Vous travaillez sur Pennylane et vous souhaitez récupérer le dossier d’un cabinet déjà géré sur Pennylane ? On vous explique ce qui va se passer.
Vous allez voir, ce n’est pas bien différent d’un autre logiciel de comptabilité, car cette procédure est encadrée par le Code de déontologie des experts-comptables (article 163). En effet, nous n’avons aucune possibilité légale d’influer sur l’une ou l’autre des parties.
Commençons par quelques définitions, pour faciliter la compréhension de l'article :
Cabinet entrant : nouveau cabinet, celui qui récupère le dossier au terme du transfert.
Cabinet sortant : ancien cabinet, celui qui transmet le dossier au cabinet entrant.
✍️ Toujours selon l’article 163 du Code de déontologie, le cabinet sortant est soumis au devoir de confraternité et de communication. Le prédécesseur doit favoriser, avec l'accord du client ou adhérent, la transmission du dossier.
Suivre la procédure décrite ci-dessous vous permet donc de respecter vos obligations déontologiques. Nous ne pouvons que vivement vous recommander de la suivre, dans votre intérêt et celui de votre client.
Effectuer une demande de transfert
Le cabinet entrant doit cliquer sur Ajouter en haut à droite de son écran, sélectionner Dossier et renseigner le nom de l’entreprise concernée ainsi que son numéro SIREN comme pour un ajout de dossier classique. Un message lui indique que le dossier est actuellement géré par un autre cabinet sur Pennylane et lui permet de démarrer la procédure de transfert en cliquant sur Créer une demande de transfert.
Le cabinet sortant est alors notifié de la demande de transfert par mail ainsi que dans son interface Pennylane. C’est à lui de valider la demande.
✍️ Vous pouvez suivre les demandes de transfert entrantes et/ou sortantes depuis le module Entreprises > Demandes de transfert de votre interface cabinet.
L’entreprise (le client) est également informée par mail de la demande de transfert, et de sa validation.
Par ailleurs, l'équipe support de Pennylane est aussi avertie de l'approbation de la demande de transfert, ce qui lui permet de procéder à l'ouverture des accès pour le cabinet entrant. Ce dernier reçoit la confirmation par mail, une fois le transfert effectué.
Conséquences du transfert
Suite à l'aboutissement de la demande de transfert, les accès sont ouverts au cabinet entrant sur le dossier d’origine. Il dispose alors de tous les éléments comptables présents sur le dossier au moment du transfert :
FEC intégré (écritures comptables et plan comptable associé),
Factures de ventes et d’achats,
Transactions bancaires,
Affectations analytiques sur les factures, transactions et opérations diverses,
PCA/CCA,
FNP/FAE,
Immobilisations,
Emprunts/crédits-bails,
Paramètres du dossier permanent (fiscalité, exercices fiscaux, répartition du capital),
Guides de révision, déclarations fiscales et plaquettes associées,
Contenu de la GED.
Le cabinet sortant dispose de 30 jours de libre accès au dossier pour pouvoir exporter les données pour ses archives et éventuellement supprimer certains éléments avant transfert. Passé ce délai, tous les droits du cabinet sortant sont révoqués : il n’aura plus accès au dossier.
Questions fréquentes
Le cabinet sortant ne donne pas signe de vie, que se passe-t-il ?
Tant que le cabinet sortant ne transmet pas son accord, aucune transmission ne peut être faite.
Pourquoi ? Nous sommes tenus à une obligation de confidentialité envers nos clients. Ainsi, nous ne sommes autorisés à divulguer leurs données à des tiers ou à d’autres clients uniquement si nous avons leur accord.
Si le cabinet sortant tarde à répondre, mais que vous avez des obligations fiscales sur le dossier, nous pouvons vous proposer de créer un nouveau dossier vide sur lequel commencer vos travaux. Ce dossier vide ne contiendra cependant aucun des éléments présents sur le dossier d’origine.
Le cabinet sortant n’a pas terminé ses travaux comptables avant le transfert du dossier, que se passe-t-il ?
Si le cabinet sortant n’a pas terminé ses travaux comptables avant le transfert du dossier, et qu’il en résulte une double obligation fiscale pour le cabinet sortant et le cabinet entrant, alors il est possible que deux cabinets cohabitent sur un même dossier dans Pennylane.
Il s’agit alors d’un accord tacite entre les deux cabinets, dont le périmètre est défini par les lettres de mission (date de début de mission).
Si en revanche aucun accord n’est trouvé sur la cohabitation, un nouveau dossier vide devra être créé. Ce dossier vide ne contiendra aucun des éléments présents sur le dossier d’origine. De plus, l’import des pièces et du FEC devra être effectué manuellement.
Votre client doit être informé que les données extra-comptables ne seront pas reprises dans le nouveau dossier (éléments listés plus haut).
⚠️ Il est impossible pour le cabinet entrant de télé-transmettre les déclarations depuis Pennylane sur le nouveau dossier tant que le cabinet sortant doit encore télé-transmettre des déclarations sur le dossier d’origine.
Le cabinet sortant refuse de communiquer la totalité des éléments présents dans le dossier, que faire ?
Pour rappel, selon le code de déontologie, le cabinet sortant doit favoriser la transmission du dossier. Si néanmoins aucun accord n’a pu être passé entre les parties, et que le cabinet sortant refuse de communiquer la totalité des éléments comptables présents dans le dossier, un nouveau dossier vide devra être créé par le cabinet entrant.
Ce dossier vide ne contiendra aucun des éléments présents sur le dossier d’origine (éléments listés plus haut). De plus, l’import des pièces et du FEC pourra être fait manuellement par le cabinet entrant.
⚠️ Le refus de communiquer la totalité des informations présentes dans le dossier va léser votre client : il perdra toutes les données extra-comptables historiques. Nous ne pouvons qu’encourager les parties prenantes à trouver une entente pour éviter la perte de données, et ainsi favoriser au maximum chacune des parties.