vous pouvez inviter des collaborateurs sur votre espace de travail. Ce que chaque utilisateur peut faire sur votre espace dépend du rôle que vous lui accordez. Si le compte d’un utilisateur n’est plus actif, vous pouvez le supprimer pour protéger vos données.
Ajouter un utilisateur
Le nombre de collaborateurs que vous pouvez inviter sur votre espace dépend de votre abonnement.
💡 Si vous utilisez Pennylane en tant qu’indépendant, vous ne pouvez pas ajouter d’autres utilisateurs sur votre espace, mais vous pouvez créer un accès pour votre expert-comptable.
Inviter un utilisateur par e-mail
Quand vous invitez un nouvel utilisateur sur votre espace, votre collaborateur reçoit un e-mail contenant un lien d’invitation. Pour rejoindre votre espace, la personne invitée doit cliquer sur le lien contenu dans l’e-mail, puis elle doit créer un compte Pennylane. Ce compte lui permet d’accéder à votre espace en saisissant ses propres identifiants.
Pour ajouter un nouvel utilisateur sur votre espace :
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l’équipe.
Cliquez sur + Inviter un utilisateur, en haut à droite de votre écran.
Assignez un rôle au nouvel utilisateur et cliquez sur le bouton de validation. Les rôles proposés varient selon votre abonnement.
Saisissez les coordonnées du nouvel utilisateur : nom, prénom, e-mail, téléphone (facultatif).
Cliquez sur Envoyer l’invitation pour déclencher l’envoi de l’e-mail.
Si la personne invitée met plus de 6 semaines à cliquer sur votre lien d’invitation, le lien expire.
Renvoyer un e-mail d’invitation
Si votre e-mail d’invitation s’est perdu, ou si la personne invitée n’a pas eu le temps de cliquer dessus, vous pouvez renvoyer une invitation depuis votre espace de travail.
Pour renvoyer une invitation :
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l’équipe.
Naviguez jusqu’à la ligne correspondant à l’utilisateur invité.
Survolez la pastille de couleur située entre le nom et le rôle de l’utilisateur invité.
Cliquez sur le bouton Relancer qui apparaît au survol de la pastille.
Votre collaborateur recevra un nouvel e-mail d’invitation contenant un lien valable six semaines.
Rôles et permissions
Vous pouvez assigner un rôle particulier à chaque collaborateur que vous invitez sur votre espace. Les rôles sont des ensembles de permissions. Ces permissions déterminent ce que le titulaire d’un rôle peut faire, ou ne pas faire, sur votre espace.
💡 Tous les utilisateurs ont accès à l’application mobile Pennylane, quel que soit leur rôle, sans surcoût.
Dirigeant/admin
Le dirigeant peut accéder à tous les modules de gestion compris dans l’abonnement souscrit.
Il peut notamment :
Ajouter et supprimer des utilisateurs.
Voir toutes les transactions dans le module Transactions.
Suivre la trésorerie de l’entreprise dans le module Analytique.
Gestionnaire de facturation
Le gestionnaire de facturation peut accéder aux modules Achats et Ventes, ce qui lui permet de gérer la facturation clients et fournisseurs. Ce rôle ne donne pas accès aux modules Transactions. Dans le module Analytique, le gestionnaire de facturation peut consulter seulement les Rapports analytiques.
Gestionnaire de facturation client
Le gestionnaire de facturation client peut accéder au module Ventes, ce qui lui permet de gérer la facturation clients (devis et factures). Ce rôle ne donne pas accès aux modules Transactions. Dans le module Analytique, le gestionnaire de facturation client peut consulter seulement les Rapports analytiques.
Gestionnaire de facturation fournisseur
Le gestionnaire de facturation fournisseurs peut accéder au module Achats, ce qui lui permet de gérer la facturation fournisseurs. Ce rôle ne donne pas accès aux modules Transactions. Dans le module Analytique, le gestionnaire de facturation fournisseur peut consulter seulement les Rapports analytiques.
Employé
💡 Le rôle d’employé est disponible à partir de l’abonnement Basique et au-delà. Il n’existe pas dans l’abonnement Collaboratif.
L’employé peut créer des notes de frais, soumettre des demandes d’achat et transmettre des factures fournisseurs. Ce rôle ne donne pas accès au module Analytique.
Si votre entreprise utilise le Compte pro Pennylane, l’employé peut payer avec sa carte Pennylane et consulter l’historique de ses propres paiements dans le module Transactions — il ne voit pas les autres opérations.
Lire l’article Découvrir les fonctionnalités Employé
Comptable interne/responsable finance
💡 Le rôle de comptable interne n’est accessible qu’aux entreprises ayant opté pour un abonnement Premium internalisé. Si vous travaillez avec un cabinet d’expertise comptable, vous ne pouvez pas opter pour cet abonnement.
Le comptable interne peut accéder à tous les modules de gestion, comme le dirigeant, mais il peut aussi accéder aux modules de comptabilité. Il peut également ajouter ou supprimer des utilisateurs. Ce rôle convient aux DAF.
Changer le rôle d’un utilisateur
Changer le rôle d’un utilisateur est possible, même après l’invitation de ce dernier.
Pour changer le rôle d’un utilisateur existant :
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l’équipe.
Cliquez sur le nom de l’utilisateur à modifier.
Cliquez sur l’onglet Rôle Pennylane dans le volet de droite.
Assignez un autre rôle à l’utilisateur. Son rôle actuel apparaît en surbrillance.
Validez le changement de rôle en cliquant sur Valider.
Supprimer un utilisateur
Pour supprimer un utilisateur de votre espace :
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l’équipe.
Survolez la ligne correspondant à l’utilisateur que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur l’icône rouge en forme de corbeille qui apparaît en bout de ligne au survol.
Cochez la ou les cases correspondant aux accès que vous souhaitez retirer à l’utilisateur. Vous pouvez par exemple empêcher un utilisateur d’accéder à son compte pro Pennylane, sans désactiver entièrement son compte d’utilisateur pour autant.
Confirmez la suppression du compte en cliquant sur Supprimer.
Réactiver un utilisateur supprimé
La suppression d’un utilisateur est réversible, sous certaines conditions :
Pour réactiver un ancien compte, envoyez une nouvelle invitation sur l’e-mail qui était lié au compte désactivé.
Pour créer un nouveau compte pour la même personne, envoyez une nouvelle invitation sur un nouvel e-mail.
Prochaines étapes
Compléter le profil d’un utilisateur
Une fois leur compte créé, vos utilisateurs peuvent compléter leur profil, par exemple pour ajouter l’IBAN sur lequel ils toucheront le remboursement de leurs notes de frais.
Lire l’article Modifier les informations du compte
Créer une équipe et un circuit de validation
Si votre abonnement le permet, vous pouvez créer un circuit de validation pour les notes de frais et les demandes d’achat au sein de vos différentes équipes. Ces circuits vous permettent de définir qui doit valider quoi et à partir de combien.
Lire l’article Créer un circuit de validation
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